経費精算の不正を防ぐためにやっておくべき3つの対策とは
更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.4.6
FURUYA
経費精算は経理担当者にとって非常に神経を使う仕事の1つです。申請者の提出した申請書に不備がないか、金額や勘定科目に間違いはないかなどを確認しなければならないからです。
さらに重要なのが、経費精算の不正を防ぐということです。経理部は不正な経費精算を防ぐ最後の砦となっていますが、どうすれば不正を防ぐことができるのでしょうか。対策について見ていきましょう。
【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 経費精算の不正を防ぐための3つの対策とは
経費精算の不正を防ぐための方法を3つご紹介します。
1-1. 精算時に上司の承認を得るようにする
特に旅費や交通費に関しては、出張の状況を把握している上司の承認を得ることで経費精算の不正を防げます。承認者はしっかりと申請を確認し、その申請が正当なものなのかどうか、会社の売上につながる経費だけが申請されているかどうかを見て承認します。
経費精算の不正のうち、多くが交通費で発生していることを考えると、いかに承認者のチェックが重要なのかがわかるでしょう。
1-2. 交際費を事前に申請する
交通費に続いて不正が多いのが交際費であるといわれています。交通費や交際費は申請者の良心に任されている部分が多いので不正が発生しやすいのです。
実際には行われていない接待、自分のプライベートの飲食代などを請求することもあれば、合コンの費用までも請求されることがあり得ます。こうした不正を防ぐためには、交際費を事前に申請させることが有効です。
つまり、いつ、どこで、誰と、どんな目的で交際費を使うかを予め明確にさせるのです。その結果、金額や人数が申請された内容とあまりに大きく異なる場合には不正を見抜くことも容易です。
1-3. 不正をチェックするシステムを構築する
領収書の内容を精査し、正当な内容かどうかをチェックする体制が整っていれば、社員も不正な経費精算が行えなくなるでしょう。経理担当にあまり多くの人材を回せない企業の場合には、経費精算システムを導入することによって不正チェックを容易にできます。
2. 経費精算の不正の原因とは
経費精算の不正は決してあってはならないことですが、不正が無くならないこともまた事実です。ではいったいなぜ経費精算の不正は起こるのでしょうか。理由を2つご紹介します。
2-1. 人間の欲
経費を精算するときには、誰しも少しでも得する方法はないかと考えてしまうものです。たとえば少しでも多く交通費を経費として計上できれば、それだけ自分の得になるのです。多くの労働をして会社に貢献しているのだから、そのくらいはよいのではないかと考える人もいるでしょう。
初めはちょっとした不正でも、成功してしまうと徐々に大胆になってより大きな不正を犯すようになっていきます。
2-2. 経理担当者の作業量が膨大で不正を発見できない
経理担当者は不正を防ぐための最後の砦であるにも関わらず、作業量に対して人数が足りていないことが少なくありません。そのため不正を見落としたり、ほんの小さな不正であれば指摘せずに見逃したりすることもあるのです。
特に小さな会社で、申請者が自分の先輩であるなどのケースでは、不正に気づいても指摘しないという決定に至るかもしれません。
3. 経費精算の不正がまねく損失
経費精算の不正は会社に大きな損失をもたらします。もっとも直接的な影響は、利益の計算が正しく行えないということです。会社の利益は基本的に売上げと経費の差額ですから、経費が正確に報告されなければ利益は産出できません。
さらに不正が横行すれば会社全体の風紀が乱れ、社員同士が協力するのが難しくなるでしょう。誰かが不正な経費精算に成功すれば、それに追随する社員が出てくるかもしれず、そうなるともう歯止めが効かなくなってしまいます。
もし経費精算の不正が大規模になれば、会社全体が経費を水増ししたとして処罰されることにもなりかねません。税務署の監査が入って経費の不正が明らかになれば、追徴課税などの厳しい罰則が科せられるでしょう。
最初は少額の不正だったかもしれませんが、放っておくと業務の継続が困難になる恐れさえあるのです。
経費精算は不正がおこりやすく、時間もかかるため経理担当者への負担がかかりやすい業務です。当サイトでは、これらの経費精算に関する課題をシステムを通じて解決できるイメージをまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しております。
中長期的にシステムを検討している方はこちらから無料で資料をダウンロードしてご覧ください。
4. 経費精算の不正は絶対に見逃さないように!
経費精算の不正が会社に与える影響を考慮すると、不正は絶対に許してはならないという決意が強まるでしょう。
もちろん経理担当者のチェック機能だけで完ぺきに経費精算の不正を防げるわけではありません。経費精算の社内ルールの周知を徹底し、不正には厳正に対処することを社員に知らせましょう。
経費精算システムを導入すれば、効率的に不正をチェックすることも可能です。いずれにしても、経費精算の不正を防ぐためのあらゆる手段を講じ、会社全体を守ることが重要です。
【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
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バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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