経費精算時のその費用、どの勘定科目にあてはまる？科目ごとに解説
更新日: 2024.3.8
公開日: 2020.4.6
jinjer Blog 編集部
企業の経費には実にいろいろな種類があり、経費精算の内容に応じた勘定科目が設定されています。
勘定科目の設定は、会社によってやや異なります。
中には判断が難しく、経費精算業務の中で「この費用の勘定科目ってなんだろう。。。」と疑問に感じた経験がある方も多いのではないでしょうか。
今回は、勘定科目の種類について、徹底解説いたします。
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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のようにおこなわれる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。
そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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1. 経費精算の勘定科目とは
勘定科目の種類を解説する前に、まずは勘定科目とは何なのかを改めて理解しておきましょう。
勘定科目とは、会社の取引による資産・負債・資本の増減、および費用・収益の発生について、その性質をわかりやすく記録するために必要な分類項目の総称です。
会社を出入りする現金につけられた、見出しのようなものだと考えるとわかりやすいでしょう。
勘定科目を使うことによって、会社の現金がどのように入ってきたのか、またどのように現金が出ていったのかが、わかりやすくなります。
2. 経費精算時の費用がどの勘定科目に当てはまるのか理解しておきましょう
勘定科目は実に200種類以上もあるとされており、すべてを詳しく把握することは難しいでしょう。したがって、よく使う科目、代表的な科目について知っておくとよいかもしれません。
2-1. 旅費交通費
まず、もっともよく見かける勘定科目の1つが「旅費・交通費」です。これは社員が出張したときなどに立て替えた旅費や交通費のことです。
旅費・交通費には以下の費用が含まれます。
【旅費交通費】
- 目的地に行くまでに乗った電車代、バス代、タクシー代
- 自分の車で出張したときのガソリン代
- 泊りがけの出張であれば宿泊費
- 出張中の食事代（精算できる場合があります。）
ただし、旅費・交通費に関しては会社によってルールがかなり異なるため、社員も経理担当者もしっかり社内ルールに通じておくことが重要です。
関連記事：旅費交通費とは？仕訳方法や交通費との違いもわかりやすく解説
関連記事：交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説
2-2. 交際費
続いて、頻繁に処理されるのが「交際費」です。これは、事業に関係することを条件に認められている、関係者との飲食代などです。
【交際費】
- 打ち合わせの際の飲食代、お茶菓子代
- お中元やお歳暮、贈答品
- 事業関係者の慶弔費会社の役員や社員に対する支出（交際費とできる場合があります。）
飲食代に関しては、1人あたり5,000円以下であれば、交際費から除外することができます。ただし、除外できるのは取引先や仕入先などの接待に限られます。
さらに、「飲食した年月日」「参加者の人数や氏名、関係性」「飲食した会場名」「支出額（領収書）」などが記載された書類を保管しておくことも必要です。
2-3. 消耗品費
備品購入の際に清算できる「消耗品費」は勘定科目の1つです。注意する点として、物品には条件があり、取得価格10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満でなければなりません。
2-4. 会議費
「会議費」は、社内外での会議や打ち合わせに関連した費用を計上する勘定科目です。交際費とよく混同されがちですが、大きな違いは一人当たりの飲食代が5,000円以下であれば、交際費ではなく会議費として経費精算できる点にあります。
2-5. 福利厚生費
続いて「福利厚生費」です。経費精算で用いられる福利厚生費は、企業が独自で設定している法定外福利費のことを言います。
「広告宣伝費」は、自社の商品やサービスを宣伝するために支出した広告宣伝の費用を計上する勘定科目です。広告宣伝費は宣伝の対象が不特定多数であることに注意しましょう。
【広告宣伝費】
- 新聞や雑誌への広告の掲載
- インターネットでの広告配信
- 宣伝目的での自社ホームページ作成
- 看板、のぼり
- 電車の中吊り広告
- 求人広告費
2-7. 通信費
「通信費」という勘定科目もあります。なお、通信費は業務で使用した通信手段の費用のことを指します。
【通信費】
- 電話料金
- インターネット料金
- 郵便物を送るときの送料や切手代
2-8. 雑費
どれにも該当しない費用や、頻繁に発生するものでない費用は「雑費」と仕訳されます。
【雑費】
- ゴミの処理費用
- クリーニング代（定期的でないのであれば雑費）
もし金額が大きくなってしまう場合には、新たに社内ルールとして勘定科目を追加して対応したほうが無難です。しっかりと仕訳できているほうが、監査などの際に説明がしやすいでしょう。
定期的に採用している勘定科目が、実状に即しているかどうかをチェックすることも重要です。
関連記事：経費精算の仕訳に使う勘定科目の種類と立て替え時の仕訳を簡単解説
2-9. 租税公課
「租税公課」とは、国に納める租税と公共団体に納める公課を合わせた勘定科目です。経費計上できる租税公課は、それぞれ以下のようなものがあります。
【租税】
- 印紙税
- 収入印紙
- 登録免許税
- 自動車税固定資産税
【公課】
- 印鑑証明書
- 住民票の発行手数料
- 商工会議所や協同組合、町内会などの会費・組合費
2-10. 販売促進費
「販売促進費」は、製品やサービスにおける売上拡大・販売の促進をするためにかかる費用です。
似たような科目に広告宣伝費がありますが、両者には法的な基準がないため、仕訳が曖昧になりがちです。担当者によって仕訳が異ならないよう、会社で仕訳の基準を明確にしておきましょう。
2-11. 修繕費
「修繕費」は、建物や機械などの固定資産を修繕する際に使用される費用のことを言います。
【修繕費】
- 点検や管理などの費用
- 原状回復の費用
- 定期的な修繕費用
なお、修理に加えて耐久性を上げるために改良した場合、改良した部分に対しては修繕費ではなく資本的支出で仕訳する必要があります。
2-12. 人件費
「人件費」は、雇用契約に基づいて、労働の対価として従業員に支払われる費用のことを指します。
【人件費】
- 従業員への給与、賞与、退職金
- 住宅手当、役職手当
2-13. 減価償却費
長期間にわたって使用する建物や機械などの資産を購入した際に、耐用年数に応じて費用を分割し計上していくことができます。耐用年数の一例は次の通りです。
【減価償却費】
- 普通車：6年
- 事務机やいすなど：8年
- パソコン：4年
耐用年数は法人税法に基づき、それぞれの資産ごとに使用年数が決められています。上記以外の耐用年数については、国税庁のホームページより確認が可能です。
参照：耐用年数表｜国税庁
2-14. 研究開発費
新製品やサービスを開発または改良した際にかかった費用は、「研究開発費」に計上します。
研究開発費に該当するか否かは、日本公認会計士協会の「研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針」に対象となる範囲が明示されています。
詳しく内容を知りたい方は、以下関連記事もご参照ください。
3. 仕訳を自動化して経費精算の面倒を無くしましょう
経費精算の手間のかかる作業を効率化する方法として、経費精算システムが注目を集めています。
経費精算システムを使用すれば、仕訳を自動化することができるだけでなく、申請書の作成から承認依頼、差し戻し、経理担当者の経費処理の一連の流れを一気通貫でオンライン化することができます。
現在の経費精算業務に手間や面倒さを感じた際は、一度、経費精算システムについて調べてみることをおすすめします。
関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！
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