社員が経費を立て替えた際の仕訳や処理の流れを簡単解説 | jinjerBlog

経費精算の仕訳方法や精算書作成、使用する科目を解説

社員が立て替えていた経費を精算することは、経理担当者であれば何回も経験する業務になります。

この記事では、経費精算で必要な仕訳についての基礎知識から、精算の中で発生する精算書の作成方法や仕訳例、よく使用される科目などをご紹介いたします。

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「経理担当者になってまだ日が浅いため、基本知識をしっかりつけたい!」
「法改正に関する情報収集が大変で、しっかりと対応できているか不安・・・」
「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」

などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。

経理に関する基本情報をいつでも確認できる教科書のような資料になっております。資料は無料でダウンロードができ、毎回ウェブで調べる時間や、本を買いに行くコストも省けるので、ぜひ有効にご活用ください。

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1. 経費精算業務の一つである仕訳とは

仕訳とは、勘定科目ごとの現金の動きを記帳することです。勘定科目ごとに会社の資金の動きを管理するために必要となります。

お金の出入りと財産の増減を一緒に見ることができる「複式簿記」を使用します。日々発生した複数の勘定科目に分けて記帳します。

関連記事:経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 経費精算の業務を流れに沿って解説

パソコンでデータ分析をしている様子

それでは、社員が立て替えた経費を処理する場合どのような会計処理が必要となるのか、

流れに沿ってみていきましょう。

2-1. 経費精算申請書の作成

まず、経費精算をおこなう必要のある従業員は、経費精算申請書を作成する必要があります。

経費精算申請書には、以下の情報を記載する必要があります。

経理担当者は必要な情報がしっかりと記入されているか確認しましょう。

①経費が発生した日付

②使用用途

③支払い先の人や店舗

④支払った金額

経費精算申請書に領収書を添付する形で、経費精算申請をおこないます。

2-2. 確認が完了したら、仕訳作業をおこなう

経費精算申請書の内容の確認ができ、領収書やレシートなどが添付されていることが確認出来たら、仕訳をおこないます。仕訳は「社員に仕訳を精算した日」におこなうことが一般的です。

決算に間に合わない申請に関しては、未払い金として処理しましょう。

仕訳の例:社員が交通費2,500円を立て替え払いし、交通費申請書と領収書をもらい、現金で精算した

従業員がお客様先への訪問で電車を使用したため、交通費の2500円を立て替え、後日、経費精算申請書と領収書を用意して経費精算したケースの仕訳を見てみましょう。

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
交通費 2,500 円 現金 2,500 円 〇月?日

年度をまたいだ経費精算は、決算時に精算が終わっていないため「未払い金」での処理になります。

仕訳の例:社員が交通費1,500円を立て替え払いしたが、決算をまたぐ形で精算をした。

【仕訳】決算時に立て替え払いした交通費を経費計上する仕訳

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
交通費 1,500 円 未払金 1,500 円 〇月?日

【精算】交通費精算申請書と領収書の提示を受けて、現金での精算をおこなった

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
未払金 1,500 円 現金 1,500 円 〇月?日

3. 社員への支払い方法は?

経費処理の中で、経理担当者がよく疑問に感じる内容に関して解説いたします。

3-1. 経費精算の支払い

精算書になにも問題がなければ、精算書の内容をもとに立て替え金を支払います。

支払方法には「現金」で支払う方法と「銀行振り込み」で支払う方法があります。

① 現金での支払い

現金で支払う場合、まずは現金を入れるための封筒を作成しましょう。

封筒には以下の情報を記入するとわかりやすくよいでしょう。

・支払先名

・支払い内容

・金額

封筒の作成を終えたら、社員から受領書にハンコをもらえば精算完了です。

② 口座振り込みでの支払い

口座振り込みで精算をおこなう場合は、封筒の作成や受領印をもらう作業は必要ありません。

一点注意しなければいけないのが、給与と一緒に振込をする際です。給与には所得税が課税されますが、立て替え金は給与ではないので非課税となります。

社員の中には、給与と別で振り込んで欲しい方もいらっしゃるかもしれませんので、確認してみることをおすすめします。

4. 頻繁に使用される経費精算の勘定科目

経費精算の際には、どの勘定科目に含まれるかを判断しなければなりません。勘定科目にはいくつかの種類がありますが、その中でも特に重要な7つの科目をご紹介します。

4-1. 旅費・交通費

旅費・交通費には、社員が出張したときの電車代やバス代、自動車のガソリン代、宿泊したときの宿泊費などが含まれます。出張中にかかった昼食代も旅費・交通費に含まれます。

社内ルールで決められていれば、出張手当も旅費・交通費として計上することが可能です。

4-2. 交際費

交際費というとどのような経費を指すのか不明瞭ですが、国税庁では法人が事業に関係ある者に対する接待、供応、慰安、贈答などのために支出する費用であると定義しています。交際費は損金算入ができないため節税には不向きといわれます。

交際費として計上が可能なのは、事業関係者などとの打ち合わせの際の飲食代、事業用のお茶菓子代、お中元やお歳暮、事業関係者の結婚に伴うご祝儀などです。

さらに取引先など社外の人たちに対してだけでなく、自社の役員、社員などに対する支出も交際費です。どこまでが交際費として認められるかはなかなか難しい問題であるため、しっかりと線引きすることが重要です。

4-3. 会議費

会議費は損金となるのでしっかり計上することが重要です。会議費には、取引先や社内での打ち合わせにかかったお茶代、お茶菓子代、ランチミーティングの昼食代などが含まれます。

1人あたり5,000円までであれば会議費として計上できるので、会議に参加した人数をしっかり明記したうえで経費精算を行うようにしましょう。

4-4. 福利厚生費

福利厚生費には、法律上会社が支払わなければならない雇用保険などの法定福利費とそのほかの法定外福利費とがあります。経費精算の勘定科目として扱われるのは法定外福利費です。たとえば社員旅行や慶弔見舞金などがこれに含まれます。

4-5. 消耗品

取得価格が10万円未満、もしくは耐用年数1年未満の備品に関する費用が消耗品費に該当します。たとえば文房具、机やイス、名刺などが消耗品費として経費精算可能です。

4-6. 新聞図書費

業務に使用するという条件付きで書籍や新聞代金を新聞図書費として経費精算できます。たとえば契約している新聞購読代、何らかのデータベースの使用料金などです。

4-7. 雑費

どの勘定科目にも当てはまらず、少額で頻繁に発生しないものが雑費に該当します。たとえば何らかの証明書の発行費用、ごみ処理代、引っ越し代などがこれに該当します。

関連記事:経費精算の勘定科目について種類や精算時の注意点を解説

5. 経費精算の仕訳は型にはめると難しくない

経費精算の仕訳は難しく感じるかもしれませんが、実は型にはめてしまえばそれほど難しくありません。

5-1. 経費になるのかどうかを確認

まず領収書が提出された場合、「経費になるかならないか」を判断します。事業に関係ない費用や法人税、法人住民税は経費として計上できません。

提出された領収書が売り上げにつながるかどうかが重要なポイントです。

関連記事:経費処理の重要性や効率的におこなうための5つのポイント

5-2. どの科目に当てはまるかを確認

経費になると判断できれば、次にどの科目に該当するかを判断します。

頻繁に取り扱う経費であればすぐに判断できるでしょう。旅費・交通費や交際費、会議費、消耗品費などは頻繁に目にする経費です。

どの勘定科目に該当するか分からない領収書があった場合は、顧問の会計士や税理士に相談するのがベストです。

やや面倒くさいと感じるかもしれませんが、もし間違えて勘定科目を決めてしまった場合、訂正しなければなりません。

特に税務署から税務調査が入って間違いを指摘された場合、追徴課税が科されることにもなりかねません。

経費精算の勘定科目が分からない場合には専門家に尋ね、該当する科目をメモしておけば、徐々に仕訳に迷うことはなくなっていくはずです。

もしどの勘定科目にも該当しない経費が頻繁に発生しているのであれば、社内ルールとして新たに勘定科目を作ることも検討できるでしょう。

関連記事:経費精算時のその費用、どの勘定科目にあてはまる?科目ごとに解説

6. 経費精算システムを使用する3つのメリット

こうした経費の仕訳の複雑さを考え、経費精算システムの導入を検討する企業は少なくありません。経費精算システムを導入することのメリットを3つご紹介しましょう。

6-1. 経費精算の処理にともなう作業の効率化

経費精算システムを導入すれば、領収書やレシートの確認・管理などこれまで紙ベースで行っていた作業をデータとして取り扱うことが可能になります。

今まで人間が行っていた業務の多くを機械が行えるようになれば、作業にかかる時間も削減でき、人材をより有用に使えるようになるでしょう。

6-2. 経費精算申請者側の負担の軽減

経費精算システムは、経費精算を申請する側の負担も減らせます。

一般的に、システムを使わずに経費精算を行う場合、領収書と申請書を提出して上司から承認印をもらい、経理部に提出する必要があります。あまり社内に留まることのない営業職などでは、経費精算の申請や修正が滞ってしまうこともあるでしょう。

しかし経費精算システムを使えば社外からでも申請が可能なので、社員の負担を大幅に軽減できるのです。

6-3. ヒューマンエラーの削減

入力ミス、申請ミスなどは経費精算につきものですが、費用の計算や日付の入力などが自動でできるようになれば、ヒューマンエラーが少なくなります。

また、システム上で訂正や修正ができるので、ミスがあった場合の対処もスムーズです。経費精算システムには確かに多くのメリットがあるのです。

関連記事:経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説!

7. 仕訳の仕組を理解してスムーズな経費精算を

経費精算を行ううえで勘定科目を把握することは非常に重要です。適切な経費精算を行うことで税務上の義務を果たし、かつ会社の支出の問題を浮き彫りにできるからです。

経理担当者にとって経費精算はかなり大変な仕事ですが、経費精算システムを導入すればその労力も減らせます。企業としてよりスムーズな経費精算のため、システム導入を検討するのもよいかもしれません。

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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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