経費精算システムを導入するメリットと注意すべきこと

経費精算システムを企業が採用するメリットは、時間の短縮や入力ミスが減るなどです。

経費精算システムを活用する際は、費用対効果を考え、経費精算システムに合わせて社内ルールの整備も必要なります。社内ルールを変更した場合社員全員に周知することも忘れてはいけません。

今回は、経費精算システム利用するにあたって知っておきたいメリットと注意点、導入時の流れをご紹介します。

1. 経費精算システム導入のメリットは手間の軽減やミスの予防

蛍光ペンでチェック項目を確認している様子

経費精算システムを取り入れると、一般社員は経費の申請が楽になり、経理担当者は承認やその後の諸手続きを簡略化できます。また管理職や人事は経費の管理状況をいつでも把握できるなど、全社員の労力と手間を軽減できる取り組みといえます。

経費精算システムを導入する6つのメリットを説明します。

1-1. 経費精算の入力作業が短縮できる

申請に必要な経費の種類・金額・日時・内容などを、パソコンやスマホから手軽に入力できるようになります。スマホ1台あればいつでも経費申請ができるため、外回りの多い営業社員の負担が大幅に軽減されるでしょう。

また、定期的に発生する経費を登録しておけば、入力作業そのものを短縮することも可能です。現金払いだけでなく、クレジットカードやICカードの利用履歴を取り込むこともできます。

1-2. 経費精算の承認や振り込み業務も楽になる

経費精算システムを導入すると、各社員によって申請された経費の承認手続きも簡略化できます。

申請のフォーマットが決まっているうえに「未承認」の経費申請だけを検索してピックアップするといった利用法も可能です。申請された経費の見落としも減らせるでしょう。

システムによっては、承認した経費申請からFB(ファームバンキング)データを出力できるものもあります。申請から振込までをスムーズに進められるため、経理担当者の負担も減ります。

1-3. 会計ソフトと連携することで記帳や仕訳の入力不要

記帳・仕訳といった税務負担の軽減も大きなメリットです。1日の取引データをCSVファイルで出力し、利用している会計ソフトに入れてしまえば、いちいち勘定科目や金額などを入力する必要がありません。

また、申請者が申請をした際に自動で勘定科目に紐づくシステムを採用すると、経理担当者が仕訳をする必要がなくなります。

1-4. 入力ミスを減らせる

経費の申請時に領収書やレシートの写真を撮影し文字認識で自動入力をするサービスを利用すれば、申請者の負担はかなり減ります。撮影するだけであれば、期限ギリギリに申請する社員が減ることが期待できます。

また、申請内容が正しければそのデータを使って仕訳データも出力できるので、会計ソフトへ転記をする際の入力ミスもなくなるでしょう。

1-5. 修正作業もスムーズにおこなえる

書類ベースの経費精算の場合、入力内容の修正や取り消しは非常に大変です。問題のある申請書や領収書を申請者に返却し、内容を確認、その後修正して上司に承認を取るといった手順が必要になります。

しかし、経費精算システムでは、画面上で入力内容の変更や修正が可能です。申請の差し戻しなどもできるため、申請者の自主的な修正も期待できるでしょう。

1-6. 書類の保存場所が不要

経費の領収書を電子データで保存すると、社内の保存場所を大幅に節約できます。一部電子化できない書類もありますが、経費精算システムの導入を機に多くの書類を電子化してしまえば、書類を管理する手間や労力を減らせます

なにより、電子データは簡単に検索できます。大量の書類のなかから探す手間がなくなるのは、大きなメリットです。

2. 経費精算システムを導入する際の注意点

男女が体の前で手をクロスしている様子

経費精算システムを導入する際の注意点は3つあります。それぞれを詳しく見ていきましょう。

2-1. 費用対効果を検討する必要がある

経費精算システムは、当然タダでは使えません。サービスによって料金の違いはあるものの、初期費用や月々の利用料等を負担する必要があります。規模の大きい企業の場合、各支店に同じシステムを導入するのは大変です。

経費精算システムの導入で人件費や仕事の手間を削減するためには、機能性とコストが見合ったシステムを選ぶ必要があります。

このシステムを導入した結果、どの程度の効果や利益が見込めるのかを事前に確認してから、導入するシステムを決めましょう。

2-2. 経費精算システムに合わせて社内ルールの整備が必要

経費精算システムを導入すると、多くの場合これまで使っていた経費精算ルールが通用しなくなります。業務を止めることなく経費精算をシステム化できるように、社内ルールを見直しましょう。

できるだけシンプルなルールにしておくと、システム導入後に細かい調整をするときも楽です。

2-3. システムの利用法に関する周知も必要不可欠

経費精算システムを使うためには、利用法の周知も必要不可欠です。経費精算システムは営業担当者など経理にあまり詳しくない社員が利用することが大半です。導入はいつからか、基本的な使い方など、システム導入に関する周知も心がけましょう。

3. 経費精算システムを導入するまでの手順

さまざまなデバイスからクラウドにアクセスしている様子

経費精算システムを導入するまでの流れは、以下の通りです。

【システム導入までの流れ】
1. 経費精算システムを比較する(予算・機能・サポート)
2. 自社のワークスタイルや経費精算のフローに合ったシステムに申し込む
3. システムを円滑に導入することができるよう、社内整備を進める
4. 初期サポートを受けてシステムを導入

重要なのは、経費精算システムの比較と導入前の環境づくりです。高機能な経費精算システムでも、利用料金が高すぎてコストパフォーマンスが悪かったり、使いこなせず持て余したりしてしまうのでは意味がありません。

また、システムによって使える機能や操作性、デザインなどが違います。機械に詳しくない人でも使いやすいか、どの程度カスタマイズできるかにも目を向けましょう。

スムーズに経費精算システムを導入できるよう、できるだけ経費精算の社内ルールをシンプルにしておくことが戸惑うことなく新しいシステムへ移行するポイントです。

4. 経理の負担を軽減してくれる経費精算システムを導入しよう

指紋認証システムを使用している女性

経費精算システムを導入すると、経理担当者が行う経理作業全般の負担を軽減できます。ただし、利用するシステムとの相性が悪い、社内ルールの整備が間に合わないといった理由で、多くの社員が使いこなせなかったら意味がありません。

自社に合った経費精算システムを取り入れて経理の手間とミス、申請者の負担を減らし、より重要な業務に集中できる環境を作りましょう。

【経費精算システムの徹底解説資料 無料公開中!】

「経費精算システムについてもっと知りたい!」というお声を多くいただきましたので、jinjer経費を題材に、勤怠管理システムのことがわかる35ページの資料をご用意いたしました。

「予算の利用状況」「申請・承認」「FB・会計データの自動仕訳」など実際の画面を用いた利用方法などのコンテンツを掲載しています。ご興味のある方はこちら