企業にとって、経費精算業務は多くの従業員や時間を割かなければならない業務の一つです。必要不可欠な業務とはいえ、書類の作成や確認、入力など生産性の低い業務に時間をかけるというのは非効率です。

この問題を解決してくれるのが、経費精算のIT化です。経費精算業務にあたる人員を削減できれば、別の業務をよりスピーディーに進めることができるようになります。また、不効率な業務を削減することは生産性を高めることにもつながるので、企業にとっては大きなメリットがあるといえるでしょう。

当記事では、経費精算業務をIT化するメリットやデメリット、経費精算システムの選び方や導入方法などについて解説していきます。

1. 経費精算のIT化とは？

ITの進化により、あらゆる分野でIT化が進んでいますが、経費精算においてもIT化を進める企業が増えています。

経費精算といえば、経費精算の申請書をエクセルで作成し、プリントアウトをして領収書を貼り付けて提出する、という流れが一般的です。申請を受けた経理部は、内容を確認して精算をおこなったり、会計処理ソフトに仕訳を入力したり、経費精算処理をするだけでも膨大な業務をおこなわなければなりません。

これら一連の作業、業務の手間を大幅に削減するのが経費精算のIT化です。IT化と聞くと、「難しい」「操作が複雑」というイメージがあるかもしれませんが、経費精算システムを導入するだけなのでとても簡単なのです。

経理業務は経費精算以外にも多くの仕事があり、また間違えが許されない部署でもあるので、少しでも負担を軽減できるIT化は必要不可欠といえるでしょう。

2. 経費精算のIT化が注目される理由

経費精算業務のIT化を進める企業は年々増加しており、そのメリットを実感している経理担当者は少なくありません。
これまでは多くの企業が、エクセルや帳簿を用いて経費精算を行ってきましたが、経費精算システムによるIT化を進めている企業も多くあります。
経費精算業務のIT化が注目される背景には、主に2つのポイントがあります。

2-1. スマートフォンやICカードの普及

経費精算業務のIT化が注目される背景には、スマートフォンや交通系ICカードの普及があります。
以前であれば、切符の購入や領収書の発行などに手間がかかり、社員は帰社してから経費精算の手続きをおこなわなければなりませんでした。
しかし、多くの社員がスマートフォンを持って仕事をするにつれて、経費精算ために帰社する必要がなくなり、出先から経費精算の申請が行えるようになってきたのです。
その結果、よりスピーディーで正確な経費精算システムの導入による効果を実感できるようになりました。
さらに、交通系ICカードの普及と導入により、面倒な経路の計算などが必要なくなったことも、IT化が促進されている理由といえます。

2-2. テレワークの普及

経費精算システムを導入する企業が増加してきたことの背景には、テレワークの普及も関係しています。
感染症の流行により、テレワークを導入する企業が一気に増加しました。
結果として、経費精算のためにオフィスに立ち寄ることができなくなり、これまでエクセルや帳簿で経費精算業務をおこなっていた企業も経費の精算が難しくなったのです。
結果として、経費精算システムを導入し、社員がどこにいても経費の精算がおこなえるようにする企業が増えています。

3. 経費精算業務のIT化のメリット

経費精算業務をIT化することには、数多くのメリットがあります。
現在、経費精算業務をエクセルや帳簿でおこなっているのであれば、IT化のメリットを知ることで、導入を前向きに検討できるでしょう。
ここでは、経費精算業務をIT化する4つのメリットを紹介します。

3-1. ソフトへの入力業務の削減

経費精算業務をIT化するメリットの一つは、入力業務の削減です。
これまでは、社員から提出された領収書の内容を経理担当者が記入したり、エクセルなどのソフトに手入力したりしなければなりませんでした。
しかし経費精算業務をIT化することにより、この作業を削減できます。
加えて、手入力で生じる恐れがあるミスも、経費精算システムを使えば減らすことが可能です。

3-2. 仕分け作業の簡便化

経費精算業務をIT化する別のメリットとして、仕分け作業の簡便化が挙げられます。
経理担当者を悩ませる問題の一つが、仕分け作業です。
申請された経費が、どの勘定科目に入るのかを識別するのは簡単ではありません。
しかし、経費精算システムを導入すれば、特定の経費は自動的に仕分けられるため、仕分け作業の負担を大幅に減らすことができます。

3-3. 経費の適切な管理

経費精算業務をIT化すれば、経費が正しく申請されているかをチェックするのも容易になります。
これまでは、電車の運賃などの経費を精算する際、適正なルートで移動しているか、定期区間は抜いて申請されているかを経理担当者がチェックしなければならず、多くの負担がかかっていました。
しかし、経費精算業務をIT化することにより、適正なルートを自動的に表示したり、登録しておいた定期区間を除いて自動的に計算したりすることができます。
経費の承認作業のスピードアップにもつながるのがメリットです。

3-4. 申請・承認業務がスムーズになる

経費精算システムは、パソコンやスマートフォンから申請・承認することが可能です。そのため、外回りをしている従業員は外出先から申請ができます。承認業務に関しても、承認者が出先から対応できますし、申請が滞っている場合どこでとまっているかわかります。紙ベースの経費精算では、承認者が長期出張などに行ってしまうと、そこで承認作業がストップすることがあります。出張から戻っても、書類が山積みになっているので経費精算が後回しになる、ということも少なくありません。

しかし、システムであればすべてクラウド上でおこなえるので、業務がスムーズになるというメリットがあります。

また、「入力未完了者の抽出」機能が搭載されている製品もあるので、誰が申請していないのかを簡単に把握できます。このような機能は、申請の催促もしてくれるので余分な業務負担の軽減につながります。

4. 経費精算業務のIT化のデメリット

経費精算業務のIT化には多くのメリットもありますが、デメリットについても理解しておく必要があります。
経費精算システムの導入にもデメリットはあるので、導入を検討している場合には注意が必要です。
では、経費精算業務をIT化する2つのデメリットを見ていきましょう。

4-1. 多額のコストがかかる

経費精算業務をIT化する大きなデメリットといえるのがコストです。
製品にもよりますが、経費精算システムは数十万円から数百万円かかる場合があります。
そのため、経費精算業務をIT化する際には、自社の問題点をピックアップし、その問題が確実に解決できる製品を選ぶことが必要です。
多額のコストをかけるのであれば、それに見合った成果が得られる製品を慎重に選びたいものです。

4-2. 操作性が低いと業務効率が下がる

経費精算業務をIT化する別のデメリットは、製品によって操作性に違いがある点です。
使いやすいシステムであれば高い効果を発揮しますが、操作性の低いシステムは余計な手間を増やすだけです。システムを使うたびにサポートに連絡しなければならないような製品であれば、経費精算業務により一層時間がかかってしまうでしょう。

また、システムに頼りすぎると経理担当者が知識を身につけられず、問題が発生した場合に適切に対処できない恐れもあります。このように操作性が低いと、業務効率が低下するというデメリットが生まれるので注意しましょう。

5. 自社に合った経費精算システムの選び方

自社に合った製品を選ぶには、操作性について考慮することが重要です。どんなに良いシステムであっても、使いにくければ徐々に使われなくなってしまう恐れがあります。

そのため、申請画面や承認画面が分かりやすいことや、現在のシステムとの互換性などをチェックしなければなりません。

使いやすいシステムであれば、経理担当者がシステムを使いこなすまでの時間を短縮しスムーズな導入が可能となるでしょう。
また、セキュリティについてもしっかり考慮しておきましょう。
とくにクラウド型のシステムを導入する場合には、情報が漏洩しないようなセキュリティシステムが確立されているかを確認しましょう。

6. 経費精算システムの導入方法

経費精算システムは、ただ導入すれば業務が効率化できるというわけではありません。自社の導入目的に合わせて必要な機能を把握し、その機能が搭載されているシステムを選ぶことが、導入成功のポイントです。

また、従業員が使いこなせなければ意味がないので、運用開始日のスケジュールを決めておく必要があります。さらに、従業員への周知などもおこなわなければなりません。スムーズな運用には、事前にしっかりと段取りをしておくことが重要です。

ここでは、経費精算システムの導入方法を紹介するので、ステップを覚えておきましょう。

6-1. 導入目的の明確化

まずは、導入目的を明確にするために課題を洗い出してください。導入目的が、「業務の効率化」や「従業員の手間を省く」というようなざっくりしたものでは、どういった機能が必要なのか、また不要なのかを判断できません。

目的を明確にするためにも、どのような課題があるのかをしっかりヒアリングし、その課題を解決できる製品を選ぶことが重要です。課題は業種や業務によって異なりますが、以下のようなものが挙げられます。

• 会計ソフトのデータ入力が二度手間になる
• 交通費の運賃入力に時間がかかる
• 従業員が精算日の締め切りを守らない
• 仕訳処理が手作業なので時間を取られる

このように、課題を細かく洗い出して、どの課題を解決していくのか目的をはっきり決めましょう。

6-2. 必要な機能の絞り込み

経費精算システムの機能は、製品によってさまざまな種類があります。一般的には、1つでも多くの機能が搭載されているものが良い、と思うかもしれません。

しかし、どんなに便利な機能でも、使わなければ無駄になってしまいます。例えば、公共交通機関をほとんど使うことがない職種なのに、ルート検索機能や交通費データ連携機能が搭載されていても意味がありません。

当然ですが、多機能になればなるほど製品の価格も高くなるので、必要な機能を絞り込んだ方がコスト削減になります。また、システムをスムーズに運用するには、利用する担当者が使いやすいというのも重要なポイントなので、目的に合わせて必要な機能を絞り込みましょう。

6-3. 経費精算システムを選択

必要な機能を絞り込んだら、次は導入する経費精算システムを選択します。

システムはたくさんの種類がありますが、必要な機能がわかっていればシステム選びもスムーズに進められるでしょう。ただし、同じ機能が搭載されているものであっても、価格や運用コストは異なります。また、アフターサービスの有無や保証期間などもメーカーによって異なるので、機能から製品を絞り込んだらきちんと比較することが重要です。

特に、価格の安さにこだわってしまうと、導入サポートが受けられなかったり、アフターサービスの内容が充実していなかったりします。システムは導入すれば終り、ではないので、導入後のサポートやサービスがしっかり受けられるかを確認してください。

6-4. 運用開始日を決める

導入する経費精算システムが決まったら、次は運用開始日を決めましょう。

運用開始日は、経理担当者の業務スケジュールに合わせるのがベストです。勝手に上層部で決めてしまうと、給与計算や支払い日などとかぶってしまう可能性があります。運用前にはいろいろな設定が必要になりますし、使い方を覚えなければならないので、他の業務とかぶらないようにしてください。

経費精算システムに慣れるまでは少し時間がかかる可能性もあるので、スケジュールに余裕があるタイミングで開始しましょう。

6-5. 経費精算システムの導入を周知する

経費精算システムは、経理担当者だけが使えれば良いというものではありません。

実際に経費精算を申請する従業員にも、正しい使い方をしてもらう必要があります。従業員が使えなければ、経費精算業務を軽減できないので、運用開始日までにシステム導入を周知することも忘れないでください。

従業員によっては、ITを使いこなせない可能もあります。こういった場合、運用前に使い方を覚えてもらうため、個別に指導した方が良いかもしれません。特に、経費精算をすることが多い営業部や運営部の従業員は、事前にまとめてレクチャーをおこなうなどの対応が望ましいでしょう。

7. 経費精算業務はIT化で効率アップ！

経費精算業務のIT化すれば、多くの業務を自動化できるので経理担当者の業務負担を削減できます。また、パソコンやスマホで申請できたり、領収書なども画像で送ったりできるので、従業員の手間も省くことが可能です。また、出先でも短時間で経費精算の申請がおこなえますし、帰社する必要がないため時間や交通費の削減にもつながります。
承認者にとっても、実際に押印する必要がなく、クラウド上で承認が行えるため、時間の短縮となるでしょう。

経費精算業務のIT化により経理担当者や他部署の従業員の負担を大幅に削減し、他の業務により多くの人材を回せるようになるかもしれません。

経費精算業務の多さに悩んでいるのであれば、ぜひシステムの導入によるIT化を検討してみましょう。