経費精算業務のIT化が注目される理由やメリット・デメリット

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経費管理

更新日: 2024.3.7
公開日: 2022.1.19 jinjer Blog 編集部

企業にとって経費精算業務は多くの人員や時間を割かなければならない業務の一つです。
経費精算業務にあたる人員を削減できれば、別の業務をよりスピーディーに進めることができるようになります。
当記事では経費精算業務をIT化するメリットとデメリットについて解説します。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

「科目を間違えた申請が多い」

「経費にならないものを申請してくる」

「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。

1.経費精算業務のIT化が注目される理由
2.経費精算業務のIT化のメリット
3.経費精算業務のIT化のデメリット
4.自社に合った経費精算システムの選び方
5.経費精算業務をシステムで簡略化しよう

1.経費精算業務のIT化が注目される理由

経費精算業務のIT化を進める企業は年々増加しており、そのメリットを実感している経理担当者は少なくありません。
これまでは多くの企業が、エクセルや帳簿を用いて経費精算を行ってきましたが、経費精算システムによるIT化を進めている企業も多くあります。
経費精算業務のIT化が注目される背景には、主に2つのポイントがあります。

1-1.スマートフォンやICカードの普及

経費精算業務のIT化が注目される背景には、スマートフォンや交通系ICカードの普及があります。
以前であれば、切符の購入や領収書の発行などに手間がかかり、社員は帰社してから経費精算の手続きを行わなければなりませんでした。
しかし、多くの社員がスマートフォンを持って仕事をするにつれて、経費精算ために帰社する必要がなくなり、出先から経費精算の申請が行えるようになってきたのです。
その結果、よりスピーディーで正確な経費精算システムの導入による効果を実感できるようになりました。
さらに、交通系ICカードの普及と導入により、面倒な経路の計算などが必要なくなったことも、IT化が促進されている理由といえます。

1-2.テレワークの普及

経費精算システムを導入する企業が増加してきたことの背景には、テレワークの普及も関係しています。
感染症の流行により、テレワークを導入する企業が一気に増加しました。
結果として、経費精算のためにオフィスに立ち寄ることができなくなり、これまでエクセルや帳簿で経費精算業務を行っていた企業も経費の精算が難しくなったのです。
結果として、経費精算システムを導入し、社員がどこにいても経費の精算が行えるようにする企業が増えています。

2.経費精算業務のIT化のメリット

経費精算業務をIT化することには数多くのメリットがあります。
現在、経費精算業務をエクセルや帳簿で行っているのであれば、IT化のメリットを知って導入を検討できるでしょう。
経費精算業務をIT化する3つのメリットを見ていきましょう。

2-1.ソフトへの入力業務の削減

経費精算業務をIT化するメリットの一つは、入力業務の削減です。
これまでは、社員から提出された領収書の内容を経理担当者が記入したり、エクセルなどのソフトに手入力したりしなければなりませんでした。
しかし経費精算業務をIT化することにより、この作業を削減できます。
加えて、手入力で生じる恐れがあるミスも、経費精算システムを使えば減らすことが可能です。

2-2.仕分け作業の簡便化

経費精算業務をIT化する別のメリットとして、仕分け作業の簡便化が挙げられます。
経理担当者を悩ませる問題の一つが、仕分け作業です。
申請された経費が、どの勘定科目に入るのかを識別するのは簡単ではありません。
しかし、経費精算システムを導入すれば、特定の経費は自動的に仕分けられるため、仕分け作業の負担を大幅に減らすことができます。

2-3.経費の適切な管理

経費精算業務をIT化すれば、経費が正しく申請されているかをチェックするのも容易になります。
これまでは、電車の運賃などの経費を精算する際、適正なルートで移動しているか、定期区間は抜いて申請されているかを経理担当者がチェックしなければならず、多くの負担がかかっていました。
しかし、経費精算業務をIT化することにより、適正なルートを自動的に表示したり、登録しておいた定期区間を除いて自動的に計算したりすることができます。
経費の承認作業のスピードアップにもつながるのがメリットです。

3.経費精算業務のIT化のデメリット

経費精算業務のIT化には多くのメリットもありますが、デメリットについても理解しておく必要があります。
経費精算システムの導入にもデメリットはあるので、導入を検討している場合には注意が必要です。
経費精算業務をIT化する2つのデメリットを見ていきましょう。

3-1.多額のコストがかかる

経費精算業務をIT化する大きなデメリットといえるのがコストです。
製品にもよりますが、経費精算システムは数十万円から数百万円かかる場合があります。
そのため、経費精算業務をIT化する際には、自社の問題点をピックアップし、その問題が確実に解決できる製品を選ぶことが必要です。
多額のコストをかけるのであれば、それに見合った成果が得られる製品を慎重に選びたいものです。

3-2.操作性が低いと余計な手間がかかる

経費精算業務をIT化する別のデメリットは、製品によって操作性に違いがある点です。
使いやすいシステムであれば高い効果を発揮しますが、操作性の低いシステムは余計な手間を増やすだけです。
システムを使うたびにサポートに連絡しなければならないような製品であれば、経費精算業務により一層時間がかかってしまうでしょう。
加えて、システムに頼りすぎると経理担当者が知識を身につけられず、問題が発生した場合に適切に対処できない恐れもあります。