経費精算は非常に大変な業務であるとともに、解決すべき課題の多い業務でもあります。経理担当者は月末や期末になると膨大な業務をこなさなければならず、効率的な経費精算の管理方法が必要な場合も少なくありません。

そこで今回は、経費精算に関してよく見られる課題とその解決方法について見ていきましょう。

1. 経費精算に関する4つの課題とは

経費精算という1つの業務だけでも、さまざまな課題があります。大きく4項目に分けてご紹介しましょう。

1-1. 入力時のミスが多くなりがち

経理担当者は非常に多くの領収書や書類を処理しなければなりません。その一つひとつを手入力している場合、どれだけ注意していてもやはりミスが生じてしまいます。

そのミスが後で明らかになると、訂正しなければならなかったり、税務署からの指摘を受けたりしてしまいます。

1-2. 経費精算に関する差し戻しが多い

経費精算の申請時にミスがあると、経理担当者は書類を差し戻さなければなりません。たとえば必要項目が記載されていない、領収書が添付されていない、もしくはすべての領収書の合計と申請書で金額が異なるなどのケースが考えられます。

このようなケースでは経費精算に関する社内ルールがしっかり周知されていなかったり、正確な経費精算をおこなうという意識が従業員にかけていたりします。

さらに申請を承認する立場にある上司のチェックが甘く、あまり経費精算の重要性を認識していないという場合もあります。

1-3. 経費精算にともなう経理担当者の作業量が多い

経費精算が多い会社の経理担当者の業務の量は膨大です。申請書のチェック、エクセルファイルなどへの入力、計算作業、もしミスが発見されればその訂正や修正、月次決算書の作成などが必要であり、経費精算が経理担当者に与える負担はかなりのものです。

あまりにも作業量が多い場合、経理担当者は経費精算にほとんどの時間を費やさなければならないため、全体としての生産性が低下する可能性もあります。

1-4. 小口現金・書類の管理が大変

小口現金での精算をおこなっている企業では、基本的に毎日残高確認がおこなわれます。残高が1円でも違えば、理由が判明するまでは退社できません。

小口現金では帳簿に記入するという作業もおこないます。小口現金では少しのミスも許されないので経理担当者が負担を感じるのも無理はありません。申請書類などを紙ベースで管理している場合、スペースが足りなかったり、紛失の恐れがあったりと多くの課題があります。

また以前の申請をさかのぼってチェックしなければならないときもかなりの労力を費やさなければなりません。

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2. 経費精算の課題の解決策

では経費精算の課題が浮き彫りになったところで、どのようにこれらの課題を解決できるかについて考えていきましょう。

2-1. 社内ルールを徹底的に周知する

経費精算に関する社内ルールは、申請をおこなう従業員とそれをチェックする上司に徹底的に周知しましょう。

経費精算の申請には多くの複雑なルールが関係しているため、ルールを知らないと正確に申請をおこなうことは難しくなります。その結果何度も経費精算の差し戻しが発生してしまい、経理担当者の負担がさらに増えるという悪循環に陥ってしまいます。

経費精算はいつまでに、誰が、どのようにおこなうべきかを知らせ、定期的にそれを思い起こさせることが重要です。せっかく従業員がルールに従って経費精算をおこなっても、その上司が承認印を押すのが遅ければ結果として経費精算は遅れます。

経費精算を承認する立場の上司にも社内ルールを正確に知ってもらうことが大切です。

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2-2. ルールに反する場合のペナルティを設定する

上司に申請書が出てきたところでミスに気づいてもらえれば、経理担当者の負担は減ります。もちろんあまりにも社内ルールを守らない従業員に対してはペナルティを設定することも有効な方法です。

2-3. 経理担当者の人数を増やす

経理担当者の負担があまりにも大きいという課題を抱えている企業では、経理担当者の人数を増やすことによって対処できるかもしれません。申請書類のチェック、入力作業、銀行振込など役割を分担することができれば、1人あたりの仕事量は少なくなり負担も減ります。

ただしこの場合には各担当者の連携が必要になるので、ミスが起こらないようにさらなる注意が必要です。

2-4. 経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することで経理担当者の作業量や負担を大幅に減らせます。経費精算の量が多い企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみましょう。

3. 課題解決に経費精算システムを導入するメリット

経費精算の課題解決に経費精算システムを導入することにはどんなメリットがあるのでしょうか。

3-1. 経理担当者の作業量がお幅に減少する

経費精算システムを導入すると、これまで手作業でおこなっていた作業の多くが自動化されていきます。経費精算システムによる申請書の提出は必要ですが、申請書に不備があればその場でアラートが出て申請者に知らせてくれます。

日付や金額などの情報の不足や間違いは申請時にチェックできるので、差し戻しの件数も減るでしょう。これまでは上司の承認を得るために、外回りの多い従業員でも一旦会社に戻ってこなければならなかったかもしれませんが、経費精算システムを導入すれば上司が時間のあるときにチェックして経理に回すことができます。

上司も書類の不備を隅々まで確認する必要はなく、その経費が正当なものかどうかだけをチェックすればすみます。こうして経理担当者に申請が送られてくるので、ミスが少なくなり、かつ作業スピードは迅速になるのです。

3-2. 社外で仕事をすることが多い従業員も申請ができる

経費精算システムはクラウドで管理できるため、インタネット環境が整っていればどこからでもアクセスできます。営業や外回りをしていて、経費精算の申請のために会社に戻ってこなければならないということはありません。

残業して申請書類を作って上司に持って行くという作業から解放されます。

3-3. 経費の水増しなどの不正を防げる

経費精算システムでは、従業員の予定などを入力することで自動的に旅費・交通費を計算できるものもあります。会社の最寄り駅から取引先の最寄り駅までの運賃などが計算できるため、経費の水増しなどの不正を防ぐことが可能です。

申請者にとっても運賃を計算しなくてよくなるというメリットがあります。

経費精算システムではスマートフォンで撮影した領収書などを利用するようになるので、書類の管理も非常に楽です。過去の書類の検索もおこなえるようになり、業務の効率が格段に向上します。差し戻しが減るため、経理部とほかの部署との対立が少なくなると感じている企業もあります。

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4. 多くの課題は経費精算システムにまかせて解決を

一昔前の経費精算では申請者にとっても経理担当者にとってもストレスとなる作業が非常に多くありました。現在では電子帳票が可能になるなど変化が見られますが、まだ経理担当者の作業が多い企業は少なくありません。

経費精算システムを導入すれば、経理担当者の作業量が減少するだけでなく、すべての従業員の作業効率が上がる可能性があります。経費精算で難しさを感じている企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみてください。