経費精算は月またぎできるの?気をつけるべき3つのポイント | jinjerBlog

経費精算は月またぎや年またぎできるの?気をつけるべきポイント

経理担当者としては、その月に発生した経費はその月のうちに精算してもらいたいところでしょう。しかし、ときには経費精算が月をまたいでしまうこともあります。

今回は、そもそも税法上月またぎの経費精算はできるのか、どのような場合は経費精算がおこなえないのか、月またぎの経費精算が起きてしまう原因について解説します。

「月/年またぎの経費精算ってどうすればいいの?」を徹底解説!

①月・年またぎの経費精算はそもそも可能なのか?
②税法上は可能?
③年度またぎの経費精算は要確認!
④前月文の領収書を翌月に精算する場合の経費処理
⑤月をまたいでの費用が発生する場合の経費処理

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月/年またぎの経費精算

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1. 月(年)をまたぐ経費精算とは

エクセルで表計算している様子

月(年)をまたぐ経費精算には、2種類の経費精算があります。

1-1. 月末の経費を精算するケース

たとえば領収書の提出期限が領収書の日付から10日以内という社内ルールを持つ会社があるとします。

ある従業員には6月27日の領収書があり、7月4日に経費精算の申請をおこなって7月8日に精算がおこなわれたなら、月またぎの経費精算となるのです。

社内ルールに違反している場合は論外ですが、社内ルールに則って経費精算しても月またぎになる可能性は十分にあります。

1-2. 出張など一定期間にわたって経費が発生しているケース

たとえば、従業員が月またぎで1週間の出張におこなった場合の経費です。この場合も、基本的には領収書の日付で経費を分けて考えます。

年度をまたいでいても考え方は同じで、領収書の日付が前年度のものであれば前年度の経費、今年度の日付であれば今年度の経費となります。

関連記事:経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 月またぎの経費精算はできるの?

月をまたいで経費精算をおこなえるのかと疑問に思う方もいるかもしれませんが、税法上経費精算の月またぎは可能です。

商法上は経費精算の事項は5年と定められています。そのため、年度をまたいだ経費精算であっても、翌年度の経費として精算し、翌年度の費用に計上すれば法律上は問題ありません。

とはいえ、経理担当者は更正の請求など複雑な手続きが必要です。こうした事態にならないように、できるだけ早く経費精算の申請をおこなってもらう必要があるでしょう。

3. 年度またぎの経費精算はできないケースがある

書類を使って数値分析をしている

年度またぎの経費精算をおこなう場合は、経費精算ができないケースもあるため注意が必要です。

月またぎの経費精算の場合、月次決算をおこなっているかどうかによって経理処理の仕方が異なります。

月次決算をおこなっていないのであれば精算した日付、月次決算をおこなっている場合には「発生主義の原則」があるので領収書が発行された月に経理処理しなければなりません。

このとき、前年度以前の領収書を処理する場合、つまり年度またぎの経費精算になってしまった場合は、経費精算できないケースもあるので注意が必要です。

たとえばある会社では毎年3月31日が期末と設定されているとします。従業員が1月の領収書を持って5月に経費精算をおこなった場合は、精算が難しい可能性もあるということです。

経費精算の期限については、社内ルールに記載されているケースが多いため、規定を確認することが大切です。

ただし、先述のとおり経費精算の法的な時効は5年であるため、会社によっては社内ルールに違反していても一定のペナルティを科したうえで経費精算が可能な場合もあります。

とはいえ、月・年またぎの経費精算が起こった時に、経費処理ができるかどうかわからない時に毎回調べたり、人に聞いたりするのはとても工数がかかります。

当サイトで無料配布しております資料「経費精算の月・年またぎの注意」では本記事の内容をわかりやすくスライド形式でまとめており、月や年をまたいだ際の経費精算に関しての疑問はこれひとつで気になったタイミングにすぐ確認して解決できるので、経理業務をより正しく効率的にすすめることができます。資料は無料となっておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

4. 月またぎの経費精算が発生してしまう原因と対策

経費精算をスムーズにおこなうために、月またぎの経費精算はできるだけ少なくしたいところです。

従業員に遅れのない経費精算をおこなってもらい、経理担当者の負担を軽減するためには、どんな課題に対して、どのような対策が必要なのでしょうか。

ここでは、経費精算が月またぎとなってしまう原因と対策を解説いたします。

4-1. 原因① 従業員にルールが浸透せず、経費精算の期日が曖昧になっている

経費精算の遅れは上司や経理担当者に大きな負担をかけるものです。月またぎの経費精算が発生する場合、従業員にはできるだけ早く申請書を提出してもらう必要があります。

しかし、社内の経費精算に関するルールに対して厳守するような文化や仕組みがなかったり、ルール自体が曖昧となっていたりする場合は、経費精算の遅れが発生しやすい状況になるでしょう。

経費精算に関する社内ルールを従業員に守ってもらえるよう、まずは徹底的に周知しましょう。

デメリットやペナルティがあることを従業員が理解できれば、おのずとルールを守ってくれるようになるはずです。

また、経費精算に関するガイドライン資料を作成し、定期的に期日をメールなどで配信することで、従業員にルールが浸透していくでしょう。

4-2. 原因② 経費精算業務に手作業が多く面倒と感じている

紙で経費精算申請書を作成している場合、書類の作成に時間がかかるため、どうしても面倒くさいと感じてしまう方が多いのではないでしょうか。

さらに、手作業によって記入ミスのリスクもあるため、承認者や経理担当者の負担も大きくなってしまいます。

会社の規定に則った申請書の作成、領収書の保管、押印による承認依頼、目視による確認作業など、経費精算だけでもかなりの工数が発生してしまいます。

負担やミスを減らすためには、手続きの簡素化や経理管理システムの導入を検討することもおすすめです。人件費の削減に繋がり、業務の効率化も図れるでしょう。

経費精算システムのメリットについてはこちら

5. 月またぎの経費精算は従業員全員の協力が必要

電卓を見つめる従業員

月またぎの経費精算は税法上問題なく、社内ルールの範囲内でおこなうことは可能です。

しかし、月またぎの経費精算手続きは煩雑であるため、経理担当者の負担が増加してしまいます。

負担軽減のためには、経費清算の申請する従業員も申請を承認する管理職も協力して社内ルールを守っていくことが重要です。

負担軽減のためには、経理管理システムを導入するのも1つの手です。月またぎの経費精算にお悩みの経理担当者はぜひ参考にしてみてください。

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②税法上は可能?
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