働き方改革や新型感染症の流行などを受けて、テレワークへの対応が益々進められている昨今です。中小企業の場合、とくに多くの書類を扱うことになりがちな経費精算に関する業務のテレワーク化が課題になるかもしれません。

本記事では、中小企業向けに経費精算システムの選び方や機能について詳しく解説します。経費精算はテレワークへの対応だけでなく、そもそも複雑で属人化しやすい業務です。経費精算システムの導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。

1. 経費精算システムとは

経費精算システムとは、備品購入や営業交通費などの「従業員が立て替えた費用」を精算するためのシステムです。通常、経費精算をおこなうためには、購入日や購入商品、利用目的などをまとめた申請書を作成して、会社から承認をもらう必要があります。承認後、経理担当者が費用立て替えをおこなった従業員に立替金額を支払い、書類を保管して完了です。

これらの業務は、従業員の申請忘れや記入ミス、承認者の確認漏れなどにより会社が指定した期日までに終わらないことも多々あります。

そのため、申請・承認状況の確認や記入漏れの防止ができる経費精算システムを導入する企業が増えているのです。

まずは、経費精算システムの導入によって効率化されることを整理し、自社に必要なシステムや機能について考えてみましょう。

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1-1. 経費精算システムを導入するメリット

先述のとおり、経費精算システムを導入することで、申請状況の確認や記入漏れの防止ができます。また、領収書の電子保存が可能となることで場所や時間を選ばずに申請できるようになるなど、導入のメリットは多くあるのです。経費精算システムの導入効果について詳しく解説します。

1-1-1. 時間や場所に関係なく申請が可能

経費精算システムは、時間や場所に関係なく、離れたところからでも誰もが申請などをおこなえます。

本来であれば、経費として申請したければ領収書やレシートなどをまとめて、経理担当に直接申請しなければなりません。システム化すれば、わざわざ紙媒体で書類をまとめる必要がなく、自分の端末から手軽に申請がおこなえます。これまで申請にかけていた手間や時間を大きく削減できるでしょう。

1-1-2. 領収書を撮影するだけで入力と添付がおこなえる

経費精算システムも、紙媒体の申請書と同様に領収書を添付する必要があります。

ただし、経費精算システムは機能によっては撮影した画像を原本の代わりとして保管することができる場合があります。撮影した画像を原本の代わりとすることで、領収書の回収や保管の工数が不要となり、業務負担の軽減につながるでしょう。また、日付や使用金額といった部分はシステムが自動で認識して入力してくれるので、申請にかかる時間や入力ミスも減らせます。

1-1-3. 電子マネーとの連携も可能

採用する経費精算システムによっては、交通系ICカードなどの電子マネーと連携できるものもあります。電子マネーと連携して経費精算がおこなえれば、使用した段階で自動的に経費の申請することが可能です。電子マネーを使用する場合、領収書を忘れてしまうことも少なくありません。システムと連携できれば、購入履歴を証憑として申請できるため、受け取り忘れても安心です。

1-1-4. 領収書の紛失を防げる

紙媒体で経費精算をおこなう従来の方法だと、領収書やレシートを紛失してしまい、経費として申請することができない場合がありました。ペーパーレス化がベースとなる経費精算システムなら、そういった事態も防げます。

関連記事：経費精算で領収書を電子化する方法は？法律や疑問点をくわしく解説

2. 中小企業向け経費精算システムの選び方

実際に経費精算システムを導入するにあたって、「そもそもどんなことができるのか」を知っておくことはとても重要です。

本章では、システムの主な機能や導入検討する際の注意点について解説します。

2-1. システムの主な機能

経費精算システムには、多くの機能がついています。

申請ミスを軽減できる主な機能は以下のとおりです。

• 経費の申請と承認
• 承認・回覧者の設定
• 交通系ICカードや法人クレジットカードの連携
• OCRによる領収書の読み取り
• 会計ソフト連携

経費精算システムにはこの他にも多くの機能があります。

導入したい目的や現状の課題を元に、必要な機能を考えていきましょう。

2-2. 目的別のおすすめ機能

ここでは、経費精算システムの導入目的別におすすめの機能を紹介します。

2-2-1. データ入力作業などの効率化を優先させたい

とくに、経費精算業務においてデータ入力作業がネックとなっているのであれば、入力の自動化に強いものを選ぶとよいでしょう。ポイントとなるのは、領収書やレシートのスキャン機能、ICカードとの連携機能などです。

申請する側や受け取る側の双方で業務の効率化が図れるでしょう。

2-2-2. ほかの経理・総務作業と合わせて効率化させたい

仕訳対応や給与計算など、経費精算以外の経理や総務作業と合わせて効率化したいケースもあるでしょう。これらはすでに利用している、あるいはこれから導入する会計ソフトとの連携を踏まえて経費精算システムを選ぶことが大切です。

メーカーによっては、連携に強くなるように会計ソフトだけでなく別に経費精算システムの展開をおこなっている場合もあります。

2-2-3. 経費精算で重要な部分が限定される場合

社内で出張や交際費の経費計上をおこないたい社員が限定される場合、社内全体で利用できるような経費精算システムを選ぶと、オーバースペックになってしまう恐れがあります。

経費の申請が限定されるのであれば、その種類に合わせて特化した経費精算システムを選びましょう。たとえば出張が多いのであれば、経路計算や定期券の対応など、交通費に強い経費精算システムを選ぶことをおすすめします。

2-2-4. システムの使い方に合わせて効率化を狙いたい

昨今ではテレワークが益々進められていますが、社外から社員が経費精算を頻繁におこないたい場合もあるでしょう。パソコンよりも、スマートフォンやタブレットなどから申請がおこなえるような手軽な経費精算システムの導入がおすすめです。外出先からでも手軽におこなえるので、申請が溜まってしまうことがなく、担当の作業も少なくできるでしょう。

2-3. 導入後の利用イメージを具体的にすることで、必要な機能が見えてくる

システム導入で失敗する理由のひとつに「こんなはずじゃなかった…」などの利用イメージ不足が挙げられます。

例えば、「システムを導入すれば、業務を効率化できる。じゃあ一番安いやつを入れようか」と考えて導入した場合、既存のシステムと連携ができず導入前より時間がかかっている、などです。

先述のとおり、経費精算システムには多くの機能があります。「なぜシステムを導入したいのか」「今の業務フローはどうなのか」をよく考えたうえで、必要な機能やシステムを選ぶようにしましょう。

2-3-1. 導入イメージがわかない時はベンダーに相談するのも一つの手

「人手が足りず業務が回らないので、なんでもいいから効率化したい」「経費精算システムを導入すると業務が効率化できるらしいが、具体的にどう変わるのか分からない」など、導入イメージはわかないが、取り急ぎ業務を効率化させたいという人もいるでしょう。このとき、自分だけや自チームだけで考えていても、なかなか考えがまとまらないこともあります。

そんな時は同業他社や同規模企業の導入事例を参考にしてみましょう。業務や導入の課題が似ている可能性が高く、自社の課題を見つけるうえで参考にできます。

また、ベンダーに相談すればWeb上には載っていない事例や導入経験に基づいたアドバイスをもらえるかもしれません。

そもそもの「経費精算業務の流れ」をまとめたものがなく、比較検討ができない方は下記の記事も合わせてご確認ください。

関連記事：経費精算ワークフローとは？導入するメリット・デメリットを解説

3. 経費精算システム導入後のおこなうべきこと

経費精算システムは、導入したからといってそれで終わりではありません。正しく活用していけるように、おこなうべきことが存在します。それぞれ見ていきましょう。

3-1．社内で浸透するように徹底する

せっかく導入した経費精算システムも、その機能のメリットを存分に活かせなければ意味がありません。企業に合わせて最適な形で浸透できるように活用しましょう。

導入にあたって、2つの流れが考えられます。1つはハードランディング、もう1つはソフトランディングです。

ハードランディングは、経費精算システムの導入を強制的に進め、これまでは紙媒体で扱っていた業務を一斉にすべて変えてしまいます。有無を言わさずに経費精算システムの導入を進められますが、1人につき1台ずつの端末や社員のリテラシーが必須となります。

ソフトランディングとは、最初のうちは紙媒体と経費精算システムを併用する方法です。システムに社員が慣れるまでは、紙媒体での扱いを少し残しながら移行していけると社員は安心してついていけるでしょう。ただし、ハードランディングのように劇的な効果は見られません。

3-2．導入を進めるだけでなく振り返りことも重要

経費精算システムの導入が完了し、社内全体で定着したら、それで終わりではなくさらなる改善を試みましょう。導入後、どのような課題があるのか社内でアンケートなどをとってみるとよいでしょう。スパンとしては導入してから1ヵ月、3ヵ月といった具合がおすすめです。

よくありがちな定着後の問題が、承認フローの停滞とまだ残ってしまっている手作業です。

せっかく経費精算システムを導入したものの、いまいち業務効率の改善が見られない場合は、承認フローが停滞していることが考えられます。もし、承認する上司が速やかに業務へ当たれないのであれば、代理の管理職を決めるなどして改善を試みてみましょう。

経費精算システムを導入すれば、基本的にほとんどの業務が自動化されるため、手作業でおこなうよりもミスは少なくなります。それでも間違いが見られるのであれば、部分的にまだ手作業が残ってしまっているのが原因かもしれません。

よく見られるのが、担当者のデータ入力が重複してしまっているケースです。個人の管理で解決が難しいのであれば、連携可能な他システムの導入を検討してみてもよいでしょう。

4.中小企業の複雑化する経費精算はシステム化がおすすめ

経費精算は複雑化や属人化がしやすい難しい部分です。業務は大変ですが、一方で似たような作業が多いため、自動化もしやすいという特徴があります。大変な経費精算は、システム化して効率の改善を図りましょう。

経費精算のために割いていたリソースの節約にもつながるため、ほかのコア業務により力を入れることも視野に入れられます。