経費精算DXで業務を効率化！ガバナンスが強化される仕組みについても解説
経費精算のDXを進めることで、業務効率を大幅に改善できます。働き方改革やインボイス制度など、新たなルールや環境の変更に向けて、企業や事業者は対応していかなければいけません。複雑化する経理業務は、DX化して大幅な効率改善を試みましょう。
本記事では、経費精算のDXを進めることで改善される業務効率について、ガバナンスが強化される仕組みと合わせて詳しく解説します。
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。
1.経費精算DXで効率化を図るメリット
経費精算をDXすることでさまざまなメリットが得られますが、大まかに5つ挙げてご紹介します。
1-1．業務効率が向上するポイント
経費精算では、週や月ごとによって繰り返し似たような定型業務を行うことが一般的です。繰り返しの単純作業になる点に加えて、期限を厳守したり、ミスのない正確性だったりが求められます。
繰り返しの定型業務は、人の手で行うよりもデジタル化して自動にしてしまうのに最適です。人の手で直接行うわけではないため、ヒューマンエラーの回避にも繋がります。また、集計業務や帳簿の作成も自動化できるのは嬉しいポイントです。
経費精算は重要度の高い業務だからこそ、DXを進めることで効率を改善でき、ほかのコア業務にリソースを避けるようになるのです。
1-2．ペーパーレス化を進められる
経費精算のDXを進めれば、必然的にペーパーレス化を進められます。昨今、働き方改革や新型感染症の流行などの影響を受けて、テレワークへの対応が求められています。ペーパーレス化はテレワークへの対応をスムーズにしてくれるでしょう。
そのほか、ペーパーレス化を進めれば、機密事項に関与しない部分に限定して、外部への業務委託を検討することも可能です。
1-3．DXの推進で期待できるコスト削減
DXが進められれば、繰り返しの定型業務となる経費精算を自動化することで、そこに割く人的リソースを節約できます。加えて、ペーパーレス化が実現できれば、書類の作成にかかるコストもカットが可能です。
また、ペーパーレス化が進めば書類を保管しておくスペースも不要となります。これらが積み重なることで、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
1-4．属人化の解消につながる
バックオフィスにおける大きな問題点として属人化が挙げられます。経費精算を行えるスタッフが限られてしまい、当人以外では業務に関する詳細がわからなくなってしまうのは、やがて深刻化しかねない問題です。
DXを進めることで、経費精算の効率は改善されるだけでなく、社内全体で簡単に共有ができるようになるオープンな状態に変えられます。業務フローなどのマニュアルを作っておけば、業務の引継ぎも容易に行えるでしょう。
1-5．SDGsの活動との接点
経費精算のDX推進は、昨今重要性が高くなってきているSDGsの活動にも繋がってきます。経費精算のDXによってペーパーレスが進めば、紙や印刷用のインク、電気の使用といったものを削減できるでしょう。環境への影響を考えた取り組みは、外部に向けたアピールにも繋がります。
2.経費精算DXの導入でガバナンスが強化される仕組み
経費精算のDX推進によって、企業に必要な経営リスクをケアするガナバンスの強化が図れます。企業が不祥事や情報漏洩といったものを防ぐために率先して力を入れていくことは、企業価値の向上のために非常に大切なことです。
近年ではテレワークが進められていることもあり、ガバナンスの強化はさらに大切な取り組みと考えられています。
これまで、経費精算における申請や承認といったやり取りは、紙媒体の書類で扱われていました。しかし、紙媒体の書類では紛失や書き換え、情報漏洩など、さまざまな問題がつきまといます。その情報が本当に正しいのか、不正はないか証明する方法がないのです。
DXを進めて経費精算をシステム化すれば、経費精算の申請や承認といったものはすべてデータ上で管理されるようになります。データ上で扱えば不正な申請や書き換えといったことを防ぐことが可能です。
また、必要なセキュリティ対策を施すことで紛失や情報漏洩といった事態も未然に防げるでしょう。誰かが手をつけた時間や端末、そのユーザーまでも細かく履歴として残せます。
そのほかにも、経費精算システムのなかには、飛行機や新幹線、ホテルなどをまとめて予約する機能が備わっているものもあります。システム上でこれらの予約が管理できるようになれば、スタッフが勝手に予約してしまうことを避け、手配状況の共有によって出張に向けた意識改革にも繋げられるでしょう。
使用したこれら予約データは、そのまま実績として出張精算書や精算書にも活用できます。データの改ざん防止にも役立つでしょう。
3.経費精算DXに取り組む際のポイント
経費精算のDX推進には、いくつかの課題があります。経費精算という業務には、社内の多くのスタッフが関与してくるため、資料やデータが膨大な量に膨れがちです。経費精算のなかで取引の証明となる領収書やレシートは、最大で7年間保管しておかなければいけません。
経費精算を人の手で行おうとすると多くの時間や手間を要するうえに、書類の管理のためにも負担が発生します。
これらを踏まえたうえで、自社に最適なDXの導入方法を考えていくことが大切です。
3-1．不透明な部分を解消してDX化を進める
経費精算を行ううえで厄介となる障害物を取り除くために、業務の見える化を優先して構築していくことが大切です。まずは、個々で抱えている業務を整理したうえで、業務フローの共有を行います。これにより、今の経費精算にどれだけの人材や工数がかかっているのかが明確になります。
明確になったことを踏まえて、どの部分までがシステム化できるかを検討しましょう。シミュレーションを進めていけば、システム化によって改善される点や削減できるコストについても見えてくるはずです。
なんでもかんでもシステム化すればよいとも限りません。過度にDXを進めてしまえば、オーバースペックゆえに扱いきれず、却ってデメリットとなることもあるでしょう。
3-2．社内全体で経費精算のDX推進について把握しておく
業務の見える化を図るうえで、大切なのが社内の連携です。経費精算のDXを進めるために、今行っていることについて社内全体で共有するようにしましょう。経費精算は、突き詰めていけば1円の間違いも許されません。社内全体で周知しておき、必要なときは連携できるようにしておくことが大切です。
3-3．業務フローを見える化して属人化を防止
DXの推進には、属人化の防止といった点も大切です。これまでのポイントを踏まえてDXを進めれば、ある程度の防止は実現できるでしょう。しかし、再び属人化しないとは限りません。ただシステムを導入するだけでなく、社内でマニュアルの整備などを行うなど属人化しない努力をするべきです。
4.経費精算のDXを進めて業務効率の改善やガバナンス強化を図る
シンプルでありながら複雑で業務が多くなりがちなのが経費精算です。DXを進めることで業務効率の改善やガバナンス強化が図れます。テレワークの重要性が叫ばれているなか、DXはますます重要になってくるでしょう。時代の変化に対応していくためにも、経費精算のDX推進をぜひご検討ください。
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。
バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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