経費精算のDX化とは?電子化のメリットや導入方法もくわしく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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経費精算のDX化とは?電子化のメリットや導入方法もくわしく解説

 

青い空間で話し合う人たち

経費精算のDXを進めることで、業務効率を大幅に改善できます。働き方改革やインボイス制度など、新たなルールや環境の変更に向けて、企業や事業者は対応していかなければいけません。複雑化する経理業務は、DX化して大幅な効率改善を試みましょう。
本記事では、経費精算のDXを進めることで改善される業務効率についてくわしく解説します。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか?
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

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1. DX(デジタル・トランスフォーメーション)とは?

そもそもDXとはなにか、ご存知でしょうか。DXとはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)の略称で、経済産業省により次のように定義づけられています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

引用:デジタルガバナンス・コード2.0|経済産業省

少子高齢化の日本において、労働人口の減少は避けることはできません。その中でも経済を維持するためには、従業員一人ひとりの生産性を向上させることが重要です。
DXは、デジタル技術の活用と労働者の能力向上で、減少する労働力を補うこと、『企業が生き残るための鍵』として掲げられました。

1-1. 経済産業省が警鐘をならす『2025年の崖』とは

2018年に経済産業省が発表した「DXレポート」にて『2025年の崖』という言葉が使われました。
経済産業省は2018年に「DXレポート」を発表しました。その中で、「企業で使われているシステムが老朽化していく中ではデータを活用できず、新しい技術を導入しても効果は限定的となるだろう。また、老朽化したシステムを放置することで保守・運用コストが増大、更に運用できる人材が枯渇によりセキュリティリスクが高まることも懸念される。これらの問題を放置することによる経済損失は2025年以降、最大で12兆円にのぼる可能性がある。」と述べています。
この2025年以降の経済損失を『2025年の崖』と呼んでいるのです。

参照:DXレポート~IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開~|経済産業省

1-2. 日本におけるDXの広がり

2018年に発表されたDXレポートにより日本で広まりつつあった『DX』は、2020年の緊急事態宣言と働き方改革の影響で認知を拡大させました。しかし、急速に広まった反面、「DXの意味がよくわからない」「DXの推進が重要なことは理解したが、何をしたら良いのかわからない」など、具体的な行動に移すことができていない企業も少なくありません。

2. 経費精算業務の課題

経費精算業務は現金出納帳の管理や領収書の保管など、紙の管理が多く、DX化の推進で業務を効率化できる可能性の高い部署の一つと言えます。その反面、期日の厳守や正確性を求められることから運用方法を切り替えることができず、旧態依然のままであることも少なくありません。
本章では、経費精算業務をおこなう場合の業務課題について解説します。

2-1. 確認や修正に時間がかかる

経費精算は従業員が立て替えた費用を精算する時におこなわれます。中には、複数の領収書をまとめて提出・精算することもあるでしょう。使用用途によって仕訳や損金算入の金額も変わるため、利用目的や内訳を細かく確認しなければなりません。また、精算ミスは会社や従業員の不利益に繋がります。ダブルチェックや複数人の承認など、正確性を求めるが故に、業務に時間がかかるでしょう。

2-2. 領収書の紛失

経費精算をおこなう際に、精算する費用の証明として領収書の提出を義務付けている企業がほとんどです。ですが、従業員の中には「領収書を紛失してしまった」と相談してくる人もいるでしょう。更に、精算後の領収書もすぐに処分することはできません。保管や書類整理をおこなう際に紛失してしまう可能性もあります。

2-3. 小口現金の管理

経費精算の方法は大きく分けて次の2つあります。

  • 立替金額を一定期間で集計して、まとめて支払う
  • 購入するたびに、金庫から精算する

その都度、金庫から精算している場合、精算金額の間違いがないことはもちろん、窃盗や紛失を防止する対策が必要です。また、小口現金の出入金は「小口現金出納帳」に記録します。出納帳への記載漏れや摘要の記載間違いに注意しなければなりません。

2-4. 帳簿の改ざんや水増し請求などの不正行為

経費精算業務は、担当者以外が出入金の記録を確認することも少なく、横領が発生しやすいです。
経費精算業務は不正行為がおこりやすく、気づきにくい業務のひとつです。本来は必要のない費用が紛れていても、経理担当者が領収書を見ただけでは気付けないでしょう。全ての領収書を確認することも現実的ではなく、申請者の良心を信じる判断をしている企業も少なくありません。また、帳簿類を他部署の人が確認する機会も少なく、経理担当者自身が帳簿の改ざんや横領をおこなっても、すぐには気づかないでしょう。
「実際に不正行為がおこなわれているかどうか」も重要ですが、そもそも「不正行為がおこなえない状態を作り出す」ことが企業にとって大切です。

2-5. 法改正への対応

政府は、国をあげて企業のDX導入を推進しています。経理業務においても電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入など、過渡期を迎えていると言えるでしょう。
経費精算業務では、PDFなどの電子データで受領した領収書は電子データでの保存が義務付けられるなど、業務フローの見直しを迫られている企業も少なくありません。

関連記事:経費精算とは?今さら聞けない経費精算のやり方と注意点を大公開!

3. 経費精算業務をDX化するメリット

パソコンを打ち込む人と見てる人

経費精算業務のDX化は生産性の向上や不正の防止、法改正への対応など、多くのメリットがあります。本章では、DX化を進めた場合の主なメリットについて解説します。

3-1. 業務効率が向上する

経費精算では、週や月ごとによって繰り返し似たような定型業務をおこなうことが一般的です。繰り返しの単純作業になる点に加えて、期限を厳守したり、ミスのない正確性だったりが求められます。
繰り返しの定型業務は、人の手でおこなうよりもデジタル化して自動化する方が適しています。自動化することで、人的ミスを最小限に抑えるだけでなく、業務時間を短縮して別業務に人員を割けるようになるでしょう。

3-2. ペーパーレス化を進められる

経費精算のDX化には、ペーパーレス化も含まれます。
ペーパーレス化は、書類の紛失防止や作成フローの簡略化だけでなく、テレワークなどの多様な働き方の実現にもつながるでしょう。交通費精算においても、自動で最適な経路を算出してくれるシステムを活用すれば、申請者の不正を防止できます。編集や削除の履歴確認やタイムスタンプの付与がおこなえるシステムを利用すれば、法改正にも対応できるでしょう。

3-3. DXの推進で期待できるコスト削減

DXが進められれば、繰り返しの定型業務となる経費精算を自動化することで、そこに割く人的リソースを節約できます。加えて、ペーパーレス化が実現できれば、書類の作成にかかるコストも削減可能です。
また、ペーパーレス化が進めば書類を保管しておくスペースも不要となります。これらが積み重なることで、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

3-4. 属人化の解消につながる

バックオフィスにおける大きな問題点として属人化が挙げられます。経費精算をおこなえるスタッフが限られてしまい、当人以外では業務に関する詳細がわからなくなってしまうのは、やがて深刻化しかねない問題です。
DXを進めることで、経費精算の効率は改善されるだけでなく、社内全体で簡単に共有ができるようになります。業務フローなどのマニュアルを作っておけば、業務の引継ぎも容易におこなえるでしょう。

3-5. SDGsの活動との接点

経費精算のDX推進は、昨今重要性が高くなってきているSDGsの活動にも繋がってきます。経費精算のDXによってペーパーレスが進めば、紙や印刷用のインク、電気の使用といったものを削減できるでしょう。環境への影響を考えた取り組みは、外部に向けたアピールにも繋がります。

4. 経費精算DXに取り組む際のポイント

障害を3人で進む

経費精算のDX推進には、いくつかの課題があります。経費精算という業務には、社内の多くのスタッフが関与してくるため、影響範囲が広いです。また、経費精算のなかで取引の証明となる領収書やレシートは、原則7年間保管しておかなければいけません。
経費精算のDX化を進めるためには、経理担当者と従業員双方が利用しやすく、現行法に違反しない運用方法に切り替えていく必要があります。業務フローの見直しから運用開始・定着までには多くの労力を要するでしょう。

これらを踏まえたうえで、自社に最適なDXの導入方法を考えていくことが大切です。

4-1. 現状の課題を把握する

経費精算のDX化を進めるうえで最初におこなうべきは、業務の見える化です。。まずは、個々で抱えている業務を整理したうえで、業務フローの共有をおこないます。これにより、今の経費精算にどれだけの人材や工数がかかっているのかが明確になります。

4-2. 課題の発生原因を特定する

現状の課題を把握したあとは、課題の発生原因を特定しましょう。原因を特定することでDX導入の失敗を減らすことができます。
例えば、「業務に時間がかかる」という課題があったとき、時間がかかる理由が「従業員の申請ミスが多い」ことだったのに、経理担当者の精算業務の負担を減らしても、思うような効果は得られません。むしろ申請手順が変わって従業員の申請ミスが更に増えてしまうことも考えられます。
課題の発生原因を特定することで、適切な対応方法を選択できるでしょう。

課題の原因が見つからない場合は、業務フローを書き出してみましょう。そもそもフローの書き出しがおこなえない場合は下記の記事を参考にしてみてください。

関連記事:経費精算ワークフローとは?導入するメリット・デメリットを解説

4-3. DXの目的と目標(ゴール)を定める

現状の課題と発生原因を特定したうえで、どの部分までがシステム化できるかを検討しましょう。シミュレーションを進めていけば、システム化によって改善される点や削減できるコストについても見えてくるはずです。
また、業務を全てシステム化すればよいとも限りません。過度にDX化を進めてしまえば、高性能がゆえに扱いきれず、却って業務効率を下げてしまうこともあります。

4-4. 解決方法を設定する

現状の課題と導入の目的、目標を設定したら、達成に向けて必要なことを明らかにしましょう。

4-4-1. 期間や必要な費用を明確にする

業務と同じように、DXの導入にも期限や予算を決める必要があります。もし期限の縛りがなければ、永遠に導入検討を繰り返していつまで経ってもDX化が進まない可能性があるでしょう。また、予算は導入の選択肢を狭めるための重要な要件です。世の中には経費精算業務をDX化できる方法やシステムが多く存在します。予算内で方法を検討することで、無駄な時間を省くことができます。

4-4-2. 要件を設定する

現状の課題を解決するために必要な要件をまとめましょう。先述のとおり、DX化する方法は無数に存在します。無作為に方法を検討すると、どれも魅力的に感じてしまい、話が進まなくなるかもしれません。「金額が自動で入力される」「承認者に通知が飛ぶ」など、具体的にDX化で実現したいことをあげます。

4-5. DX化に向けて仲間を増やす

DX化に限らず、新たな取り組みを進めることは反発される可能性が高いです。途中で計画が頓挫しないためにも、「なぜ、DX化を進める必要があるのか」をまとめたうえで、理解を示してくれる人を増やし、巻き込んでいきましょう。

経費精算業務を電子化する方法は下記の記事でも解説しています。より詳しく知りたい方はぜひお読みください。

関連記事:経費精算で領収書を電子化する方法は?法律や疑問点をくわしく解説

関連記事:今から始める、経費精算のペーパーレス化!やり方と導入方法を徹底解説

関連記事:中小企業向け経費精算システムとは?選び方や課題別おすすめ機能を紹介

5. 経費精算のDX化で社内課題を解決しよう

笑顔で立ってる女性

 

経費精算業務のDX化は、生産性の向上や多様な働き方の実現など、多くのメリットが存在します。DXレポートで取り上げられた『2025年の崖』を現実のものとしないためにも、今から検討を進めることが重要です。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

 

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか?
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

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経費精算の課題解決

FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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