経費精算システムとICカードの連携で可能になることとは?

経費精算システムとICカードを連携させれば、毎日の経費精算作業を大幅に短縮できます。ICカード連携機能は、多くの経費精算システムに導入されている機能ですが、100%すべてのシステムに搭載されているわけではありません。また、システムによって、読み取ったICカードの処理方法も異なります。

今回の記事では、経費精算システムとICカードの連携によってできるようになることや、ICカード連携機能の導入手順をご紹介します。

1. 経費精算システムとICカードの連携で可能になる3つのこと

まずは、経費精算システムとICカードの連携で可能になることを、具体的に押さえていきましょう。

1-1. ICカードリーダーを使って支払い履歴を取り込める

経費精算システムとICカードを連携させる最大のメリットは、ICカードリーダーで支払い履歴を取り込める点です。いわゆる交通系のICカードは、ICカードリーダーという装置を使って残金や利用履歴を読み取れます。

これまでの経費精算では紙の書類などに「利用金額」「移動に使った駅の名前」「利用日」などを記入してもらっていたところ、ICカードをカードリーダーに読み込ませてもらうだけで終わらせられるのです。

ICカードリーダー自体は決して特別な装置ではなく、家電量販店やネットショップなどを使えば、安いものなら1台あたり2,000円前後で購入可能です。

商品によっては、ICカードを機械に挿入することなく、タッチするだけで履歴を読み込めるタイプもあります。各部署や各社員にICカードリーダーを配布してしまえば、日々の経費申請を大幅に短縮できるでしょう。

1-2. 手書き申請と違って入力ミスをする心配がない

ICカードを使った経費精算手続きを選ぶメリットは、入力ミスが減ることです。一般的な交通費の経費申請では、事前に経路を申請しておいて仮払金を従業員へ渡したり、実費で立て替えてもらった経費申請を受けて精算をしたりします。

紙の書類ベースで交通費を申請するプロセスは、指定の交通費精算書に、

・交通費を使用した日時
・使用金額
・経路
・訪問先や訪問理由
・利用した交通期間の種別

などを記載したうえで、経理担当者に提出し、内容に問題がなかった場合は精算を実行するという流れが一般的です。

しかし。交通費を毎日申請してもらうと、申請も承認も非常に大変になってしまいます。そのため、1ヶ月単位で交通費の申請をしてもらっている企業も少なくありません。

当然のことながら、手書きの経費申請を利用していると、記入ミスや領収書の添付忘れといったケアレスミスが起こります。社員数が多い企業だと、一人ひとりの申請をチェックするだけで大仕事です。

しかし、支払いに使ったICカードの履歴を読み取る方式に変更してしまえば、記入ミスが起きることはありません。また、経費の申請に合わせて領収書を添付してもらうことで、申請額と実際に使われた額の差額も簡単にチェックできます。

社員側にとっては交通費の申請作業が楽になり、経理側からすれば承認作業が楽になるのがメリットです。

1-3. 経費精算システムに対する不正がおこりにくい

ICカード利用履歴は、手書きの経費申請と違ってごまかすことができません。システムに直接ICカードの履歴を取り込んでしまえば、仮にデータを書き換えても変更履歴が残ります。

経費の水増し請求や、データの書き換えといった方法による不正を防げる点は、経理にとって大きなメリットといってよいでしょう。

2. 経費精算システムとICカードを連携させる方法

経費精算システムとICカードを連携させる方法をご紹介します。

2-1. ICカード利用に対応している経費精算システムを導入する

ICカードを使った経費精算に興味がある場合は、ICカードに対応している経費精算システムを導入しましょう。ただし、システムによって「どういう方法でICカードを処理しているのか」が違います。

できるだけ、利便性の高い外部サービスなどと連携しているものを選ぶとよいでしょう。

2-2. ICカードリーダーを設置する

ICカード対応済みの経費精算システムを導入したら、ICカードリーダーを購入して設置します。場合によっては、スマホの機能でICカードを読み取ることも可能です。

オフィスの入り口などにICカードリーダーを置いておけば、帰社したときにICカードをかざすだけで経費申請ができるため便利です。

3. 経費精算システムとICカードを連携させて工数削減を

経費精算システムとICカードを連携させることで、日々の経費申請や承認作業を短縮したり、経費の水増しを始めとした不正を防いだりできます。

ただし、経費精算を効率よく進めるためには、ICカードの読み取りに対応している経費精算システムの導入が必要不可欠です。経費精算システムにも、UIや使い勝手の違いがあるため、興味を持ったら資料請求をして、自社内に受け入れられやすい経費精算システムを選びましょう。

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