経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

経費精算の不正防止のための施策をご紹介いたします。企業の従業員数が増えて管理が難しい場合、不正をする隙が生じることもあります。

また、厳密な経費申請手続きが面倒だったりすると、経費の管理がずさんになり、不正の温床となりかねません。今回は、経費精算の不正防止に役立つ4つの施策をご紹介いたします。

1. 企業内で横行しがちな経費精算の不正の種類

深夜にパソコンで作業をしている男性

企業の経理担当者を悩ませる問題の一つが、経費精算の不正です。下記に挙げるのが経費精算におけるおもな不正の内容です。

『詳細の不明瞭な経費の水増し』『存在しない経費精算を求める領収書の発行』『領収書の請求額を書き換える』といった経費精算の不正が企業内で発生することが見受けられます。なぜこうした不正が発生してしまうのでしょうか。

1-1. 詳細の不明瞭な経費の水増し

経費を申請する際に、実際にかかった金額よりも多い金額を請求し、差額を懐に入れるという不正行為があります。

・新幹線移動にかかる交通費を請求しておいて、実際には特急や夜行バスで移動している
・領収書を添付しない交際費の水増し

正式な領収書を100%確保できるとは限らない交通費や、相手との関係や利用場所によっては領収書を取れない場合もある交際費の申請で行われがちです。

企業にとって、経費の水増し請求は、多くの社員が稼いだ利益の不正利用に当たります。防止策を講じなければなりません。

1-2. 架空の経費精算を求める領収書の発行

架空の取引や経費を作り、存在しない領収書を発行して経費精算を求めるという手法です。

そのような不正をおこなえばすぐにわかってしまうと考えるかもしれませんが、意外にもこの手の不正は横行しています。また、大企業では、日々膨大な量の経費精算が必要です。

すべての申請を手作業で細かくチェックする時間がないため、巧妙な不正であれば、経理担当者は見逃してしまう可能性があります。

また、経理を管理すべき立場の従業員が、立場を利用して不正を主導しているケースもあります。管理職や経営者がチェックを怠っていると、数年単位の横領で被害額がときには億にも達する場合もあります。

1-3. 領収書の請求額の書き換え

正しい領収書の請求金額を書き換えて、懐にお金を入れるという不正の方法もあります。

架空経費の請求や、経費の水増しに近いと感じますが、それらの不正と異なるのが、領収書が正式であることです。不正がわかりにくいことから対処も難しいとされています。

ただし、経理や税務が厳しい近年では、「金額を記載していない領収書」を基本的には発行できません。ところが、領収書の請求額を書き換えるような不正では、取引先企業の担当者と共謀して行われる場合が多くあります。

場合によっては、ニュースに取り上げられるような問題へ発展する可能性もあるでしょう。

小さな不正を見逃すと、「不正をしても見つからないだろう」という感覚が蔓延し、企業が不正の温床となり、被害額も増えて重大なトラブルに発展しかねません。企業の経理担当者は、不正が小さいうちに防止する対策をしましょう。

2. 経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

資料から数値分析をしている様子

経費精算の不正防止を検討している場合、下記の4つの施策をおすすめします。詳しく見ていきましょう。

2-1. 経費精算システムの導入

経費精算の不正防止をするうえで、もっとも大きな効果があるのが経費精算のシステム化です。経費精算システムを導入すると、下記に挙げる手作業を自動化することができます。

・経費の数値入力
・申請された経費のチェック

手作業の工程が減ると、数字のごまかしが効かなくなります。何より経費申請手続きそのものが楽になるため、正規手続きの面倒さから小さな不正をしてしまうといったリスクにも対処できます。

2-2. 交通費の自動計算サービスの利用

出発駅と目的地の駅を入力すると、自動的に料金を算出してくれるサービスを利用すれば、「申請した経路の領収書があるかどうか」を見るだけで簡単に不正を発見できます。

わざと高い金額で経費を提出するといった方法が取れなくなるため、不正防止に一役買ってくれるでしょう。

2-3. クレジットカード・ICカードなどの履歴読み込み

経費精算の不正防止という観点から見ると、クレジットカードや交通系ICカード等の履歴読み込みの機能も利用できます。実際に使った金額を取り込むため、架空の取引や経費の申請ができなくなります。

2-4. レシート・領収書の添付義務化

架空の経費申請を防ぐコツのひとつが、レシートや領収書の添付義務化です。実際に使った金額とレシート・領収書の額が合っているかどうかを見れば、不正の発見も比較的簡単にできるようになります。

3. 不正防止に経費精算システムをおすすめする理由

タブレットでクラウドシステムを利用している様子

今回ご紹介した経費精算の不正防止策は、基本的に経費精算システムにすべて入っている機能です。つまり、経費精算システムを導入すれば、ある程度不正を予防・摘発できるようになります。

3-1. 非現金決済は請求金額の不正がしにくい

経費精算システムは、非現金決済の取り込みが可能です。クレジットカードやICカード等の非現金決済は、請求金額をごまかすことができません。

もちろん、請求先と結託していてそもそもの請求額が変わっているケースなら不正も可能ですが、日常的な交通費の水増し等はできなくなります。

3-2. 申請内容を自動チェックで不正を見逃さない

経費精算システムのよいところは、申請された内容のチェック機能が搭載されていることです。過去申請されたデータから差異を発見し、「この申請内容に問題はないのか」と問いかけてくれる機能があるため、問題のありそうな申請だけを優先的にチェックできます。

3-3. 領収書・レシートを手軽に添付できる

経費精算システムのメリットとして、非常に大きいのが領収書・レシートを添付する手続きの簡単さです。スマホに対応しているシステムなら、経費を使ったその場で領収書やレシートを撮影し、経費申請することができます。経費の利用と申請のタイムラグがなくなれば、数字の記入ミス等も減らせるでしょう。

また、記入された金額と領収書・レシートを見比べられるため、ある程度までなら不正を防止できます。

4. 経費精算システムを導入して不正防止を進めよう

右肩上がりに成長しているグラフ

企業にとって、経費精算の不正は、手間をかけてでも減らしていくべき課題です。ただし、経費申請の作業が複雑だったり、手作業が多くごまかしやすい環境だったりすると、いつまで経っても不正を防止できません。

経費精算の不正防止を本気で考えるなら、多くの作業をシステム化し、人の手で簡単に書き換えられないようにする経費精算システムの導入がおすすめです。

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