交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン | jinjerBlog

交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

企業内では常に経費精算がおこなわれています。出張や移動は企業活動につきものであり、経費精算の大部分を交通費精算が占めています。

そのため、交通費精算をいかに簡単におこなうかが、経理担当者の負担を大幅に軽減することに繋がっていくのです。交通費精算を簡単にするおすすめの方法について解説します。

キャプチャでわかる!ICカードを利用した交通費精算

ICカードやキャッシュレス決済などの新しい精算方法の一般化によって、これまで現金で精算していた交通費精算をはじめとした企業の精算業務が効率化できるようになりました。

一方で、「今まで経費精算は現金で精算してきたし、管理方法を変えることに少し抵抗が・・・」と不安な方も少なくないでしょう。

そのような方のために、今回「実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算」の資料をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・交通費精算の現状
・交通費精算の課題
・経費精算システムとICカードを用いた課題の解決策

現金管理の課題を不安なく解決できるように、ぜひ実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算をご参考にください。


transportation

1. 交通費精算とは

蛍光ペンでチェックボックスを埋めている様子

交通費とは、「仕事のための出張や営業などのために公共交通機関やタクシーなどを利用した実費」のことです。

企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。

これらの交通費を申請し、経理担当者が申請内容を確認し、適正かどうかを調べることを交通費精算といいます。

2. 交通費精算の流れ

日常的におこなわれる交通費精算ですが、その中には面倒な作業がいくつも潜んでいます。

ここでは、交通費精算の流れとその中に潜む手間のかかる作業を解説いたします。

2-1. 交通費精算書を作成する

まずは、交通費を支払った従業員が交通費精算書を作成します。この精算書には、交通機関を利用した日付・訪問先、訪問の目的・経路・運賃などを明確に記載する必要があります。

2-2. 上司に承認依頼をする

作成した交通費精算書に領収書を添付して、直属の上司に提出します。上司はその書類に目を通し、内容に問題がなければ承認印を押します。その後、交通費精算書は経理担当者に渡ります。

2-3. 経理担当者が書類の精査をする

承認者の承認を終えた後、経理担当者は書類を精査するのですが、ミスが許されない慎重な作業のため負担が非常に大きくなります。

まず、経理担当者は日付や経路などの記入漏れや間違いがないかをチェックします。

このとき、最短ルートを通っているか、定期区間の運賃を控除して申請しているか、不正な申請をしていないかなどを細かく調べなければなりません。

また、領収書の金額と清算書の金額が合っているかを確認し、合計金額が合っているか試算し、仮払金の有無を調査し、ダブルチェックをおこなう必要もあります。

このような膨大な量の作業をおこない、問題がなければ清算となります。

もし少しでも問題があれば、申請した従業員に訂正を要請しなければなりません。期日ギリギリに交通費精算書を提出する従業員も多いので、経理担当者の負担は大きくなってしまうのです。

関連記事:交通費精算におけるチェックポイントをわかりやすく解説

3. 交通費精算で起こりがちな課題とは

悩んでいる男性の写真

ここでは、交通費精算が申請者・承認者・経理担当者の負担になってしまう原因を解説します。

3-1. 精算書の記載項目に関するミスが多い

まずは、不正確な精算書が多いということです。営業担当者は自分の業務を終えてから会社に戻り、交通費精算書を作成します。

当然時間がない場合には精算書の作成・提出は後回しになってしまうでしょう。

すると、期日ギリギリに一気に精算書を提出することになります。急いで作成した精算書はミスが出やすく、経理担当者はミスの多い精算書を慎重に確認しなければなりません。

また、ミスがあれば申請者に差し戻さなければならず、申請者への連絡作業や精算書の再確認など、余計な作業が発生します。

3-2. 交通費精算に関する社内規定が曖昧

さらに、社内で経費精算のルールが明確化されていないという問題を抱える企業もあります。

いつまでに経費精算をしなければならない、もし期日に間に合わなかったらペナルティがあるといったルールがない企業も少なくないのではないでしょうか。

ルールなどがあったとしても、周知されていない企業では交通費精算が遅れがちになり、経理担当者の負担が増えます。

また、経費精算を承認する上司の怠慢によって、精算書が溜まってしまい、一気に経理担当者に渡されることも珍しくありません。

3-3. 小口現金の管理が大変

さらに小口現金の管理も経理担当者の負担になります。もし1円でもミスがあれば、原因がわかるまで退社できません。小口現金の管理はストレスを感じる業務の一つとしてよく挙げられます。

もちろん、経理担当者がどれほど努力しても、不正な交通費精算の申請をすべて防ぐことはできません。

利用する交通手段や区間などで不正を働いても精算されてしまうという問題点もあります。

交通費精算は申請する従業員、上司、経理担当者すべてにとって負担となることがあるのです。

関連記事:交通費精算に対する課題と具体的な解決策を解説

4. 交通費精算を簡単に効率化する方法

クラウドシステムを通してさまざまなデバイスと連携している様子

経理担当者にとって面倒な作業が多い交通費精算ですが、近年ではICカードやスマートフォンなどを使用した交通費精算が注目されております。

ここでは、ICカードやスマートフォンを利用した交通費精算で、申請者・承認者・経理担当者の負担をどのように軽減することができるか解説いたします。

4-1. ICカードを利用した交通費精算

ICカードを所持している従業員が多い企業であれば、ICカードを利用した交通費精算がおすすめです。ICカードを利用した交通費精算のメリットは以下の3つになります。

①不正の防止

交通費精算を簡単にする一つの方法は「ICカードの利用」です。ICカードを使えばどの区間を利用していくら費用がかかったかを自動的に記録できます。

精算書に記入する形であれば、費用を水増しなどの不正も可能でしたが、ICカードの利用で、より正確な経費の算出が可能になります。

②申請はICカードを読み取るだけ

会社のタブレット端末などに従業員のICカードの情報を記録しておけば、従業員がICカードでタッチするだけで経費精算に必要な情報を提出することができます。

交通費精算が必要な日付・出発地や到着地・経路・金額などをデータ化して記録します。

もちろん、すべての経費が業務に関係したものではありませんが、交通費精算が必要な経費だけ、後で取捨選択できるので大変便利です。

タクシーや飛行機を利用した出張などはICカードで管理できませんが、ICカードを利用した経費以外を記入すればよいので、交通費精算が圧倒的に簡単になります。

③最短ルートの確認や定期区間の運賃の確認も簡単

経理担当者にとってもICカードは大変便利です。最短ルートを通っているか、定期区間の運賃なども一目でわかります。

ICカードの利用履歴を使って申請する際は区間や金額を修正できないため、経理担当者の確認作業や再計算の手間を省くことができます。

申請者も、情報がデータ化されているので入力の際の手間や間違えるリスクを低減できるでしょう。

関連記事:交通費精算はICカードの活用で驚くほど変わる!方法を徹底解説

4-2.スマートフォンを利用した交通費精算

従業員のほとんどがスマートフォンを所持しており、交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務を効率化したい企業は、経費精算システムでスマートフォンを利用した申請・承認をおすすめします。

①交通費精算のために帰社する必要はなし

クラウド型の経費精算システムの中には、スマートフォンから交通費を申請できるものもあります。

スマートフォンでの申請・承認が可能になることで、申請のためにわざわざ会社に戻る必要はなくなります。

また、承認者の出張や外出が多く、交通費申請が滞ってしまうこともなくなるでしょう。

スマートフォンから気軽に交通費精算ができる環境を整えることによって、よりスムーズな交通費精算を実現することができるでしょう。

②精算書の細かいチェックが不要

経費精算システムは申請の際の必須項目を設定できるため、書類の不備を最小限にすることができます。

また、定期区間金額の自動控除や交通費の自動計算機能がついているため、ミスのない正確な交通費精算を実現することができます。

スマートフォンから簡単に、正確な精算書を作成する環境を整えることによって、経理担当者の確認作業や差し戻しの工数を大幅に削減することができます。

③交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務に対応

経費精算システムを使用すれば、スマートフォンから交通費・旅費・出張費・交際費などの精算業務をおこなうことができます。

交通費精算以外もまとめて効率化することができるため、交通費精算だけでなく他の精算業務にも手間に感じている作業がある経理担当者は、経費精算システムを利用する方法も検討してみることをおすすめします。

関連記事:経費精算システムとICカードの連携で可能になることとは?

5. 経費精算システムの導入で交通費精算業務の削減を

システムを通してデータ管理をしている従業員

経費精算システムは導入時に費用はかかりますが、結果的にはシステムの導入によって、交通費精算のための時間や労力を大幅に削減することができるでしょう。

交通費精算で多くの課題を抱えている企業は、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

交通費精算の課題はシステムで解決!
交通費精算は普段からおこなうことが多い精算です。約85%の人が、月に一度以上交通費精算をおこなっているといわれています。

しかし、管理職による承認が規則違反チェックとして機能していないことや、不正チェックに十分な時間を割けていないことが問題視されています。

「うちは営業職が多くて毎月膨大な量の交通費精算がくるから、どうしても不正やミスの確認がおろそかになってしまう・・・」とお悩みの方は「実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。

資料では

・交通費精算の現状と課題
・よくある精算フローの中に潜む課題
・経費精算システムを活用した課題解決方法

など、交通費精算の課題解決に関する内容を総まとめで解説しています。

「交通費精算を効率化して不正やミスが起こらない環境を作りたい」という経理担当者様は「実際に見てみよう!ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。

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