企業内では常に経費精算がおこなわれています。出張や移動は企業活動につきものであり、経費精算の大部分を交通費精算が占めています。

そのため、交通費精算をいかに簡単におこなうかが、経理担当者の負担を大幅に軽減することに繋がっていくのです。交通費精算を簡単にするおすすめの方法について解説します。

1. 交通費精算とは

交通費とは、「仕事のための出張や営業などのために公共交通機関やタクシーなどを利用した実費」のことです。

企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。

これらの交通費を申請し、経理担当者が申請内容を確認し、適正かどうかを調べることを交通費精算といいます。

2. 交通費精算の流れ

日常的におこなわれる交通費精算ですが、その中には面倒な作業がいくつも潜んでいます。

ここでは、交通費精算の流れとその中に潜む手間のかかる作業を解説いたします。

2-1. 交通費精算書を作成する

まずは、交通費を支払った従業員が交通費精算書を作成します。この精算書には、交通機関を利用した日付・訪問先、訪問の目的・経路・運賃などを明確に記載する必要があります。

2-2. 上司に承認依頼をする

作成した交通費精算書に領収書を添付して、直属の上司に提出します。上司はその書類に目を通し、内容に問題がなければ承認印を押します。その後、交通費精算書は経理担当者に渡ります。

2-3. 経理担当者が書類の精査をする

承認者の承認を終えた後、経理担当者は書類を精査するのですが、ミスが許されない慎重な作業のため負担が非常に大きくなります。

まず、経理担当者は日付や経路などの記入漏れや間違いがないかをチェックします。

このとき、最短ルートを通っているか、定期区間の運賃を控除して申請しているか、不正な申請をしていないかなどを細かく調べなければなりません。

また、領収書の金額と清算書の金額が合っているかを確認し、合計金額が合っているか試算し、仮払金の有無を調査し、ダブルチェックをおこなう必要もあります。

このような膨大な量の作業をおこない、問題がなければ清算となります。

もし少しでも問題があれば、申請した従業員に訂正を要請しなければなりません。期日ギリギリに交通費精算書を提出する従業員も多いので、経理担当者の負担は大きくなってしまうのです。

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3. 交通費精算業務をめんどくさいと感じる理由と対策

交通費精算業務をめんどくさいと感じる理由はいくつか存在します。

ここでは、交通費精算が申請者・承認者・経理担当者にとって負担となる原因は以下のとおりです。

• 精算書の記載項目に関するミスが多い
• 交通費精算に関する社内規程が曖昧
• 小口現金の管理が大変

それぞれ詳しく解説します。

3-1. 精算書の記載項目に関するミスが多い

まずは、不正確な精算書が多いということです。営業担当者は自分の業務を終えてから会社に戻り、交通費精算書を作成します。

当然時間がない場合には精算書の作成・提出は後回しになってしまうでしょう。

すると、期日ギリギリに一気に精算書を提出することになります。急いで作成した精算書はミスが出やすく、経理担当者はミスの多い精算書を慎重に確認しなければなりません。

また、ミスがあれば申請者に差し戻さなければならず、申請者への連絡作業や精算書の再確認など、余計な作業が発生します。

3-2. 交通費精算に関する社内規程が曖昧

さらに、社内で経費精算のルールが明確化されていないという問題を抱える企業もあります。

いつまでに経費精算をしなければならない、もし期日に間に合わなかったらペナルティがあるといったルールがない企業も少なくないのではないでしょうか。

ルールなどがあったとしても、周知されていない企業では交通費精算が遅れがちになり、経理担当者の負担が増えます。

また、経費精算を承認する上司の怠慢によって、精算書が溜まってしまい、一気に経理担当者に渡されることも珍しくありません。

3-3. 小口現金の管理が大変

さらに小口現金の管理も経理担当者の負担になります。もし1円でもミスがあれば、原因がわかるまで退社できません。小口現金の管理はストレスを感じる業務の一つとしてよく挙げられます。

もちろん、経理担当者がどれほど努力しても、不正な交通費精算の申請をすべて防ぐことはできません。

利用する交通手段や区間などで不正を働いても精算されてしまうという問題点もあります。

交通費精算は申請する従業員、上司、経理担当者すべてにとって負担となることがあるのです。

このように交通費精算は他の経費精算と比べて課題が生まれやすい項目のひとつです。申請者、承認者、経理担当者と社内でも関わる範囲が大きいため、ミスや不正も起きやすい状況にあります。当サイトでは「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」という資料を配布しており、旅費交通費に関する起きやすい不正などの課題とそれに応じた解決方法はもちろん、交通費の業務を効率化する情報もあわせて紹介しておりますので、経理担当者の方には大変参考になる情報となっております。資料は無料ですので、ぜひこちらからダウンロードしてご活用ください。

関連記事：交通費精算に対する課題と具体的な解決策を解説

3-4. 「ミスが発生しやすいポイント」を押さえて対策しよう

上述のように、ミスが発生しやすいポイントは「人の手」を介するところに存在します。

「お金の精算で間違いがあってはならない」という点は理解していても、日々の業務に追われている中でどうしてもミスは発生してしまうでしょう。

ミスを減らすためにも、入力項目の削減や経理規程の定めとルール周知など、申請・承認者と経理担当者双方の業務を効率化する手立てが必要です。

詳しくは次章で解説します。

4. 交通費精算を簡単に効率化する方法

経理担当者にとって面倒な作業が多い交通費精算ですが、近年ではICカードやスマートフォンなどを使用した交通費精算が注目されております。

ここでは、ICカードやスマートフォンを利用した交通費精算で、申請者・承認者・経理担当者の負担をどのように軽減することができるか解説いたします。

4-1. 申請者の入力項目を減らすだけで、ミスを大幅に削減できる

交通費精算で多く発生するミスとして、金額や日付などの書き間違いがあります。

一度におこなう交通費精算において、利用する路線が1つとは限りません。遠距離出張の場合は、駅までのバスやタクシー代、特急料金など多くの費用をまとめて精算することになるでしょう。このとき、電卓で計算している場合、利用金額の足し忘れや電卓キーの押し間違いにより誤った合計金額を記載してしまう可能性があります。また、泊まりがけの出張の場合、利用日を間違えて計算してしまうこともあるでしょう。

手書きで多くの項目を記載することは、それだけミスが発生しやすくなります。また、承認者も、金額の再計算などはせず、「稟議承認済みの費用申請かどうか」や「必要項目が埋まっているかどうか」しか確認しない可能性もあります。

そのため、誤りに気づかないまま経理担当者の手元に届くのです。

これらの問題は法人のICカードや経費精算システムの領収書自動読み取り機能（OCR機能）の活用で解決できます。

活用方法を解説するので、ご確認ください。

4-2. ICカードを利用した交通費精算

ICカードを所持している従業員が多い企業であれば、ICカードを利用した交通費精算がおすすめです。ICカードを利用した交通費精算のメリットは以下の3つになります。

① 不正の防止

交通費精算を簡単にする一つの方法は「ICカードの利用」です。ICカードを使えばどの区間を利用していくら費用がかかったかを自動的に記録できます。

精算書に記入する形であれば、費用を水増しなどの不正も可能でしたが、ICカードの利用で、より正確な経費の算出が可能になります。

② 申請はICカードを読み取るだけ

会社のタブレット端末などに従業員のICカードの情報を記録しておけば、従業員がICカードでタッチするだけで経費精算に必要な情報を提出することができます。

交通費精算が必要な日付・出発地や到着地・経路・金額などをデータ化して記録します。

もちろん、すべての経費が業務に関係したものではありませんが、交通費精算が必要な経費だけ、後で取捨選択できるので大変便利です。

タクシーや飛行機を利用した出張などはICカードで管理できませんが、ICカードを利用した経費以外を記入すればよいので、交通費精算が圧倒的に簡単になります。

③ 最短ルートの確認や定期区間の運賃の確認も簡単

経理担当者にとってもICカードは大変便利です。最短ルートを通っているか、定期区間の運賃なども一目でわかります。

ICカードの利用履歴を使って申請する際は区間や金額を修正できないため、経理担当者の確認作業や再計算の手間を省くことができます。

申請者も、情報がデータ化されているので入力の際の手間や間違えるリスクを低減できるでしょう。

関連記事：交通費精算はICカードの活用で驚くほど変わる！方法を徹底解説

4-3. スマートフォン（経費精算システム）を利用した交通費精算

従業員のほとんどがスマートフォンを所持しており、交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務を効率化したい企業は、経費精算システムでスマートフォンを利用した申請・承認をおすすめします。

① 交通費精算のために帰社する必要はなし

クラウド型の経費精算システムの中には、スマートフォンから交通費を申請できるものもあります。

スマートフォンでの申請・承認が可能になることで、申請のためにわざわざ会社に戻る必要はなくなります。

また、承認者の出張や外出が多く、交通費申請が滞ってしまうこともなくなるでしょう。

スマートフォンから気軽に交通費精算ができる環境を整えることによって、よりスムーズな交通費精算を実現することができるでしょう。

② 精算書の細かいチェックが不要

経費精算システムは申請の際の必須項目を設定できるため、書類の不備を最小限にすることができます。

また、定期区間金額の自動控除や交通費の自動計算機能がついているため、ミスのない正確な交通費精算を実現することができます。

スマートフォンから簡単に、正確な精算書を作成する環境を整えることによって、経理担当者の確認作業や差し戻しの工数を大幅に削減することができます。

③ 交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務に対応

経費精算システムを使用すれば、スマートフォンから交通費・旅費・出張費・交際費などの精算業務をおこなうことができます。

交通費精算以外もまとめて効率化することができるため、交通費精算だけでなく他の精算業務にも手間に感じている作業がある経理担当者は、経費精算システムを利用する方法も検討してみることをおすすめします。

関連記事：経費精算システムとICカードの連携で可能になることとは？

5. 経費精算システムの導入で交通費精算業務の削減を

経費精算システムは導入時に費用はかかりますが、結果的にはシステムの導入によって、交通費精算のための時間や労力を大幅に削減することができるでしょう。

交通費精算で多くの課題を抱えている企業は、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。