交通費精算を簡単にするためには?おすすめの方法2つをご紹介

企業内では常に経費精算がおこなわれています。出張や移動は企業活動についきものであり、経費精算のかなりの部分を交通費が占めています。

そのため交通費精算をいかに簡単におこなうかが、経理担当者の負担を大幅に軽減することに繋がっていくのです。交通費精算を簡単にするおすすめの方法について解説します。

1. 交通費精算の流れを確認

蛍光ペンでチェックボックスを埋めている様子

そもそも交通費とは、仕事のための出張や営業などのために公共交通機関やタクシーなどを利用した実費のことです。企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。どちらの場合であっても交通費精算の流れは大体同じです。

まず交通費を支払った従業員が交通費精算書を作成します。この精算書には交通機関を利用した日付・訪問先、訪問の目的・経路・運賃などを明確に記載する必要があります。

これに領収書を添付して直属の上司に提出します。上司はその書類に目を通し、内容に問題がなければ承認印を押します。その後、交通費精算書は経理担当者に渡ります。

ここで経理担当者は書類を精査するのですが、少しのミスも許されないため負担が非常に大きくなります。まず経理担当者は日付や経路などの記入漏れがないか、間違いがないかをチェックします。

このとき最短ルートを通っているか、定期区間の運賃を控除して申請しているか、不正な申請をしていないかなどを細かく調べなければなりません。

また領収書の金額と清算書の金額が合っているかを確認し、合計金額が合っているか試算し、仮払金の有無を調査し、ダブルチェックをおこなう必要もあります。このような膨大な量の作業をおこなって問題がなければ清算となります。

もし少しでも問題があれば、申請した従業員に訂正を要請しなければなりません。期日ギリギリに交通費精算書を提出する従業員も多いので、経理担当者の負担は大きくなってしまうのです。

2. 交通費精算で起こりがちな問題とは

悩んでいる男性の写真

通費精算が従業員に負担になってしまう原因を解説します。

2-1. 精算書の記載項目に関するミスが多い

まずは不正確な精算書が多いということです。営業担当者は自分の業務を終えてから会社に戻ってきて交通費精算書を作成します。当然時間がない場合には精算書の作成・提出は後回しになってしまうでしょう。

すると期日ギリギリに一気に精算書を提出することになります。急いで作成した精算書はミスが出やすく、結局経理担当者が差し戻さなければならなくなります。

2-2. 交通費精算に関する社内規定が曖昧

さらに社内で経費精算のルールが明確化されていないという問題を抱える企業もあります。いつまでに経費精算をしなければならない、もし期日に間に合わなかったペナルティがあるといったルールがない、もしくは周知されていない企業では交通費精算が遅れがちになり、経理担当者の負担が増えます。

経費精算を承認する上司の怠慢によって、精算書が溜まってしまい一気に経理担当者に渡されることも珍しくありません。

2-3. 小口現金の管理が大変

さらに小口現金の管理も経理担当者の負担になります。もし1円でもミスがあれば、原因がわかるまで退社できません。小口現金の管理はストレスを感じる業務の一つとしてよく挙げられます。

もちろん経理担当者がどれほど努力しても、不正な交通費精算の申請をすべて防ぐことはできません。利用する交通手段や区間などで不正を働いても精算されてしまうという問題点もあります。

交通費精算は申請する従業員、上司、経理担当者すべてにとって負担となることがあるのです。

3. 交通費精算を簡単にする方法

クラウドシステムを通してさまざまなデバイスと連携している様子

交通費精算を簡単にする一つの方法は「ICカードの利用」です。ICカードを使えばどの区間を利用していくら費用がかかったかを自動的に記録できます。

精算書に記入する形であれば、費用を水増しするなどの不正も可能でしたが、ICカードの利用でより正確な経費の算出が可能になります。

会社のタブレット端末などに従業員のICカードの情報を記録しておけば、従業員がICカードでタッチするだけで経費精算に必要な情報を提出することができます。交通費精算が必要な日付・出発地や到着地・経路・金額などをデータ化して記録します。

もちろんすべての経費が業務に関係したものではありませんが、交通費精算が必要な経費だけ後で取捨選択できるので大変便利です。タクシーや飛行機を利用した出張などはICカードで管理できませんが、ICカードを利用した経費以外を記入すればよいので、交通費精算が圧倒的に簡単になります。

経理担当者にとってもICカードは大変便利です。最短ルートを通っているか、定期区間の運賃なども一目でわかります。情報がデータ化されているので入力の際の手間や間違えるリスクを低減できるでしょう。

4. 交通費精算システムの導入で経費精算の削減を

システムを通してデータ管理をしている従業員

交通費精算システムは導入時に費用はかかりますが、結果的にはシステムの導入によって、経費精算のための時間や労力を大幅に削減することができるでしょう。

交通費精算で多くの課題を抱えている企業は、交通費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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