交通費精算をICカードの活用で効率化する方法を詳しく解説

多くのICカードが散乱しているイラスト

交通費精算はどの企業にとっても頭の痛い問題の一つです。多くの従業員が交通費精算の申請を提出すれば経理担当者の負担は大きくなります。

そのため多くの企業が「できるだけ交通費精算を簡単にし、他の業務に集中できるようにしたい」と感じているでしょう。

交通費精算を少しでも効率化するために導入を検討できるのがICカードです。ICカードの仕組みや交通費精算の効率化の方法について解説します。

1. ICカードの仕組みとは

交通系ICカードのイラスト

ICカードにはカード内にICチップが組み込まれており、このチップにさまざまなデータが記録されています。たとえば、どのくらいの金額がICカード内にチャージされているかという情報です。

またICカードは磁気カードと比較してもセキュリティ性が高く、情報記憶量が大きいという特徴もあります。 そのため多くの公共交通機関で利用されており、ビジネスパーソンの多くも利用しているため交通費精算に導入しやすい状況となっているのです。

1-1. 交通費精算にICカードがおすすめな理由

まず営業担当者などにとっては、交通費精算の手間を大幅に削減することができます。

これまで営業担当者は、自分の業務が終わってから会社に戻り、交通費精算書を作成しなければなりませんでした。出発地・目的地とその経路、実際にかかった運賃などを調べて記載する必要があったのです。

もし経路や運賃に間違いが見つかれば差し戻され、修正する必要があります。交通費精算が終了するまでにかなりの時間がかかるとともに、自分の業務終了後かなりの時間をかけて精算書の作成に取り組む必要があります。

多くのケースで1時間程度余分に残業しなければならないのがストレスと感じている従業員は少なくありません。しかしICカードを利用すれば、電車やバスを利用した時の交通費精算は効率化できます。

出社時や退社時を利用してカードリーダーにICカードをかざせば、交通費精算の申請がおこなえます。もちろん自分が私用に使った交通費は分ける必要がありますが、精算書の作成などにかかっていた手間はかなり軽減できるでしょう。

1-2. 小口現金の管理工数が削減される

数百円単位の交通費であれば小口現金を使っての精算がおこなわれるかもしれません。1円でもミスがあれば、経理担当者はかなりの時間を割いてどこが間違っていたのかを確認します。

加えて申請書に間違いがなくても、申請書の内容をExcelに入力する時にミスが生じる恐れもあります。ICカードを導入すればこれらのほとんどの部分が解決します。交通費精算に必要な情報、たとえば日付や金額、経路などの情報は自動的に収集されます。手入力する必要がないので、ミスを大幅に軽減可能です。

あとは不正がないかをチェックし、銀行振込などで交通費精算をおこないます。他の経費もあるので小口現金の管理がなくなるわけではありませんが、経費精算の大部分を占める交通費の精算が少なくなるだけでかなりの負担軽減になるでしょう。

1-3. 不正申告ができなくなる

交通費精算でICカードを利用することで、不正申告ができなくなるといったメリットがあります。

交通費精算の際に、定期区間は控除して申請する必要があるのは常識です。しかし、従業員の中には定期区間を含めた額を申請していることもあるかもしれません。

申請された交通費と、本人の定期区間は詳しく調べない限りわからないため、すべてに不正がないか見極めることは困難です。

しかし、ICカードを導入することで、そうした不正をおこなうことは難しくなるでしょう。記入ミスや余分な交通費精算もなくなるため、本当に使用された金額だけが申請されることになります。

結果として、ICカードによる交通費精算の導入前後で、企業が支払った交通費に変化が見られることが期待できます。ICカードによる交通費精算には多少の初期費用が発生しますが、それを上回るメリットが得られることでしょう。

2. ICカードとクラウド型経費精算システムでさらに負担軽減!

ICカードによる交通費精算を導入することで、数々のメリットがあることをお伝えしました。しかし、ICカードを利用した交通費精算は電車やバスといった公共交通機関に限られます。

しかし、経費精算システムを利用することで、タクシーや飛行機を利用した際の交通費精算も手軽におこなうことができ、結果的に社内の経費精算を効率的におこなうことができます。

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