交通費精算はICカードの活用で驚くほど変わる！方法を徹底解説
更新日: 2023.7.31
公開日: 2020.5.4
FURUYA
交通費精算はどの企業にとっても頭の痛い問題の一つです。多くの従業員が交通費精算の申請を提出すれば経理担当者の負担は大きくなります。
そのため多くの企業が「できるだけ交通費精算を簡単にし、他の業務に集中できるようにしたい」と感じているでしょう。
交通費精算を少しでも効率化するために導入を検討できるのがICカードです。ICカードの仕組みや交通費精算の効率化の方法について解説します。
ICカードやキャッシュレス決済などの新しい精算方法の一般化によって、これまで現金で精算していた交通費精算をはじめとした企業の精算業務が効率化できるようになりました。
一方で、「今まで経費精算は現金で精算してきたし、管理方法を変えることに少し抵抗が・・・」と不安な方も少なくないでしょう。
そのような方のために、今回「実際に見てみよう！ICカードを利用した交通費精算」の資料をご用意いたしました。
資料には、以下のようなことがまとめられています。
・日本企業における交通費精算の現状
・日本企業における交通費精算の課題
・経費精算システムとICカードを用いた課題の解決策
現金管理の課題を不安なく解決できるように、ぜひ「実際に見てみよう！ICカードを利用した交通費精算」をご参考にください。
1. 交通費精算とは
交通費とは、「仕事のための出張や営業などのために公共交通機関やタクシーなどを利用した実費」のことです。
企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。
これらの交通費を申請し、経理担当者が申請内容を確認し、適正かどうかを調べることを交通費精算といいます。
2. 交通費精算にICカードを利用する方法
交通費精算にICカードを利用すると効率化できると言われています。
しかし、実際どのように自社の交通費精算にICカードを導入していけばよいか疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、交通費精算にICカードを導入する方法を解説いたします。
2-1. 最も一般的な方法は経費精算システムとICカードの連携
交通費精算にICカードを導入する方法として最も一般的な方法として、経費精算システムとICカードを連携する方法があります。
この方法は、経費精算システムにタブレットやICカードリーダーを連携し、各個人が使用しているICカードをかざすことで、交通費の情報を読み取ります。
この方法を採用すれば、各従業員の交通費を自動で記録することが可能になります。
記録されたデータは承認者が確認し、問題なければ経理担当者が精算をおこないます。
【ICカードの導入に必要なもの】
・ICカードに対応した経費精算システム
・タブレットやICカードリーダー
・ICカード
関連記事：経費精算システムとICカードの連携で可能になること
3. ICカードを導入することでどの課題が解決できる？
ICカードにはカード内にICチップが組み込まれており、このチップにさまざまなデータが記録されています。たとえば、どのくらいの金額がICカード内にチャージされているかという情報です。
またICカードは磁気カードと比較してもセキュリティ性が高く、情報記憶量が大きいという特徴もあります。
そのため多くの公共交通機関で利用されており、ビジネスパーソンの多くも利用しているため交通費精算に導入しやすい状況となっているのです。
ここでは、交通費精算の流れに沿って、ICカードを利用した交通費精算をおこなった際の申請者・承認者・経理担当者のメリットを解説いたします。
3-1. 申請者はICカードをカードリーダーに読み込ませるだけ
ICカードを利用すれば、電車やバスを利用した時の交通費精算は効率化できます。
①交通費精算はICカードをタッチするだけ
ICカードを読み込むためのタブレット端末を用意し、そこでICカードを読み取るだけで、利用した日付や出発地、到着地、金額がデータとして読み込まれます。
ICカードを読み取る際は、休日に利用した情報も読み炉られますが、利用した情報の中から交通費として申請したい内容を選択することができるため、心配いりません。
②手作業は最小限に
ICカードが利用できず、情報がない場合には、情報を手動で入力できます。
ICカードに情報がない交通費のみ手作業で申請をおこなえばよいため、手作業での申請を格段に削減することができます。
ICカードを利用することで、経路や料金の確認作業に時間が取られることがなくなり、月末に交通費精算に追われることはなくなります。
③正確な交通費精算で従業員の負担を軽減
ICカードを利用した交通費精算は正確な金額で簡単に申請ができるため、従業員が自腹で交通費を支払うことになるリスクを最小限にすることが可能です。
ICカードを使用した交通費精算は経理担当者だけでなく、申請者にも多くのメリットがあるため、近年、注目されている精算方法なのです。
3-2. 承認者の確認作業は大幅に削減
①承認者の確認作業は最小限に
ICカードを利用した交通費精算によってミスのない交通費精算が可能になるため、承認者は確認作業を大幅に削減することができます。
ICカードの情報を基に正確な申請がおこなわれることで、承認者の確認すべき点が削減されるためです。
②歩留まりの解消
確認作業が大幅に削減され、簡単に承認作業ができる環境を整えることによって、承認作業が面倒で月末に溜めてしまうことや、まとまった時間が取れないと確認作業ができないなどの、歩留まりの要因を改善することができます。
3-3. 経理担当者はミスや不正の心配から解放
①不正申告の防止につながる
交通費精算でICカードを利用することで、不正申告ができなくなるといったメリットがあります。
交通費精算の際に、定期区間は控除して申請する必要があるのは常識です。しかし、従業員の中には定期区間を含めた額を申請していることもあるかもしれません。
申請された交通費と、本人の定期区間は詳しく調べない限りわからないため、すべてに不正がないか見極めることは困難です。
しかし、ICカードを導入することで、そうした不正をおこなうことは難しくなるでしょう。記入ミスや余分な交通費精算もなくなるため、本当に使用された金額だけが申請されることになります。
結果として、ICカードによる交通費精算の導入前後で、企業が支払った交通費に変化が見られることが期待できます。
ICカードによる交通費精算には多少の初期費用が発生しますが、それを上回るメリットが得られることでしょう。
②小口現金の管理工数の削減
数百円単位の交通費であれば小口現金を使っての精算がおこなわれるかもしれません。1円でもミスがあれば、経理担当者はかなりの時間を割いてどこが間違っていたのかを確認します。
加えて、申請書に間違いがなくても、申請書の内容をExcelに入力する時にミスが生じる恐れもあります。ICカードを導入すればこれらのほとんどの部分が解決します。
交通費精算に必要な情報、たとえば日付や金額、経路などの情報は自動的に収集されます。手入力する必要がないので、ミスを大幅に軽減可能です。
あとは不正がないかをチェックし、銀行振込などで交通費精算をおこないます。
他の経費もあるので小口現金の管理がなくなるわけではありませんが、経費精算の大部分を占める交通費の精算が少なくなるだけでかなりの負担軽減になるでしょう。
関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン
4. 交通費精算にICカードを利用するためには
ICカードを利用した交通費精算をおこなう場合は、ICカードを利用した交通費精算に対応した経費精算システムを検討することから始めましょう。
また、ICカードを読み取るためのタブレットも必要ですので、経費精算システム提供会社の担当者に利用可能なタブレットを聞いてみてください。
経費精算システムを導入することで、交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務を効率化することができます。
交通費精算だけでなく、旅費や交際費などの精算の効率化にもご興味がある方は、経費精算システムを調べてみることをおすすめします。
関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！
交通費精算の課題はシステムで解決！
交通費精算は普段からおこなうことが多い精算です。約85％の人が、月に一度以上交通費精算をおこなっているといわれています。しかし、管理職による承認が規則違反チェックとして機能していないことや、不正チェックに十分な時間を割けていないことが問題視されています。
「うちは営業職が多くて毎月膨大な量の交通費精算がくるから、どうしても不正やミスの確認がおろそかになってしまう・・・」とお悩みの方は「実際に見てみよう！ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。
資料では
・交通費精算の現状と課題
・よくある精算フローの中に潜む課題
・経費精算システムを活用した課題解決方法
など、交通費精算の課題解決に関する内容を総まとめで解説しています。
「交通費精算を効率化して不正やミスが起こらない環境を作りたい」という経理担当者様は「実際に見てみよう！ICカードを利用した交通費精算」をぜひご覧ください。
バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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