企業内では常に経費精算がおこなわれています。出張や移動は企業活動にはつきものであり、経費精算のかなりの部分を交通費が占めています。

そのため交通費精算をいかに簡単に行うかが、経理担当者の負担を大幅に軽減することに繋がっていくのです。

交通費精算を簡単にするおすすめの方法について解説します。

1. 申請者・承認者・管理者を悩ませる交通費精算の課題

精算業務に関しては、経理担当者だけでなく申請者、承認者も面倒さを感じています。

ここでは、それぞれが抱える交通費精算に対する課題についてまとめます。

1-1. 申請者の抱える課題

① 交通費精算書の作成に時間がかかる

交通費を支払った社員は交通費精算書を作成しなければなりません。この精算書には交通機関を利用した日付・訪問先、訪問の目的・経路・運賃などを明確に記載する必要があります。

申請者はスケジュール帳を確認して上記の項目を正確に埋めなければなりません。

交通費精算書の作成は時間もかかり面倒な作業のため、ついつい後回しにしてしまい、結局急いで月末に作成することでミスにつながってしまいます。

② 領収書の保管が煩雑

領収書の保管も申請者が感じる煩雑な作業の一つです。

電車やバスなどを利用した際の領収書は交通費精算書に張り付けて申請する必要があるため、月末まで自分で保管しなければなりません。

管理が面倒なため煩雑さを感じてしまい、結果的に紛失してしまうこともあるのではないでしょうか。

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関連記事：交通費精算は領収書なしでもできるの？知っておきたい対処法

③ 承認依頼で歩留まりが生じる

承認依頼も申請者にとっては多くの時間が奪われる面倒な作業です。

承認者が通常業務で忙しかったり、社外に出る機会が多かったりすると、ハンコをもらうのはなかなか難しいでしょう。

実は承認依頼は交通費精算に歩留まりが発生する大きな要因になり得るのです。

1-2. 承認者の抱える課題

① 申請書類のチェック項目が多い

交通費精算を紙の書類でおこなっていると、従業員が手で記入する箇所が多くなります。そのためミスも増えますし、確認する項目が増えてしまいます。

承認者のもとには月末になると沢山の精算書類が届きます。確認項目が多く、書類の枚数も多くなれば、承認作業に対してネガティブな感情しかわかず、後回しにしてしまうのも無理はないでしょう。

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② 承認作業のためにわざわざ帰社しなければならない

精算業務を紙でおこなっている場合は、外出先で対応することが不可能のため、承認者はわざわざ会社に戻って承認作業をしなければなりません。

承認作業をするためだけに会社に戻るのは面倒ですし、できれば何とかしたい作業の一つだと思います。

1-3. 経理担当者の確認作業

① 書類の確認作業がとにかく多い

承認者同様、経理担当者は日付や経路などの記入漏れがないか、間違いがないかをチェックします。

このとき最短ルートを通っているか、定期区間の運賃を控除して申請しているか、不正な申請をしていないかなどを細かく調べなければなりません。

また領収書の金額と清算書の金額が合っているかを確認し、合計金額が合っているか試算し、仮払金の有無を調査し、ダブルチェックをおこなう必要もあります。

このような膨大な量の作業を行って問題がなければ清算となります。

② 差し戻し作業での従業員とのコミュニケーションが面倒

もし少しでも問題があれば、申請した従業員に訂正を要請しなければなりません。期日ギリギリに交通費精算書を提出する社員も多いので、経理担当者の負担は大きくなってしまうのです。

紙での交通費精算はミスが発生することも多いため、何度も従業員に連絡を取ったり差し戻しをおこなったりしなければなりません。

③ 仕訳作業やFBデータの作成作業に時間が取られる

交通費精算書の確認が完了しても、経理担当者の面倒な業務はまだあります。

特に、仕訳作業やFBデータの作成作業はミスが許されませんし、かなりの時間と手間がかかってしまいます。

経理担当者の中にも、この作業にストレスを感じている方がいらっしゃるのではないでしょうか。

加えて交通費精算は毎月件数が多く、避けては通れない経理業務のひとつでもあります。
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2. 交通費精算における課題別の解決策

申請者、承認者、経理担当者が抱える課題に対する解決策を解説いたします。

2-1. 申請者の課題を解決する方法

① 書類の作成をシステムで電子化する

経費精算システムを使用することで、交通費精算書の作成を大幅に効率化することができます。

駅名を入力すれば交通費が自動で計算されますし、定期区間金額の自動控除によって正確な申請を実現することができます。

入力工数を最小限にとどめることができるため、ミスなく簡単に申請書の作成をすることができます。

また、ICカードのと経費精算システムを連携することで、ICカードの履歴をシステムに反映させることができるなど、電子化するだけで、手間が大幅に削減されます。

② 領収書は電子化してスマホに保存

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用すれば、領収書を紙で保管する必要がなくなります。

申請時にスマートフォンで領収書を撮影して、申請書に添付するだけで申請することができるため、領収書の貼り付け作業を削減することができます。

関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

③ 承認依頼はボタンをワンクリック

パソコンやスマートフォンで交通費精算書を作成したら、そのままボタンを押すだけで承認者に承認依頼をすることができます。

オンラインで承認依頼をすることができるので、場所に関係なく依頼することができます。

2-2. 承認者の課題を解決する方法

① システム上で最小限の入力なので、確認項目も最小限

申請書の作成をシステム化することで、入力工数を最小限にとどめることができます。そのため、ミスが起こりにくい申請環境を整えることができます。

特に、一番ミスが起きやすい金額部分が自動で計算されることで、承認者の承認業務は格段に楽で、短時間になるでしょう。

② 場所に関係なく承認作業をおこなえる

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用すれば、場所に関係なく承認作業をおこなうことができます。

移動中や外出先での空いた時間で承認がおこなえるため、承認者での歩留まりを解消し、スムーズな交通費精算を実現することができます。

また、空いた時間でこまめに承認作業ができるため、承認依頼が溜まること防ぎます。

2-3. 経理担当者の課題を解決する方法

① 「最小限の入力工数」と「自動計算」により横領やミスが大幅削減

承認者の確認作業同様、自動計算や定期区間金額の自動控除によって、入力工数を最小限にすることで、ミスが起きる環境を改善します。

正確な申請書が作成されることで、結果的に管理者の確認工数の改善につながり、業務改善をすることができます。

関連記事：交通費精算で要注意な横領を防ぐための4つの施策

② 差し戻しや確認はシステム上で完結

もし申請書にミスがあった場合は、システム上でコメントを送り差し戻しをおこなうことができます。

これまでのように、差し戻し対象の従業員一人ひとりに対して連絡をおこなう必要はなく、システム内で全てを完結します。

③ 仕訳やFBデータの作成作業は自動で完了

経費精算システムを使用すれば、面倒な仕訳作業やFBデータの作成作業は自動でおこなうことができます。

設定した内訳を従業員が申請時に選択することで、承認時に自動で仕訳をすることができます。自動で仕訳が完了するため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がありません。

このように経費精算システムを導入することで交通費精算の業務が申請者、承認者、そして経理担当者のどの視点でみても大きく改善されることは明らかです。当サイトでは実際に経費精算システムを導入した際の課題解決の流れや、システムの実際の画面も含めて解説した「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を配布しております。

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3. 経費精算システムの紹介

経費精算システムはスマートフォンなどのアプリを使って交通費精算の申請がおこなえるシステムです。

3-1. 交通費や税金、消費税の計算も簡単に

たとえばある社員が出張に行き、電車を使ったとします。するとこの社員は自分のスマートフォンからアプリを通して、交通費精算システムにアクセスし交通費精算の申請をおこなえます。

表示されるフォームに日付・訪問先・目的・区間・金額などを入力して申請します。もし入力された情報に誤りがあれば、この時点でアラートが鳴り申請者に知らされます。

情報が正しくないと送信されないので、正確な情報を入力するよう申請者に促すことができるのです。

関連記事：交通費精算をおこなうときに注意したい消費税の取り扱い方

関連記事：交通費精算時にかかる税金について課税・非課税の考え方とは

3-2. ICカードやスマートフォンで場所にとらわれない精算業務の実現

しかもこのシステムはいつでも利用できるため、営業担当者が会社に戻る必要もなく、ストレスを軽減できます。

直属の上司は申請を見て、問題がなければ経理担当者にシステム上でこの申請を送ることができます。

これまでは営業担当者は上司がオフィスにいる時間しか交通費精算書を作成できませんでしたが、これでいつでも交通費精算書を提出できるでしょう。

関連記事：交通費精算はICカードの活用で驚くほど変わる！方法を徹底解説

3-3. 経費精算のルールに沿った運用の実現

経理担当者は送られてきた申請をチェックしなければなりませんが、そもそも明らかな間違いは申請の段階で修正されているので、日付や金額など最低限のチェックをおこなうだけで済みます。

申請の内容は自動的に記録されるので入力する手間もほとんどありません。

あとはすべての交通費精算を銀行振込でおこなうことにしておけば、小口現金の管理も必要なくなります。

交通費精算システムの導入によって、経費精算のための時間や労力を大幅に削減することができるのです。

関連記事：交通費精算のルールについて知っておくべき4つのポイント

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交通費精算の特にガソリン代などは会社によってルールや規定を明確につくる必要があります。

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4. 経費精算システムの導入で経費削減を

経費精算システムは最初の導入である程度の費用がかかります。しかし結果的にはシステムの導入によって全体の交通費が減少したという企業は少なくありません。

不正な請求が少なくなりますし、より正確な交通費精算の申請が可能になるからです。

交通費精算で多くの問題を抱えている企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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