交通費精算は領収書なしでもできるの?知っておきたい対処法 | jinjerBlog

交通費精算は領収書なしでもできるの?知っておきたい対処法

交通費精算は営業担当者や経理担当者にとってかなりの負担となる業務の一つです。

交通費精算書の内容が間違っている場合は差し戻しが発生し、実際の精算までかなり時間がかかることも珍しくありません。

交通費精算書には交通費を建て替えたことを証明する領収書を添付する必要がありますが、時に領収書を紛失してしまったり、そもそも領収書が発行されない場合もあります。

交通費精算は領収書がなくてもおこなえるでしょうか。もし領収書なしで交通費精算が可能なのであれば、どのようにおこなうべきなのでしょうか。

関連記事:交通費精算に対する課題と具体的な解決策を解説

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などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。

そこで今回は交通費に関するよくあるQ&Aや経理担当者が知っておくべき交通費の基本知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
交通費精算に関する情報をいつでも確認できる教科書のような形の資料になっております。
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旅費交通費

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1. 交通費精算を領収書なしでもできるの?

結論からいうと、交通費精算は領収書がなくてもできます。

経費精算は基本的に領収書が必須ですが、租税法で交通費に関して言えば、領収書が発行されない場合もあるため、領収書なしで交通費精算することがあるのです。

ただし、領収書なしでの経費精算を許してしまうと不正な交通費精算の申請が殺到することは目に見えています。

さらに税務署の監査が入った場合に、領収書が添付されていなければ確かに交通費として精算したという証明ができません。

そこで、租税法では領収書なしでの交通費精算が可能であっても、「社内ルールとして領収書がなければ交通費精算はできない」としている企業がほとんどです。

そのため、領収書をなくしてしまった場合は、まず経理担当者に社内ルールを確認しましょう。もし社内ルールで領収書が必須と規定されている場合は、交通費精算は難しいかもしれません。

一方で一定金額内であれば領収書なしでも良いというルールであれば、ルールに則って交通費精算をおこなうようにします。

関連記事:交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは?

2. 交通費精算に領収書が不要でも認められる事例

近距離で公共交通機関を利用した場合は、領収書がなくても交通費精算がおこなえることがあります。

どのくらいまでが「少額の交通費」と判断するかは会社によって異なりますが、3万円未満と規定している企業が一般的です。

これは、消費税法で「3万円未満(税込み)の場合、領収書の提出は不要」と規定されているからです。

たとえば、ある営業担当者が取引先を訪問するために、片道1480円、往復2960円の電車賃を使ったとします。

このケースでは3万円未満の経費であるため、領収書がなくても交通費精算が可能と考えられます。

さらに3万円以上の交通費であっても、やむを得ない事情がある場合には領収書なしでの交通費精算が可能です。

たとえば、「領収書を発行してもらえなかった」という場合では、その旨を記載しておくことで、交通費精算をおこなえるでしょう。

少額の交通費であれば、領収書がなくても交通費精算がおこなえることも少なくありませんが、税務調査において不適切との指摘を受けることがないよう十分な注意が必要です。

このように交通費は通常の経費精算とは異なり、領収書の対応以外にも税率の細かい規定にも対応する必要があるため、ケースごとに柔軟に対応することが必要になります。とはいえ、毎回調べて対応していると工数と時間がかかってしまいます。

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3. 交通費精算を領収書なしで処理する方法

まずは通常通り交通費精算書を作成します。日付や氏名、金額、目的地、訪問目的などをしっかり記入しましょう。

ここで間違えてしまうと経理担当者から差し戻されてしまう恐れがあるので注意が必要です。

スムーズに交通費精算を行うためにも、決められた期日までに、しっかり書類を作成することが重要です。

交通費精算書は企業によってフォーマットが大きく異なります。

会社ごとにルールも異なるため、慣れていないうちはできるだけ経理担当者に尋ねて間違いのないように記入する必要があります。

ミスを極力減らすためにも、交通費精算書は間違いや漏れがないよう細心の注意を払いましょう。

また小規模な企業であるなら、領収書がない場合に直接出金伝票に記入して経理担当者に提出するという方法もあります。

出金伝票には交通費精算書と同様、日付や勘定項目、金額などを記入する欄があり、誰から見ても経費として使われたことが分かるような記載が必要です。

とくに出金伝票は出発地や目的地を記載する欄がありません。そのため概要欄にはどこからどこまで、何のために経費を使ったのかをできるだけ細かく記載するべきです。

領収書は経費が使われたことを客観的に示すものとして添付が求められています。

領収書なしで交通費精算を処理する場合には、どちらの方法を使うとしても領収書と同じほどしっかりと経費を証明できるような書き方をすべきなのです。

税務調査が入っても大丈夫なように、客観的な証拠を添付してもよいかもしれません。

営業担当者が利用した交通機関の運賃が記載されている乗換情報のコピーなどがあれば、客観的な証拠として交通費精算書や出金伝票に添付しておきましょう。

4. 基本は領収書添付、領収書なしは例外と思うべき

領収書なしでも交通費精算は行えますが、基本的には領収書を添付して生産をおこなうべきであることに変わりはありません。

領収書は誰から見ても確実な経費の証明となるので、できる限り領収書がもらえるよう努力を払いましょう。

それによって経費精算システムなどを活用して簡単に、効率的に交通費精算がおこなえるのです。

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などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。

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