交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは?

レシートが発行されている様子

仕事をする中で、打ち合わせや出張などによってオフィス以外に出向く際に交通費が発生します。これらの交通費を精算するときは、領収書が必要な場合と、不要な場合があり、区別に悩む人も多いでしょう。

そこで今回は、交通費精算において領収書が必要な場合と、不要な場合について詳しく解説します。

交通費精算に不慣れな方にもわかりやすく解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

1. 交通費精算において領収書が不要な場合とは

びっくりマークのプラカードを持っているイラスト

交通費に限らず、あらゆる経費を精算する際は、領収書やレシートを用意しておくことが基本です。これは、領収書やレシートには、取引先や取引日、金額が記載されているため、業務に関する費用であることを証明することができます。

会社としても、従業員には領収書を提出させ、しっかり保管しておくことで、税務調査が入った際に業務上の必要経費であることが証明できます。

ただ、交通費精算において、社内規定により、一定の条件を満たす場合は、領収書の提出は不要と定めている会社も多くあります。

1-1. 3万円未満の少額交通費は「領収書不要」としている企業が多い

打ち合わせで近場の取引先に行った場合や、役所に書類を提出しに行く場合などは、1,000円程度の交通費で済むことでしょう。多くの企業では、このような3万円未満の交通費の場合は、領収書の提出は不要とされています。

なぜ「3万円未満」は領収書が不要で問題ないのか
3万円未満という基準は、消費税法に基づいて決められています。消費税法施行令の第49条には、3万円未満の取引については領収書不要と記載されているため、多くの企業ではこの法律に基づいて「3万円未満の少額交通費の場合は領収書不要」と社内規定を設けているのです。

1-2. 3万円未満の場合は交通費精算書を作成するのが一般的

3万円未満の交通費の場合は、従業員に領収書を提出させる代わりに、「交通費精算書」などの書類を作成させる企業も多いでしょう。

交通費精算書には、金額のほか、移動区間や移動手段、日付や目的などを記入するのが一般的です。

詳細な記録を残すことで、業務上の必要経費であることを証明することができます。ただし、従業員の自己申告であるため、経理担当者が交通費精算書を見た際に金額や移動目的に不明点がある場合は、本人やその上司に確認してみることも大切です。

1-3. 3万円未満でも領収書を用意することが望ましい

少額で支払うことができるバスや電車の運賃において、利用をする度に領収書を発行してもらうことはあまり現実的ではありません。

ただし、タクシーや新幹線などで移動する場合は、簡単に領収書を発行することができるため、運賃の総額が3万円未満の場合であっても、発行しておくことが望ましいでしょう。

2. 交通費精算において領収書が必要な場合とは

さまざまなデータを照合して分析しているイラスト

交通費が3万円以上の場合は、基本的には領収書が必要です。飛行機や新幹線で移動する場合は、3万円を超えることがあるでしょう。窓口や自動券売機で乗車券を購入する場合は、領収書を簡単に発行することができます。

2-1. 3万円以上であっても領収書が不要な場合がある

消費税法施行令第49条によると、やむを得ないときは領収書の発行が不要とされています。

たとえば、領収書の発行を本人が依頼したのにも関わらず、担当者に応じてもらえなかった場合は、上記で定義されている「やむを得ない場合」に該当するでしょう。本人の不注意による領収書の発行忘れや、紛失した場合はこれに該当しません。

【交通費精算に必要な領収書を発行し忘れた際の対処法】
領収書を発行し忘れた場合であっても、後日発行してもらえることがあります。まずは乗車券を購入した窓口に確認してみましょう。
たとえば、新幹線の領収書を発行し忘れた場合は、乗車前であれば窓口で発行してもらうことができます。乗車後であれば、改札を出る前に精算所で担当者に確認しましょう。

3. 交通費精算において領収書は大切!

チェック項目を確認する人

今回は、交通費精算で領収書が必要な場合、不必要な場合をそれぞれご紹介しました。

交通費精算に限らず、経費精算において、領収書は業務上の出費であることを証明するための重要な書類です。税務調査での指摘を避けるためにも、しっかりと管理しましょう。

3万円未満の交通費の場合は領収書不要としている企業が多いことは事実ですが、タクシーや新幹線を利用して高額になる場合は、領収書を保管しておくことが大切です。

少額の場合は、領収書の代わりに交通費精算書を作成し、必要経費であることを証明しましょう。

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