経費精算の帳簿・領収書の保存期間は?正しい保存方法を紹介

企業は7年間、経費精算の帳簿・領収書の保存を義務づけられています。保存期間を満了するまえに帳簿・領収書を破棄してはいけません。

今回は、企業に求められる経費精算の帳簿・領収書の保存期間と、正しい保存方法をご紹介いたします。企業の人事担当や経理担当の方は、帳簿書類の保存義務について理解を深めましょう。

1. 経費精算の帳簿・領収書は最低7年間の保存義務がある

チェックリストを作成する男女

経費精算に使う帳簿・領収書は、原則として7年間は企業内で適切に保存しておく必要があります。保存義務の前提となるルールや、7年の根拠などをご説明いたします。

1-1. レシート・領収書・帳簿書類は7年間保存する必要がある

企業は、原則として、レシート・領収書・帳簿書類は、最低7年間、保存しておく必要があります。下記に挙げる帳簿書類は、保存しなければなりません。

【保存する必要がある帳簿書類】
・総勘定元帳
・仕訳帳
・現金出納帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・固定資産台帳
・売上帳
・仕入帳
・棚卸し帳
・損益計算書
貸借対照表
金銭のやり取りが発生する契約書
・注文書
・納品書

「決算に必要な書類」や「金銭取引や経費精算に関係する領収書等」が保存義務の対象です。経費精算の帳簿・領収書の保存義務や、保存すべき書類の種類は法律で指定されています。人事や経理の担当者は、上記の書類を自己判断で処分しないように注意しましょう。

ちなみに、原則7年という保存期間を越えても、無理に書類を処分する必要はありません。税金の申告書類や、企業にとって重要な取引先との契約書類等は、処分すると無用なトラブルを招いてしまう可能性もあります。

必要と判断される書類は、無期限に残しておくことをおすすめします。

1-2. 2004年の法改正で中小企業も保存期間が7年になった

もともと、中小企業では、経費精算の帳簿・領収書の保存期間が5年でした。しかし、2004年に法改正が行われて以降、中小企業も大企業も同じ基準で帳簿書類を保存しておくことを義務づけられています。

法律や税務署は、「少人数でやっている会社だから」「設立したばかりの会社だから」といった事情をくみ取ってくれません。

税務に必要な諸手続きを適切に処理するのは、企業としての大切な責務です。書類の管理がおろそかだと、税務調査の際に書類の不備や会計のミスを指摘され、追加徴税されることもあります。

1-3. 7年間保存する理由は税金の時効が7年のため

「なぜ帳簿書類の保存期間が7年なのか」という疑問を持たれる方は少なくありません。なぜ7年なのかというと、「税法における時効の期限が7年だから」です。

つまり、7年以上前に実施した申告手続きに不備があっても、基本的には時効をむかえていると考えることができます。税務署は、不審な申告内容を調査して適切に税金を徴収する権利を持っています。

しかし、納税者側の法的な安定を確保するためにも、税金の時効は7年と定められております。帳簿書類の保存期間もそれに合わせて7年に設定されているのです。

1-4. 保存期間は「法人税の申告期限の翌日」から7年間

経費精算の帳簿・領収書の保存期間を考える際の注意点は、「領収書の発行日から7年」ではないことです。帳簿書類の保存期間は、「法人税の申告期限の翌日」から7年間と決まっています。

企業の申告期限は、各企業が定めた決算日の2ヶ月後です。帳簿書類を使用して決算を行い、その2ヶ月後の申告期限から7年間は、各種書類を適切に保存しましょう。

1-5. 事業の赤字を繰り返す場合は帳簿・領収書の保存期間が10年になる

なお、事業の赤字を繰り越す場合、帳簿・領収書の保存期間は10年に延長されます。

経費や設備投資をやりくりしたり、売上が下がったりして、赤字の繰り越しをした場合は、書類の扱いに注意しましょう。

2. 帳簿・領収書の保存方法は「紙での保存」と「電子帳簿での保存」

複数人で計算結果を確認している様子

昔ながらの経費精算における帳簿・領収書の保存方法は、「紙での保存」が基本でした。

しかし、企業の決算書類や領収書は膨大な数にのぼります。7年分の帳簿書類ともなれば保管スペースも圧迫しますし、領収書やレシートの印字が消えたり、水ぬれや火災で消失したりするリスクも出てくるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、帳簿の電子保存です。度重なる法改正によって、現代では大半の帳簿書類を電子データとして保存できるようになっています。

3. 電子帳簿保存にも対応した経費管理システム

電卓で計算している男性

 帳簿書類を電子保存するためには、電子データとして各種書類を作成し、記録しておくシステムが必要です。書類の電子保存に対応した経費精算システムを導入して、効率よく7年間保存できるようにしましょう。

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