交通費精算をおこなうときに注意したい消費税の取り扱い方

交通費精算における消費税の取り扱いは、多くの人が悩むポイントです。加えて、消費税についてしっかりと理解しておかなければ、「交通費の計算を間違えてしまう」「間違った交通費精算書を承認してしまう」といったミスにつながります。

本記事では、交通費精算における消費税の基本的な考え方を解説します。消費税の計算方法に不明点がある方は、ぜひご一読ください。

1. 交通費精算における消費税の考え方を3つのポイントで解説

本項目では、交通費精算における消費税の基本的な考え方を解説します。交通費精算書を作成したり、従業員からの申請書を確認する際にミスがないように、しっかり確認しておきましょう。

1-1. 公共交通機関の料金には消費税が含まれている

消費税には内税と外税があります。内税とは、商品やサービスの料金に消費税が含まれていること、外税とは、消費税が含まれていないことです。

電車代やバス代などは内税であり、すでに消費税が含まれています。たとえば、電車代が110円だったとすると、本体料金が100円、消費税が10円というイメージです。

そのため、交通費精算をするときは、電車代やバス代に消費税をかける必要はありません。逆に、消費税をかけてしまうと二重に請求することになるため、注意が必要です。

仮に、本体料金と消費税を分けて記載する交通費精算書の場合は、「本体料金=電車代÷1.10」「消費税=電車代−本体料金」などと計算する必要があります。

1-2. 交通費にかかる消費税は10%

令和元年10月1日より、消費税が10%に引き上げられました。酒類・外食を除く食料品や、週2回以上発行される新聞は軽減税率の対象となりますが、交通費は対象ではありません。

交通費にかかる消費税は10%に変更され、消費税引き上げのタイミングで、公共交通機関の料金もアップしました。内税であるため普段はあまり意識しませんが、バス代や電車代には10%の消費税が含まれているのです。

交通費とホテル代をまとめて精算するときは要注意!
出張の経費精算をおこなう場合は、消費税の取り扱いに特に注意する必要があります。これは、ホテル代は内税と外税のケースがあるためです。
「交通費が内税であるから、ホテル代も内税」と誤った認識の状態で、交通費とホテル代の合計金額に消費税率を掛けるのは間違いです。この場合は、ホテル代にのみ消費税率を掛けて算出された金額に交通費を足すのが正解です。

2. 交通費精算で消費税を上乗せしたらどうなるのか

びっくりマークのプラカードを手にしているイラスト

電車代やバス代といった交通費に消費税率をかけると、二重請求になってしまいます。本項目では、交通費精算をおこなう際によくある問題をもとに、回避策を解説します。

2-1. クライアントに消費税を二重請求してしまう可能性も

【事例①】
クライアントから依頼を受けて遠方へ取材に行き、後日Aさんはクライアントへ往復交通費と宿泊費を請求しました。しかし、Aさんが作成した支払い申請書の金額には誤りがあったことが発覚しました。
この場合、宿泊費が外税であれば、消費税率を掛けて問題はありません。しかし、前述の通り、交通費は内税のため、交通費にも消費税率を掛けてしまうのは誤りです。
 
クライアントに対して間違った金額を請求してしまうと、自社への印象が悪くなるだけではなく、今後の仕事に影響が出てしまう可能性があります。
 
消費税には、内税と外税の記載が統一されていないことがあるため、経費精算の際にミスが起こりがちなポイントです。消費税についてしっかり理解し、ミスがないようにしましょう。

1-2. 従業員に対して経費を余分に支払っている可能性も

 「交通費には消費税が含まれている」という事実を知らない従業員もいるかもしれません。その場合、従業員が交通費精算書を作成する際に誤った金額を記載している可能性があります。
 
一つひとつの数字は微々たる金額であったとしても、ミスが積み重なると大きな損失となってしまいます。これらのことを未然に防ぐために、経理担当者は従業員から申請される交通費精算書の誤った記載を見逃さないように確認することが大切です。

2. 交通費精算の消費税の取り扱いには十分注意しよう

卓上にエクセルシートと電卓が置いてある様子

今回は、交通費精算における消費税の取り扱いについて解説しました。バス代や電車代などには、すでに消費税が含まれています。さらに消費税率を掛けて精算をすると二重請求になってしまうため、注意しましょう。

【経費精算システムの徹底解説資料 無料公開中!】

「経費精算システムについてもっと知りたい!」というお声を多くいただきましたので、jinjer経費を題材に、勤怠管理システムのことがわかる35ページの資料をご用意いたしました。

「予算の利用状況」「申請・承認」「FB・会計データの自動仕訳」など実際の画面を用いた利用方法などのコンテンツを掲載しています。ご興味のある方はこちら