交通費精算で要注意な横領を防ぐための4つの施策

金銭の不正受給を禁止しているイラスト

交通費精算における横領を防ぐ為のポイントは、4つあります。金額がわずかだからといって放置していると、社内のモラルが低下することで、さまざまな弊害が生じてしまいます。

逆に、交通費の不正な請求に厳しい対処をおこなえば、従業員の意識を高めるのにも効果が見られるでしょう。まずは、交通費精算の横領がおこなわれるタイミングについて理解しましょう。その上で、取り込めそうな防止策を1つずつ実施していくのがおすすめです。

1. 交通費精算における横領の定義と不正がおこなわれる2つのタイミング

鼻高々に自慢している従業員のイラスト

交通費精算における横領を防ぐ為のポイントは、4つあります。金額がわずかだからといって放置していると、社内のモラルが低下することで、さまざまな弊害が生じてしまいます。

逆に、交通費の不正な請求に厳しい対処をおこなえば、従業員の意識を高めるのにも効果が見られるでしょう。まずは、交通費精算の横領が行われるタイミングについて理解しましょう。その上で、取り込めそうな防止策を1つずつ実施していくのです。

1-1. 交通費精算での横領=刑法上の詐欺!

厳密な意味における横領は、正当な事由なく、他人の物やお金を横取りすることを意味します。そして、業務上の立場を利用した横領について、特別に業務上横領という言い方をします。

交通費を水増しして請求するような行為は、法律用語では「詐欺」になります。相手を欺罔に陥れて金品を出させようとする行為です。

交通費精算での不正請求は、実際よりも多く交通費が掛かったと思わせているので、詐欺罪に問われる可能性があります。また、会社の経理担当者が交通費精算をおこなう立場を利用して、会社のお金を自分の懐に入れた場合は、業務上横領罪に問われるということです。

1-2. 出張時の交通費精算で水増し請求がおこなわれる可能性がある

出張や営業担当者の交通費精算を行う際、実際に掛かった交通費よりも高額な請求をしてくることがあります。わざわざ遠回りになるような経路を選んだかの様に装ったり、新幹線を利用していないのに、したと主張して交通費を請求する手口です。

1回当たりの不正請求額は少ないかもしれませんが、常態化してしまうと、その従業員は、不正請求を行う前提での生活になることもあります。交通費精算で不正をしないと生活が成り立たなくなり、より悪質な不正をしたり、家計の破綻を招くリスクがあると考えられます。

また、社内で不正な交通費精算をする従業員が増えると、看過できない額の費用となったり、税務調査で不正な損金計上だと指摘される可能性もあります。

1-3. 通勤における交通費の不正請求がおこなわれている可能性がある

通勤交通費の横領は、申告した手段で通勤しない場合と、転居した事実を職場に報告しない場合とがあります。

まず、電車やバスなどの公共交通機関を利用して通勤すると申告したものの、実際は自転車や自家用車で通勤している場合があります。とくに、何度も電車やバスの乗り換えが必要な地域に住んでいる従業員は、通勤手段を自家用車に変更するだけで、毎月5~10万円分の交通費を横領できる場合があります。

また、職場の近くに転居したものの、その事実を報告せずに、高額な通勤交通費を請求している場合があります。個人番号制度の開始にともない、事例としては減少傾向にありますが、確認を怠ることなく注意深く確認していきましょう。

2. 交通費精算における横領を防ぐための防止策

チェックボックスの記入欄を見つめる男性のイラスト

交通費の精算における横領を防ぐ施策は、全部で4つあります。できる限り全ての施策に取り組んだ方が良いですが、職場の状況に応じて、取り組めそうな施策から始めるのも良いでしょう。

2-1. 従業員の不正をしっかりと見抜いて厳しく対処する

交通費精算における横領を防ぐには、「不正は許さない」という空気を職場に作ることが最も有効です。従業員のモラルの向上が従業員の喜びとなり、自尊心の向上につながるのが理想です。

そのためには、従業員の横領をしっかりと見抜き、不正には厳しく対処していくことが非常に重要になります。まずは、交通費の精算において、しっかりと情報を精査する事が大切です。

時間的な問題で全ての精査ができない場合は、ランダムに選んで交通費の精算を調査するのも効果的です。この際、従業員に対して、これからは交通費精算の詳細をしっかり調査する旨を伝えておくと良いでしょう。

2-2. 交通費精算に関する明確な規則を設ける

交通費の精算における横領を防ぐには、支給に関するルールを策定することが効果的です。

その際、定期的に交通費精算のルールを見直して、改良を加えていくのが非常に重要となります。常に改良を加えていく事で、絶対に不正のできない環境が整ってくるからです。

また、交通費の申請をする際の具体的なフローを決めておくのもオススメです。分かりやすい手順を従業員に示しておけば、手続きにストレスを感じる事も無くなるでしょう。

なお支給に関するルールを定めても、不正受給が100%防げるわけではありません。万が一、交通費精算で横領されてしまった際の返還や罰則についての規定も決めておくと良いでしょう。

交通費の不正受給がす非常にリスクの高い行為である事が周知できれば、交通費の不正受給をして得をしようと考える従業員も少なくなると思われます。

2-3. 経費精算システムを利用する

経費精算システムを活用することで、経費精算にかかる工数の削減が期待できます。経費精算システムは、サーバーを利用せず、クラウドを利用しているため、従業員はスマートフォンやタブレットから簡単に申請をおこなえます。

また、従来であれば経費精算書を作成する際に、往復経路をその都度確認していましたが、多くの経費精算システムは交通系ICカードの自動読み取り機能が搭載されているため、それらの手間を省き、交通費の不正受給を防ぎます。

サービスサイトへのCTA

2-4. 職場におけるモラルの低下やネガティブな言動に注意する

職場全体の雰囲気がネガティブになっていると、交通費精算における横領もおこなわれやすくなります。

誰かに対する陰口や嫌がらせが横行しているような企業では、愛社精神が育たず、自社から金銭をだまし取っても構わないと考える従業員が表れても無理はありません。

上記のようなことを防ぐために、職場のモラル低下に気をつけることはもちろん、従業員のストレス管理などにも気を配る必要があります。交通費精算で横領をさせない対策も必要ですが、横領の動機をなくしていくことも大切です。

3. 交通費精算の横領摘発は十分注意しておこなう

多くの従業員がせわしなく働いている様子

交通費精算における横領は、大きな問題ではありますが、特定の個人をやり玉にあげて攻撃するのは危険です。あくまでも不正をさせない環境づくりを目指すようにして、不正が発覚した際の最終的な責任も組織が負うようにした方がよいでしょう。

また、通勤における交通費の精算では、「交通手段を自由に選んで構わない」という反論が場合によってはあるかもしれません。そのような従業員に対して、どのような説明をするのかも含め、何が問題になるのかを整理しておくことも大切です。

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