交通費精算におけるチェックポイントをわかりやすく解説

スーツ姿の女性が虫眼鏡を持っているイラスト

交通費精算については細かな規定も多く、ミスが発生しやすい傾向にあります。従業員から申請される交通費精算書の記載内容も場合によっては間違っている可能性があるため、経理担当者はしっかりとチェックすることが大切です。

本記事で交通費精算において間違いやすい点や、経理担当者が確認すべきポイントをご紹介します。交通費精算を効率化する方法も紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

1. 交通費精算における6つのチェックポイント

チェックリストを掲げている男性のイラスト

従業員から交通費精算書を申請された場合、経理担当者は以下の6つのポイントをチェックするとよいでしょう。

交通費申請書の記載内容に間違いや計算ミスを発見した場合は、申請者や上司へ修正依頼をするのと同時に、交通費精算に関するルールを再確認してもらうことも大切です。

1-1. 移動区間に通勤定期の区間が含まれていないか

従業員に通勤定期代を支給している場合、営業などで移動した区間の一部が、通勤定期区間に含まれているケースもあるため注意が必要です。この場合は、重複する区間の交通費を引いて精算するのが正解です。

ただ、「そもそも交通費精算に関するルールを知らない」「忙しすぎて交通費精算まで手が回らない」という従業員がいるかもしれません。

重複区間に気づかず交通費を支払ってしまうと、企業としては二重に交通費を支給することになります。精算をおこなう側の従業員も確認が漏れてしまいがちなポイントのため、しっかりとチェックしましょう。

1-2. 消費税の計算を間違えていないか

バスや電車などの公共交通機関の金額には、すでに10%の消費税が含まれている状態で提示されています。しかし、これらに消費税は含まれていることを知らずに、さらに消費税を上乗せした形で、交通費精算書を作成している従業員がいるかもしれません。

余分に交通費を支払うことがないよう、交通費精算書に記載された運賃を調べる必要があります。

1-3. 高額な交通費に対しては領収書を提出してもらう

少額の電車代やバス代については、領収書不要としている企業も多いでしょう。すべての移動に対して領収書を提出させるのは手間がかかりますし、バス移動などで領収書をもらうのも現実的ではありません。

ただし、新幹線やタクシー、飛行機などを利用した場合は、領収書を提出させることが重要です。領収書には日付や取引先などが記載されるため、仕事のための経費であることを確実に証明できます。

仮に、税務調査が入ったときにも根拠をもって説明できるため、指摘を受ける可能性も減るでしょう。

1-4. 目的地までの最安経路で申請されているか

会社から目的地まで複数経路がある場合、最安ルートで精算しているかということも重要なチェックポイントです。交通費を多く受給しようとして、実際に移動した経路とは異なった、運賃が高い経路で申請する従業員もいるかもしれません。

「打ち合わせの時間に間に合わせるために運賃を高めの経路を選んだ」といった正当な理由がある場合は問題ありませんが、不正に交通費を水増ししようとする従業員がいる可能性があるため、注意しましょう。

1-5. 正しい承認ルートを通っているかどうか

従業員が交通費精算書を作成した際は、上司がチェックしたあと経理担当者へ回るといった承認ルートを企業ごとに設定しているのが一般的です。経理担当者が最終確認者となることが多いため、正しい承認ルートで回ってきたか確認することも大切です。

ダブルチェックすることで、交通費精算におけるミスを発見できることもあります。上司の承認を省略している場合などは差し戻して、正しいルートを経るように指導しましょう。

1-6. 社内規定を確認しておく

そもそも交通費に関するルールは、会社ごとに異なります。支給される通勤交通費の上限や、タクシーを利用してもよい基準など、会社ごとのルールは就業規則に記載されているのが一般的です。交通費精算書をチェックする前に、一度目を通しておくとよいでしょう。

また、就業規則を各部署に配布する、社内ネットワーク上で閲覧できる状態にするなど、すべての従業員がいつでも確認できるようにしておくことも大切です。

2. 交通費精算書は効率的に確認しよう

蛍光ペンでチェックボックスを確認している様子

今回は、交通費精算において経理担当者がチェックすべきポイントを紹介しました。

交通費に関する一般常識や社内ルールを知らない従業員は意外と多い傾向があります。交通費精算書をしっかりと確認して、必要に応じて差し戻したり、教育したりすることが大切です。今回紹介したポイントを参考に、効率よくチェックしていきましょう。

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