交通費精算に必要な定期区間の適切な決め方と計算方法

従業員が出勤するために定期代を支給する企業も多いでしょう。定期区間は従業員自身が決めて申請することも多いのですが、経理担当者はその区間をしっかりと把握しておくことが大切です。

交通費精算書をチェックする際、定期区間の交通費を差し引かないと、無駄な交通費を支払ってしまうからです。

本記事では、交通費精算に必要な定期区間の適切な決め方や計算方法を紹介します。定期区間の取り扱いに悩んでいる方は、ぜひチェックしてください。

1. 交通費精算に必要な定期区間の決め方をわかりやすく解説

卓上で定期区間を計算する様子

電車やバスで出勤する従業員には、企業が通勤定期代を支給することが一般的です。定期代を支払う区間については、各従業員から申告させる場合が多いでしょう。

最寄り駅や乗り換え経路などを考慮して、スムーズに通勤できるような最適なルートを従業員自身が決定した後、経理担当者が申告されたルートや金額を確認し、問題がなければ定期代として従業員に支払います。

通勤手当の非課税限度額
従業員が公共交通機関で出勤する場合、1ヶ月あたりの通勤手当の非課税限度額は15万円です。
平成28年度の税制改正により、10万円から15万円に引き上げられたので、源泉徴収の計算の際に注意しましょう。

1-1. 定期区間の制限や定期代の上限を設けている企業もある

通勤定期代を全額する企業が一般的ですが、定期代の上限を設けている企業や、そもそも定期代を支給していない企業もあります。これは、企業が従業員の通勤定期代を支払うことが法律で定められておらず、企業ごとに自由に設定できるためです。

ただし、従業員にとって不利益がないように、常識的な範囲でこれらを設定する必要があります。従業員が常時10名を超える企業の場合は、就業規則を作成し、交通費などの手当についても合わせて記載したうえで、管轄の労働基準監督署に申告することが義務化されています。

2. 通勤定期との重複区間に注意!交通費精算における正しい計算方法

重要書類を引き出しから取り出している様子

仕事をするうえで、取引先の企業へ行くために発生した交通費などを精算する場合も多いでしょう。経理担当者としても、提出された交通費精算書に間違いがないか確認しなければなりません。

ここでは、交通費精算において間違えることが多い、定期区間の計算方法について解説します。

2-1. 通勤定期区間の交通費を除いて精算するのが基本

通勤定期代を支給する企業の場合、従業員が打ち合わせや営業訪問などで移動した区間の一部が、通勤定期の区間と重複するケースもあるでしょう。

その場合、従業員は定期区間の交通費を差し引いたうえで、残りの交通費を精算するのが基本です。また、経理担当者としては、従業員が正しく計算しているかチェックする必要があります。

重複区間の交通費を差し引かないと、会社としては二重に交通費を支給することになり損をしてしまうのです。ただ、実際のチェック体制は企業によって異なります。

経理担当者による厳密なチェックをおこなう企業や、従業員に交通費精算の正しい方法を細かく指導している企業がある一方で、細かく計算したりチェックしたりする時間のほうがもったいないと考える企業もあります。

交通費精算における細かな規定は企業によってさまざまですが、とくに従業員数が多く仕事上の移動も多い場合は、本来は支給する必要のない多額の交通費を支払っている可能性もあるため、経理担当者としては注意が必要です。

2-2. 自腹で定期券を購入している場合

自社に申請した通勤定期区間とは別に自分で定期券を購入している従業員や、支給された定期代に自腹でプラスして長い区間の定期を購入している従業員もいるかもしれません。

このような場合は、あくまでも会社に申請した通勤定期区間を基準として計算するのが一般的です。たとえば、通勤定期区間とはまったく別経路の定期を自分で購入した場合、仕事上の移動区間が重複していても、その部分の交通費を差し引く必要はありません。

3. 定期区間を含む交通費精算でよくある3つの悩みと解決方法

多くの選択肢の中から選んでいる男性

本項目では、定期区間を含む交通費精算を確認する際に、経理担当者が抱える悩みと解決方法をご紹介します。

3-1. 従業員が交通費精算のルールをよく理解していない

交通費精算は、定期区間の交通費を除いて申請するのが基本です。しかし、そのルールをよく理解していない従業員や、ルール自体を知らない従業員もいるかもしれません。

また、ルールを知っていながらも、「定期区間を確認して差額を算出するのが面倒」「忙しいから交通費精算に時間を費やしたくない」という従業員もいるかもしれません。

どのような理由にせよ、間違った交通費精算書を修正したり、申請者本人に差し戻すことは経理担当者にとって大きなストレスになっていることでしょう。

3-2. 定期区間や重複区間の交通費を調べるのに時間がかかる

交通費精算書に間違いはなかったとしても、従業員の定期区間や重複区間の交通費を確認するのは、手間のかかる作業です。従業員数が多いほど確認作業も長くなってしまうため、面倒だと感じる経理担当者も多いでしょう。

忙しい月末に、まとめて交通費精算書を提出する従業員も多いため、業務時間内に処理しきれず残業が発生してしまうケースもあります。

3-3. 交通費精算の悩みを解決するために経費精算システムの導入がおすすめ

交通費精算は、申請する従業員と処理をする経理担当者の双方にとって手間がかかる業務です。交通費精算に時間を費やし、重要な業務に遅れが生じることで、会社全体の利益に影響が出てしまう可能性があります。

これらの課題を解決するためにおすすめな策が、経費精算システムの導入です。各従業員の通勤定期区間をシステム内に登録しておくことで、交通費精算の際に、自動的に重複区間の交通費が差し引かれ、確認業務の工数削減につながります。

4. 交通費精算の際は定期区間と重複区間を確認しよう

従業員同士が握手を交わしている様子

今回は、交通費精算における定期区間の取り扱いについて解説しました。通勤定期区間と、業務で移動した区間が重複する場合は、定期区間の交通費を差し引いて申請する必要があります。

従業員へ二重に交通費を支給することがないよう、経理担当者はしっかりと確認する必要があります。しかし、毎月多くの従業員からあがってくる交通費精算の際に毎回確認することは現実的に難しいでしょう。

経費精算システムは、事前に登録された従業員情報をもとに、定期区間と業務で移動した区間に重複がある場合、自動計算システムで正しい支給額が算出されます。無料トライアルをおこなうことができるため、導入をご検討されるのはいかがでしょうか。

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