交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説

ジンジャーTOP>ブログトップ>経費管理>交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説

経費管理

更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.5.7 FURUYA

通勤や出張といった移動のために自分の車を使った場合、ガソリン代は全額経費として精算できるのか、どのように計算すればよいのか、悩むことも多いでしょう。

電車代やバス代とは異なり、ガソリン代は曖昧になりやすく、計算の間違いや精算ミスも起こりがちです。

本記事では、交通費精算におけるガソリン代についての考え方や計算方法を紹介します。会社ごとに独自のルールがあるケースも多いため、自社の就業規則を確認しながら読んでください。

交通費精算の「こんなときどうすればいい？」を解決！

「通勤手当の非課税限度額っていくらから対象？」
「交通費精算で領収書が必要な場合と不要な場合って何が違うの？」
「接待に使ったタクシー代ってどの勘定科目になるの？」
「ガソリン代って交通費に含まれるの？」などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。

そこで今回は交通費に関するよくあるQ&Aや経理担当者が知っておくべき交通費の基本知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
交通費精算に関する情報をいつでも確認できる教科書のような形の資料になっております。
資料は無料でダウンロードができ、毎回ウェブで調べる時間や、本を買いに行くコストも省けるので、ぜひ有効にご活用ください。

1. 交通費精算におけるガソリン代の考え方3つの基本
2. 交通費精算のガソリン代を簡単に計算する方法
3. ガソリン代の交通費精算ルールを再確認してミスを減らそう！

1. 交通費精算におけるガソリン代の考え方3つの基本

ここでは、交通費精算におけるガソリン代の考え方について解説します。基本的な内容ですので、しっかりと理解しておきましょう。

1-1. 自家用車のガソリン代は走行距離に応じて支払う会社が多い

そもそも交通費精算とは、仕事のために支払った電車代やバス代などの交通費を会社に請求することです。当たり前ですが、休日に出かけた際の交通費は請求できません。

ガソリン代も同様です。出張や打ち合わせのために自家用車で移動した場合、その分のガソリン代は精算できますが、当然、プライベートの移動にかかったガソリン代は精算できません。

ただ、電車代やバス代とは異なり、ガソリン代は仕事で使用した分とプライベートで使用した分を分けるのは難しいでしょう。

そこで多くの会社では、仕事での走行距離に応じてガソリン代を支給する方法がとられています。

たとえば、走行距離1kmあたり10円などと決めておき、出張で100km移動したのであれば1,000円支払うようなイメージです。

ガソリン代は、車の燃費や社会状況によって異なりますので、社員にとって大きな不利益がないように設定することが重要です。

1-2. 社用車のガソリン代は全額経費とするのが一般的

社用車を使う場合は、仕事としての移動であることが前提のため、ガソリン代は全額経費として精算できます。

社員が給油をしたときは、領収書やレシートを提出させ、その分のガソリン代を支給します。また、社用車の利用が多い会社では、会社名義の給油用クレジットカードを準備し、社員に貸し出しているケースもあるでしょう。

関連記事：経費精算の勘定科目について種類や精算時の注意点を解説

1-3. 通勤のためのガソリン代には限度額を定める会社もある

出張や打ち合わせなどにかかったガソリン代は、基本的には会社に請求できます。ただ、通勤交通費を社員に支払う法的な義務はないため、通勤にかかったガソリン代は支払わない会社や、限度額を設けている会社もあるでしょう。

ガソリン代を請求できる限度額は、会社によって異なります。一律3万円までなどとしている会社もありますが、国税庁が設定する通勤手当の非課税限度額を基準としているケースも多いでしょう。

自家用車で通勤している場合の非課税限度額は、通勤距離によって異なります。たとえば、2〜10kmの場合は4,200円、10〜15kmの場合は7,100円、55km以上の場合は31,600円であるため、この金額をガソリン代の上限としているケースも多くあります。［注1］

このようにガソリン代の対応は会社によっても要件が異なっていたり、税額や勘定科目に関しても複雑なルールがあったりと戸惑うことが多い経費です。交通費は他にもタクシー代の対応や通勤手当に関する対応など細かな内容も必要になりますが、毎回調べて確認していると時間がかかってしまいます。

当サイトで無料配布しております「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」では交通費精算に関するよくあるQ&Aから税率に関する情報など交通費に関する基本的な内容を網羅しています。そのため交通費精算の疑問やお悩みがあれば、これひとつでいつでも柔軟に対応することが可能です。資料は無料となっておりますので気になるからはこちらからダウンロードしてご覧ください。

国税庁：マイカー・自転車通勤者の通勤手当

2. 交通費精算のガソリン代を簡単に計算する方法

ガソリン代を含む交通費の精算方法は、会社の就業規則にしっかりと記載しておくことが大切です。

走行距離1kmあたりに支給するガソリン代や、通勤にかかるガソリン代の上限など、細かく設定しておきましょう。

社員は、この就業規則に基づいてガソリン代を請求します。電車代やバス代とは異なり、ガソリン代の精算は曖昧になりがちですので、経理担当者としても間違いがないかしっかりチェックすることが大切です。

2-1. 経費精算システムを導入すればガソリン代の計算も簡単

ガソリン代の計算を簡単にするために、経費精算システムを導入するのもおすすめです。

走行距離1kmあたりのガソリン代などをシステムに事前に登録しておけば、移動距離を入力するだけでガソリン代を計算できるサービスもあります。

社員の計算ミスを防ぎつつ、経理担当者のチェックの負担も軽減できるでしょう。

このように交通費精算は他の経費精算と比べて課題が多く、ミスや不正も起きやすい状況にあります。当サイトで無料配布しております「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」では、旅費交通費に関する起きやすい不正などの課題とそれに応じた解決方法の解説に加え、交通費の業務を効率化する情報もあわせて紹介しておりますので、経理担当者の方には大変参考になる資料となっております。資料は無料ですので、ぜひこちらからダウンロードしてご活用ください。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！