交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説

通勤や出張といった企業活動における移動のために自家用車を使用した場合、「ガソリン代は経費として全額精算できるのか」「公共交通機関と異なり、明確な運賃がないガソリン代はどのように計算されるのか」と疑問を持つことがあるでしょう。

本記事では、交通費精算におけるガソリン代についての考え方や計算方法といった基本的な考え方をご紹介します。交通費申請は企業ごとに独自のルールを設けている場合があるため、自社の就業規則と照らし合わしながらお読みください。

1. 交通費精算におけるガソリン代の基本的な考え方

ガソリンスタンドに車が停車している写真

本項目では、交通費精算におけるガソリン代の基本的な考え方について解説します。

1-1. ガソリン代は走行距離に応じて支払う企業が一般的

そもそも交通費精算とは、企業活動をおこなった際に従業員が支払った電車代やバス代などの交通費を自社に請求することをさします。ここでいう企業活動の範囲は、あらかじめ就業規則で定められていることが一般的であるため、企業によって異なります。

そしてガソリン代も上記の公共交通機関における交通費精算と同様に扱われます。出張や打ち合わせのために自家用車で移動した場合もガソリン代を精算することができます。

しかし、ガソリン代の交通費精算をおこなう際に多くの人が疑問に思うことは、「公共交通機関の運賃と異なり、変動料金制であるガソリン代は何の数値を基準に精算されるのか」ということではないのでしょうか。

ガソリン代の交通費精算において、走行距離に応じてガソリン代を支給する方法を採用している企業が一般的です。

この方法は、「走行距離1キロあたり○○円」と事前に規定を設けておくことで、移動距離に応じて交通費精算がおこなわれます。ガソリン代は車の燃費や社会情勢によって変動するため、従業員にとって大きな不利益がないように設定することが求められます。

1-2. 社用車のガソリン代は全額経費とするのが一般的

社用車を使う場合は、打ち合わせや顧客先への訪問といった企業活動での移動であることが前提のため、ガソリン代は全額経費として精算できます。

従業員が給油をおこなった際は、領収書やレシートを提出させ、その分のガソリン代を支給します。また、社用車の利用が多い企業では、会社名義の給油用クレジットカードを準備し、従業員へ付与している場合があります。

1-3. 通勤のためのガソリン代には上限金額を設けている企業もある

出張や打ち合わせの際に使用したガソリン代は、基本的には自社に請求することが可能です。ただ、企業が従業員に対して通勤交通費を支払う法的な義務はないため、通勤にかかったガソリン代を支給しない企業や、上限金額を設けている企業もあります。

ガソリン代を請求できる限度額は、企業によって異なり、上限金額を設けている場合は国税庁が設定する通勤手当の非課税限度額を基準としているケースも多いでしょう。

自家用車で通勤している場合の非課税限度額は、通勤距離によって異なります。たとえば、2〜10kmの場合は4,200円、10〜15kmの場合は7,100円、55km以上の場合は31,600円であるため、この金額をガソリン代の上限としているケースも多くあります。

2. 交通費精算のガソリン代を簡単に計算する方法とは

エクセルの表計算を利用している画面のイラスト

ガソリン代だけではなく、交通費精算の方法は、企業の就業規則にあらかじめ記載しておくことが大切です。ガソリン代の交通費精算に関して就業規則で定める際は、走行距離1キロあたりに支給するガソリン代や、通勤にかかるガソリン代の上限金額などを細かく設定しておきましょう。

従業員は、自社で定められている就業規則の内容に基づいてガソリン代を請求します。電車代やバス代といった公共交通機関の運賃とは異なり、ガソリン代は変動料金制であることから、精算が複雑になりがちです。

経理担当者は就業規則の内容と相違がないように確認することが求められます。

2-1. 経費精算システムでガソリン代の計算を簡単に

経費精算システムは、企業活動の際に発生した交通費や経費などの申請から承認までを一貫してパソコンやスマートフォンから対応することが可能になります。従業員側は入力工数削減を、経理担当者側は、申請内容の仕訳工数がそれぞれ削減されることが期待できます。

また、経費精算システム内に登録された従業員情報の住所項目をもとに、通勤の際にかかるガソリン代などを自動計算によって算出されるため、毎月の申請承認業務をおこなう必要がなくなります。

経費精算システムを提供している多くの企業では、導入前の無料トライアル期間を設けているため、一度お試しされるのはいかがでしょうか。

3. ガソリン代の交通費精算ルールを再確認してミスを減らそう

従業員が計算機を用いて数値を算出している様子

今回は、ガソリン代の交通費精算における基本的な考え方をご紹介しました。

走行距離に応じてガソリン代を支払う企業や、通勤にかかるガソリン代に上限金額を設けている企業も多くあるなど、精算のルールは企業が設けている就業規則によって異なります。

まずは自社の就業規則を確認し、精算に際してミスがないように対応しましょう。

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