従業員が交通費精算をする場合、意外と間違いも多く、修正や差し戻をすることにストレスを感じている経理担当者も多いでしょう。

交通費精算については事前にルールを設定し、従業員に周知しておくことが大切です。

ここでは、交通費精算に関するルール設定のポイントや周知のコツを紹介します。業務効率化のために、ぜひチェックしてみてください。

1. 交通費精算のルール設定における4つの重要ポイント

交通費精算について、あらかじめルールを設定しておくことは大切です。

わかりやすいルールを作っておけば、精算する従業員の間違いも減り、チェックする経理担当者の負担も軽減できるでしょう。

ここでは、交通費精算のルール設定における重要ポイントを4つ紹介します。

1-1．領収書が発行されない場合は交通費精算書を作成する

電車やバスなどで移動する場合、領収書の発行が難しいことも多いでしょう。

経費精算において領収書は重要な証拠であるとはいえ、数百円の電車移動にまで領収書をもらうことを従業員に義務づけるのは現実的ではありません。

領収書がない移動については、交通費精算書を従業員に作成させるのが一般的です。

交通機関の利用方法や精算書の作成方法については、事前にルールを決めておくことが大切です。

「目的地まで複数ルートがある場合は最安ルートを利用する」、「通勤定期区間が含まれている場合は重複区間の交通費を除いて申請する」など、具体的に決めておくとよいでしょう。

最安ルートではなく高めのルートで精算する、といった従業員もいるかもしれません。従業員が作成した交通費精算書を、上司や経理担当者がしっかりチェックすることも大切です。

関連記事：交通費精算は領収書なしでもできるの？知っておきたい対処法

1-2．新幹線や飛行機での移動については領収書を提出させる

「3万円未満の交通費精算については領収書不要」などと決めている会社も多いでしょう。この「3万円」という基準は、消費税法に基づいています。

消費税法施行令第49条には、3万円未満の取引については領収書不要と記載されています。。［注1］

新幹線や飛行機で移動する場合は、高額の交通費となるため、3万円未満であっても領収書を提出させたほうがよいでしょう。

できる限り領収書を保管しておくことで、税務調査が入ったときに指摘を受ける可能性も少なくなります。

少額のバス移動などとは異なり、窓口で簡単に領収書を発行してもらえるため、従業員に周知しておくのがおすすめです。

関連記事：交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは？

［注1］

電子政府の総合窓口e-Gov：消費税法施行令

https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=363CO0000000360

1-3．タクシーを利用する場合の基準を設ける

タクシーを利用すると電車やバスより高額になりやすいため、従業員に頻繁に利用させるのは避けたほうがよいでしょう。

「目的地が駅から何km以上離れている場合は利用してもよい」、「利用する場合は領収書をもらう」、などのルールを決めておくことが大切です。

1-4．従業員が自分の車で移動する場合の規定を設ける

従業員が自家用車で移動する場合の精算方法も決めておく必要があります。社用車であれば、ガソリン代は全額経費として精算できるので、とくに問題はありません。

ただ、自家用車の場合は、プライベートで使用する部分もあるため、ガソリン代をすべて経費として精算するのは難しいでしょう。

そこで多くの会社では、ガソリン1リットルあたりの金額を決めておき、仕事上での走行距離をもとに精算するという方法がとられています。

ガソリン代は社会状況によって変わることもあるため、従業員、会社にとって大きな不利益がないように決めておくことが大切です。

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関連記事：交通費精算で気になるガソリン代について基本的な考え方を解説

2. 交通費精算のルールを従業員に徹底させるための4つのコツ

ここまで紹介した重要ポイントを参考に交通費精算のルールを作ったら、そのルールを従業員に周知して徹底させることが重要です。ここでは、交通費精算のルールを徹底させる4つのコツを紹介します。

2-1．交通費精算のルールを就業規則に記載する

まず、交通費精算についてのルールは、しっかりと就業規則に記載しておくことが大切です。領収書の取り扱いや交通費精算書の作成方法など、できるだけ細かく記載しておきましょう。

また、就業規則の存在を従業員が知らないと意味がありません。社内ネットワーク上で公開したり、各部署に1冊ずつ常備したりして、いつでも閲覧できる状態にしておきましょう。

就業規則は会社ごとに異なるため、新しく入社した従業員へは丁寧に周知することも重要です。

2-2．交通費精算書の承認ルートを明確に決めておく

従業員が交通費精算書を作成した際の承認ルートを決めておくと、不正防止や間違い防止につながります。

一般従業員の交通費精算書は、上司が確認のうえ、経理担当者がチェックするという流れを採用している会社も多いでしょう。

ダブルチェックをすることで、目的の不明な交通費や金額の間違いなどを見抜けます。

上司や経理担当者が間違いを見つけたときは、その従業員へ差し戻したり、精算書の作成方法を再教育したりすることで、ルールが浸透していくでしょう。

また、上司の立場である従業員の交通費についても、別の担当者が確認することは重要です。自分の経費を自分だけで承認する流れをとると、不正や水増し請求などが起こりやすくなります。

2-3．ルールの例外は認めない

交通費精算のルールを従業員に徹底させるためには、基本的に例外は認めないようにしましょう。

移動経路や金額が間違っている、就業規則に記載された決まりに従っていない、といった場合は承認せず、差し戻して修正させることが重要です。

交通費に限らずですが、ルールの例外を認めてしまうと、何度もその例外を利用しようとする従業員も出てきます。

せっかく作ったルールが無駄になってしまいますので、厳しく対応しましょう。

2-4．経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することも、ルールの徹底につながります。システム上でルールを設定しておけば、ミスや不正を防ぎやすいでしょう。

たとえば、各従業員の通勤定期の経路をシステム上で設定しておけば、交通費精算の際、重複区間がある場合は自動的にその部分の交通費を除いた金額で精算できます。

精算する側の従業員にとっては計算する手間が省けますし、チェックする側の上司や経理担当者の負担も軽減できるでしょう。

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3. 交通費精算のルールを設定して従業員に周知しよう！

今回は、交通費精算のルール設定における重要ポイントや、従業員にルールを徹底させる方法について解説しました。

全従業員に対して平等で、わかりやすいルールを設定しておけば、精算時の間違いも減りますし、チェックする経理担当者の負担も軽減できるでしょう。

無駄な交通費を支払ってしまうというミスも防げます。

交通費精算のルールを作成したら、しっかりと就業規則に記載するなどして、従業員に周知することが大切です。

承認ルートを設定して、不正を防止することも検討しましょう。また、経費精算システムを導入して、精算書チェックやルール徹底の手間やコストを減らすことも重要です。

面倒な計算やチェックはシステムに任せて、効率的に仕事を進めていきましょう。

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