退職時の交通費精算はどうする?疑問点を徹底解説

従業員が退職する際は、交通費精算をおこなう必要があります。特に、通勤定期の有効期限が数ヵ月分残っている場合や、交通費を前払いで支給している場合は、退職日以降の交通費をどう精算するか悩むこともあるでしょう。

そこで本記事では、従業員が退職するときの交通費精算について詳しく解説します。退職時によくある事例をもとに解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1. 退職時の交通費精算について3つの事例をもとに解説

蛍光ペンでチェックボックスを確認している様子

そもそも、企業には、通勤のための交通費や通勤定期代を従業員に支給する法律的な義務はありません。

「通勤交通費を支給するか」「支給方法はどうするか」「退職時の精算はどうするか」といったことは、企業ごとの就業規則によって定められています。

つまり、退職時の交通費精算についての絶対的なルールはなく、それぞれの企業の就業規則に従っておこなう必要があります。本項目では、退職時によくある交通費精算に関する疑問について3つの事例をもとに解説します。

1-1. 退職日以降も通勤定期の有効期限が残っている場合

退職時によくある交通費精算に関する疑問として、退職日以降も通勤定期の有効期限が残ってしまう場合も多いでしょう。たとえば、4月1日に6ヵ月分の定期を支給しており、7月末に退職する場合、2ヵ月分の有効期限が残ります。

所定の交通機関に申請することで、1ヵ月単位で通勤定期の代金を払い戻しできる場合が多いため、企業としては、従業員からの返金を考えるかもしれません。

しかし、退職時に従業員から通勤定期代を返金してもらえるかどうかは、あらかじめ自社で定められた就業規則の内容によります。就業規則に退職時の交通費精算について何も記載がなければ、従業員に返金を求めることは難しいでしょう。

通勤交通費に関して法律で規定はないため、基本的には自社で定められている就業規則が判断材料になります。「退職時における交通費精算について就業規則で定めていない」という場合は、今後のトラブルを避けるためにも、退職時の交通費精算に関するルールを定めておくことをおすすめします。

1-2. 退職する従業員が有休をすべて消化する場合

退職前の従業員が退職日までに有給休暇をまとめて消化する場合があります。この場合、「有給休暇中の交通費も支給しなければならないのか」「出勤日分の交通費だけを支給するのは問題か」と担当者は頭を抱えることがあるかもしれません。

企業には従業員の通勤交通費を支払う法的義務はないため、有給休暇中の交通費を必ずしも支給する必要はありません。ただし、就業規則に「有給休暇中も交通費を支給する」と、有給休暇を取得中の交通費に関してきちんと記載されている場合は、支払う必要があるため注意が必要です。

また、労働基準法にも注意しましょう。労働基準法の附則第136条には、有給休暇を取得した従業員対して、給料の減額をはじめとした不利益となる対応をしてはいけないと記載されています。

たとえば、給料に通勤交通費を含めて支給している場合に有給休暇中の交通費を支払わないとすると、給料の減額に該当し、労働基準法違反となる可能性もあります。

トラブルなく対応するためには、事前に就業規則に「出勤した日数分の交通費を支払う」などと記載しておくとよいでしょう。

1-3. 出勤日数分の交通費を後払いしている場合

時短勤務従業員やリモート従業員に対して、「通勤定期代ではなく、出勤日数分の交通費を支給」している企業もあります。

この場合は、あらかじめ就業規則に何も定めていなければ、退職日以降の交通費を支払う必要はありません。

2. 退職時の交通費精算は自社の就業規則に従おう

チームメンバー同士でミーティングをおこなっている様子

今回は、従業員が退職するときの交通費精算について、よくある事例をもとに解説しました。

退職時にどのように交通費精算をおこなうべきか明確に定められた法律がないため、企業には従業員に通勤交通費を支給する義務はありません。

それぞれの企業が定めている就業規則が基準になるため、しっかりと就業規則の内容を確認して対応する必要があります。退職日以降も通勤定期の有効期限が残る場合や、従業員が有給休暇を取得してから退職する場合は、経理担当者が悩みがちなポイントです。

役職に関わらず、「就業規則を詳しく読んだことがない」という人は多いかもしれませんが、交通費精算は重要な処理であるため、一度確認しておくのをおすすめします。また、就業規則に交通費精算に関する記載がない場合は、今後のトラブルを防止するためにも、細かい交通費精算方法を記載しておくとよいでしょう。

【経費精算システムの徹底解説資料 無料公開中!】

「経費精算システムについてもっと知りたい!」というお声を多くいただきましたので、jinjer経費を題材に、勤怠管理システムのことがわかる35ページの資料をご用意いたしました。

「予算の利用状況」「申請・承認」「FB・会計データの自動仕訳」など実際の画面を用いた利用方法などのコンテンツを掲載しています。ご興味のある方はこちら