接待交際費と会議費は似ているため、どちらとして計上すればよいか迷うケースも多いでしょう。ただ、接待交際費と会議費はまったくの別物です。

それぞれの定義をしっかりと理解することで節税にもつながりますので、見極めるポイントを再確認しておきましょう。

この記事では、接待交際費と会議費の違いや、どちらに該当するのかを見極めるポイントを紹介します。具体例を挙げながらわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1. 接待交際費と会議費の違い

接待交際費か会議費かを見極めるためには、その集まりにどのような人が参加したのか、参加者1人当たりの費用はいくらか、集まりの実態は会議か接待か、といったポイントに着目することが重要です。

それぞれのポイントについて順番に確認していきましょう。

1-1．費用は1人当たり5,000円以上かどうか

参加者1人当たりの費用は、接待交際費か会議費かを見極めるポイントのひとつです。

同じような会食であっても、接待交際費に当たるケースと会議費に当たるケースがあります。

基本的には、クライアント企業の社長や担当者と、居酒屋や料亭などで会食を行ったときの費用は、接待交際費として処理します。

ただし、参加者1人当たりの費用が5,000円以下の場合は、接待交際費ではなく会議費として処理できるのです。

たとえば、取引先の社員3人、自社の社員3人の合計6人で会食を行い、合計金額が4万円だった場合、1人当たりの費用は5,000円を超えるため、接待交際費に該当します。

合計金額が2万円だった場合、1人当たりの費用は5,000円以下であるため会議費として計上できます。

接待交際費として計上できる金額には上限がありますが、会議費には上限がないため、できるだけ会議費として処理するほうが節税につながるでしょう。

1-2．クライアントが会食に参加したかどうか

会食にどのような人が参加しているかというポイントも、接待交際費か会議費かを見極めるうえで重要です。

前述のとおり、1人当たりの費用にもよりますが、会食にクライアントなど社外の人が参加している場合、その費用は接待交際費に当たる可能性があります。

自社の社員のみの会食の場合、その費用は福利厚生費として処理するのが一般的です。

ただし、常識の範囲を超えて高額な費用がかかる場合は、自社の社員のみの会食であっても接待交際費に当たる可能性があるため注意しましょう。

1-3．集まりの実態が会議か接待か

接待交際費か会議費かを見極めるためには、集まりの実態についても把握しなければなりません。

しっかりとした打ち合わせをおこなっており、その議事録などが残っている場合は、会議費として認められるでしょう。

議事録などが残っておらず、単なる飲み会と判断される場合は、接待交際費となる可能性もあります。

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2. 接待交際費と会議費の定義

簡単に説明すると、接待交際費はクライアントを接待するための費用、会議費はクライアントとの打ち合わせや役員会議のための費用のことです。ここでは、それぞれの定義について詳しく見ていきましょう。

2-1. 接待交際費とは主にクライアントに対する接待や謝礼のための費用

接待交際費とは、クライアントを接待したときの飲食代や、取引先などを招待したパーティーを開催するための費用のことです。

お中元やお歳暮、商品券などを贈るための費用、クライアントを旅行に招待するための費用、クライアントが関わる冠婚葬祭の費用なども接待交際費に含まれます。

ただし、事業と関係のない会社や友人を接待した場合の費用は、当然ですが、接待交際費には該当しません。

経費として計上できるのは、あくまでも事業に関する費用のみです。

2-2. 会議費とはクライアントとの打ち合わせや社内会議のための費用

会議費とは、クライアントとの打ち合わせや、社内会議のためにかかった費用のことです。

役員会議や株主総会、取引先や仕入先との打ち合わせ、社員同士の会議などにかかった費用も、会議費に含まれます。

会議費に該当する具体的な費用としては、会議で出すお弁当やお茶の代金、打ち合わせで利用したカフェの代金、貸し会議室を利用した場合の費用、プロジェクターやマイクなどのレンタル料などが挙げられます。

関連記事：接待交際費とは？経費処理で押さえるべき4つのポイント

3. 5つの具体例について接待交際費か会議費かを考えてみよう

ここでは具体例をもとに、かかった費用が接待交際費に該当するか、会議費に該当するかを考えてみましょう。間違いやすい支出も多いので、しっかりと確認しておいてください。

3-1．クライアントとの打ち合わせで喫茶店を利用した場合

クライアントとの打ち合わせで喫茶店を利用した場合、コーヒー代やランチ代は会議費といえるでしょう。

ただし、会議費として計上するためには、金額の書かれた領収書だけでなく、打ち合わせの目的や内容、参加者などを記載した議事録を残しておくことが大切です。

議事録などの記録がないと会議の実態を証明できないため、最悪の場合、接待交際費と判断される可能性もあります。

3-2．取引先や仕入先の社員を招待してパーティーを開催した場合

取引先や仕入先、クライアント企業の社員を招待してパーティーを開催するための費用は、接待交際費に該当します。

タクシーでの送迎代やプレゼント代なども接待交際費に含まれるでしょう。取引先が主催するパーティーへの参加費も、接待交際費として処理するのが一般的です。

3-3．自社にクライアントを招待して会議をおこなう場合

自社にクライアントを招待して会議を行い、お弁当やお茶を提供する場合、その費用は会議費に該当するでしょう。

ただし、必要以上に高級なお弁当を支給すると、接待交際費に当たる可能性もあります。あくまでも、会議を行うために必要と考えられる範囲の飲食物を提供することが大切です。

また、集まりの実態が会議であることを証明するために、議事録などを保存しておきましょう。

3-4．社内会議でお弁当やお茶を提供する場合

社外の人は参加しない会議において、お弁当やお茶を提供する場合、その費用は会議費として計上できます。

ただし、過剰に豪華なお弁当の代金は、経費として認められない可能性が高いため注意しましょう。

3-5．取引先と合計10人で会食を行い合計金額が6万円の場合

取引先の社員を含む合計10人で会食を行い、合計金額が6万円だった場合、1人当たりの費用は6,000円となり、5,000円を超えるため、接待交際費に当たります。

このように接待交際費と会議費の判断はケースバイケースなため、接待交際費か会議費なのかの見分けがつかない時に毎回インターネットで調べたり、人に聞いたりするのはとても工数がかかります。

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4. ポイントを押さえて接待交際費と会議費を見極めよう！

今回は、接待交際費と会議費の違いや、どちらに該当するかを見分けるポイントについて解説しました。

接待交際費に当たるのか、会議費に当たるのかを見分けるためには、集まりの参加者や実態、1人当たりの費用などに注目することが大切です。

接待交際費には上限がありますが、会議費には上限がありません。できるだけ会議費として計上するほうが節税につながりますので、見極めポイントをしっかりと理解しておきましょう。