通勤や出張などの移動にかかる「交通費」という勘定科目は、「交通費」と「旅費交通費」の2つにわけられます。どちらも同じ、業務上でかかる交通費なので、違いがよくわからないという担当者もいるかもしれません。しかし、「交通費」と「旅費交通費」は異なる科目なので、正しく仕訳ができるように、しっかりと内容を把握しておく必要があります。

本記事では、旅費交通費と交通費の違いや、仕訳方法と注意点などを解説していきます。

「交通費精算時の不正受給など不正してないか心配」

「金額ミスや確認作業が多く困っている」

「月末に申請がたまってしまい、件数が多く処理しきれない」などなど交通費精算に関してさまざまな課題を抱えてらっしゃるのではないでしょうか。交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、件数が多いため管理しきれず、不正やミスも起こりやすくなっています。そこで、当サイトでは上記のような課題を経費精算システムを通して解決するイメージをまとめた資料をご用意しました。交通費精算における不正やミスの改善はもちろん、経費精算業務の業務効率化に大きくつながる資料となっております。資料は無料ですので、情報収集としてぜひご覧ください。

1. 旅費交通費とは？

旅費交通費とは、業務上の命令で勤務地以外の場所へ出張するための交通費と、その際にかかった宿泊費などの諸経費のことです。「出張でかかった費用＝旅費交通費」と覚えるとわかりやすいかもしれません。ただし、一般的な「出張」の定義は宿泊を伴う移動だけでなく、日帰りで100km以上移動する場合も該当します。

つまり、宿泊をしないとしても「日帰り出張」というものがあり、通常業務で発生する交通費とは仕訳が異なるため気をつけてください。

ただし、出張に係わる経費であっても、何でもかんでも計上して良いというわけではないので、項目の内容を理解しておきましょう。

関連記事:出張費とは？勘定科目や経費処理の方法、相場費用まで網羅的に解説

1-1. 旅費交通費に含まれるもの

旅費交通費には、具体的に以下のものが含まれます。「実費精算」になるため基本的には非課税ですが、金額が大きすぎると経費とは認められず、税務調査によって課税対象となる場合もあるため注意しましょう。

移動費

移動費は出張のための交通費で、新幹線や飛行機、タクシー、バス、電車などで移動した際に使った費用のことです。タクシーもしくは自家用車や社用車で、高速道路や有料道路を使った場合の料金も移動費になります。

ただし、夕食を食べに行くために使ったタクシー代や、観光のために使った有料道路料金などは移動費として計上できないので、時間や行き先などをしっかり確認する必要があります。

宿泊費

宿泊費は、出張先でホテルや旅館などに宿泊したときの費用のことです。ただし、一泊ごとに限度額があり、例えば10万円を超える高額な宿泊費は経費として認められません。領収書をもとに精算したものだけでなく、旅費規程をもとに支払われる定額も該当します。

また、旅費規程が制定されていない場合、定額で精算すると個人の所得となり課税されることがあるので注意しましょう。

出張手当（日当）

出張手当（日当）は、出張によってかかった食費や通信費などの諸雑費のことです。基本的に、会社で規定している一日あたりの指定額が支給されるのが一般的です。ただし、出張手当は法律上の義務ではないため、会社の方針によって支給の有無が決まります。また、支払われるとしても、旅費規程が制定されていない場合は「所得」となってしまうので所得税がかかります。
出張手当の支払基準は、距離や宿泊の有無で決める会社が多く、「150km以上の出張」や。「宿泊日数×出張日当」というような規程を設けるのが一般的です。

海外出張費

海外に出張する際の飛行機代や宿泊費は、「海外出張費」となります。海外出張の場合、出張旅費や宿泊費、出張手当などは課税仕入れにならないので、消費税は非課税で処理をします。また、原則ビザやパスポート申請の際に発生した手数料も旅費交通費に含むことが可能です。

その他経費

出張先で移動費や宿泊費、食事代以外にかかったその他の経費のことです。例えば、コピー代や駐車場代、ガソリン代、レンタカー代、役所での書類取得代など業務に付随して発生する費用が「その他経費」に該当します。

2. 交通費と旅費交通費の違い

交通費と旅費交通費は混同されがちですが、目的や支払い範囲などが異なります。簡単にいうと、交通費は通勤や取引先、近隣の店舗回りなど日常業務で発生する費用で、旅費交通費は遠方や宿泊を伴う出張に関わる費用です。しかし、これだけの違いでは線引きがあいまいで分かりづらいかもしれません。

そこで、ここでは交通費と旅費交通費それぞれの目的・範囲・支給方法の違いを解説していきます。

2-1. 目的

交通費は、通勤時や取引先への移動を目的としている際にかかった費用を指します。定期券代や取引先に行くために使った公共交通機関の料金だけでなく、必要に応じて使ったのであればタクシー代も交通費として計上できます。

一方、旅費交通費は出張を目的とした際にかかる費用です。出張の場合、ただ移動するだけでなく宿泊することもありますし、食事代もかかるので、交通費や宿泊費、諸経費を含めた費用の総称が「旅費交通費」となります。

2-2. 範囲

交通費は、一般的に片道100km未満の移動の際に支給されます。このとき、自家用車もしくは社用車を使っている場合、高速道路などの有料道路料金や、コインパーキングなど駐車代も交通費として処理が可能です。

一方、旅費交通費は宿泊を必要とする出張、もしくは日帰りであっても片道100km以上の移動を伴う外出に対して支給されます。ただし、範囲に関しては会社によって規程が異なるため、自社のルールに沿って仕訳をする必要があります。

また、移動距離が短い場合は経理規程により「支給しない」としている場合もあるため、注意しましょう。

2-3. 支給方法

交通費の場合、1ヵ月ごとにまとめて領収書や交通費精算書を提出し、それに基づいて現金で支払われるのが一般的です。

旅費交通費の場合でも、出張後などに経費精算書を提出して支払われることがありますが、金額が大きい場合は仮払いも可能です。また、会社からクレジットカードが支給されて、それを使って後日経費精算をする場合もあります。このように、支給方法がわかれている、というのが交通費と旅費交通費の違いといえるでしょう。

3. 旅費交通費の消費税区分について

税金には内税と外税があり、表示金額が税込の場合を「内税」、税抜きで消費税を別表記しているものを「外税」といいます。2021年4月1日からは総額表示義務化が始まっているため、税抜きであっても別途消費税の記載が必須になりました。

公共交通機関の利用料金は、すべて内税表記です。税別表記されていないため普段はなかなか意識することがないかもしれませんが、電車やバスなどの運賃には消費税10%が含まれています。そのため、精算時に消費税を足して請求する必要はありません。

フォーマットによっては消費税を別途で記載するケースもありますが、その際には交通費 ー（交通費÷1.1）で消費税を算出して記載します。

万が一交通費に消費税を上乗せしてしまうと、二重請求になってしまいます。二重請求は、従業員だけでなく取引先にも誤った金額を提示してしまうことになり、会社の信用問題にもつながるので気をつけましょう。

4. 旅費交通費の支給で注意すべきこと

旅費交通費を精算する上で気を付けたいのが、交通費以外の経費の精算です。

交通費は内税ですが、宿泊費などの諸経費は内税と外税のケースがあります。そのため、宿泊費が外税表記であるにもかかわらず、交通費と宿泊費をまとめて精算してしまうとズレが生じます。この場合、宿泊費に消費税率を掛けて算出した金額を出すのが正解です。

このように、旅費交通費は計算ミスが生じやすいので、支給する際に注意すべきことをチェックしておきましょう。

4-1. 「仮払い」後に経費申請するケースも多い

旅費交通費は高額になることが多いため、事前に仮払金を従業員に渡すケースがあります。ICカードへのチャージや社用のクレジットカードであれば問題ありませんが、現金で支給する場合は出張後の経費申請に注意が必要です。

仮払金が残っていれば、普通の経費精算で処理できます。しかし、足りなかった場合は、仮払い後に経費申請をもらってから不足分を支給するという処理になります。そのため、他の経費精算と混同してミスをするリスクも高くなるので、正確な処理を心がけなければいけません。

仮払い後の経費申請のケースが多い場合は、出張にかかる費用をできるだけ正確に算出して不足しないようにするか、法人のクレジットカードを用意するなどの対策をおこないましょう。

関連記事: 仮払金の精算ルールについて申請・精算フローを踏まえて詳しくご紹介

4-2. 旅費交通費の不正受給を防止するには

旅費交通費の不正受給にも注意が必要です。例えば、プライベートの旅行で使った費用を旅費交通費と称して偽の請求書を提出し、不正受給する方法などがあります。出張だけでなく、取引先との移動と称して、自分自身の移動にタクシーや新幹線を利用するケースも考えられます。

業務と関係のない、私用の交通費に対しての請求は不正受給にあたります。出張先での行動をすべて把握することは難しいので、領収書提出の義務化やルールを明確にすること、不正受給は違法であることを社員一人一人に周知することが大切です。

5. 旅費交通費の仕訳方法

旅費交通費の仕訳方法は、仮払いをしているかいないかで異なります。また、仮払いをした場合でも、旅費交通費が仮払金を上回るか下回るかで仕訳が異なるので、混同しないようにする必要があります。

ここでは、4月10日に仮払いをおこない4月15日に精算した場合の仕訳方法と、仮払いをしなかった場合の仕訳方法を紹介するのでチェックしておきましょう。

5-1. 仮払いをおこなった場合

仮払いをおこなった場合、仮払金以上に旅費交通費がかかるパターンと、仮払金より安く済むパターンがあります。では、それぞれのパターンの仕訳方法を見ていきましょう。

まず、旅費交通費が仮払金を上回った場合の仕訳方法は、以下のようになります。

■4月10日 仮払いをおこなう

■4月15日 出張旅費精算書をもとに精算

次に、仮払金より旅費交通費が安く済んだパターンを見ていきましょう。このパターンの場合は、差額を会社に返却しなければならないので、上記の仕訳方法とは異なるため注意してください。

■4月10日 仮払いをおこなう

■4月15日 出張旅費精算書をもとに精算

5-2. 仮払いをおこなわない場合

仮払いをおこなわなかったものに関しては、通常の交通費と同じように仕訳をします。

以上のように、旅費交通費の仕訳は仮払いの有無や使った金額によって変わります。仕訳を適切に処理し、経理帳簿に正確に記録することが、健全な経営の維持につながります。

6. 旅費交通費は適切に処理しよう

旅費交通費は金額が大きくなる分、経理担当者の負担も増えます。不正を起こさないために注意深く確認する必要がありますが、遠方の社員の行動をすべて把握することは難しいかもしれません。特に仮払いは、細かい差額が発生しやすい科目でもあり、現金を取り扱うため金庫内の金額がズレてしまうこともあります。

しかし、管理台帳を正しく記入しておけば、精算忘れやミスを防ぐことも可能です。さらに、複数人で管理することで、チェック漏れや記入漏れの防止にもつながります。とはいえ、100％防ぐのは難しいので、会計ソフトなどを利用して業務を効率化させることも検討しましょう。

「交通費精算時の不正受給など不正してないか心配」

「金額ミスや確認作業が多く困っている」

「月末に申請がたまってしまい、件数が多く処理しきれない」などなど交通費精算に関してさまざまな課題を抱えてらっしゃるのではないでしょうか。交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、件数が多いため管理しきれず、不正やミスも起こりやすくなっています。そこで、当サイトでは上記のような課題を経費精算システムを通して解決するイメージをまとめた資料をご用意しました。交通費精算における不正やミスの改善はもちろん、経費精算業務の業務効率化に大きくつながる資料となっております。資料は無料ですので、情報収集としてぜひご覧ください。