経費精算がめんどくさい!経費精算の課題と具体的な解決策とは | jinjerBlog

経費精算がめんどくさい!経費精算の課題と具体的な解決策とは

経費精算業務は、申請者・承認者・経理担当者にとってとにかく面倒な作業の1つです。

働いている中で、「経費精算、めんどくさいな。。。」とついつい申請を後回しにしてしまった経験のある方も多いのではないでしょうか。

経理担当者は限られた時間の中で確認作業や仕訳、会計システムへの転記作業などをおこなうため、ミスが許されません。

今回は、申請者・承認者・経理担当者が抱えている経費精算の課題と、具体的な解決策をそれぞれご紹介いたします。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか?
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

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経費精算の課題解決

1. 経費精算の「めんどくさい」とは

電卓を使用して計算している様子

1-1. 申請者の「めんどくさい」

①交通費や領収書を確認しながらの申請書作成

従業員は仕事の合間に経費精算をしなければならず、仕事が忙しかったり、経費精算自体に時間がかかったりすると、ついつい後回しにしてしまいます。

経費精算申請書を作成する際は、領収書を確認して支払先や金額を記入したり、スケジュールを見返して訪問先や経路を確認したりと、申請書を作成するだけでも多大な時間がかかります。

従業員にとっては「調べる」ことや「記入する」ことは、面倒の大きな理由となるでしょう。

関連記事:交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは?

②会社に戻って経費精算をしなければならない

訪問先から直帰したいのに、経費精算のためだけにオフィスに戻ることも、経費精算を面倒と感じてしまう大きな理由でしょう。

移動時間などを経費精算に使いたくても、外出先で経費精算ができる環境が整っていないことで、従業員にとっては大きなストレスとなってしまいます。

結果的に、業務時間外に経費精算書類を作成することになり、従業員の不満につながる危険もあるでしょう。

③上司がいつも不在で承認依頼ができない

上司に承認依頼をしたい際やハンコをもらいたい際に、上司がいつも不在で経費精算に歩留まりが発生するケースも、申請者が面倒と感じる理由です。

申請者は期日が迫っている中で上司に申請をもらわなければなりません。

そのため、月末は上司がオフィスに戻ってくるまで待たなければならなかったり、上司へ承認依頼の連絡をしなければならなかったりと、余計な時間や工数が発生してしまいます。

1-2. 承認者の「めんどくさい」

①外出先で承認作業ができない

移動時間を有効活用できずに、結局会社に戻って夜遅くに承認作業をしなければならないことは、承認者にとって面倒な作業でしょう。

会社にいる時間でしか承認作業がおこなえない環境では、経費精算に歩留まりが発生します。

経費精算のためだけに会社に戻ることは、時間も無駄ですし、何より承認者の負担の原因となってしまうでしょう。

②確認箇所が多くて時間がかかる

申請書の確認項目が多いことも、承認者の確認作業を面倒くさくする要因です。特に、申請書に手作業で多くの情報を記入する必要がある企業は要注意です。

記入項目が多いと、確認する箇所もその分増えますし、承認者の確認漏れのリスクも大きくなります。

また、毎月膨大な量の申請書を確認していたら、承認者も承認作業に対して面倒くさいと感じてしまうでしょう。

③月末月初に一気に承認依頼がくる

従業員は勤務時間中は沢山の仕事に追われています。また、営業などで訪問先などに足を運ぶことも多いでしょう。

そのような状況下では、経費精算の優先順位は下がりますし、時間がかかるものなので、どうしても後回しにしてしまいます。

その結果、月末に承認依頼が一気に承認者に集中し、承認者の大きな負担となってしまうのです。

一つひとつミスがないか確認しなければならず時間や手間もかかるため、面倒くさいと感じるのも無理はないでしょう。

1-3. 経理担当者の「めんどくさい」

①従業員とのコミュニケーション

経費精算の業務に携わると、どんなに気を付けていてもほかの部署の社員と衝突してしまうことがあります。これは、経費精算という仕事の特性上、避けられないことです。

経費精算の業務では、経費の不正使用を防ぐために、どのような目的でお金を使ったのか、誰からの許可を得たのかといったことを明確にする必要があります。

そのため、社員一人ひとりに、お金の使い道を問いただすこともあります。もちろん、会社の資金を守るために、このような行為は決して悪いことではありません。

しかし、ほかの部署の社員側からは、逐一お金の使い道を尋ねてくる口うるさい人という印象を持たれてしまうこともあります。このような社員とぶつかり合いが、経費精算の担当者の大きなストレスにつながる可能性もあるのです。

②書類内容の確認作業や仕訳作業

経理担当者は経費精算の申請がおこなわれると、すべての情報が揃っているかを確認しなければなりません。

日付、申請者名、金額、勘定科目、承認印など、確認には時間もかかりますし、何より、黙々と確認作業をおこなっていると気疲れしてしまいます。

つぎに、申請された費用が本当に経費として計上できるかを確認しなければなりません。

もし情報が間違っていたり、足りなかったりした場合は、従業員に連絡をして差し戻しをおこない、訂正してもらう必要があるため、余計な工数が発生してしまいます。

経費として計上できるかどうか判断が難しい場合には、本人に詳細を確認したり、会計士や税理士にアドバイスを求めたりしなければならず、一つの申請でも時間と手間がかかるケースも頻繁にあります。

また、仕訳作業も経理担当者を苦しめる作業の一つです。申請内容を見て勘定科目を判断し、仕訳帳に記載した後、会計ソフトにも入力をするなど、とにかく手作業が多いことが、経理担当者を苦しめている大きな要因となっています。

このように、経費精算では書類の精査、間違いのチェックに時間や手間がかかり、経理担当者の最大の負担となっています。

③不正のチェック

会社のお金を守る最後の砦である経費精算の担当者は、社員の誰よりも不正に注意を払う必要があります。

担当者の目をすり抜けてしまうと、その先に不正を防ぐ手立てがありません。ゆえに、担当者は1つのミスも見逃すわけにはいかないのです。

経費精算の担当者が不正に対して細心の注意を払うべき理由はもう1つあります。それは、一度不正が起きてしまうと経理担当者自身が疑われやすいことです。

経理担当者は会社のお金に触れる機会が多いので、不正を行いやすい立場であるといえます。そのため、会社の資金に関するトラブルが起きると、矛先が向かいやすいのです。

関連記事:経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 経費精算の「めんどくさい」は経費精算システムで解決

人々がクエスチョンマークを囲んでいるイラスト

申請者・承認者・経理担当者はそれぞれ、経費精算を面倒くさいと感じていることがわかりました。

ここでは、それぞれの経費精算の課題の解決方法を一つずつ解説いたします。

2-1. 申請者の「めんどくさい」を解決する方法

①申請書記入の手間はICカードで解決

経費精算システムは、定期圏内の交通費自動控除や、ICカードの読み取りもおこなうことができるため、申請時の面倒な計算作業は必要ありません。

これまで紙の申請書に交通費や交際費などを調べながら記入しなければならなかった申請業務が、定期圏内の交通費の自動控除やICカードの読み取り機能によって申請ミスを未然に防ぎ、書類作成の手間も削減できます。

当サイトでは、経費精算業務の課題解決の際に参考になるよう、システムを使った経費申請のイメージを資料としてまとめております。

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関連記事:経費精算システムとICカードの連携で可能になることとは?

②外出先からでもスマートフォンで簡単申請

スマートフォンに対応している経費精算システムを使えば、外出先からでも簡単に経費精算をすることができます。

今まで紙の書類に記入をして申請書類を作成していた企業も、パソコンやスマートフォンに入力するだけで申請書を作成することができるため、申請書の作成が楽になり、大幅に作成時間を削減することができます。

③承認依頼はスマートフォンからワンクリック

申請書を作成し終えたら、システム上で承認者に対して承認依頼をすることができます。

これまでは承認者に直接会いに行くしか方法がなく、承認までに時間がかかっていた従業員は、システム上で承認依頼ができるため、スムーズな承認依頼を実現することが可能です。

部署やチーム単位で承認ルートを細かく設定することもできるため、企業の運用方法に合わせたシステムの利用も可能です。

関連記事:交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

2-2. 承認者の「めんどくさい」を解決する方法

①移動時間を利用してスマートフォンで承認作業

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用することで、外出先や移動時間などの空いた時間で承認作業をおこなうことができます。

承認・否認はワンクリックでおこなうことが可能なので、どなたでも簡単に、短時間でおこなうことができるようになります。

場所を選ばず承認作業をおこなうことができるようになることで、経費精算のためだけに会社に戻ったり、承認の遅れによって歩留まりが発生することをなくすことができるでしょう。

②必須項目を設定することで記入漏れをなくす

経費精算システムは申請書作成の際に必須項目を設定することができるため、入力漏れを無くすことができます。

間違いを最小限に抑えた申請書を作成できる環境を、経費精算システムによって整えることができます。

承認者はシステムでもまれにミスが起きてしまう箇所を確認すればいいだけなので、負担は大幅に削減するでしょう。

③経費精算を「手軽にできる」環境を作る

交通費の自動計算や定期区間の自動控除、領収書の添付や承認依頼がすべてスマートフォンからできるようになることで、「面倒くさい経費精算」から「手軽な経費精算」に変えることができます。

従業員が申請しやすい環境を整えることができれば、経費精算を後回しにすることが少なくなり、結果的に承認者の負担を軽減することにつながります。

2-3. 経理担当者の「めんどくさい」を解決する方法

①コミュニケーションはシステム上で

経費精算システムを使用すれば、システム上でコメントを入れて申請者に差し戻すことができます。

また、締め切り日が迫っている申請や承認に対してシステム上でアラートを通知することができるため、わざわざ申請者や承認者のもとに出向いて直接やり取りをする必要はありません。

外出先や別拠点など、離れている場所にいる従業員も、その場で通知を確認して、修正作業や承認作業をおこなうことができるようになります。

②正確な申請書を作成する環境を整え、仕訳は自動化する

経費精算システムには、交通費の自動計算や定期区間金額の自動控除、必須項目の設定や領収書の添付機能などがあります。正しい申請書が経理担当者のもとに届く環境を整えることが、確認作業の手間を無くすもっとも有効な手段でしょう。

また、経費精算システムを導入すると、仕訳作業を自動でおこなうことが可能になります。経理担当者にとって、仕訳作業は時間もかかり、神経を使う作業です。

紙での申請だと、申請書を一枚一枚確認しながら仕訳をすることになるため、膨大な時間と労力を費やすことになるでしょう。

経費精算システムは、設定した内訳を従業員が申請時に選択することで、承認時に自動で仕訳をすることができます。

自動で仕訳が完了するため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がありません。

また、会計システムに合わせた形で仕訳データを作成できるため、会計システムへのデータの取り込みもスムーズにおこなうことができます。

③不正防止の方法は「手入力」を減らすこと

経費精算の不正防止をするうえで、もっとも大きな効果があるのが経費精算のシステム化です。経費精算システムを導入すると、下記に挙げる手作業を自動化することができます。

・経費の数値入力
・申請された経費のチェック

手作業の工程が減ると、数字のごまかしが効かなくなります。何より経費申請手続きそのものが楽になるため、正規手続きの面倒さから小さな不正をしてしまうといったリスクにも対処できます。

関連記事:経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

3. 経費精算の面倒な作業を減らしてストレスを軽減

データを照合して計算しているイラスト

毎月の経費精算にストレスを感じている経理担当者は沢山いらっしゃいます。

手作業での業務が多いこと、正確さが求められることなど、面倒な作業を挙げればきりがないでしょう。少しでも改善策を講じて、経理担当者のストレスを軽減するようにしましょう。

まずは面倒な業務を整理して、適切な解決方法で手間のかかる経費精算業務を効率化していきましょう。

これを機に、経費精算システムについて調べてみてもいいかもしれませんね。

関連記事:経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説!

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
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