経費精算の基本フロー・やり方・注意点をわかりやすく解説
更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.4.6
古屋匠憲
経費精算は、従業員が一時的に立替払いした費用を会社が支払うことです。従業員の立替払いは、交通費や出張旅費など、さまざまな場面で発生します。
こうした従業員日々の経理の活動のなかでも、重要な業務です。そこで今回は、経費精算の基本フロー・やり方・注意点などについてご説明いたします。
つい面倒に感じてしまいがちな経費精算ですが、社内のルールを守って適正に行うようにしましょう。
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「法改正に関する情報収集が大変で、しっかりと対応できているか不安・・・」
「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」
などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。
特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。
そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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1. 経費精算とは
経費精算と一言にいっても、実際にはさまざまな種類が存在します。
その中でも、普段から頻繁に使われる経費精算について、3つご紹介いたします。
経費精算の基本フローを確認する前に、経費精算についておさらいしておきましょう。
1-1. 交通費精算
交通費とは、「仕事のための出張や営業などに公共交通機関やタクシーなどを利用した実績」のことです。
企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。この交通費を必要経費として計上することを交通費精算と呼びます。
営業職をはじめとした、外出機会の多い従業員が在籍している企業では、毎月たくさんの交通費精算申請がされるため、一般的によく使われる精算となっています。
関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン
1-2. 旅費精算
出張時の電車代やタクシー代、飛行機代などが旅費に該当します。
出張だけでなく、取引先に行くときに支払った交通費も旅費として精算することができます。
旅費のなかには、交通費以外の経費も含まれています。
たとえば、泊りがけの出張では宿泊費、また日当なども旅費として精算します。
会社によって旅費、出張費、旅費交通費などと名称は異なりますが、基本的には同じ経費を指しています。
関連記事：旅費精算とは？その方法や処理時に注意することを解説
1-3. 小口精算
小口精算は、日々の小さな経費を小口現金から支払う精算です。
経理担当者は小口現金の出入りを出納表で管理する必要があるため、面倒くさいと感じたこともあるのではないでしょうか。
2. 経費精算の基本フロー
経理担当者にとって経費精算の流れを把握しておくことは非常に重要です。
普段から頻繁に使用されることが多い、営業職からの交通費申請を例に、経費精算の流れを見ていきましょう。
2-1. 従業員による経費精算書の作成
営業職の従業員はお客様先への訪問で電車やタクシーを利用します。この際、従業員は交通費を一旦立て替えて支払うことが多いです。
月末に近づくと、従業員は経費精算をする必要があります。
経費精算申請書には、支払日時、目的、金額などを記載し、領収書やレシートを張り付けて作成します。
2-2. 上司に申請書類を提出し、承認してもらう
社員が何らかの立替えを行った場合、その領収書と経費精算の申請書類を自分の上司に提出し、承認してもらいます。
申請書類を受け取った上司は、その経費が正当なものであるかどうか、金額や使用目的に間違いがないかどうかを確認します。もし間違いなどがなければ承認印を押して経理に回します。
しかし、上司は当然ながら多くの仕事を抱えているため、承認作業に着手できずに経費精算に歩留まりが発生することも少なくありません。
2-3. 経理担当者は経費精算書の内容の確認作業をする
経理担当者は経費精算書の記載内容や領収書をもう1度チェックします。不備がないようであれば精算をおこなうことができます。
支払い方法については少額の経費であれば小口現金で支払い、金額が大きくなれば銀行振込で清算することもあります。
これは社員が立替えた場合ですが、交際費は事前申請という形を取っている企業もあります。この場合、申請が上司から承認されると経理から仮払いが行われて、その後経費精算がおこなわれます。
この確認作業で書類内容に不備があれば、従業員に連絡を取り、差し戻しをおこなう必要があります。
申請書類が複雑であったり、上司の確認が甘いと、経理担当者の負担につながってしまうこともあるのです。
2-4. 経理担当者は仕訳処理をおこなう
書類内容の確認ができたら、経費精算書の内容に従い会計ソフトや仕訳帳に仕訳内容を入力、記載します。
3. 立場別の経費精算のやり方
経費精算の基本フローが分かったところで、経費精算のやり方についてもよく知っておくことにしましょう。経費精算は申請者側と経理担当者側によってやり方が異なります。
3-1. 申請者側の経費精算のやり方
まず申請者側ですが、立替えた領収書は必ず取っておいて申請書類に添付しなければなりません。出張などから帰ってきたらできるだけ早く清算書を上司に提出するようにします。
上司の承認が得られれば、清算書が正式なものとなり、経理部に提出することができるでしょう。
月またぎの経費精算や数か月前の領収書を提出するのは経理担当者の負担を増やすことになるので、その月の清算はできるだけ月内に済ませるようにすると経理担当者に感謝されます。
関連記事：経費精算は月またぎや年またぎできるの？気をつけるべきポイント
3-2. 経理担当者側の経費精算のやり方
一方で、経理担当者側は申請書類が提出された後、その書類に不備がないかをしっかり確認します。日付、金額、申請者の氏名、交際費などの場合には相手方の氏名、そして領収書です。
領収書の金額と申請書の金額が合っているかも確認しなければなりません。
さらに、事前申請によって仮払いがおこなわれていた場合には、残金が合っているかも照合します。その後清算が必要であれば現金もしくは銀行振込で清算し、仕訳処理をおこなって終了です。
4. 経費精算をスムーズにおこなうために気を付けておくこと
経費精算はフローを見るだけだとそれほど難しくないと考える方も多いかもしれませんが、実施する際にはいくつかの注意点があります。
4-1. 注意点① 経費精算はこまめにおこなう
まず、経費精算はできるだけこまめに行うようにしましょう。これは経理担当者の負担を減らすという目的と、申請者側のミスを減らすという目的があります。
処理する書類が多ければ多いほどミスが増えますし、ミスが増えると経費精算の作業も遅くなってしまいます。
4-2. 注意点② 仕訳を正確におこなう
経理担当者側には、仕訳をしっかりおこなうという注意点があります。
旅費・交通費といった分かりやすいものであれば特に問題ありませんが、通信費や交際費、会議費などは間違えてしまう恐れがあります。
通信費には郵便物の送料や切手代が含まれますが、はがき代は消耗品費、祝電や弔電は交際費などと細かく分かれています。
交際費や会議費は似ていますが、損金算入することができるかどうかが異なり、節税対策には会議費のほうが有利です。1人あたり5,000円以下であれば会議費に入れるなどの工夫が求められます。
こうした勘定科目について詳しく知っておくことが重要です。
わからなければ専門家に尋ねるというひと手間も求められます。申請者側、経理担当者側双方がこうした注意を払うことによってスムーズな経費精算が可能になるのです。
5. 経費精算のフローを理解して業務をスムーズに
経費精算のフローを見てみると、申請者も経理担当者も多くの業務をこなしていることがわかります。
申請者側は経理担当者の負担を減らす努力をし、経理担当者側も申請者の手間を理解する努力をしていけば、スムーズな経費精算が行えるようになるでしょう。
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バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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