経費精算の遅れはなぜおこる？対策法をご紹介
更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.4.3
FURUYA
月末、あるいは期末になると経理担当者を悩ませるのが経費精算ではないでしょうか。非常に面倒な作業であることに加え、経費精算を遅れて申請してくる従業員も少なくないからです。経費精算の申請が遅れて出てくると、経理担当者の負担は非常に大きくなってしまいます。
今回は、経費精算の遅れが起こってしまう原因と対策について解説しましょう。
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 経費精算が遅れる原因とは
毎月発生する経費精算の業務ですが、さまざまな要因から経費精算の処理が遅れてしまうことがあるでしょう。では、なぜ経費精算が遅れてしまうのでしょうか。
1-1. 経費精算の期間の社内ルールが明確ではない
経費精算の申請期日を明確に定めていないと、経費精算の申請が先延ばしになりがちです。すると、時間のあるときにまとめて経費精算の申請をする従業員が多くなり、経理担当者の業務量にばらつきが出やすくなるのです。
特に経費精算の申請が社内でしかおこなえない場合、社内ルールが明確でなければ、社内にいて時間に余裕があるときにおこなおうと思うのは普通のことです。
1-2. 経費精算の手続きが複雑である
一般的に、従業員が立替えた経費を精算するためには、申請書に記入し、領収書を添付し、上司から承認印をもらい、経理部に提出するというステップを踏みます。
しかし、もし上司が社内にいなければ出社するまで待たなければなりませんし、申請書類にミスがあったり、足りない情報があったりすれば経理部から修正や再提出をお願いされるのです。
普段から社内にとどまっている従業員であればそれほど大きな問題になりませんが、社外に出ていることが多い従業員であれば、申請書類の訂正のためだけで会社に戻ってくることはできないかもしれません。
そうしているうちに経費精算の書類が溜まっていき、提出が遅れてしまうことになるのです。結果的に経理担当者の負担が増えるという悪循環に陥っている企業は少なくありません。
2. 経費精算の遅れを防ぐための対策法
では、経費精算の遅れを防ぐためには、どのような対策を講じる必要があるのでしょうか。
2-1. 経費精算のルールを明確にする
まずは、就業規則に「毎月何日までに経費精算の申請をおこなう」と明記しましょう。社内ルールなので法的な拘束力などはありませんが、従業員に意識させることは可能です。
もちろん明記するだけでなく、繰り返し思い出させることで遅れを防げます。たいていの従業員はただ期日を忘れているだけなので、意識してもらえれば期日どおりに申請してくれるでしょう。
もちろんそれでも申請が大きく遅れる従業員に対しては何らかのペナルティが必要です。罰則規定もあれば、従業員全員が期日を守ろうという意識が高まるはずです。経費精算の申請の遅れが防げるだけでなく、月末・期末の清算の遅れも防げるでしょう。
2-2. 経費精算システムを導入する
経費精算システムを導入すれば申請者側の手続き、経理担当者側の業務の両方を簡素化・効率化できます。クラウドを利用するので、社外にいながら申請することも可能です。
管理職の承認もすぐにもらえますし、経費精算のために会社に戻る必要もありません。ほんの数分から十数分で申請が終わるでしょう。
一方で経理担当者は領収書などの紙媒体の書類を詳しくチェックする作業から解放されます。経費精算システムによって仕訳、金額の確認や情報の不足や誤りのチェックがおこなわれているので、修正や再提出の依頼も減るでしょう。
また、紙ベースでは領収書や申請書をすべて保管しておく必要がありましたが、経費精算システムを導入すると原本の保管も自動的におこなえます。将来的に監査が入ったときでも領収書の紛失はありません。
システムによってミスが少なくなれば、税務署からの監査が入っても、問題なく対処できるでしょう。従業員、管理職、経理担当者すべての負担とストレスを軽減できるのです。
特に経費申請のミスは経理側と従業員側で認識の齟齬が発生し、コミュニケーションコストや業務工数も増えてしまいます。しかし、システムを通して経費申請すれば、根本となる経費申請のミス自体が少なくなり、業務が効率化されます。
当サイトでは経費精算効率化の一歩として参考にしていただけるよう、経費精算システム導入後のイメージをまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しているため、興味のある方はこちらからダウンロードしてご覧ください。
3. 経費精算の遅れを防ぐために
経費精算が遅れると、経理担当者にとってはかなりのストレスです。特に数ヵ月以上さかのぼって訂正が必要になる場合などはそうでしょう。
少しでも経理担当者の負担を減らし、スムーズに業務をおこなうために、経費精算システムの導入は有効な方法です。従業員が気持ちよく仕事がおこなえるように、また、経費精算の手続きも面倒くさいと思わずに済むように、会社として対策を講じることは非常に重要です。
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
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バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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