月末、あるいは期末がくると、頭を悩ませる経理担当者も多いのではないでしょうか。経費精算は非常に面倒な作業であることに加え、遅れて申請してくる従業員も少なくないため、業務負担も大きくなってしまいます。毎月の経費精算業務が負担となっているようであれば、やはり対策が必要です。

ここでは、経費精算の遅れが起こる原因や対策、遅れたときの対応などについて解説していきます。

1. 経費精算が遅れる原因とは

毎月発生する経費精算の業務ですが、一人でも申請が遅れてしまうと、処理や手続きがずれ込んでしまいます。このような状況を改善するには、遅れる原因を把握しておくことが重要です。ここでは、なぜ申請が遅れるのか、主な2つの原因を紹介します。

1-1. 経費精算の期間の社内ルールが明確ではない

経費精算の申請期日を明確に定めていないと、経費精算の申請が先延ばしになりがちです。期日が決まっていないとなると、時間のあるときにまとめて経費精算の申請をする従業員が多くなり、経理担当者の業務量にばらつきが出やすくなるのです。

特に、経費精算の申請が社内でしかおこなえない場合、社内ルールが明確でなければ、「時間に余裕があるときにやればいい」と思うのはしょうがないことかもしれません。

1-2. 経費精算の手続きが複雑である

従業員が立替えた経費を精算するためには、申請書に記入し、領収書を添付し、上司から承認印をもらい、経理部に提出するというフローになっているのが一般的です。

しかし、もし上司が社内にいなければ出社するまで待たなければなりません。申請書類にミスがあったり、足りない情報があったりすれば、経理部から修正や再提出を求めれます。

社内で業務をしている従業員であればそれほど大した手間ではありませんが、営業や運営など社外に出ていることが多い従業員の場合、申請書類の訂正のためだけに会社に戻ってくることは難しいでしょう。

こういった複雑な手続きをおこなっていると、経費精算の書類が溜まっていき、結果的に提出が遅れてしまうのです。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 経費精算には期限を設けるべき？

 

もしも、経費精算に期限を設けていないのであれば、期限を設けることが遅れの対策になります。ただし、経理の都合ばかりで期限を決めてしまうと、今度は従業員に負担をかけてしまうかもしれません。期限を決めるのは大事ですが、経理担当者も従業員も負担が少ない、無理のない範囲で決めるようにしましょう。

では、どのぐらいの期限を決めればいいのか、一般的なケースと法律の観点から解説していきます。

2-1. 一般的には1ヵ月が目安

社内ルールで決める「経費精算の期限」に対する法律の規定はないので、期限は会社によって異なりますが、一般的には1ヵ月と決めている会社が多いようです。会社の締め日によって、15日なのか月末なのかは変わってきますが、「1ヵ月」と区切ることで、先月や先々月の経費精算に対応しなければならない、という状況は改善できるでしょう。

期限を決めたら、必ず就業規則や経費精算に関連するマニュアルに清算期日を明記してください。また、明記するだけでは従業員に伝わらない可能性もあるため、社内に周知することも重要です。

期限を決める際に、必要であれば罰則を設けましょう。この場合の罰則は、「期日までに提出すること」への意識を高めたり、動機付けになったりするので、遅れが多い会社であればより期限を設ける効果を高められます。

2-2. 法律の期限は年度内

法律は、社内での経費精算期限には関わっていませんが、確定申告の際には「経費処理」の項目があるので法律が関係してきます。

確定申告書は、事業年度の決算の結果をもとに作成するため、経費精算も同じ年度内に処理をしておく必要があります。つまり、法律における経費精算の期限は「年度内」ということになります。

1ヵ月もしくは決算期ごとに処理が終わっていれば、法律上の期限を超えることはありません。ただし、3月の決算の期末に発生した経費を、3ヵ月後の6月に清算してしまうと「年度またぎ」となり経費として認められないことがあるので注意してください。

3. 経費精算が遅れたときの対応について

いくら期限を決めていても罰則があるとしても、経費精算が遅れてしまうこともあります。もちろん、遅れがないというのが一番ですが、対応を決めておけばスムーズに処理ができます。

ここでは、経費清算が遅れたときの対応について解説していくので、状況にに合った方法で対処してください。

3-1. 月またぎの場合は翌月処理

6月清算分の経費を、従業員が忘れてしまって7月清算になった場合は「月またぎ」となります。月をまたいでの経費精算は期限を過ぎているため、月次処理をおこなう会社では翌月処理とするのが原則です。

この場合、立替分の経費精算や仮払の経費精算などの支払い手続きも、１か月遅れの次の月に回しても問題ありません。

ただし、従業員が「少し遅れても大丈夫」という認識を持ってしまうと遅れを改善できないので、対応する際に「期限を設けている意味」をしっかり説明して厳重に注意をしましょう。

3-2. 年度内であれば半期・四半期を超えていても処理できる

年度内であれば、半期・四半期を超えていても処理ができます。

厳密にいうと、本来であれば過去の決算を修正しなければなりません。過去の経費精算の場合、過去の半期や四半期の経費に含めることになるので、修正をするのが正しい処理方法となります。

しかし、一人の従業員分で数枚の領収書を処理する程度であれば、期限後であっても経費として認めてもらえるので、年度内であればすぐに処理をしてしまいましょう。

4. 経費精算の遅れを防ぐための対策法

期限を決めても罰則を設けても、なかなか効果が現われないという場合は、一歩踏み込んだ対策をおこなう必要があるかもしれません。経費精算の遅れを防ぐためには、どのような対策を講じる必要があるのか、ここでは3つの対策を紹介します。

4-1.経費精算のルールを明確にする

まずは、就業規則に「毎月何日までに経費精算の申請をおこなう」と明記しましょう。社内ルールなので法的な拘束力などはありませんが、従業員に意識させることは可能です。

もちろん明記するだけでなく、繰り返し思い出してもらうようにすることも重要です。遅れが多い部署の管理者に、期限が近づいたらアナウンスしてもらう、一斉メールを送るなどの対応も必要かもしれません。ほとんどの場合、従業員はただ期日を忘れているだけなので、意識してもらえれば期日どおりに申請してくれるでしょう。

それでも申請が大きく遅れる従業員に対しては、何らかのペナルティが必要です。罰則規定があれば、従業員全員が期日を守ろうという意識が高まるはずです。経費精算の申請の遅れが防げるだけでなく、月末・期末の清算の遅れも防げるでしょう。

4-2. キャッシュレス対応にする

法人用クレジットカードがある、もしくは導入を検討しているという場合は、キャッシュレス対応にするというのも有効な対策です。法人クレジットカードを、経費精算業務が多い部署や従業員に配布すれば、利用実績を簡単に追うことができます。そのため、申請業務も簡潔になるので、期限の遅れの改善にもつながります。

導入には少し手間がかかりますが、各事業所や店舗でおこなっていた経費精算業務を一元管理することも可能なので、特に各地に拠点がある企業にとってはメリットの方が大きいといえるでしょう。

4-3. 経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入すれば申請者側の手続き、経理担当者側の業務の両方を簡素化・効率化できます。クラウドを利用するので、社外からも申請が可能です。管理職の承認もシステム上ですぐにもらえますし、経費精算のために会社に戻る必要もなく、ほんの数分から十数分で申請が完了します。

経理担当者は、領収書などの紙媒体の書類を詳しくチェックする作業から解放されます。経費精算システムによって仕訳、金額の確認や情報の不足や誤りのチェックが随時おこなわれるので、修正や再提出の依頼も減るでしょう。

また、紙ベースでは領収書や申請書をすべて保管しておく必要がありましたが、経費精算システムを導入すれば原本の保管も自動的におこなえます。領収書を紛失するリスクも軽減できるので、将来的に監査が入ったときでも安心です。システムによってミスが少なくなれば、税務署からの監査が入っても、問題なく対応できます。

このように、経費精算システムの導入は、従業員、管理職、経理担当者すべての負担とストレスを軽減できるメリットがあります。特に、経費申請のミスは経理側と従業員側で認識の齟齬が発生し、コミュニケーションコストや業務工数も増えやすいのですが、システムを通して経費申請すればミス自体が少なくなるため、業務が効率化されます。

当サイトでは経費精算効率化の一歩として参考にしていただけるよう、経費精算システム導入後のイメージをまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しているため、興味のある方はこちらからダウンロードしてご覧ください。

5. 経費精算の遅れは対策で防ごう

経費精算が遅れると、経理担当者の業務負担が増えるだけでなく、大きなストレスになります。数ヵ月以上さかのぼって訂正が必要になる場合は、ミスも起こりやすいので、早く対処をするために他の業務を止めることもあるかもしれません。

このような自体を防ぎ、少しでも経理担当者の負担を減らしてスムーズに業務をおこなうためには、経費精算システムの導入を検討するのがベストです。システム化をすれば、従業員も経理担当者も手続きを簡略化できるので、双方へのメリットがあります。従業員が気持ちよく仕事がおこなえるように、会社として必要な対策を講じていきましょう。