経費精算の業務改善方法とは？やっておきたい3つの施策

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経費管理

更新日: 2024.3.8
公開日: 2020.4.7 jinjer Blog 編集部

経費精算は作業量が多いことから、業務改善する余地の多い経理業務の一つです。少しでも経理担当者の負担を減らし、ヒューマンエラーを避けるためには対策が必要です。

経費精算は膨大な量の作業が関係しているため、少しでも経費精算の手間が省けると会社全体の作業の効率化へとつながります。今回は経費精算の業務改善方法を3つご紹介するとともに、経費精算システムをおすすめする理由をご紹介します。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員がおこなうため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。

1. 経費精算をスムーズにする3つの業務改善とは
2. 業務改善に経費精算システムをおすすめする理由
3. 経費精算システム導入で大幅な業務改善を図ろう

1. 経費精算をスムーズにする3つの業務改善とは

毎月の経費精算業務は、膨大な量の作業が関係しているため、業務効率化が実現することで、会社全体での作業効率が向上することが期待できます。それでは一体、どのような施策を導入することで、経費精算業務をスムーズにおこなうことができるのでしょうか。

1-1. 社内ルールの徹底周知

経費精算の社内ルールが曖昧だったり、周知が行き届いていなかったりする企業は少なくありません。

明確な社内ルールが周知されていないと、申請書に間違いがあったり、期日までに経費精算をおこなわなかったりする従業員が後を絶たず、経理担当者の負担も多くなっていきます。

そのため、次のような経費精算の社内ルールを就業規則へ明記し、従業員への周知を徹底しましょう。

いつまでに経費精算をおこなわなければならないのか
どのような書式で申請しなければならないのか
期日を過ぎて申請したらどのようなペナルティがあるのか

さらに、経費精算のルールを社内全体に浸透させるには、毎月定期的に周知を図ることも大切です。

1-2. 印刷代節約につながる電子化

経費精算の業務改善に利用できるのが電子化です。1998年に制定され、2017年に改正された電子帳簿保存法によって、領収書などがペーパーレスで管理できるようになりました。

電子化にはデータを共有しやすく、保管スペースも必要ないという大きなメリットがあります。そのため、これまで紙ベースで経費精算をおこなってきた企業も、続々と電子化を進めています。

なお、領収書を電子データで受け取った場合、原則電子データのままでの保存が電子帳簿保存法により義務付けられています。宥恕措置が2023年12月31日で終了するため、それ以降は紙に出力して保存すると罰則の対象となります。

宥恕措置が終わるのを機に、経費精算を紙ベースから電子化へ切り替えることを検討してみてもよいでしょう。

参照：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

1-3. 経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入は、もっとも効率的な業務改善方法でしょう。初期費用や月額費用がかかるものの、経理担当者や申請者の負担を大幅に削減できます。経費精算の業務を根本から改善したい場合には、経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

経費精算システムを導入すれば、経費申請のミスや不正も減り、会社全体として効果的な業務改善が可能です。当サイトでは実際のシステム導入イメージや業務の工数削減例などをまとめた資料を配布しており、業務改善の参考としてご利用いただけます。経費精算業の見直しをおこないたい方は、ぜひこちらから無料で「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」をダウンロードしてご覧ください。

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