経費精算の業務改善方法とは?やっておきたい3つの施策

経費精算は作業量が多く、業務改善する余地が多い会社は少なくありません。少しでも経理担当者の負担を減らし、ヒューマンエラーを避けるためには対策が必要です。

経費精算は膨大な量の作業が関係しているため、少しでも経費精算の手間が省けると会社全体の作業の効率化へとつながります。今回は経費精算の業務改善方法を3つご紹介するとともに、経費精算システムをおすすめする理由をご紹介します。

1. 経費精算をスムーズにする3つの業務改善

 

毎月の経費精算業務は、膨大な量の作業が関係しているため、業務効率化が実現することで、会社全体での作業効率が向上することが期待できます。それでは一体、どのような施策を導入することで、経費精算業務をスムーズにおこなうことができるのでしょうか。

1-1. 社内ルールの徹底周知

費精算の社内ルールがあいまいだったり、周知が行き届いていなかったりする企業は少なくありません。

明確な社内ルールが周知されていないと申請書に間違いがあったり、期日までに経費精算をおこなわなかったりする従業員が後を絶たず、経理担当者の負担も多くなっていきます。

・いつまでに経費精算をおこなわなければならないのか
・どのような書式で申請しなければならないのか
・期日を過ぎて申請したらどのようなペナルティがあるのか
など、就業規則に経費精算の社内ルールを明記し、従業員への周知を徹底しましょう。さらに、毎月定期的に周知することで、経費精算のルールが徐々に浸透するでしょう。

1-2. 印刷代節約につながる電子化

経費精算の業務改善に利用できるのが電子化です。1998年に制定され、2017年に改正された電子帳簿保存法によって、領収書などがペーパーレスで管理できるようになりました。これまでは紙ベースで経費精算をおこなってきた企業も、続々と電子化を進めています。

電子化にはデータを共有しやすく、保管スペースも必要ないという大きなメリットがあります。もしまだ紙ベースで経費精算をおこなっている企業があるのであれば、ある部分を電子化するだけでもかなりの業務改善が見込めるでしょう。

1-3. 経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入は、もっとも効率的な業務改善方法でしょう。初期費用や月額費用がかかるものの、経理担当者や申請者の負担を大幅に削減できます。経費精算の業務を根本から改善したい場合には、経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

2. 業務改善に経費精算システムをおすすめする理由

経費精算システムは業務改善に有効な理由として、主に次の3つが挙げられます。

2-1. 手続きを簡略化できる

まずは手続きを大幅に簡素化することができるという点が挙げられます。これまでは従業員が申請書と領収書をもって上司のところへ行き、承認をもらったあと、経理に提出しなければなりませんでした。

経費精算システムを導入すると、社外からでも簡単にこのプロセスをこなすことができます。しかも申請の段階でミスを防ぐ工夫がなされているため、上司は経費が正当なものかをチェックするだけで経理に回せるようになるのです。

経理担当者側は申請書にある金額や日付をシステムに入力する手間が省けます。ミスが少なくなり、結果的に業務が非常に素早くおこなえるようになるのです。申請者も素早い経費精算ができれば、それだけほかの業務に集中できるため効率が上がります。

2-2. 小口現金が不要になる

小口現金は細かい金額のやり取りが多くなるため、どうしてもミスが生じやすい業務です。もしミスがあればどこが間違っていたのか徹底的に調べなければならないため、経理担当者のストレスも増えます。

経費精算システムであれば、そもそも小口現金の管理が必要なくなるのです。すべての経費を銀行振込などでおこなえるようになれば、経理担当者のストレスも大幅に軽減されることでしょう。

2-3. 仕訳の自動作成

経費精算システムには、仕訳データを作成できるものもあります。仕訳でもミスがあると、後々税務署からの指摘があったときに訂正しなければなりません。決算書で見つかったミスは、訂正にかなりの時間と労力を必要とします。

これまで手作業で入力していた処理をシステムでおこなえるようになれば、経費精算の多くの作業を削減することができ、経理だけでなく会社全体の業務改善へとつながるのです。

3. 経費精算システム導入で大幅な業務改善が見込める

経費精算システムは経費の申請者、経費を承認する上司、経費精算をおこなう経理担当者すべての負担を軽減するために非常に有効です。経費精算自体は会社に金銭的な利益をもたらすものではないため、いかに効率よく業務をおこなうかが重要なポイントです。

経費精算がスムーズにおこなえるようになれば、外回りの多い従業員も別の重要な業務に集中できるようになるでしょう。経費精算システムの導入によって、今まで経理担当だった人材を別の仕事に回すことができるようになるかもしれません。

これから経費精算の業務改善をおこないたいと思っている企業や、経費精算で課題を感じている企業は、経費精算システムの導入を検討してみましょう。

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