経費精算で担当者が大変と感じる4つのネックポイントと対処法
更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.4.7
FURUYA
経費精算は、細かな作業が多いにもかかわらず、ミスが許されない、負担の大きな仕事です。しかし、業務フローなどを改善すれば、この大変さを緩和させることも可能です。
今回の記事では、経費精算で経理担当者が感じる4つのネックポイントと、業務を楽にする2つのポイントをご紹介します。よりよい職場環境にするためにも、ぜひ最後までご覧ください。
【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】
「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」
など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。
そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。
当サイトでは、経費精算システムでできることや、よくある経費精算の課題をシステムでどのように解決できるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、経費精算の申請ミスを減らしたい方はぜひダウンロードしてご覧ください。
1. 経費精算の4つのネックポイントとは
経費精算の担当者が大変だと感じやすい、経費精算の主なネックポイントを4つご紹介します。
1-1. 他部署の従業員と衝突することがある
経費精算の業務に携わると、どんなに気を付けていてもほかの部署の社員と衝突してしまうことがあります。これは、経費精算という仕事の特性上、避けられないことです。
経費精算の業務では、経費の不正使用を防ぐために、どのような目的でお金を使ったのか、誰からの許可を得たのかといったことを明確にする必要があります。
そのため、社員一人ひとりに、お金の使い道を問いただすこともあります。もちろん、会社の資金を守るために、このような行為は決して悪いことではありません。
しかし、ほかの部署の社員側からは、逐一お金の使い道を尋ねてくる口うるさい人という印象を持たれてしまうこともあります。このような社員とぶつかり合いが、経費精算の担当者の大きなストレスにつながる可能性もあるのです。
1-2. 1円のミスも許されない
経費計精算は、会社のお金を取り扱うとても重要な業務です。当然、計算ミス、記入ミスなどは許されません。仮に1つでも内容に不備があると、計算結果にずれが生じてしまいます。その結果、残業で夜遅くまで精算作業に追われるといったことも珍しくありません。
このように、経費精算では、1つのミスなく完璧の業務を遂行することが求められます。常に神経を擦り減らし、大きなストレスを抱えてしまう担当者もいます。
1-3. 不正に細心の注意を払う必要がある
会社のお金を守る最後の砦である経費精算の担当者は、社員の誰よりも不正に注意を払う必要があります。担当者の目をすり抜けてしまうと、その先に不正を防ぐ手立てがありません。ゆえに、担当者は1つのミスも見逃すわけにはいかないのです。
経費精算の担当者が不正に対して細心の注意を払うべき理由はもう1つあります。それは、一度不正が起きてしまうと経理担当者自身が疑われやすいことです。
経理担当者は会社のお金に触れる機会が多いので、不正を行いやすい立場であるといえます。そのため、会社の資金に関するトラブルが起きると、矛先が向かいやすいのです。
1-4. 必要な知識が多く常に勉強が求められる
経費精算の業務では、経理に関する各種資格が必要です。しかし、資格さえ取得すれば業務を完璧に遂行できるとは限りません。資格試験の内容だけでは実務には対応できないので、資格取得後も日々勉強に励む必要があります。
場合によっては帰宅後の時間や休日が勉強で潰れてしまうこともあるでしょう。経理担当者には勤勉さが求められるので、勉強嫌いな方には負担の大きな業務に感じる可能性があります。
2. 経費精算を楽にする2つのポイント
経費精算の負担を減らすポイントはいくつか存在しますが、ここでは代表的な2つのポイントをご紹介します。
2-1. 各種明細書をデジタルデータで管理する
経費精算の業務では、膨大な量の領収書を処理しなければならず、デスクが領収書で溢れかえってしまうこともよくあります。領収書などの各種明細書を紙媒体で扱っていれば、散らかってしまうことは防げません。
そこで、紙媒体から画像へと変換して、デジタルデータとして資料を管理することをおすすめします。こうすることで、デスクが紙で散らばることはなくなり、社員同士でデータを共有することも容易になります。
従来の法律では、領収書などの明細書の原本を7年間保存しておくことが義務付けられていました。しかし、この法律は2017年に改正されており、画像も書類として扱えるようになっています。
まだ紙媒体をメインに扱っているのであれば、電子データで管理するよう業務フローを見直してみるとよいでしょう。
2-2. 経理業務をアウトソースする
経理業務をアウトソースすることでも経費精算の負担を減らせます。すべての経理業務を外注してしまうことも可能ですが、業務の一部のみでも経理業務の効率化が図れるでしょう。
経理業務の外注化は、コストの面でもメリットがあります。経理業務をすべて自社の社員に任せるとなると、経理業務を行う人材を確保する必要がありますが、外注すれば、この採用にかかるコストを抑えられるのです。
また、経理スタッフはただ単に雇うだけではなく、教育をしっかり行う必要があります。この社員教育にも多くのコストを投下することになりますが、アウトソースをすれば、そのコストも削減できるのです。
関連記事：経費精算の業務改善方法とは？やっておきたい3つの施策
2-3.経費精算システムの活用
経費精算を効率化するにはクラウド型の経費精算システムを利用することがおすすめです。クラウドで管理すれば、申請ミスをへらすだけでなく、従業員や経理担当者の負担を減らすことができます。
例として、「自動仕訳機能」は、申請する際に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳の工数を大幅に削減できます。また、デジタル管理であるため紙の申請書類も不要となり、ペーパーレス化も実現できます。
当サイトでは、実際に経費精算システムを導入した場合の経費申請の形や、その他経費精算システムの機能などもまとめた資料を配布しています。経費精算の課題解決の参考にしたいという方は、こちらから無料で「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」をダウンロードしてご覧ください。
3. 経理担当者は一人ひとりの負担を減らす対策を
経費精算は、会社のお金を扱うミスの許されない業務です。ミスを減らすうえで重要なことは、経理担当者一人ひとりの仕事の負担を減らすことです。仕事量が増えれば、注意力が散漫になってしまい、ミスが増える可能性が高くなってしまいます。
経費精算システムの導入も、経費精算にかかる仕事を効率化するための手段の1つです。経費精算の方法に悩んでいるのであれば、ぜひ自社にあった方法で業務を効率化して、担当者の負担を減らすよう努めましょう。
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バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。
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