経費精算は、細かな作業が多いにもかかわらず、ミスが許されない、負担の大きな仕事です。しかし、業務フローなどを改善すれば、この大変さを緩和させることも可能です。

今回の記事では、経費精算で経理担当者が感じる4つのネックポイントと、業務を楽にする3つのポイントをご紹介します。よりよい職場環境にするためにも、ぜひ最後までご覧ください。

1. 経費精算の4つのネックポイントとは

経費精算の担当者が大変だと感じやすい、経費精算の主なネックポイントを4つご紹介します。

1-1. 他部署の従業員と衝突することがある

経費精算の業務に携わると、どんなに気を付けていてもほかの部署の社員と衝突してしまうことがあります。これは、経費精算という仕事の特性上、避けられないことです。

経費精算の業務では、経費の不正使用を防ぐために、どのような目的でお金を使ったのか、誰からの許可を得たのかといったことを明確にする必要があります。

そのため、社員一人ひとりに、お金の使い道を問いただすこともあります。もちろん、会社の資金を守るために、このような行為は決して悪いことではありません。

しかし、ほかの部署の社員側からは、逐一お金の使い道を尋ねてくる口うるさい人という印象を持たれてしまうこともあります。このような社員とのぶつかり合いが、経費精算の担当者の大きなストレスにつながる可能性もあるのです。

1-2. 1円のミスも許されない

経費計精算は、会社のお金を取り扱うとても重要な業務です。当然、計算ミス、記入ミスなどは許されません。仮に1つでも内容に不備があると、計算結果にずれが生じてしまいます。その結果、残業で夜遅くまで精算作業に追われるといったことも珍しくありません。

このように、経費精算では、1つのミスなく完璧の業務を遂行することが求められます。常に神経を擦り減らし、大きなストレスを抱えてしまう担当者もいます。

1-3. 不正に細心の注意を払う必要がある

会社のお金を守る最後の砦である経費精算の担当者は、社員の誰よりも不正に注意を払う必要があります。担当者の目をすり抜けてしまうと、その先に不正を防ぐ手立てがありません。ゆえに、担当者は1つのミスも見逃すわけにはいかないのです。

経費精算の担当者が不正に対して細心の注意を払うべき理由はもう1つあります。それは、一度不正が起きてしまうと経理担当者自身が疑われやすいことです。

経理担当者は会社のお金に触れる機会が多いので、不正をおこないやすい立場であるといえます。そのため、会社の資金に関するトラブルが起きると、矛先が向かいやすいのです。

1-4. 必要な知識が多く常に勉強が求められる

経費精算の業務では、経理に関する専門的な知識が必要です。そのため、資格を取得したり専門書を読んだりなど、知識を得るための学ぶ姿勢が求められます。仮に資格を取得したとしても、すぐに実務には対応できないので、資格取得後も日々勉強に励まなくてはいけません。

場合によっては帰宅後の時間や休日が勉強で潰れてしまうこともあるでしょう。経理担当者には勤勉さが求められるので、勉強嫌いな方には負担の大きな業務に感じる可能性があります。

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2. 経費精算を楽にする3つのポイント

経費精算の負担を減らすポイントはいくつか存在しますが、ここでは代表的な3つのポイントをご紹介します。

2-1. 各種明細書をデジタルデータで管理する

経費精算の業務では、膨大な量の領収書を処理しなければならず、デスクが領収書で溢れかえってしまうこともよくあります。領収書などの各種明細書を紙媒体で扱っていれば、紛失のリスクを免れないでしょう。

そこで、紙媒体から画像へと変換して、デジタルデータとして資料を管理することをおすすめします。こうすることで、デスクが紙で散らばることはなくなり、社員同士でデータを共有することも容易になります。

税法上、領収書は7年間の保管が義務付けられています。従来は、領収書の原本を保管する必要がありましたが、2016年の電子帳簿保存法の改正により、スキャナやスマホ撮影した領収書の画像を原本の代わりとして保管できるようになりました。

電子データで管理できれば、保管スペースを削減することも可能です。

まだ紙媒体をメインに扱っているのであれば、電子データで管理するよう業務フローを見直してみるとよいでしょう。

2-1-1. 電子データで管理する際の注意点

スキャナやスマホ撮影した領収書を保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に従って保存しなくてはいけません。要件を満たさない場合は、電子データによる管理ができないので注意しましょう。

また、領収書を電子データで受け取った際に、電子データのまま保存が義務付けられている点にも注意が必要です。2023年12月までは宥恕措置により紙にプリントアウトしての保存も認められますが、2024年1月以降は原則紙での保存が認められません。

電子データで領収書を管理する際は、電子帳簿保存法の概要についてもしっかり把握しておくことが必要です。

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2-2. 経理業務をアウトソースする

経理業務をアウトソースすることでも経費精算の負担を減らせます。すべての経理業務を外注してしまうことも可能ですが、業務の一部のみでも経理業務の効率化が図れるでしょう。

経理業務の外注化は、コストの面でもメリットがあります。経理業務をすべて自社の社員に任せるとなると、経理業務をおこなう人材を確保する必要があります。ただし外注すれば、採用にかかるコストを削減できるでしょう。

また、経理スタッフはただ単に雇うだけではなく、教育をしっかりおこなう必要があります。社員教育にも多くのコストを投下することになりますが、アウトソースをすれば、教育にかけるコストも抑えられるのです。

ただし、アウトソースする際には、慎重に委託先を選定しないと、情報漏洩のリスクが高まる恐れがあります。加えて、社員教育をしなくて済む分、自社に経理業務に関するノウハウが蓄積されないというデメリットがあることも押さえておきましょう。

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2-3.経費精算システムの活用

経費精算を効率化するには、クラウド型の経費精算システムを利用することがおすすめです。

システムを導入する際に初期費用や維持費などコストがかかってしまうものの、クラウドで管理すれば、申請ミスを減らすだけでなく、従業員や経理担当者の負担を減らすことができます。

例として「自動仕訳機能」は、申請する際に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳の工数を大幅に削減できます。また、デジタル管理であるため紙の申請書類も不要となり、ペーパーレス化も実現できます。

当サイトでは、実際に経費精算システムを導入した場合の経費申請の形や、その他経費精算システムの機能などもまとめた資料を配布しています。経費精算の課題解決の参考にしたいという方は、こちらから無料で「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」をダウンロードしてご覧ください。

3. 経理担当者の負担を減らして経費精算を正しくおこなおう

経費精算は、会社のお金を扱うミスの許されない業務です。ミスを減らすうえで重要なことは、経理担当者一人ひとりの仕事の負担を減らすことです。仕事量が増えれば、注意力が散漫になってしまい、ミスが増える可能性が高くなってしまいます。

経費精算システムの導入も、経費精算にかかる仕事を効率化するための手段の1つです。経費精算の方法に悩んでいるのであれば、ぜひ自社にあった方法で業務を効率化して、担当者の負担を減らすよう努めましょう。