経費精算でクレジットカード。明細やレシートは使える? | jinjerBlog

経費精算でクレジットカード。明細やレシートは使える?

経費精算の申請には、必ず証明する書類が必要になります。

しかし、クレジットカードを使用した際は、領収書ではなく利用明細書が発行されますので、経理担当者は「領収書の代わりに利用明細書って使えるのかな。。。」と疑問を感じたことがあるのではないでしょうか。

では、クレジットカードを使用した際は、どのような経費処理をおこなえばよいのでしょうか。

今回は、クレジットカード使用時の経費処理や領収書の代わりにできる書類に関して解説いたします。

1. 領収書の代わりにできる書類は?

1-1. 利用明細書

クレジットカードを使用した際に発行される利用明細書は、領収書の代わりに経費精算時の書類として使用することができます。

領収書の代わりに使用することができる利用明細書は、以下の情報が記載されている必要があります。

経理担当者は経費処理の際、以下の項目が記載されているかを確認してから使用可否を判断するとよいでしょう。

・利用した店舗名

・商品を購入した日付

・商品やサービスの詳細

・購入した商品や利用したサービスの金額

・購入者の氏名もしくは会社名

基本的に上記の情報はクレジットカードを使用した際の利用明細書に記載されていますが、経費処理の際はしっかりと確認しておくとよいでしょう。

1-2. レシート

レシートも領収書の代わりに経費精算時の書類として使用することができます。

利用明細書同様、必要な項目が満たされていれば領収書の代わりにすることができます。

レシートはなくしやすいため、クレジットカードを使用した際はレシートを保管しておくように従業員に周知しておくと、経費精算時に証明できない問題は解決することができるでしょう。

1-3. お店がサービスで出した領収書

お店がサービスで出した領収書も、必要な情報が記載されていれば領収書の代わりとして使用することができます。

関連記事:経費処理時の領収書を電子化しよう!法律・メリット・方法を解説

2. 法人カード利用時の経費精算とは?

会社でクレジットカードを使用する際は、「法人カード」を使用すると便利です。

法人カードは、親カードに別の社用のカードを紐づけることができますので、より正確に、早く経費精算がおこなえるようになります。

ここでは、法人カードを使用することで起きる経費精算業務の良い変化を解説いたします。

2-1. 個人での立替がなくなる

法人カードを使用すれば会社の口座から現金が支払われます。

そのため、社員が立て替える必要がなくなりますし、個人のクレジットカードを使用する必要もなくなるため、精算が容易になります。

2-2. 経費精算システムと連携すれば入力や申請も楽に

クレジットカードと経費精算システムを連携すれば、手間をかけずに経費として登録が可能です。

わざわざ申請書やエクセルなどに情報記入をする手間はなくなります。

関連記事:経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説!

2-3. 不正の防止

クレジットカードを使うと、いつ、どこで、誰が、いくら使ったかを正確に把握することができます。

そのため、手作業での記入よりもはるかに不正が起こりにくい環境を整えることができます。

関連記事:経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

3. 自社にあった形で経費精算にクレジットカードを使おう

経費精算にクレジットカードを使うことには多くのメリットがありますが、賢く使うことが必要です。

それほど経費精算が発生しない企業であれば、従業員の分のクレジットカードを発行する料金が高くついてしまうかもしれません。

ただし、経費精算の発生する量や、経理担当者の負担などを考慮してクレジットカードを導入すれば、労力や費用を大幅に軽減することも可能です。

メリットやデメリットをしっかり理解したうえでクレジットカードを使いこなすようにしましょう。

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