経費精算でクレジットカードの明細やレシートは使える？

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更新日: 2024.10.7
公開日: 2020.4.3 jinjer Blog 編集部

経費精算の申請には、領収書などの証明書類を添付しなければなりません。

しかし、クレジットカードを使用した際は、領収書ではなく利用明細書が発行されます。利用明細書で申請された場合、経理担当者は「領収書の代わりに利用明細書って使えるのか」という疑問を感じたこともあるのではないでしょうか。利用明細書も領収書も同じような書類ですが、利用明細書で経費精算を申請をするには一定の要件を満たしている必要があります。

本記事では、経費精算の書類や明細書の注意点、クレジットカードを利用するメリットなどを解説します。

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1. 経費精算に使える書類は？
2. 明細書で経費精算する場合の注意点
3. 法人クレジットカードを利用するメリット
4. 経費精算の業務負担はクレジットカードで解決！

1. 経費精算に使える書類は？

経費精算に使える書類は「利用明細書」と「レシート」、「領収書」の3つになります。レシートや領収書は昔から使われていますが、近年はクレジットカードを使う企業も増えており、利用明細書で処理をすることもあるでしょう。

ここでは、それぞれの書類について解説していきます。

1-1. 利用明細書

クレジットカードを使用した際に発行される利用明細書は、領収書の代わりに経費精算時の書類として使用することができます。ただし、領収書の代わりに使用することができる利用明細書は、以下の情報が記載されている必要があります。

利用した店舗名
商品を購入した日付
商品やサービスの詳細
購入した商品や利用したサービスの金額
購入者の氏名もしくは会社名

基本的に、上記の情報はクレジットカードを使用した際の利用明細書に記載されているものです。しかし、万が一記載されていない項目があった場合は証明書類として認められないので、経費処理の際はしっかりと確認しておくとよいでしょう。

1-2. レシート

レシートも、領収書の代わりに経費精算時の書類として使用することができますが、利用明細書と同様に必要な項目を満たしている必要があります。

以前は、レシートを証明書類として認めない企業が多かったのですが、事務用品や消耗品など細かいものをひとまとめの領収書にしてしまうと仕訳の業務負担が増えるため、近年はレシートでも申請できるようになっています。また、レシートであれば商品やサービスの詳細も把握できるので、不正防止にも役立ちます。

ただし、レシートはなくしやすいため、「必ず財布にしまう」「経費精算を後回しにしない」など保管方法を従業員に周知するなどの対応が必要です。

1-3. 領収書

領収書はもっともスタンダードな証明書類ですが、消費税法では以下のように記載すべき事項が決まっています。

日付
宛名
金額
但し書き
発行者の住所、氏名

これらの項目はあくまでも「消費税法」で決められているものなので、「抜けている項目があるから証明書類にならない」というわけではありません。抜けている項目がある場合は、レシートなど詳細な情報が記載されている書類を添付すれば経費清算で申請できます。

関連記事：経費処理時の領収書を電子化しよう！法律・メリット・方法を解説

2. 明細書で経費精算する場合の注意点

明細書で経費精算する場合は、以下の点に注意する必要があります。

必要な項目が記載されているか
利用金額によっては収入印紙が必要
7年間保管しなければならない

ここでは、それぞれの注意点を詳しく解説していきます。

2-1. 必要な項目が記載されているか確認する

明細書には、基本的に必要となる項目の記載はありますが、フォーマットが統一されているわけではないので必ず確認しましょう。また、店舗やオンラインショップがサービスで発行する領収書には記載が抜けていることがあるので要注意です。

例え「領収書」であっても、クレジットカード決済で発行される領収書は、一般的に「クレジットカード払い」などの記載があるため、税法上では領収書として認められません。「クレジットカード払い」の記載がなければ領収書として使用できますが、以下の記載項目を満たしている必要があります。

決済を行った日付
書類の交付を受ける会社名（店舗名）もしくは氏名
消費税率毎に区分した合計金額
決済対象となるサービスや商品名（飲食代の場合は、目的と同席者）
発行元の会社名（店舗名）もしくは氏名

クレジットカードの領収書も発行元によって記載内容が異なるので、記載事項をしっかり確認しましょう。

2-2. 利用金額によっては収入印紙が必要

クレジットカードの明細書は、クレジットカードの利用を証明する書類ですが、支払いを証明する書類ではありません。つまり、印紙税法上の領収書には該当しないため、決済金額がいくらであっても収入印紙は不要です。

ただし、一部の店舗やオンラインショップでは、クレジットカード払いでもサービスで領収書を発行することがあります。このような領収書の場合、「クレジットカードでお支払い」の記載の有無をチェックしなければなりません。

「クレジットカードでお支払い」などの記載がある領収書の場合、決済は完了していても、「まだお金を支払っていない状態」となるため、印紙税の対象にはならないので収入印紙も不要です。

しかし、「クレジットカードでお支払い」などの記載がない場合は、「すでに支払った状態」となるため普通の領収書と同じ扱いになります。このような場合は収入印紙を貼る必要があるので、間違えないように注意しましょう。

領収書は、印紙税の課税対象となっています。そのため、領収金額が5万円以上であれば金額に応じた収入印紙が必要です。

2-3. 7年間は保管しなければならない

税務調査の対象になった場合、7年分の書類の提出が求められます。そのため、経費として計上したクレジットカードの明細書も、7年間保存することが義務づけられています。

ここで注意したいのは、発行日から起算するのではなく、その年度の確定申告の期限の翌日から起算するということです。発行日から起算して7年後に破棄をしてしまうと、調査時に書類が提出できなくなり、場合によっては罰則対象となるので気をつけてください。

紛失のリスクに備えて、明細書の電子データを残しておくという方法がありますが、紙での保管が原則となっているためしっかり管理しましょう。

3. 法人クレジットカードを利用するメリット

会社でクレジットカードを使用する際は、「法人クレジットカード」を使用すると便利です。法人クレジットカードは、親カードに会社用のカードを紐づけることができるので、より正確に、早く経費精算がおこなえるようになります。

ここでは、法人クレジットカードのメリットを紹介します。

3-1. 個人での立替がなくなる

法人クレジットカードを使用すれば、会社の法人用口座から引き落としがおこなわれます。そのため、従業員が立て替える必要がなくなるというメリットがあります。

また、会社によっては新幹線代や定期代など金額の大きい経費の場合、従業員個人のクレジットカードを使っていることもあるかもしれません。法人クレジットカードがあれば、個人のクレジットカードを使う必要もなくなるため、経費精算が簡易化できます。さらに、従業員のプライベートの出費と経費が明確に分けられるのもメリットです。

3-2. 入力や申請が簡単になる

経費精算システムを導入している会社であれば、クレジットカード連携することで、手間をかけずに経費清算業務が出来るというメリットがあります。

申請書やエクセルで処理をしている場合、情報を記入したり打ち込んだりする手間がかかります。しかし、クレジットカードがあれば経費精算システムと連携できるので、経費精算業務の効率化が可能です。導入していない場合はメリットといえないかもしれませんが、ヒューマンエラーがなくなるというメリットもあるので、クレジットカードを利用している会社は導入の検討をおすすめします。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！

3-3. 不正の防止

法人クレジットカードは、カードごとに明細書が発行されます。明細書にはカード番号が記載されているので、使用した従業員のカード利用状況がわかります。そのため、「誰が・いつ・どこで・何にいくら使ったか」を確実に把握できます。

記載事項に不明点があれば、すぐに確認できることから、従業員の不正防止にもつながるというメリットがあるのです。

また、カードごとの明細書があると、経費を申請し忘れるということもなくなります。申請漏れがあると、翌月での処理になるなど業務負担が増えるので、計上漏れを防げるのもメリットといえるでしょう。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

3-4. マイルやポイントが貯まる

法人カードは、金額に応じてマイルやポイントを貯めることができます。還元率はカード会社によって異なりますが、マイルやポイントが貯まれば、オリジナル商品やギフト券、航空チケット代などに交換することが可能です。中には、ポイントをキャッシュバックできるサービスもあるので、出張費や交通費などをクレジットカードで払うようにすれば、大きなメリットが得られます。

また、マイルやポイント以外にも、「付帯保険サービス」や「優待サービス」、「ビジネスサポート」などのサービスも充実しているので、上手に使いこなしましょう。

4. 経費精算の業務負担はクレジットカードで解決！

経費精算にクレジットカードを使うことには多くのメリットがありますが、賢く使うことが重要です。例えば、それほど経費精算が発生しない企業であれば、従業員の分のクレジットカードを発行すると料金が高くついてしまうこともあり、メリットは得られないので注意しましょう。

ただし、経費精算の発生する量や、経理担当者の負担などを考慮してクレジットカードを導入すれば、労力や費用を大幅に軽減することも可能です。自社の状況に適したクレジットカードであれば、メリットもしっかり得られるので上手に使いこなしてください。

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