押印申請とは、印鑑を押すことを求める手続きです。ビジネスのシーンでは、契約書や誓約書を交わす際に押印申請をすることがあります。押印をすることで、本人による意思表示の証拠になり、同時に偽造や改ざんを防ぎやすくなるため、書類の信憑性を高めることが可能です。

しかし、押印申請には課題もあり、近年は廃止する動きも広まっています。どのようなときに押印申請が必要なのか、必要性や目的を理解して業務を効率化しましょう。本記事では、押印申請について解説し、業務効率化やコスト削減のお手伝いをします。

1. 押印申請とは

ワークフローにおける押印申請とは、業務上の書類に印鑑を押すことを求める手続きです。ビジネスにおいて押印は、特に重要な書類を扱う際に正式な手続きとして求められます。

実際のビジネスシーンでは、稟議書や決算書で押印が必要です。そのため押印申請をして、書類の承認を求めることが一般的といえます。

1-2. 押印申請の目的と必要性

押印申請は、取り引きや書類の正確性・信頼性を確保するために重要です。特に重要書類は、「正式な手続き」として押印申請が必要になるシーンが多いでしょう。

また、押印申請は本人確認や意思確認の意味合いがあります。「適正な手順を踏んで決裁された」「関係者が合意した」など、押印があることで本人の意思表示を得たことの証拠になるわけです。

一方で、押印が必要であるか否かは、特段の定めがない限り法律による定めはありません。つまり、書類の信憑性を確保でき、合意があったことを証明できれば、押印は必須ではないのです。

近年はテレワークや電子化の普及により、押印を廃止する動きが拡大しています。日本政府も「脱ハンコ」を推し進めているものの、日本では印鑑文化が深く根付いています。実際、印鑑による押印を求める企業が多いことも事実です。

参照：書面規制、押印、対面規制の見直し・電子署名の活用促進について｜内閣府

1-2. 承認印とは？どこに押す？

承認印は、社内文書や契約書に対する承認や確認を示すために使用される印鑑です。企業内での正式な承認証として用いられ、通常は書類の右上もしくは指定された場所に押印されます。承認印が押されることで、書類の正当性と信頼性が確認され、管理職や書類作成担当者にとって非常に重要な役割を果たします。

承認印を求めるワークフローも押印申請の1つです。担当者から押印をもらえないと承認ルートで滞留が発生するため、承認印を廃止してデジタル化する企業も増えています。

1-3. 押印申請書の保管期限

押印申請書の保管期限は各企業の内部規定によりますが、5年とする企業が多いようです。しかし、法的な問題が発生する可能性がある書類は、具体的な内容に基づいて7年間の保管が推奨されます。例えば、注文書、契約書、領収書などの帳簿記帳に関する書類は、法人税法・所得税法・電子帳簿保存法などにより、原則7年間の保存が義務付けられている書類です。法律によって保存期間が定められている書類と、それ以外の書類では取り扱いが異なるため、押印の有無ではなく書類の種類で保管期間をしっかりと確認しましょう。

2. 押印申請の書き方と申請書テンプレート例

押印申請書は押印申請をする際に必要な書類です。基本的には申請者の名前、申請書類名、押印が必要な部数、押印を必要とする印鑑の種類などを記載するフォーマットです。ここでは押印申請書の書き方やテンプレートを紹介します。

2-1.押印申請の書き方の手順

押印申請書の正しい書き方を見ていきましょう。

まず、申請書のタイトルには「押印申請書」と記載し、文書の目的を簡潔に説明します。例えば、「取引契約書の締結」に対する押印申請の場合、その旨を明記してください。次に、押印が必要な理由や背景を詳しく説明し、申請の正当性を示しましょう。

続いて、必要な情報や証拠資料（関係する契約書の草案、関連書類、取引相手の情報など）を添付します。こうした情報を添付することで、担当者が迅速かつ正確に審査できる環境を整えます。最後に、押印依頼の担当者名と連絡先を記載します。これにより、押印担当者が確認する際に確認事項が発生した場合でもスムーズに連携でき、手続きの透明性と効率性を確保します。

2-2. 押印申請書のテンプレート

効率的な押印申請手続きの実現には、押印申請書テンプレートの活用が重要です。以下は具体的な押印申請書のテンプレート例です。書式を参考に自社のフォーマット作成をしてみましょう。

3. 従来の押印申請が抱える課題

押印は書類の信頼性や信憑性を確保できる有効な手段です。しかし、一方で手間がかかる点や業務効率化の妨げになるなど、課題も抱えています。以下の4つは押印申請でよくある問題です。

3-1. コストや手間がかかる

押印申請に紙媒体を使用している場合、以下のようなコストや手間がかかります。

• 印鑑の製作費がかかる
• 印刷に必要な紙やインク代が必要
• 申請手続きが個別に発生する
• 承認まで待ち時間が生じる
• テレワークや出張中は書類の提出が困難

いずれも小さなものですが、申請の数が増えれば見過ごせないコストや手間になります。

また、承認までの待ち時間は問題になりやすく、業務の停滞を生む原因です。加えて、テレワークをしている人や出張中・外出中の人が押印申請をする場合、紙媒体だと申請自体が難しくなります。

3-2. 担当者が不在の場合業務が滞る

押印申請のワークフローでは、押印をもらえないと次のステップに進めません。押印申請を承認する担当者が不在の場合、先の工程に進めないため手続きが滞る可能性があります。

業務が一時ストップすると、申請から認証まで想像以上に時間がかかるでしょう。取引先との書類の承認が滞った場合、商機を逃す可能性も考えられます。

3-3. 進捗状況の把握が難しい

紙媒体で印鑑を使って承認する場合、申請者が進捗状況を把握することが難しくなります。紙媒体を使用している場合、書類は手渡しです。

そのため「書類の所在がわからない」「どこまで承認が進んでいるか把握できない」などの問題が発生する可能性が考えられます。

どこで書類が止まっているか定かでなければ、問い合わせる相手もわかりません。結果として、業務が停滞するおそれがあるのです。

3-4. 一部の書類は長期間の保存が必要

領収書や契約書をはじめとした重要書類は、法人法・所得税法・電子帳簿保存法などにより、原則7年間の保存が義務付けられています。ほかにも雇用契約書や労働条件通知書などは5年（当分の間は3年）の保存義務があり、法律によって長期保存が必須の書類は多く存在します。

従業員数が多いと、こうした保存義務がある書類だけでも膨大になるでしょう。さらに、ほかの書類でも紙の押印申請をしていると、管理が必要な書類は増えてしまいます。こうした書類の保存場所が必要であることも、従来の押印申請の課題のひとつです。

4. 押印申請を効率化する方法

押印申請を効率化するには、電子化やワークフローシステムの利用が有効です。それに加えて、押印が必要ない手続きを洗い出すことで業務を大幅に効率化できます。具体的にどのような方法が考えられるのか、1つずつ見ていきましょう。

4-1. 電子印鑑を取り入れる

電子印鑑を取り入れることで、押印申請を効率化できます。電子印鑑とは、その名の通り「電子データ化された印鑑」です。

印鑑に「認印」と「実印」があるように、電子印鑑にも種類があります。電子印鑑の種類は以下の2つです。

電子印鑑の種類	メリット	デメリット
印影を画像データ化した電子印鑑	・実印の印影を画像データ化するだけであるため、だれでも簡単に作成できる ・社内用であれば手軽に使用できる	・複製が簡単なため法的効力が弱い ・重要書類には不向き
印影に識別情報やタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑	・信頼性とセキュリティ性が高い ・法的効力が認められている ・不正押印や文書の改ざんなどを防止できる	・電子印鑑作成にコストがかかる

電子印鑑は、システム上で電子データに押印できます。そのため、承認フローの時短化や効率化につながるでしょう。

ただし、印影を画像データ化した電子印鑑は実印に比べると信頼性が高くありません。企業間で交わす契約書など、重要書類には使用できないことがあります。

企業によっては電子印鑑を認めていない場合もあるためです。そのため、自社が導入済みでも、取引先で電子印鑑の使用が可能なのか事前に確認しなければいけません。

4-2. ワークフローシステムを取り入れる

ワークフローシステムを取り入れることで、押印申請を効率化できます。

ワークフローシステムとは、一連の業務を自動化できるシステムのことです。書類の作成や申請・承認・保管などを一元管理できます。

申請・承認フローの一環として押印申請の自動化も可能で、電子印鑑よりも幅広い業務範囲をカバーできる点が特徴です。

ワークフローシステムによって、使用できる機能は異なります。

例えば、スマートフォンやタブレットに対応しているワークフローシステムがありますが、ネットワークの環境さえあれば、どこにいても承認が可能です。

つまり、担当者が会社から離れている場合でも出先で対応でき、申請から決裁までにかかる時間をより短縮できます。

時間や場所にとらわれず業務を進められるため、ワークフローシステムを取り入れる企業が増えています

4-3. 押印申請を廃止できる手続きを洗い出す

日本には印鑑文化が根強くあるため、深く考えずに慣例で押印を必須にしているケースが多々あります。

例えば、担当者が見たことを確認するだけでよい書類は、電子化すれば済みマークやチェックをつけるだけで完了できます。重要性の低い書類や形骸化しているフローでの押印も廃止しやすいでしょう。

押印申請そのものを廃止できれば、ボトルネックが解消して関連する業務が効率化できます。押印が本当に必要な書類と、電子化や押印廃止ができる書類を分けて対応しましょう。

5. 押印を廃止できる手続きとは

押印申請の手間を減らすには、押印が不要な手続きを見つけて廃止することが効果的です。どのような手続きで押印を廃止しやすいのか、廃止が難しい手続きとあわせて解説していきます。

5-1. 押印を廃止しやすい手続き

押印が廃止しやすいのは、社内文書と電子化に対応している行政文書です。社内文書は自社内のルールのみで押印を必要としているため、ワークフローを見直したり、電子化を進めたりすることで押印を廃止できます。

社外文書も、重要性が低い場合や取引先の合意が取れている場合は押印を廃止し、電子化がしやすいです。

また、行政文書でも電子化が進んでおり、押印が廃止されるものが増えています。税務関係書類や建築・建設・消防関係書類は多くの書類から押印が廃止されています。オンライン申請や署名のみに移行しているため、こうした書類に関連する手続きも押印の必要性を見直し、廃止がしやすいでしょう。

5-2. 押印の廃止が難しい手続き

押印の廃止が難しい手続きは、信憑性や信用性の確保が必須である重要書類です。実印が必要な重要な契約や法人印が求められる手続きは、押印を廃止できません。

また、不動産や法人の登記関連、自動車登録など、法律で押印が必要とされている手続きもあります。これらの業務は確実性が高く求められるため、関連する業務の書類も押印の廃止が難しいケースが多いです。

6. 押印申請のワークフローを電子化するメリット

押印申請を電子化するメリットは以下の通りです。

1. ワークフローの効率化を図れる
2. 不正を防げる
3. リモートワークに対応できる
4. コストを削減できる

6-1. ワークフローの効率化を図れる

押印申請を電子化すると、一連の作業をWeb上で完結できるため、ワークフローの効率化を図れます。

書類作成のためにフォーマットを探したり、過去の書類を保管場所に探しに行ったりする手間がありません。

また、担当者が不在だった場合、代理の承認者へ回送できます。承認をおこなっていない担当者への通知も可能です。

特定の場所で業務が滞ることがなくなるため、スピーディーかつスムーズな連携を取れるでしょう。

6-2. 不正を防げる

押印申請を電子化すれば、ログイン情報や履歴・承認の過程を確認できるため、改ざんや偽造といった不正行為の予防が可能です。

ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されています。例えば、押印すると書類の変更ができなくなる機能を導入すれば、文書の改ざんを防げるでしょう。

変更履歴が残る機能を導入すれば、なりすまし押印などを防げます。

6-3. リモートワークに対応できる

押印申請を電子化するメリットとして、リモートワークに対応できることが挙げられます。紙の申請書類の受け渡しが不要で、申請者も承認者も遠隔地から押印できるためです。

近年、リモートワークを導入している企業が増えている一方で、「ハンコ問題」が浮き彫りとなりました。

「ハンコ問題」とは、紙書類の処理や押印のためだけに、従業員がやむを得ず出社しなければいけないことです。原因として、リモートワークを導入したにもかかわらず、紙媒体のワークフローで業務をおこなっていることが考えられます。

押印のためだけに出社しなければいけない体制は、「テレワークを実現した」とはいえないでしょう。押印申請を電子化すれば、さまざまな働き方に対応できます。

6-4. コストを削減できる

押印申請を電子化することでペーパーレス化が可能になり、コストが削減できます。紙媒体を利用している場合、紙代や印刷代・保管場所など、さまざまなコストが発生しますが、電子化を進めればこうした問題は小さくなります。

また、紙媒体の場合、記載ミスや押印ミスがあれば書類を作成し直さなければいけません。やり直しになった場合、単純に2倍のコストがかかります。

押印申請を電子化すれば修正もしやすいため、書類を作成し直す手間もかかりません。

7. 押印申請に関わるよくある質問

印鑑や押印に関しては重要性が高いものであり、運用に不安や疑問を抱えることも多いです。こちらでは押印や押印申請に関するよくある疑問をまとめました。

7-1. 押印にはどの印鑑が適している？

企業の管理職や書類作成担当者が押印申請書に使用すべき印鑑は、一般的には実印、認印、会社印などの正式な印鑑です。具体的な状況に応じた選択が重要です。

特に重要な書類や契約書の場合は、偽造防止や信頼性を高めるために実印の使用が推奨されます。実印は市区町村で登録された個人の印鑑で、法的効力を持つため信頼性が高いです。一方、日常的な業務での書類には認印や会社印が適しています。これにより効率的な押印手続きが実現できるでしょう。

7-2. 押印と捺印の違いは？

押印とは、記名押印が省略され、印鑑を押す行為全般を指します。記名とは、自署以外で氏名を記載することで、印刷された名前やゴム印、社印、代筆された名前などが含まれます。押印は記名された箇所や署名も記名もない箇所に印鑑を押すことを意味します。

一方、捺印は署名捺印が省略された形です。直筆の署名と共に印鑑を押すことを指し、署名捺印が完全な形になります。署名とは本人が手書きした直筆のサインで、筆跡鑑定により本人の証明が可能です。署名と捺印が揃うことで書類が本人の意思に基づいて作成された高い証拠能力を持ちます。ただし、一般的には印鑑を押すこと自体を捺印と呼ぶ場合もあります。

7-3. 押印依頼書とは？

押印依頼書とは、書類の承認や契約の手続きを進めるために、他の部署や上司に印鑑を押してもらうための重要な書類です。企業の管理職や書類作成担当者にとって、効率的な押印申請手続きは業務のスムーズな進行に欠かせません。しかし、紙の押印依頼書はフローの途中で停滞したり、紛失したりするリスクがあります。

そうした問題への対策として、押印依頼書の電子化をする企業が増えています。押印依頼書を電子化することで、ペーパーレス化が進み、時間やコストの削減が図れます。電子化された押印依頼書は、簡便に管理・検索でき、承認フローも迅速に完了します。これにより社内の業務効率が大幅に向上し、締切に追われるストレスも軽減されます。

7-4. 押印義務が廃止された書類はある？

一部の行政手続や法的書類で脱ハンコが進み、押印義務が廃止されています。例えば、法人の設立登記申請や商業登記の申請書類、一部の税務関係書類などで押印が不要になりました。企業内部でも、契約書や稟議書において電子署名の導入により押印義務の見直しが進行中です。

電子化により、効率化とペーパーレス化が図られ、業務時間の短縮や経費削減が期待されています。電子化によるメリットとしては、リモートワーク環境でも柔軟に対応できる点や保存・管理が容易になる点が挙げられます。企業の管理職や書類作成担当者は、このような事例を参考にして自社の業務改善を検討することが重要です。

7-5. 契約書に押印する印鑑はシャチハタでもいい？

契約書等の重要な書類に押印する際、シャチハタは適切ではありません。シャチハタはインク内蔵型の印鑑で、簡易的な確認や日常業務での使用に適していますが、法的効力が求められる契約書には実印や認印を使用することが推奨されています。

特に実印は市区町村での登録が必要なため、契約に関する信頼性を高める効果があります。電子契約が進む現在では、電子印鑑やデジタル署名も選択肢として考慮できますが、それぞれのメリットとデメリットを理解し、適切な方法を選ぶことが重要です。

7-6. 自署押印とは

自署押印とは、自分自身が手で署名をおこない、その署名の隣や上に印鑑を押す手続きのことです。この方法により書類の正当性と信頼性が確保されます。また、自署押印は法的な効力を持つため、企業の管理職や書類作成担当者にとって特に重要です。この手続きにより文書の改ざん防止や意思確認が明確になり、信頼性が向上します。さらに、自署押印の電子化により、時間とコストの削減、ペーパーレス化が推進されます。管理職の方々は効率的な押印方法の導入を検討すべきであり、電子印鑑システムの利用は業務の効率化と法的リスクの低減に寄与します。

8. 紙の押印申請の数を減らし、業務の効率化を進めよう

押印申請を電子化することで、一元管理が可能になり作業の効率化を図れます。また、ペーパーレス化が可能なため、コストの削減につながるでしょう。

電子化を進めることができれば、書類を手渡しする必要がなくなり、リモートワークなどさまざまな働き方にも対応できます。

一方で、日本では今もなお印鑑文化が深く根付いているのが現状です。そのため、ワークフローシステムで承認できない書類もある点は注意しなければいけません。

しかし、日本政府も「脱ハンコ」を推し進めています。企業にとっても、業務の効率化を図るために押印申請の電子化は不可欠といえるでしょう。

システムを事前に理解することで、懸念点も解決できます。企業の生産性向上のためにも、押印申請の電子化を検討してみてください。