「押印申請とは何か」

「押印申請の必要性はあるのか」

上記の悩みをお持ちではないでしょうか。

押印申請とは、印鑑を押すことを求める手続きです。ビジネスのシーンでは、契約書や誓約書を交わす際に押印申請をすることがあります。

本記事では、押印申請の概要や必要性、課題について解説します。

押印申請の概要や課題に対する解決策を理解することで、業務の効率化を図れるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

1. 押印申請とは

ワークフローにおける押印申請とは、業務上の書類に印鑑を押すことを求める手続きです。ビジネスにおいて押印は、特に重要な書類を扱う際に正式な手続きとして求められます。

実際のビジネスシーンでは、稟議書や決裁書で押印が必要です。そのため押印申請をして、書類の承認を求めることが一般的といえます。

2. 押印申請の必要性

押印申請は、取り引きや書類の正確性・信頼性を確保するために重要です。特に重要書類は、「正式な手続き」として押印申請が必要になるシーンが多いでしょう。

また、押印申請は本人確認や意思確認の意味合いがあります。「適正な手順を踏んで決裁された」「関係者が合意した」など、押印した本人の意思表示が含まれるのです。

一方で、押印が必要であるか否かは、特段の定めがない限り法律で定められているものではありません。つまり、本人であることを証明できれば、本来押印は必要ないものなのです。

日本政府も「脱ハンコ」を推し進めているものの、日本では印鑑文化が深く根付いています。実際、印鑑による押印を求める企業が多いことも事実です。

参照：書面規制、押印、対面規制の見直し・電子署名の活用促進について｜内閣府

3. ワークフローにおける押印申請の課題

ワークフローにおける押印申請の課題は以下の通りです。

1. コストや手間がかかる
2. 担当者が不在の際に業務が滞る
3. 進捗状況の把握が難しい

3-1. コストや手間がかかる

押印申請に紙媒体を使用している場合、コストや手間がかかります。具体的には以下の通りです。

コスト	手間
・印鑑の製作費 ・書類を印刷するための紙代やインク代	・申請の手続き ・承認待ちの時間 ・作成したデータの印刷作業

また、紙媒体の書類は保管スペースも必要になるでしょう。書類は定期的に整理し、古いものは破棄しなければいけません。

3-2. 担当者が不在の場合業務が滞る

押印申請を承認する担当者が不在の場合、先の工程に進めないため手続きが滞る可能性があります。

業務が一時ストップすると、申請から認証まで想像以上に時間がかかるでしょう。取引先との書類の承認が滞った場合、商機を逃す可能性も考えられます。

3-3. 進捗状況の把握が難しい

紙媒体で印鑑を使って承認する場合、申請者が進捗状況を把握することが難しくなります。紙媒体を使用している場合、書類は手渡しです。

そのため「書類の所在がわからない」「どこまで承認が進んでいるか把握できない」などの問題が発生する可能性が考えられます。

どこで書類が止まっているか定かでなければ、問い合わせる相手もわかりません。結果として、業務が停滞するおそれがあるのです。

4. 押印申請を効率化する方法

押印申請を効率化する手段として、以下の2つの方法が挙げられます。

• 電子印鑑を取り入れる
• ワークフローシステムを取り入れる

4-1. 電子印鑑を取り入れる

電子印鑑を取り入れることで、押印申請を効率化できます。電子印鑑とは、その名の通り「電子データ化された印鑑」です。

印鑑に「認印」と「実印」があるように、電子印鑑にも種類があります。電子印鑑の種類は以下の2つです。

電子印鑑の種類	メリット	デメリット
印影を画像データ化した電子印鑑	・実印の印影を画像データ化するだけなので、だれでも簡単に作成できる ・社内用であれば手軽に使用できる	・複製が簡単なため法的効力が弱い ・重要書類には不向き
印影に識別情報やタイムスタンプ情報を組み込んだ電子印鑑	・信頼性とセキュリティ性が高い ・法的効力が認められている ・不正押印や文書の改ざんなどを防止できる	・電子印鑑作成にコストがかかる

電子印鑑は、システム上で電子データに押印できます。そのため、承認フローの時短化や効率化につながるでしょう。

ただし、印影を画像データ化した電子印鑑は実印に比べると信頼性が高くありません。企業間で交わす契約書など、重要書類には使用できないことがあります。

企業によっては電子印鑑を認めていない場合もあるためです。そのため、自社が導入済みでも、取引先で電子印鑑の使用が可能なのか事前に確認しなければいけません。

4-2. ワークフローシステムを取り入れる

ワークフローシステムを取り入れることで、押印申請を効率化できます。

ワークフローシステムとは、一連の業務を自動化できるシステムのことです。書類の作成や申請・承認・保管などを一元管理できます。

申請・承認フローの一環として押印申請の自動化も可能で、電子印鑑よりも幅広い業務範囲をカバーできる点が特徴です。

ワークフローシステムによって、使用できる機能は異なります。

例えば、スマートフォンやタブレットに対応しているワークフローシステムがありますが、ネットワークの環境さえあれば、どこにいても承認が可能です。

つまり、担当者が会社から離れている場合でも出先で対応できるため、フローにかかる時間をより短縮できます。

時間や場所にとらわれず業務を進められるので、ワークフローシステムを取り入れる企業が増えているのです。

5. 押印申請を電子化するメリット

押印申請を電子化するメリットは以下の通りです。

1. ワークフローの効率化を図れる
2. 不正を防げる
3. リモートワークに対応できる
4. コストを削減できる

5-1. ワークフローの効率化を図れる

押印申請を電子化すると、一連の作業をWeb上で完結できるため、ワークフローの効率化を図れます。

書類作成のためにフォーマットを探したり、過去の書類を保管場所に探しに行ったりする手間がありません。

また、担当者が不在だった場合、代理の承認者へ回送できます。承認をおこなっていない担当者への通知も可能です。

特定の場所で業務が滞ることがなくなるため、スピーディーかつスムーズな連携を取れるでしょう。

5-2. 不正を防げる

押印申請を電子化すれば、ログイン情報や履歴・承認の過程を確認できるので不正の予防が可能です。

ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されています。例えば、押印すると書類の変更ができなくなる機能を導入すれば、文書の改ざんを防げるでしょう。

変更履歴が残る機能を導入すれば、なりすまし押印などを防げます。

5-3. リモートワークに対応できる

押印申請を電子化するメリットとして、リモートワークに対応できることが挙げられます。紙の申請書類の受け渡しが不要で、申請者も承認者も遠隔地から押印できるためです。

近年、リモートワークを導入している企業が増えている一方で、「ハンコ問題」が浮き彫りとなりました。

「ハンコ問題」とは、紙書類の処理や押印のためだけに、従業員がやむを得ず出社しなければいけないことです。原因として、リモートワークを導入したにもかかわらず、紙媒体のワークフローで業務をおこなっていることが考えられます。

実際に、Adobeがリモートワークで働いているビジネスマン500人を対象に、アンケート調査を実施しました。「紙書類を確認するために出社した経験があるか」という質問に「ある」と回答した人が6割を超えたのです。

参照：アドビ、「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表｜｜Adobe

押印のためだけに出社しなければいけない体制は、「テレワークを実現した」とはいえないでしょう。押印申請を電子化すれば、さまざまな働き方に対応できます。

5-4. コストを削減できる

押印申請を電子化することでペーパーレス化が可能になり、コストが削減できます。紙媒体を利用している場合、紙代や印刷代・保管場所など、さまざまなコストが発生するでしょう。

また、紙媒体の場合、記載ミスや押印ミスがあれば書類を作成し直さなければいけません。やり直しになった場合、単純に2倍のコストがかかります。

押印申請を電子化すれば、修正も簡単なので書類を作成し直す手間もかかりません。

6. 押印申請の電子化を検討し作業効率を高めよう

押印申請を電子化することで、一元管理が可能になり作業の効率化を図れます。また、ペーパーレス化できるので、コストの削減につながるでしょう。

書類を手渡しする必要がないため、リモートワークなどさまざまな働き方にも対応できます。

一方で、日本では今もなお印鑑文化が深く根付いているのが現状です。そのため、ワークフローシステムで承認できない書類もある点は注意しなければいけません。

しかし、日本政府も「脱ハンコ」を推し進めています。企業にとっても、業務の効率化を図るために押印申請の電子化は不可欠といえるでしょう。

システムを事前に理解することで、懸念点も解決できます。企業の生産性向上のためにも、押印申請の電子化を検討してみてください。