正確な給与の支払いを遂行するためには、従業員ごとの正確な勤務時間の把握が重要です。
昔は手書きの勤怠表で管理していたものが、タイムレコーダーという機械や勤怠管理システムの台頭など、勤務時間の管理方法は時代とともに進化し、より正確性と効率性が高まってきました。

昨今、働き方の多様化などを背景に、場所にとらわれずフレキシブルに勤務時間の管理ができる方法を検討されている方も多いのではないでしょうか。
また、勤怠管理担当者のリモートワークを実現するために、従業員の勤怠管理データを電子化したいとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
タイムカードは「タイムカードの現物」と「打刻機」が必要で、どうしても場所という制約に捉われてしまいます。

本記事では、紙のタイムカードを電子化し何か別のシステムを導入しようと検討されている方に向けて、どのような選択肢があるのか、システムを比較検討される際におさえておくべきポイント、タイムカードでの管理方法と勤怠管理システムでの管理方法の比較について解説していきます。

システム検討のお役に立つと幸いです。ぜひ最後までご一読ください。

関連記事：なぜ打刻は必要なのか？打刻忘れによるリスクを知り、必要性を理解しよう

1. タイムカードの電子化とは？

タイムカードの電子化とは紙のタイムカードでの管理を廃止し、電子データによって管理することです。電子化することにより正確な打刻が実現でき、勤怠管理担当者や給与計算担当者の業務効率化へとつながります。

従来の紙のタイムカードを使用した打刻の勤怠管理は、打刻手順も明快で導入しやすいものの、他人のタイムカードも打刻できてしまうため不正打刻につながりやすく、正確な勤怠管理が困難です。
また、タイムカードでの打刻は打刻機が必要で、機械が配置している場所まで行かなければ打刻できません。働き方の多様化が進んでいる昨今、場所にとらわれず勤怠管理したいというニーズも多いのではないでしょうか。

そのような背景から、システムを導入してタイムカードによる打刻を電子化する動きが進んでいます。例えば勤怠管理システムは、IDとパスワードを入力して打刻するため、他人が勝手に打刻することが難しく、本人による打刻を徹底させることが可能です。また、週次や月次での労働時間の集計も容易になるため「知らないうちに上限時間を超えてしまった」というトラブルも防げるでしょう。
また、従業員の各自のPCやスマートフォンから勤怠管理システムにアクセスして打刻できるため、打刻機の置いてあるオフィスに行かなくてはならない、といった場所の制約もなくなります。

関連記事：タイムカード・出勤簿の手書きは違法？勤怠管理の必要性を理解しよう

1-1. そもそもタイムカードとは

そもそもタイムカードとは、勤怠時間を記録する紙のカードのことです。
タイムレコーダーという専用の機器にタイムカードを挿入すると、挿入時の時刻が打刻され勤務時間を把握できます。
従業員は始業時と終業時に打刻機のある場所へ行き、打刻しなければなりません。

また、勤怠管理の担当者は月末になると、すべての従業員のタイムカードを収集し、従業員ごとに出勤・退勤時間、休憩時間、残業時間を計算します。この作業で算出された時間が、給与計算に反映されます。

1-2. タイムカードの代わりになるもの

具体的にタイムカードを用いずに勤怠管理をする方法としては以下が挙げられます。

• 無料の打刻アプリの導入
• 勤怠管理システムの導入
• スプレッドシートやエクセルなどの表計算ソフトを用いる方法
• PCのログを取得して打刻の代わりとする方法
• ICカードや生体認証を用いた打刻機を導入する方法

詳しくは後述の章にて紹介します。

2. タイムカードの電子化を検討すべきタイミング

どのようなタイミングでタイムカードの電子化を検討することが多いのでしょうか？よくある検討ポイントとして「現行システムの限界」「コストと効率の向上」「データの正確性と監査」「フレキシブルな勤務スタイルの対応」の4つが挙げられます。
自社の状況と以下の4つ要素を照らし合わせて、現行のタイムカードの制約や課題、また効率改善のニーズに基づいて、打刻の電子化を検討するといいでしょう。

2-1. 現行システムの限界

タイムカードは従業員が毎日機械に通して打刻するだけでなく、月末にタイムカードを集めて従業員毎に集計し月々の勤務時間を算出する作業が伴います。
集計するタイミングでタイムカードの入力ミスが発覚した場合、集計作業と平行して修正作業を行わなければなりません。また、集計時にミスがあった場合、正しい給与の支給ができなくなってしまいます。
中にはタイムレコーダーに集計機能がついており、集計作業は自動化できている場合もありますが、仮に入力ミスが見つかった場合、個別で従業員へ修正依頼をしなくてはなりません。

従業員の視点としても、都度タイムカードを集計して現状の自分の勤務時間や残業時間を把握するのは、業務のかたわら中々難しいものです。勤怠管理の中でも残業時間の管理は、勤怠管理担当者だけによる改善は難しく、従業員ひとりひとりの意識が積み重なって効果が現れる部分もあります。
自身の勤務時間の状況が把握できない状況が続いてしまうと、残業時間が増えてしまう可能性があります。

このように、タイムカードなどの紙ベースのシステムや手動のプロセスが限界に達し、管理や処理に手間やエラーなどの悪影響が発生している場合、電子化を検討するべきです。例えば、多くの従業員がいる場合や複数の部署でタイムカードの管理が必要な場合、打刻の電子化によって管理効率を向上させることができます。

2-2. コストと効率の向上

紙ベースのタイムカードシステムでは、紙のタイムカードを購入するコストがかかります。
それだけでなく、月ごとに日付や従業員の氏名を記載した新たなタイムカードの作成と従業員への配布、月末にタイムカードを集めて勤務時間の集計、勤怠データを含む資料であるため5年間の保管と、運用にかかるコストや保管場所といったコストも発生します。

また、紙のタイムカードは手動で操作や集計を行うため、従業員の入力ミスや不正確な記録のリスクを伴います。時間の修正や再計算が発生した場合、入力ミスをした箇所の把握をし、修正依頼を出し、上長など勤怠に関する承認プロセスを経てタイムカードを再計算します。正しい勤務時間が算出できたら、適切な勤怠データを再作成します。その後、給与担当者や労務担当者など影響がある関係者へ連絡をし、それぞれ調整を行います。
このようにひとつの入力ミスが広い範囲に影響を与えてしまいます。勤怠管理は従業員へ支払う給与計算の元となる重要な数値であるため、厳密に管理しなければなりません。
人為的なミスを100％防ぐことは難しいため、修正が発生した時にどのようにして効率よくリカバリーするか、が重要になってきます。

タイムカードを電子化することによって、まず紙のタイムカードの発行や配布が不要になります。また、入力ミスが起きた際のプロセスを自動化でき、時間とリソースを節約できます。また、電子的な勤怠データの集計やレポート作成が容易になり、効率的な人事管理が可能となります。

2-3. データの正確性と監査

2019年に働き方改革法案が施行されました。同法案は労働時間の適正管理や働き方の多様化を推進するために策定されたもので、労働時間の上限規制の見直しや労働時間外の休息時間の確保、時間外労働の削減など、労働者の働き方改革を促進するための規定を含んでいます。

中でも、労働安全衛生法の改正により、労働時間の客観的な把握が義務化されました。
具体的には、労働者の出勤・退勤時刻や休憩時間などの勤怠情報を正確に記録・管理する必要があります。
電子化して打刻を行えば、従業員の出退勤情報や労働時間が正確に記録されるため、客観性があるとみなされます。
一方で紙ベースの場合には手書きの情報が誤って記入されることがあるため、データの正確性に疑問が生じることがあり、客観性がないとみなされる場合があります。また、従業員自身がExcelに手入力している場合も、電子データであるものの後から変更できてしまうため客観性がないとみなされる可能性があります。

現在、客観的把握義務自体に罰則はないため、直接的な原因で罰則にはつながりませんが、勤務時間を正確に把握しなかったことにより時間外労働時間が上限を超えてしまうと労働基準法違反となり罰則が発生します。
また、上場を検討している企業は監査の対象となるため、適切に労働時間を把握する必要があります。

2-4. フレキシブルな勤務スタイルの対応

営業担当者や建設業に携わる従業員など、タイムレコーダーのあるオフィスや事務所には立ち寄らずに直行直帰する職種・業種があります。
また近年、リモートワークやサテライトオフィスの利用、オフィス出社と在宅勤務のハイブリッドワークなど業種や職種を問わずさまざまな従業員が柔軟な勤務スタイルを選べることが一般化してきています。

タイムレコーダーの機器自体が必要な紙ベースのタイムカードでは、オフィス外での打刻が難しく、だからといって打刻のためだけにオフィスや事務所に立ち寄るのは非効率的です。
また、現在タイムレコーダーを利用しているため打刻する場所が制限されていて、柔軟な働き方ができない企業もあるのではないでしょうか？

打刻を電子化することで、従業員が任意の場所から打刻ができるようになり、柔軟な勤務スタイルに対応できます。
勤怠管理システムの中には打刻するエリアを指定して、指定のエリア内に入らないと打刻処理が出来ない、といった機能が付帯されているシステムもあります。
物理的に機械を配置せずに、ガバナンスと自由な働き方を両立させる方法があるのです。

3. タイムカードでの打刻を電子化するメリット

タイムカードやタイムレコーダーの電子化の方法には「スプレッドシートやエクセルを用いる方法」や「PCのログデータを用いる方法」などいくつか考えられますが、先に述べた労働時間の客観的把握の義務という観点と、管理担当者に負担をかけずに作業効率化が図れるという観点から、勤怠管理システムやアプリを利用することが望ましいでしょう。本章では勤怠管理システムの導入におけるメリットについて解説します。
勤怠管理システムの導入によりタイムカードを電子化すれば、打刻の不正を防げるだけでなく、集計時の工数軽減やペーパーレス化、多様な働き方の実現など、さまざまなメリットを享受できます。

3-1. 不正打刻を防止できる

勤怠管理システムは、紙のタイムカードとは異なり従業員毎に個別にシステムへのログインIDとパスワードが割り振られるため、本人以外の従業員による打刻が難しくなります。また中には、打刻時に生体認証が必要となるものもあり、より厳重な管理が行えます。

どこからでも打刻できるのは従業員にとってメリットですが、本当に勤務地から打刻しているのか打刻データの信頼性に不安を感じる管理者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。勤怠管理システムの中には、GPS機能を搭載し指定の場所に入ると打刻ができるといった機能を備えているシステムもあります。

このように勤怠のシステムを用いれば簡単に代理打刻や不正打刻ができない環境を整備できます。
また、そもそも明らかに意図的な不正打刻や打刻の改ざんは違法です。打刻を電子化して不正できない環境を整備することも重要ですが、日ごろから従業員への注意喚起も行いましょう。

関連記事：タイムカードの改ざん・不正打刻は違法！正しい対処や防止策をご紹介

3-2. 集計作業を効率化できる

PCやスマートフォンから打刻した情報は、自動で勤怠管理システムに反映されます。
すなわちリアルタイムで集計できるため、どの従業員が現在どのくらい残業をしているのか、打刻漏れの有無などが月末まで待たずに把握でき、集計時に残業時間の上限を超えていることが発覚するといったことが防げます。

そのため管理担当者は月末の勤怠の集計作業が不要となり、勤怠を最終確認して締め処理をするのみとなります。
このように、月末の集計作業の効率化だけでなく、月中の打刻状況の把握、修正のコミュニケーションコストなど、集計にまつわるあらゆる作業の効率化がはかれるのです。

3-3. 集計時のミスを軽減できる

タイムカードのように紙の内容を見ながらExcelなどに手入力やインポートする手作業が発生すると、どうしても人為的ミスが起きやすくなります。入力間違い防止の取り組みとしてダブルチェックを取り入れる方法が有効ではあるものの、その分の作業担当者を設けなければならず、人事労務管理業務の全体を考えると業務負担が増えてしまいます。

タイムカードやタイムレコーダーの代替となるシステムやアプリを導入すれば、従業員が打刻した情報をシステムが自動集計するため、正確なデータが集められます。担当者を設けずに人的ミスを防ぐことができます。
また、打刻システムを導入すれば、出勤時も退勤時もボタンを押すだけで打刻の記録がつけられるため、管理担当者による集計ミスだけでなく、従業員の入力ミス防止にもつながります。

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3-4. ペーパーレス化できる

タイムカードは労働基準法上、記録と保管が義務付けられている「法定三帳簿」の「出勤簿」に含まれます。2020年の労働基準法改正により、出勤簿などの保管期限は3年から5年に延長されました。そのため、タイムカードも5年間の保管が必要です。

紙のタイムカードを5年分保管する場合、保管場所が必要となります。また、開示を求められた際に備えて、指定年次の該当の従業員の勤怠データを探せるようにファイルなどを用いて整理しておかなければなりません。加えて、保管場所を確保するために保管期間が経過した勤怠データの廃棄も行わなければなりません。どの出勤簿が5年経っているかの確認も必要になります。

このようにタイムカードを紙で保管する場合さまざまな課題が伴いますが、2019年の働き方改革法案の施行を機に、出勤簿の電子データ化が認められました。

タイムカードを電子化することで、ファイルやファイルを保管する倉庫をはじめとする保管コストを節約することができます。紙のタイムカード自体に発生する紙代やインク代が節約できる点もポイントです。

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3-5. 正確な労働時間を把握できる

タイムカードは集計するまで従業員がどのような打刻をしているかわからないため正確な労働時間の確認が難しく、従業員自身も管理者も気が付かないうちに労働時間の超過が起こりやすくなります。また、打刻漏れなどが起こり勤怠データにバラつきが起き正確な情報が集めにくくなります。

勤怠管理システムのように、リアルタイムで従業員の労働時間を確認できれば、労働時間が超過しそうな従業員に個別の声がけが可能です。余裕のある従業員も把握しやすく、仕事を割り振り、社内の負担も分散しやすくなります。
中には管理者から該当の従業員へシステム上で残業時間の上限に対するアラートや打刻の修正依頼を行えるものもあり、コミュニケーションコストの削減も可能です。

従業員自身も、リアルタイムで労働時間を把握できるため、自ら勤務時間のコントロールを行う意識を誘発できます。

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3-6. 多様な働き方に対応できる

タイムカードはタイムレコーダーによる打刻が必要であるため、出社での打刻が求められ、必然的に仕事をする場所が縛られます。

勤怠管理システムを導入すれば、PCやスマートフォンなどマルチデバイスで打刻ができ、場所に縛られることがありません。
リモートワークやサテライトオフィスでの勤務、直行直帰やフレックスタイムなど、多様な働き方が導入できます。
多様な働き方の導入は、現状の従業員の満足度の向上だけでなく、採用のアピールの材料にもなり労働人材の確保にもつながります。

4. タイムカード打刻を電子化した際に生じるデメリット

ここまでタイムカードやタイムレコーダーを電子化した際に得られるメリットをお伝えしてきましたが、電子化によるデメリットも存在します。メリットとのバランスを考慮して導入を検討しましょう。以下に3点紹介します。

4-1. システムの導入や運用に必要な技術の問題

電子化には適切なハードウェアやソフトウェアの導入が必要です。システムの設置やアップデート、トラブルシューティングに関連する技術的な問題が発生する可能性があります。また、ハードウェアやソフトウェアの故障や互換性の問題によって、データの正確性や可用性に影響を及ぼす可能性もあります。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、専門的なシステム知識があまりなくても利用できることが多いです。また定期的なメンテナンスや法改正によるシステムのアップデートもサービス提供元が実施してくれます。

4-2. セキュリティ面でのリスク

電子的なデータはセキュリティ上のリスクに晒される可能性があります。データの漏洩、改ざん、不正アクセスなどのセキュリティの脅威に対する適切な対策が必要です。個人情報の保護やセキュリティポリシーの遵守が重要です。

4-3. システムと人件費の両面でコストが発生する

電子化するには初期の導入コストや運用時のランニングコストがかかる場合があります。ハードウェアやソフトウェアの購入、システムのカスタマイズ、トレーニングやサポートの費用が発生することがあります。また、従業員や管理者が新しいシステムに適応するための時間や労力が必要になる場合もあります。

これらの要素は組織や現状使用している勤怠以外の人事労務関連システムの状況によって異なるため、導入前に関係部署に確認を取りましょう。

5. 紙のタイムカードを電子化する方法

タイムカードの電子化では、無料の勤怠管理アプリか勤怠管理システムの導入が一般的です。それぞれの違いとメリット・デメリットを解説します。

5-1. 無料の打刻アプリを導入する

主にスマートフォン向けの無料打刻アプリを導入し、電子化する方法です。ダウンロードするだけで簡単にタイムカードを電子化できます。

直観的に操作できるものも多く、初期費用や月額利用料がかからないアプリも多くあります。

しかし、利用人数を増やすなど、オプション機能の利用は有料であることも多く、勤怠管理システムほど多くの機能が使えない点がデメリットです。

店舗など小規模では使いやすいものの、複数の従業員のタイムカードを一斉に電子化したい場合は不向きでしょう。
また、従業員の私用のスマートフォンを用いる場合は問題ありませんが、中には私用のスマートフォンに仕事に関するアプリをインストールするのに抵抗する従業員もいるかもしれません。その場合端末をどうするか検討する必要も出てきます。

5-2. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードやタイムレコーダーの電子化で一般的な方法が勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムは単に打刻ができるだけでなく、労働時間の管理や長時間労働者へのアラート警告など、勤怠管理に必要な機能が揃っています。

とくに、クラウド型の勤怠管理システムでは、法改正時に自動でシステムをアップデートするため、適用漏れの心配もありません。

また、人事労務や給与管理など、ほかのシステムと連携もできるため、バックオフィス業務全体の効率化にも役立ちます。

デメリットは、ベンダーにより機能に違いがあるため、自社に適さないシステムを導入すると、思うように業務を効率化できない可能性がある点です。また、導入費用以外にランニングコストもかかります。

5-3. ICカードや生体認証を用いた打刻機を導入する

また、最新のタイムカード機の中には、タイムカードの代わりにICカードや生体認証を用いて打刻できるものも出てきており、タイムカードのみ電子化する方法もあります。
勤怠管理システムを導入すると、従来の打刻方法と大きく異なるため従業員への教育コストが発生してしまいます。勤怠データのみ電子化したい場合は、最新のタイムカード機の導入検討がおすすめです。

関連記事：最新のタイムカード機5選！買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介

6. タイムカード機と勤怠管理システムどちらがいいのか？

ここまで、タイムカードを電子化するにはどのような選択肢があるのか、電子化を検討すべきタイミング、電子化のメリット・デメリットについてご説明しました。
タイムカード機と勤怠管理システムのどちらを自社に導入すべきか迷われている方も多いのではないでしょうか。

そんな方へ向けて、よくある比較検討したい項目と、各システムの特徴を表でまとめました。

	集計	導入費用をおさえたい	不正打刻防止	給与計算連携	リアルタイム集計	打刻漏れ防止
表計算ソフト	○	○	△	△	△	△
ICカードや生体認証などの打刻	△ ソフトが別売りの可能性も	△	○	○	△	△
無料の打刻アプリ	○	○	○	△	○ マイページで従業員が現状の勤務時間を確認出来る	○ アラートを表示できる
勤怠管理システム	○	△	○	○	○ マイページで従業員が現状の勤務時間を確認出来る	○ アラートを表示できる

タイムカードによる打刻管理と勤怠管理システムの機能を比較した一覧表を無料で配布しています。気になる方はぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

7. タイムカード打刻を電子化するときの注意点

勤怠管理システムを導入しタイムカードを電子化する場合、自社に合った機能を備えているか、十分に確認してから導入しましょう。

また、システムの比較や検討にはある程度時間がかかるため、早めの準備が必要です。導入時は従業員に使い方を説明し、全員が利用できるようにしましょう。

7-1. 自社の状況に合った方法を導入する

最初に、自社の就業条件に合った方法で打刻できるか確認が必要です。外回りの営業職が多いのであればスマホ打刻やGPS打刻のできるもの、店舗などで不正打刻を防止したいのであれば生体認証月のものなど、自社の状況にあわせた打刻方法が選択できるかを確認しましょう。

今後、タイムカード以外の給与計算など人事労務関連業務の電子化も検討しているのであれば、システム同士が連携ができるかもあわせて確認する必要があります。

中には、打刻システムのほかに給与計算システムや従業員管理システムなどをシリーズ展開して提供しているベンダーもあります。同じベンダーから提供されているシステムであれば、あらかじめ連携できるように作成されているケースが多いです。
また、インターフェイスの統一感もあるため、導入後の操作の学習コストといった面でもメリットがあります。

7-2. 導入までに時間がかかる

勤怠管理システムはさまざまなベンダーからサービスが提供されています。サービス毎の特徴を調査・把握したうえで、自社に適した製品を絞り込む必要があります。
また、導入システムの目星がついたら、どの部署でトライアル導入してみるか、該当部署への説明、トライアル中のフォローとトライアル後の使用感のヒアリングなど、トライアルだけでも様々なタスクがあります。また、月次の申請までが勤怠管理の1セットとなるため、トライアル期間として1か月はみておくべきでしょう。
トライアル後、実際に導入することが決まったら、休暇や月次申請のフローの整備、従業員情報の移行など、打刻を電子化するだけでも多くの検討事項と事前準備があり、手間と時間がかかります。従業員数にもよりますが、数週間で導入するのは難しいと言えるでしょう。

さらに、現在のタイムカードの運用方法の変更、従業員への説明会の実施、社内マニュアルの作成なども必要です。

導入システムの検討から運用後の計画まで立てて、実際に電子化をスタートさせる数カ月前から準備しましょう。

7-3. 従業員に使い方を説明する

勤怠管理システムの導入は管理側のメリットは大きいものの、従業員はタイムカードよりも打刻に手間がかかることがあります。従業員はこれまでできていた操作ができなくなってしまうと不満や不安を抱いてしまいます。打刻方法がわからない、打刻を忘れたが修正できないなど、さまざまなトラブルが想定できます。

システムの使い方を事前に説明するのはもちろん、トラブルがあったときのサポート体制の構築や想定される質問集の準備も大切です。

8. 紙のタイムカードを電子化して正確に効率よく勤怠管理をしよう！

従来型の紙カードに始業時刻と就業時刻を打刻する方法は、代理打刻などの不正が起きやすく、正確な勤務時間の管理は困難です。さらに、手作業の集計はミスにつながり、作業時間もかかってしまいます。

タイムカードの電子化では勤怠管理システムの導入がおすすめです。マルチデバイスで場所を選ばず打刻できる、勤怠情報を自動で集計できる、労働時間の超過を自動で警告するなど、便利な仕組みを備えています。正確な勤怠管理のためにも、タイムカードは電子化しましょう。

以下は、タイムカードを電子化しスマホアプリでの打刻を導入したことで、勤怠の確認工数を1/4削減が成功した事例になります。大変参考になる内容ですのでぜひご覧ください。
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