タイムカードは手書きOK?勤怠管理の重要性を理解しよう

 

近年、テレワークなどさまざまな働き方に対応するために、クラウドを利用した勤怠管理システムを導入する企業が増加傾向にあります。しかし、小規模の企業や個人経営の企業などは、タイムカードを手書きで管理しているケースも少なくありません。

本記事では、手書きで勤怠管理をおこなう際に注意するポイントについて解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 勤怠管理をおこなう際に把握する必要がある情報

企業が勤怠管理をおこなう必要がある理由として、労働基準法への対応が挙げられます。2019年4月に「働き方改革関連法」が施行され、企業が従業員の正確な勤怠情報を管理することが義務化されました。

働き方改革では、日本の企業文化の中で常態化していた長時間労働の是正、非正規雇用者と正規労働者の待遇差などの働き方の問題点を解決するための取り組みを数多く打ち出しています。

このように企業が従業員の正確な勤怠情報を把握することで、企業としての責務を果たすだけではなく、従業員が働きやすい環境を整えることができます。

本項目では、企業が勤怠管理をおこなう際に把握する必要がある内容をご紹介します。

1-1. 勤怠管理を実施する対象者とは

企業は従業員の労働時間を正確に把握する必要があります。出退勤、欠勤、遅刻、休憩時間、休日の取得、有給取得などすべてを管理しなくてはいけません。

その理由は、労働基準法第32条に法定労働時間の記載があり「1日8時間、週40時間」という決まりがあります。この法律を企業が守れているのか、それに基づいた報酬を支払えているのかが勤怠管理になります。

また労働時間を正確に把握することで正しい給与計算をすることができます。給与や残業代も日々の労働時間の記載があるからこそ、計算することができます。さらに、勤怠管理を通して従業員が働き過ぎていないか、体の不調は訴えていないかなど、企業内の労働環境の見直しにもつながっていくでしょう。

従業員の勤怠管理を正しくおこなうことは、企業の健全な体質を維持していくことになります。

36協定とは
36協定とは、企業が従業員に法定労働時間を超える時間外労働や休日出勤を命じる際に、労働組合などと書面による協定を結び、管轄地区の労働基準監督署に届け出る必要があることをいいます。
以前は労使間の合意があれば労働時間を無制限に延長することができましたが、大幅に法改正がおこなわれた結果、時間外労働の上限が設けられました。

2. 勤怠管理を手書きでおこなう場合

勤怠管理を手書きでおこなうことは、少人数であれば管理がしやすい反面、給与計算や有休管理をすべて人事労務担当者が管理する必要があるため、非常に工数がかかるというデメリットがあります。

本項目では、勤怠管理を手書きでおこなう場合に注意する必要があるポイントについて解説します。

2-1. 手書きのタイムカードを保管するコスト

従業員の勤怠情報は本人が離職した場合も関係なく、3年間保管することが義務化されています。また、勤怠情報だけではなく、従業員名簿や賃金台帳などの労務関係書類と合わせて、労働基準監督署の調査対象になる場合がある重要な記録です。

全従業員分のタイムカードを保管するためには、場所が必要になることに加えて、書類の提出を求められた場合は、探す労力が発生するといったコストが考えられます。

2-2. タイムカードを手書きで管理するメリット

タイムカードを手書きで管理するメリットとして、従業員が利用しやすいということが挙げられます。タイムカードを手書きで管理する場合、従業員数が少ない企業であれば、毎月発発生する集計業務がそこまで負担にならない可能性があります。

しかし、従業員規模が拡大した際に同じ管理方法を採用している状態の場合、全従業員の正確な勤務情報を計算する際には限界があるでしょう。

2-3. タイムカードを手書きするデメリット

タイムカードを手書きで管理するデメリットとして、勤怠情報の改ざんが挙げられます。例えば、遅刻をした従業員が、本人はオフィスに到着していない場合であっても、タイムカードへの代筆を同僚に頼むことができます。

すると、本人は遅刻をした場合であっても、タイムカード上の記録では定時前に出社していることになるため、遅刻と扱われないという事象が発生します。

正確な勤怠情報を管理することは企業の義務です。

3. 勤怠を管理する上で注意すべきポイント

企業が従業員の勤怠管理をする上で注意するポイントをいくつかご紹介していきます。

3-1. 自社の勤務形態に合わせた勤怠管理をおこなう

正社員だけではなく契約社員、派遣社員、パート、アルバイト、また最近では自宅に居ながら仕事ができるテレワークという働き方も徐々に浸透しつつあります。柔軟な働き方が社会に浸透していく一方で、正しく処理できるということが課題となっている企業も少なくありません。

雇用形態が異なるだけであっても給与計算が煩雑になり、人数が多ければ集計に時間と工数がかかります。また、パートやアルバイトの場合はシフトで勤務している場合が多く、希望日を聞いて人員配置をする作業は、かなり面倒で煩雑な内容になります。

したがって、パート・アルバイトの人の勤怠管理をどのように正確にデータを吸い上げて、ミスなく給与計算につなげられるかが重要なポイントになってくるでしょう。 

3-2. 正確に把握することでコスト削減につながる

従業員の勤怠の状態を正確に把握することは、コスト削減につながっていきます。その理由は、給与計算が正しくおこなわれるからです。残業代、保険料、税金などの計算も給与計算が正しく処理されていないと正しく処理できません。

日頃から勤怠管理をしっかりとおこない、それに基づいて勤務時間などの情報を正しく吸い上げることで、余計な時間や工数を使わなくて済みますので、最終的にコスト削減につながっていきます。

4. 手書きからシステムまで多様化する勤怠管理方法

勤怠管理は企業にとって重要な業務の1つです。勤怠を管理する方法は、手書きからシステムまで形態はさまざまです。今後はさらに働き方が多様化され、処理が煩雑になり管理が難しくなるでしょう。勤怠管理をより効率よく処理してくれるシステム導入を検討されることをおすすめします。

5. まとめ

勤怠管理において、手書きでの運用は違法ではありませんでした。手書きであろうと、他の手法であろうと、勤怠管理を正しくおこなっていればコンプライアンスを遵守していることになります。また正しい報酬の支払いにもつながります。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。