企業で働く従業員は、毎日出勤・退勤時間を記録して勤怠管理をおこないます。ところが、この記録時に不正を働いたり、記録したタイムカードなどの勤怠記録を改ざんしたりするケースも少なからず発生しています。

数分の時間調整という感覚で軽い気持ちでおこなっているかもしれませんが、勤怠不正はれっきとした違法行為です。このようなケースが見られた場合の企業の対処法と、勤怠時間の改ざんを予防するための方法をまとめました。

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1. 懲戒解雇する前に。不正発覚時の対処法について

従業員がタイムカードの出勤・退勤時間など勤怠の改ざんをしたなど、不正が発覚した場合、企業側から不正を働いた従業員へ「懲戒処分」という制裁をおこなうケースがあります。

1-1. 不正や改ざんは懲戒解雇が妥当

懲戒処分には制裁罰が軽いものから重いものまで複数の種類があります。最も重い罰が、企業が従業員をペナルティとして解雇する「懲戒解雇」です。

では、勤怠の改ざんがおこなわれた場合の懲戒処分はどのようなものになるのかというと、懲戒解雇が妥当といわれています。過去の判例では、タイムカードの打刻で不正を働いた従業員が懲戒解雇となったケースもあります。

なぜ懲戒処分の中で最も重い懲戒解雇にあたるのかというと、勤怠の不正は法律違反となるからです。

1-2. 勤怠の不正はどのような法律にふれる？

前述のように、勤怠の改ざんを含む不正は法律を犯す行為です。具体的に、どのような法律にふれるのかを見ていきましょう。

刑法

刑法では、勤怠で不正をおこない、本来の勤務時間分より給料を多く受け取ることは、他人を欺いて金品をだまし取る「詐欺」にあたります。打刻の不正のみで逮捕されることは多くはありませんが、刑法において詐欺罪は最大10年の懲役または50万円以下の罰金に処されるように、決して軽くない罪です。

民法

出勤簿の改ざんなどの勤怠の不正は、民法において労働法違反となります。民法では、本来の勤務時間とは異なる実態のデータを元にお金を多く受け取り、相手となる企業に損害を与えることが法律違反にあたります。

労働基準法

従業員が出勤簿など勤怠の改ざんをおこなった場合、労働基準法違反とはなりません。なぜなら、労働基準法は労働者を守るために企業が順守すべき法律だからです。

勤務時間の改ざんは罪であり、法律やルールによって罰則を科される可能性が高いです。

その他

企業で働く際、労働契約を結びます。勤怠の不正は、この労働契約にある就業規則に違反する行為です。労働契約の違反は法律違反とイコールではありませんが、原則的に従業員は各企業の就業規則に則って働いているはずなのでですから、就業規則違反として懲戒解雇となる可能性が高いでしょう。

上記でお伝えした通り、管理者が『このくらいなら大丈夫…』と軽く見ていても重大な犯罪につながる場合があります。今一度自社の勤怠管理について確認しましょう。

1-3. 懲戒解雇できない場合もある

勤怠の不正をおこなった従業員が、必ずしもすべて懲戒解雇される、というわけではありません。場合によっては、従業員に処分が科されないこともあります。

過去には、勤怠管理を担当する労務が従業員の不正を承認してしまったケースにおいて、管理する企業側が不正を見抜けなかったとして懲戒解雇処分が認められなかった判例があります。従業員の不正の見逃しは企業側の責任となるため、勤怠管理は正しくおこなうことが重要です。

1-4. 処分を下すときは手順を踏もう

従業員の勤怠不正が発覚したら、すぐにその従業員を懲戒解雇に処するのではなく、軽めの処分をおこなうところから始めましょう。まずは懲戒処分のうち最も軽い「戒告」で、従業員の改善を促します。それでも不正が改善しないときは、減給、停職と徐々に重い罰になるよう手順を踏みます。

単なる打刻ミスの場合は口頭での注意で済むことも多いですが、勤怠の不正は法律違反となる行為です。明らかに意図的な不正や改ざんが見られ、それによって本来ならば発生しない残業代を受け取っていたときなどは、やはり懲戒解雇が妥当な処分です。

懲戒解雇相当の行為が発覚したとしても、企業が酌量して下す処分として、「諭旨解雇」があります。これは一方的な解雇ではないものの、従業員に退職を促すもので、一定期間内に退職をすれば依願退職扱いとなります。

1-5. 残業代の返還要請も忘れずに

残業代の水増しのような不正・改ざんをおこなった従業員に対しては、どのような処分を下したとしても余分に受け取った残業代の返還請求を忘れずにおこないましょう。返還請求をおこなわないと、他の従業員に「不正や改ざんでお金を受け取れる会社」と考えられてしまうこともあるからです。

法律違反、労働契約違反の不正や改ざんに対してきちんと処罰をおこなうことが、不正を予防する大事なポイントです。

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2. 不正や改ざんを発見した場合の立場別対処方法とは？

周囲にいる同僚や上司、派遣社員が勤怠不正や改ざんをしていることを発見した場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。不正をおこなった人の立場により、対処方法は異なってきます。

2-1. 部下の勤怠不正を発見した場合

基本的に、勤怠を含む部下の不正は、上司にあたる管理職の責任となってしまいます。部下の勤怠不正を隠すため、上司がタイムカードを正しい内容に直してしまうことも、改ざんにあたるので注意が必要です。

このような改ざんのほか、不正を隠す行為、見逃す行為があった場合、部下共々懲戒解雇処分になることもあり得ます。つまり、部下の不正に対する対応によって、自分自身が処罰の対象となるのです。

部下の勤怠不正が発覚した際は、前述の処分の手順と同様に、まずは口頭での注意をおこないます。それでも不正が見られる場合は労務などに報告をします。その後は会社として懲戒処分をおこなうために調査をおこなった上で、処分内容が決定されます。

2-2. 上司の勤怠不正を発見した場合

部下の場合とは異なり、上司の勤怠不正を発見した場合は、部下から直接口頭で注意することは難しいでしょう。本来は管理する側である管理職の不正となれば、なおさらです。

上司の不正は、社内の他の上司にはなかなか相談しづらいものです。不正を告発するためにどのように動けばいいのかは、弁護士にも相談可能です。無料相談をおこなう弁護士などに相談してみるのも、ひとつの手段です。

また、一般企業では、内部通報を受け付ける「通報窓口」を設置しているところが多くあります。上司か部下かにかかわらず、誰もが不正をする可能性があります。勤怠時間の改ざんなどの不正があったとしても、すぐ発見できるように、企業としては社内の誰もが内部通報できる開かれた体制を整えておくことが重要です。

2-3. 派遣社員の勤怠不正を発見した場合

派遣会社に籍をおいて働く派遣社員は、派遣先の企業の労働契約ではなく、派遣会社との労働契約の元で働いています。とはいえ、派遣社員は就業先企業のルールに従って勤務する必要があるので、派遣先の勤務場所である企業での勤怠管理も必要とされています。

このことからも、派遣社員の勤怠不正が発覚した際は、派遣会社への報告が必要です。発見したのが直属の上司であれば直接派遣会社に報告をおこない、その他の社員であれば派遣社員の直属の上司、または派遣会社との契約担当をおこなう社員に派遣社員の不正を報告します。

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3. 勤怠の不正や改ざんの主な手口とは？

勤怠不正は、主に手作業で打刻をおこなう方法に多く見られます。勤怠管理を手作業でおこなっている企業は現在も多くあるため、勤怠不正や改ざんがおこなわれる可能性があるといえるでしょう。改ざんの手口を知っておくことで、不正防止に活かすことができます。

3-1. タイムカードの代理打刻

出勤・退勤時、タイムカードをタイムレコーダーという機械に通して打刻をするタイムカード式の勤怠管理は、比較的不正や改ざんがしやすい方法だといわれています。遅刻してしまったときなど、打刻をおこなうタイムレコーダー自体の時刻を修正して時間通りに出勤したと見せかけるのは、タイムカードの不正でおこなわれやすい手口です。

また、タイムカードさえあれば本人以外でも打刻ができるため、社内にいる他の人に代理で打刻してもらうケースが少なくありません。タイムカードの代理打刻は不正打刻かつ違法なので、注意が必要です。

3-2. 自由記入式のタイムシートの悪用

タイムカードでの打刻は、機械が時刻を打ってくれるものですが、中には出勤・退勤時間を手書きするタイプのタイムシートで勤怠管理をおこなう企業もあります。すべて手書きでおこなうタイムシートでは、書く人が違う時刻を書こうと思えばすぐに書けてしまうため、これを悪用した不正が起こり得ます。

遅刻をした、または定時で退社した場合でも、出勤時刻を早めに、退勤時刻を遅く記載して残業時間を水増しし、残業代を不正受給することも、決して難しくはありません。

4. 勤怠管理システムで不正や改ざんは予防できる

タイムカードや手書きのタイムシートでの勤怠管理では、個人で時刻を調整しやすいため、不正がおこなわれやすいデメリットがあります。そんな勤怠管理の不正を予防するための方法として、デジタル技術を活用した勤怠管理システムの利用がおすすめです。

4-1. デジタル活用で打刻時間を厳密に管理

勤怠管理システムでは、打刻した時間をシステムで自動的に集計ができるので管理がしやすく、一人ひとりの残業時間などもリアルタイムで集計も把握できるメリットがあります。そして、正確な打刻時間を管理できることも、大きなメリットです。

勤怠管理システムは、現在さまざまなシーンで活用されているデジタル技術が採用されているのが特徴です。

各社員の私物であるICカード、タブレットやスマートフォンでの打刻ができ、さらに指紋や静脈を使用した生体認証にも対応するシステムもあります。

いずれの方法でも本人以外は打刻が不可能です。タイムカードのように代理で打刻をおこなう不正を予防でき、正確な打刻時間で勤怠管理がスムーズにおこなうことができます。

このように、最新のデジタル技術により、従来のアナログなタイムレコーダーでの打刻や手書きタイムシートのような不正を勤怠管理システムでおこなうことは困難で、本人の正しい時間での打刻のみを管理できます。

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5. まとめ

出勤時間や退勤時間をごまかして遅刻を避けたり残業代を多くもらったりする勤怠の不正は、明らかな罪であり、就業規則違反にあたる行為です。不正や改ざんが発覚した場合は、企業による適切な対応が求められます。

自分で記入するなどの客観性に欠ける打刻方法では不正や改ざんが比較的しやすい点も、問題として挙げられるでしょう。

近年では、デジタル技術を応用した勤怠管理システムで、厳密に正確なデータの管理が可能です。このようなシステムを活用すれば、勤怠の不正や改ざんを予防し、かつ管理もしやすくなります。