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勤怠とは?管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説!

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人事や労務、総務の担当者となれば触れる機会も多い勤怠管理。しかし、すべての企業に絶対的に合う勤怠管理はなく、企業ごとに適切な勤怠管理の手法が異なります。

勤怠管理の手法を変更、導入する際には、自社の規模や働き方の傾向を理解し、自社にあった勤怠管理をおこなうことが重要となります。

本記事では、冒頭で勤怠管理の重要性を明確にしたうえで、勤怠管理にはどのような種類があるのか、また自社にとってどの管理手法が適切なのかということを事例を交えてご紹介いたします。

自社の勤怠管理は法改正に対応できているか不安な方へ

働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。

しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方に向け、働き方改革の内容とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法律にあった勤怠管理ができているか確認したい方は、以下のボタンから「中小企業必見!働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。

1. 勤怠とは

人事業務における「勤怠」の意味とは、従業員の出勤と欠勤を指します。従業員がどれくらい働き、どれくらい休憩をとったのか、年次有給休暇など休暇の取得状況など、勤務状況全体を表します。

1-1. 出社・退社と出勤・退勤の違い

従業員の勤怠状況を把握するうえで、疑問に上がる出社と出勤、退社と退勤の違いを確認しておきましょう。

出社や退社は会社など事業場に来て帰った時間である一方、出勤と退勤は、仕事を始めた時間と終えた時間といえます。

両者を区別して考える必要があるのは、「労働時間にあたるのかどうか」を判断しなくてはならないためです。労働時間に対しては賃金を支払う義務があるため、会社にいた時間ではなく、実際に労働をした時間であるかどうか、つまり出退勤の時間が重要になってきます。

2. 勤怠管理とは

勤怠管理とは、使用者や勤怠管理担当者が従業員の労働時間を適正に把握し管理することです。労働時間の適正な把握とは、単に1日何時間働いたかということだけではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を担当者が確認・記録し、これをもとに従業員が何時間働いたかを管理することです。

また、始業時刻や終業時刻のみならず、休憩時間や欠勤、遅刻、早退、有給休暇の取得状況などを把握する必要があります。これは過重労働の抑止だけでなく、適切な人材配置、従業員の労働生産性の向上を考える上では欠かせないものとなります。

関連記事:勤怠管理とは?目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説!

3. 勤怠管理が重要な理由

従業員数に関わらず、企業は全従業員の労働時間を把握することが法律によって義務付けられています。加えて、労働時間には労働基準法で一日8時間、週40時間と定められていることから、企業は労働時間の把握と労働時間の調整をしなければならないのです。

また、昨今の働き方改革による影響も大きいといえます。ここでは、4つの点からなぜ勤怠管理が重要なのかをご紹介します。

3-1. 正しい給与計算と賃金支払いのため

勤怠管理の目的として一番に挙げられるのが、正しい給与計算のためでしょう。

賃金は従業員の労働実績に基づいて支払われるものですが、残業や深夜労働など割増賃金が必要な時間などをきちんと管理して記録しておかなければ、正しい金額の賃金を求めることができません。

正確な給与計算ができず残業代未払いなどが問題になると、訴訟に発展するリスクや社会的信用を損なってしまう可能性もあるため、正確な勤怠管理が求められます。

関連記事:勤怠の締め作業の重要性とは?重要性や効率的に管理する方法をご紹介!

3-2. 従業員の健康管理のため

勤怠管理が必要な理由として、もう一つおさえておきたいのが従業員の健康管理です。近年では、過度な残業による過労死や精神不調が社会問題となっていますが、長時間労働を防ぎ、従業員の心身の健康を守るためにも勤怠管理は重要です。

3-3. 労働基準法遵守のため

労働基準法では、労働時間を「1日8時間、週40時間」までとしています。この他にも、残業と休日労働について労使間で結ぶ36協定についても残業時間の上限が設けられおり、これを超えることはできません。

特に、2019年4月には働き方改革の一環として残業時間に上限規制が罰則付きで設けられ、従業員の過重労働に対する取り締まりが一層厳しくなっているため、より厳密な労働時間管理が求められています。

関連記事:法律改正で変わる勤怠管理 | 2019年4月より改正された労働基準法を徹底解説

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3-4. 働き方改革に対応するため

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出典)総務省統計局「労働力調査」

総務省統計局「労働力調査」では、働き方の多様化が見て取れます。非正規雇用の従業員数は年々増加傾向にある一方で、正規雇用の従業員は微減傾向にあるため非正規雇用の従業員の割合が拡大しています。

また、子育てのしやすい環境作り、通勤ラッシュを避けるなどの目的のために、勤務時間・勤務場所に一定の自由度が必要になりました。そこで、フレックスタイムやリモートワークなど働き方の多様化への対応が求められています。

周りの企業が働き方に多様性を持たせる中で、柔軟に対応できない企業は淘汰されてしまいます。働き方の多様化によって、各従業員の働き方に合わせた勤怠管理が、より必要不可欠なものになっているのです。

さらに、働き方改革にともなう労働基準法の改正によって新たに管理が義務化された内容や罰則が設けられた内容もあり、勤怠管理はますます重要度が高まっています。

当サイトでは法改正の内容を改めて確認しておきたい方に向け、2019年にあった法改正の内容とその対応策・必要になった勤怠管理についてまとめた資料を無料で配布しておりますので、ご興味のある方はこちらよりダウンロードページをご覧ください。

4. 勤怠管理で記録・把握すべき項目

厚生労働省が発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、使用者は各労働者の労働日ごとの始業と終業の時間を勤怠管理として確認・記録しなくてはならないとしています。

この他にも、賃金台帳には給与計算の基礎となる項目別に従業員の労働時間等を記入する必要があるため、勤怠管理で確認・記録すべき内容について一つずつ確認していきましょう。

関連記事:勤怠管理は何をチェックするべき?用意すべき法定三帳簿とは?

4-1. 出退勤の時間

勤怠管理の基本は、従業員ごとの出退勤の時間を労働日ごとに記録することです。出退勤の時間は、ただ「会社に来た時間」ではなく、実際に労働が始まった時間と終わった時間を確認・記録する必要があります。

また、遅刻・早退・中抜けの時間があったかもわかるようにしておきましょう。遅刻や早退による賃金控除を計算する際に必要になるためです。

関連記事:勤怠管理における遅刻早退の控除の取り扱いや処理の方法について

4-2. 労働時間

労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下にある時間とされています。

「これは労働時間でない」と思っていても、制服への着替えや強制参加の研修などは「労働時間」に含まれるため、注意しましょう。

また、労働時間は1分単位で記録しなくてはならず、丸めによる切り捨てや切り上げは労働者にとって不利になる場合、違法となる可能性が高いです。

関連記事:勤怠管理の丸めとは?処理方法の基本と丸めの違法性について解説

4-3. 休憩時間

労働基準方では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間の休憩時間を従業員にとらせなくてはならないとしています。

休憩時間は従業員が労働から完全に離れていなくてはならないため、お昼休憩中の電話番などは「手待ち時間」といい、休憩時間にはなりません。休憩をしっかりと取得させられているか、確認する必要があります。

関連記事:勤怠管理における休憩時間の取り扱いとは?労働基準法の基礎知識を解説

関連記事:勤怠管理において業務時間内の中抜けをどう扱うべき?

4-4. 時間外労働時間

時間外労働時間とはいわゆる「残業」のことで、「1日8時間、週40時間」を超えて労働させた場合の時間を指します。

時間外労働時間には25%以上の割増率で割増賃金の支払いが必要であるため、単に「10時間労働した」などではなく、「8時間労働と2時間の時間外労働時間があった」などと分けて記録しておく必要があります。

4-5. 深夜労働時間

深夜労働とは、22時~5時の深夜時間での労働を指します。深夜労働も時間外労働と同じく25%以上で割増賃金の支払いをする必要があるため、分けて記録しておく必要があります。

なお、時間外労働が深夜時間に及んだ場合の割増率は50%以上となるため、こちらも分けて管理しておきましょう。

4-6. 休日労働時間

休日労働時間とは、法定休日に労働を行うことです。法定休日とは、労働基準法で定められている従業員にとらせなくてはならない休日で、1週間に1日、もしくは4週を通じて4日を与えるべきとされています。

法定休日に労働があった場合にも35%以上の割増率で割増賃金の支払いが必要であるため、分けて勤怠管理する必要があります。

4-7. 欠勤日数

従業員が休暇・休業ではなく体調不良などで仕事を休んだ日も、きちんと日数を記録しておきましょう。欠勤控除を行う場合に、欠勤日数が何日あったかが必要になるためです。

関連記事:勤怠控除とは?計算方法と注意するべきポイントを紹介

4-8. 年次有給休暇の取得状況

従業員がどれくらい労働したかだけでなく、勤怠管理では年次有給休暇の管理もしなくてはなりません。労働基準法では、従業員ごとに何日間の有給休暇をいつ付与し、いつ取得したかについて管理帳簿に記載し3年間保管しなくてはならないとしています。

関連記事:勤怠申請の必要性と勤怠管理が簡単になるおすすめのシステムについて

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5. 勤怠管理の種類とそのメリット・デメリットとは

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出典)株式会社ネオキャリア

株式会社ネオキャリアが実施したアンケート調査によれば、勤怠管理をおこなっている企業では主にタイムカードやエクセル、社内システム、クラウドサービスが利用されていることがわかります。

勤怠管理には様々な方法がありますが、ここではそれぞれのメリットとデメリットをご紹介します。

5-1. タイムカード打刻

紙のタイムカードをタイムレコーダーと呼ばれる始業時刻・終業時刻を印字する機器に差し込んで、打刻・管理する方法です。

<メリット>
紙を機器に差し込むだけで記録が可能な利便性があげられます。また、最近はICカード(suica・pasumoなど)への対応したタイプもあり、さらに利便性が高まっています。日々使うICカードへ対応したタイプであれば、紙タイプとは異なり、なりすまし打刻を未然に防止することが可能です。

<デメリット>
集計作業に時間がかかることや、なりすまし打刻ができてしまうこと、法律による保管義務によってタイムカードを5年間保存しなければならない点があげられます。保管義務ですので、違反した場合には30万円以下の罰金が課せられることになります。

また、タイムカードでの打刻では出退勤のみの記録だけで、各種申請に関しては自己申告での管理が必要になるため、管理者は別途に承認業務の工数がかかってしまいます。

5-2. エクセル手入力

勤怠情報をエクセルに入力して管理する方法です。

<メリット>

金銭的に低コストでの運用が可能な点です。エクセルで管理する場合、勤怠管理の計算に必要な関数が入力されたテンプレートが無料公開されています。

<デメリット>

誰でも虚偽の申告ができてしまう点や、エクセルの改ざんが可能であり、正確性に欠ける部分です。この点から、厚生労働省によるガイドラインで提示されているように、エクセルでの勤怠の記録は推奨されていません。また、エクセルへの入力の際、ミスが起きてしまってはならないので慎重に入力する必要があり人事の方にとって多大な負担になっている点です。

5-3. 社内システム利用

一般的に大企業と呼ばれるような規模感のある企業でおこなわれている勤怠管理になります。個々の企業の要望に合わせて作るオーダーメイド勤怠管理の方法です。

<メリット>

自由なカスタマイズが可能で、自社にあった独自のシステムを構築することが可能な点であり、複雑な就業規則を採用している企業や、システムエンジニアを有している企業には向いています。

<デメリット>

導入コストが金銭的に高く、導入までの期間が長いことも特徴です。多くの場合、運用管理を自社でおこなう必要があり、維持費用がかかってしまうことがあります。具体的にはサーバ交換費用やシステム変更費用、法改正への対応費など。

5-4. 勤怠管理システム利用(クラウドサービス)

web上のクラウドを利用し、出退勤をおこなう勤怠管理の方法で、一般的に月額制でサービスの提供がおこなわれています。

<メリット>

時間外労働や有休の管理、休日出勤等も一括で管理することが可能です。また、システムによってはさまざまなデバイスへの対応が可能で、外回りが多い営業職の従業員やリモートワークが多い従業員の勤怠管理も可能となります。このようにシステムによって把握することで勤怠情報を正確に管理できます。

また、法改正にもシステム提供会社が対応してくれるため、利用者には負担がかからないことも特徴です。

<デメリット>

自社の勤務形態に合う勤怠管理システムの導入ができないと、金銭的なコストの増加や、従業員が定着しないことによる人事・労務担当者の工数を増加させてしまう可能性があります。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

6. 勤怠管理の方法を選ぶ際のポイントとシステム導入事例

 

勤怠管理をおこなうにあたって一番重視すべき点は「正確性」・「運用コスト」です。正確性に関してはなりすましや、勤務情報の改ざんの困難さからも社内システム・勤怠管理システムが秀でているといえます。一方で、運用コストに関しては、金銭面、管理工数の面から勤怠管理システムが秀でているといえます。

そこで、勤怠管理システムに乗り換える具体的なイメージを持っていただくために、タイムカードや紙管理から勤怠管理システムへの乗り換え事例を2つご紹介いたします。

6-1. タイムカードから勤怠管理システムへ

世界に37拠点を持つ、従業員数22名の企業の事例(製造業)

<導入前の課題>
集計作業を手作業でおこなっており、時間と手間がかかっていた
勤怠管理に時間がかかり、兼業している経理や採用などに時間を割くことができなかった
年次有給休暇の管理を紙管理でおこなっており、非常に手間だった

<導入後の結果>
集計作業の自動化や年次有給休暇の管理方法見直しによって勤怠管理業務にかける時間が削減した
今まで勤怠管理業務に充てていた時間を採用活動などの本来おこないたい業務に時間を使うことができるようになった
残業時間などのデータを活用できるようになり、従業員の正確な残業時間の把握とその対処が迅速におこなえるようになった

6-2. 紙管理から勤怠管理システムへ

2つの拠点を持つ、従業員数60名の企業の事例(金属加工業)

<導入前の課題>
紙の出勤簿で管理していたため、エクセルへの入力など担当者の負担になっており、業務効率の改善が求められた
数週間分の出退勤時間をまとめて記載する従業員が多かったため、正確な勤怠情報をリアルタイムに把握することが難しかった
<導入後の結果>
スマホやタブレットから簡単に打刻することができるようになったため、未打刻の従業員が減り、正確な勤怠情報を把握することができた
入力作業が大幅に軽減されたことにより、月末のリマインドコストが減った

6-3. 事例を踏まえて

社内システムでは運用に金銭的なコストがかかる一方で、勤怠管理システムでは比較的コストを抑えることが可能です。現状の課題点が前述の事例に被るようであれば、勤怠管理システムの導入によって課題解決につながることがあります。

また、勤怠管理システムをリリースしている企業は現段階で少なく、サービス数も限られています。限られた選択肢の中で失敗することがないように、自社の課題解決につながる可能性があるサービスには積極的に相談してみましょう。

相談の過程においてそのサービスのサポートの質を知ることができます。また無料体験を実施しているサービスもあるので、勤怠管理システム選びの際はお試しで使ってみることをおすすめします。

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7. まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では勤怠管理の重要性を明確にした上で、どのような管理手法が自社に適した勤怠管理なのかを具体的にするために事例を交えてご紹介いたしました。

ぜひこの機会に自社の勤怠管理を見直し、働き方改革による働き方の多様性へと対応していただければ幸いです。

関連記事:勤怠の改ざんが発覚!不正予防と対処法について徹底解説

自社の勤怠管理は法改正に対応できているか不安な方へ

働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。

しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方に向け、働き方改革の内容とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法律にあった勤怠管理ができているか確認したい方は、以下のボタンから「中小企業必見!働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。