まだ間に合う!勤怠管理とは?なぜ必要なのかを徹底解説!

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人事や労務、総務の担当者となれば触れる機会も多い勤怠管理。しかし、すべての企業に絶対的に合う勤怠管理はなく、企業ごとに適切な勤怠管理の手法が異なります。

勤怠管理の手法を変更、導入する際には、自社の規模や働き方の傾向を理解し、自社にあった勤怠管理をおこなうことが重要となります。

本記事では、冒頭で勤怠管理の重要性を明確にしたうえで、勤怠管理にはどのような種類があるのか、また自社にとってどの管理手法が適切なのかということを事例を交えてご紹介いたします。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 勤怠管理とはなにか?

勤怠管理とは、担当者が従業員の労働時間を適正に把握し管理することです。労働時間の適正な把握とは、単に1日何時間働いたかということだけではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を担当者が確認・記録し、これをもとに従業員が何時間働いたかを管理することです。

また、始業時刻や終業時刻のみならず、休憩時間や欠勤、遅刻、早退、有給休暇の取得状況などを把握する必要があります。これは過重労働の抑止だけでなく、適切な人材配置、従業員の労働生産性の向上を考える上では欠かせないものとなります。

2. 勤怠管理が重要な理由

従業員数に関わらず、企業は全従業員の労働時間を把握することが法律によって義務付けられています。加えて、労働時間には労働基準法で一日8時間、週40時間と定められていることから、企業は労働時間の把握と労働時間の調整をしなければならないのです。

また、昨今の働き方改革による影響も大きいといえます。この働き方改革に注目し、3つの点からなぜ勤怠管理が重要なのかをご紹介します。

2-1. 働き方改革の影響 <法律>

これまでの長時間労働が常態化した状況を打開すべく働き方改革が始まりました。2019年4月にはこの改革の一環として時間外労働に上限規制が設けられ、従業員の過重労働に対する取り締まりは厳しくなりました。

2-2. 働き方改革の影響 <働き方>

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出典)総務省統計局「労働力調査」

総務省統計局「労働力調査」では、働き方の多様化が見て取れます。非正規雇用の従業員数は年々増加傾向にある一方で、正規雇用の従業員は微減傾向にあるため非正規雇用の従業員の割合が拡大しています。

また、正規雇用の従業員に関しても、子育てのしやすい環境作り、通勤ラッシュを避けるなどの目的のために、勤務時間・勤務場所に一定の自由度が必要になりました。そこで、フレックスタイムやリモートワークなど働き方の多様化への対応が求められています。

働き方の多様化によって、各従業員の働き方に合わせた勤怠管理が今後より不可欠になります。

2-3. 働き方改革の影響 <雇用>

前述の通り、働き方の多様化が求められるようになると企業は対応せざるを得ません。というのも人材不足は目下の課題であり、雇用される側は働きやすい環境を求めているからです。周りの企業が働き方に多様性を持たせる中で、柔軟に対応できない企業は淘汰されてしまいます。

3. 勤怠管理の種類とそのメリット・デメリットとは

ここまでは勤怠管理がなぜ必要なのかをご説明させていただきました。必要性を理解していただいた上で、勤怠管理にはどのような種類のものがあるのかをご紹介します。

3-1. 勤怠管理の種類

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出典)株式会社ネオキャリア

株式会社ネオキャリアによるアンケートによれば、勤怠管理をおこなっている企業では主にタイムカードやエクセル、社内システム、クラウドサービスが利用されていることがわかります。

3-1-1. タイムカード打刻

紙のタイムカードをタイムレコーダーと呼ばれる始業時刻・終業時刻を印字する機器に差し込んで、打刻・管理する方法です。

<メリット>
紙を機器に差し込むだけで記録が可能な利便性があげられます。また、最近はICカード(suica・pasumoなど)への対応したタイプもあり、さらに利便性が高まっています。日々使うICカードへ対応したタイプであれば、紙タイプとは異なり、なりすまし打刻を未然に防止することが可能です。

<デメリット>
集計作業に時間がかかることや、なりすまし打刻ができてしまうこと、法律による保管義務によってタイムカードを3年間保存しなければならない点があげられます。保管義務ですので、違反した場合には30万円以下の罰金が課せられることになります。

また、タイムカードでの打刻では出退勤のみの記録だけで、各種申請に関しては自己申告での管理が必要になるため、管理者は別途に承認業務の工数がかかってしまいます。

3-1-2. エクセル手入力

勤怠情報をエクセルに入力して管理する方法です。

<メリット>
金銭的に低コストでの運用が可能な点です。エクセルで管理する場合、勤怠管理の計算に必要な関数が入力されたテンプレートが無料公開されています。
<デメリット>
誰でも虚偽の申告ができてしまう点や、エクセルの改ざんが可能であり、正確性に欠ける部分です。この点から、厚生労働省によるガイドラインで提示されているように、エクセルでの勤怠の記録は推奨されていません。また、エクセルへの入力の際、ミスが起きてしまってはならないので慎重に入力する必要があり人事の方にとって多大な負担になっている点です。

3-1-3. 社内システム利用

一般的に大企業と呼ばれるような規模感のある企業でおこなわれている勤怠管理になります。

個々の企業の要望に合わせて作るオーダーメイド勤怠管理の方法です。

<メリット>
自由なカスタマイズが可能で、自社にあった独自のシステムを構築することが可能な点であり、複雑な就業規則を採用している企業や、システムエンジニアを有している企業には向いています。
<デメリット>
導入コストが金銭的に高く、導入までの期間が長いことも特徴です。多くの場合、運用管理を自社でおこなう必要があり、維持費用がかかってしまうことがあります。具体的にはサーバ交換費用やシステム変更費用、法改正への対応費など。

3-1-4. 勤怠管理システム利用(クラウドサービス)

web上のクラウドを利用し、出退勤をおこなう勤怠管理の方法で、一般的に月額制でサービスの提供がおこなわれています。

<メリット>
時間外労働や有休の管理、休日出勤等も一括で管理することが可能です。また、システムによってはさまざまなデバイスへの対応が可能で、外回りが多い営業職の従業員やリモートワークが多い従業員の勤怠管理も可能となります。このようにシステムによって把握することで勤怠情報を正確に管理できます。

また、法改正にもシステム提供会社が対応してくれるため、利用者には負担がかからないことも特徴です。

<デメリット>
自社の勤務形態に合う勤怠管理システムの導入ができないと、金銭的なコストの増加や、従業員が定着しないことによる人事・労務担当者の工数を増加させてしまう可能性があります。

4. 勤怠管理を選ぶ際のポイント

勤怠管理をおこなうにあたって一番重視すべき点は「正確性」・「運用コスト」です。正確性に関してはなりすましや、勤務情報の改ざんの困難さからも社内システム・勤怠管理システムが秀でているといえます。一方で、運用コストに関しては、金銭面、管理工数の面から勤怠管理システムが秀でているといえます。

そこで、勤怠管理システムに乗り換える具体的なイメージを持っていただくために、タイムカードや紙管理から勤怠管理システムへの乗り換え事例を2つご紹介いたします。

4-1. タイムカードから勤怠管理システムへ

世界に37拠点を持つ、従業員数22名の企業の事例(製造業)

<導入前の課題>
集計作業を手作業でおこなっており、時間と手間がかかっていた
勤怠管理に時間がかかり、兼業している経理や採用などに時間を割くことができなかった
年次有給休暇の管理を紙管理でおこなっており、非常に手間だった

<導入後の結果>
集計作業の自動化や年次有給休暇の管理方法見直しによって勤怠管理業務にかける時間が削減した
今まで勤怠管理業務に充てていた時間を採用活動などの本来おこないたい業務に時間を使うことができるようになった
残業時間などのデータを活用できるようになり、従業員の正確な残業時間の把握とその対処が迅速におこなえるようになった

4-2. 紙管理から勤怠管理システムへ

2つの拠点を持つ、従業員数60名の企業の事例(金属加工業)

<導入前の課題>
紙の出勤簿で管理していたため、エクセルへの入力など担当者の負担になっており、業務効率の改善が求められた
数週間分の出退勤時間をまとめて記載する従業員が多かったため、正確な勤怠情報をリアルタイムに把握することが難しかった
<導入後の結果>
スマホやタブレットから簡単に打刻することができるようになったため、未打刻の従業員が減り、正確な勤怠情報を把握することができた
入力作業が大幅に軽減されたことにより、月末のリマインドコストが減った

4-3. 事例を踏まえて

社内システムでは運用に金銭的なコストがかかる一方で、勤怠管理システムでは比較的コストを抑えることが可能です。現状の課題点が前述の事例に被るようであれば、勤怠管理システムの導入によって課題解決につながることがあります。

また、勤怠管理システムをリリースしている企業は現段階で少なく、サービス数も限られています。限られた選択肢の中で失敗することがないように、自社の課題解決につながる可能性があるサービスには積極的に相談してみましょう。

相談の過程においてそのサービスのサポートの質を知ることができます。また無料体験を実施しているサービスもあるので、勤怠管理システム選びの際はお試しで使ってみることをおすすめいたします。

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では勤怠管理の重要性を明確にした上で、どのような管理手法が自社に適した勤怠管理なのかを具体的にするために事例を交えてご紹介いたしました。

ぜひこの機会に自社の勤怠管理を見直し、働き方改革による働き方の多様性へと対応していただければ幸いです。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。