法律改正で変わる勤怠管理 | 2019年4月より改正された労働基準法を徹底解説

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2019年より、働き方改革の一環として労働基準法が改正されています。働く人に関わる法改正により、企業でおこなう勤怠管理にも少なからず影響が出ています。

労働基準法の変更点とあわせて、さらに複雑化しかねない勤怠管理をスムーズにするための方法を紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 2019年4月に改正労働基準法が施行

「働き方改革」とは、現在出生率と人口が減少傾向にある中、労働人口も減少が見込まれることから、労働環境を見直して労働人口を増やし、人口や出生率の向上を図るための政策です。

これに伴い、「働き方改革関連法」の一環で、2019年4月に改正労働基準法が施行されました。改正労働基準法は企業規模により改正時期が異なるものもあります。以下が、「改正内容の一覧」と「施行時期」をあらわした表となります。

この中で、特に勤怠面での影響が大きいのは、以下の3つの項目です。

  • 残業時間の上限規制
  • 年次有給休暇の取得義務
  • 割増賃金の引き上げ

今回はこの3つの改正内容に加えて、「労働時間の客観的把握方法の確立」の4つの項目について解説していきます。

2.残業時間の上限規制

大企業は2019年から、中小企業は2020年から残業時間の上限規制が強化されます。残業時間を法律で規制することは、70年前(1947年)に
制定された「労働基準法」以来の大改革と言われています。では、改正前と改正後で何が変わったのでしょうか。

2-1.改正内容

改正前

改正間前は、法律上では残業時間の上限がなく、一定の残業時間を超過した企業に行政指導のみを行っていました。

1日8時間の法定労働時間と週40時間の時間外労働については、法改正前は労働組合や従業員と締結する「36協定」を労働基準監督署に届け出れば、規定の時間を超えての労働が可能でした。

改正後

週40時間の時間外労働については、改正前と変更はありません。しかし、改正労働基準法では36協定を締結をしても、していなくても上限が適用されます。具体的には以下の通りとなります。

  • 原則として、残業時間は月45時間・年360時間収めること
  • 例外として、上記の制限を越える残業時間は年6回(年6ヵ月)に収めること
  • 上記の例外が適用される場合においても、残業時間は年720時間未満、複数月の平均80時間未満月100時間未満に収めること

36協定
36協定の正式名称は「時間外・休日労働に関する協定届」です。労働基準法第36条によって、企業は法定労働時間を超える時間外労働を超える時間外労働及び休日勤務を命じる際は、労働組合などど書面による取り決めを結び、管轄地区の労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。
2019年4月に労働基準法が改正され、時間外労働の上限時間が法的に定められたことから、企業は従業員の勤怠管理をより厳格におこなう必要があります

2-2.対策方法・罰則

考えられる対策方法としてはシンプルで、すべての従業員が上限を超過していないかどうかを随時把握することです。そのため、従業員の勤怠状況をスムーズに把握するための手段を確保する必要があるでしょう。

また、監査の際に違反が発覚した場合、以下のような罰則が科される可能性があります。

  • 6ヶ月以下の懲役
  • (超過している従業員一人当たり)30万円以下の罰金

3.労働時間の客観的把握方法の確立

働き方改革関連法の1つとして「労働安全衛生法」というものがあります。この法律も2019年4月の改正により、「従業員の労働時間の把握」が義務化されました。

3-1.改正内容

改正前

改正前より、労働基準法において「各事業場ごとの賃金台帳の調製」や「労働日数や労働時間などの情報の記入」が定められていました。

第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。(記録の保存)

 

第五十四条 用者は、法第百八条の規定によつて、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。
(一)氏名、(二)性別、(三)賃金計算期間、(四)労働日数、(五)労働時間数 ※(六)、(七)、(八)省略

出典|E-Gov 労働基準法E-Gov 労働基準法施行規則

しかし、この条文上では使用者(管理監督者)及びみなし労働時間制で働く従業員の勤怠管理が義務付けられているとは言い切れず、労働時間の把握義務が無いものとして扱われることが多かったのです。

改正後

今回の法改正では、使用者(管理監督者)は、医師による面接指導を実施するために、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての労働者の労働時間の状況を把握が義務化され、これにより使用者(及びみなし労働時間制で従業員)の労働時間把握義務が法律上明文化されました。

3-2.対策方法と罰則

労働時間の把握方法として、厚生労働省は「原則、労働時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」として定めています。では客観的な記録方法とはどのようなものなのでしょうか。厚生労働省は以下のような例を挙げています。

  • タイムカード
  • ICカード
  • パソコン

原則として、従業員が自ら作成した出勤簿を管理監督者に提出する自己申告制は禁止されています。(事業所がやむをないと判断した場合にのみ可能)

また、客観的把握の義務を違反した場合においては、罰則事項が明確に設けられていません。しかし、客観的把握を怠り、従業員の違法な過重労働が発覚した場合刑事罰に問われる可能性があります。対策するに越したことはないといえるでしょう。

4.年次有給休暇の取得義務

法改正により、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

4-1.改正内容

現行では、使用者は、労働者が雇入れの日から6か月間継続勤務し、その6か月間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。これは、改正後も変わりません。

改正点は、使用者が、労働者ごとに、年次有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に、最低5日間の有給休暇を取得時季を指定した上で取得させなければならなくなった点でしょう。これは、使用者(管理監督者)や有期雇用従業員(パート・アルバイト)なども対象となります。

4-2.対策方法と罰則

今回の改正に伴い、使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければならなくなりました。この年次有給休暇管理簿を参考に10日以上取得している従業員を抽出しなければなりませんが、紙やエクセル管理だと至難の業です。

こちらは必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えないとされているため、システム上での管理がオススメです。

また、こちらは罰則も規定されています。

  • 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法39条第7項に違反したとみなされ
    30万円以下の罰金
  • 使用者による時季指定を行う場合において、就業規則に記載していない場合
    30万円以下の罰金
  • 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合
    6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金

 

とはいえ、ガイドラインでは「罰則による違反は、対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われますが、労働基準監督署の監督指導においては、原則としてその是正に向けて丁寧に指導し、改善を図っていただく」とあるため、違反して即座に罰則というわけではなく、改善に向けた姿勢を構築することが重要であるといえるでしょう。

5. 割増賃金の引き上げ

こちらは少し先の2023年の4月より、中小企業を対象に割増賃金率が引き上げられます。

5-1.改正内容

現行の制度では、大企業は1か月間で60時間を超える時間外労働をさせた場合、超過分の時間外労働については法定割増賃金率が50%以上となっていますが、経営が不安定になりやすい中小企業に関しては50%以上への引き上げへの猶予として、60時間を超える分の時間外労働の法定割増賃金率も25%以上と設定されていました。

しかし、法改正により中小企業も時間外労働の法定割増賃金が50%以上となることが決定しました。

5-2.対策方法

今回は規制強化というよりも、猶予が廃止されたということなので罰則等は設けられません(規定の割増率の賃金が支払われなかったなどの場合を除き)。

対策法としていえるのは、長時間労働を是正するということです。いままで60時間を越える時間外労働を労働者に課す場合、割増率が25%だからといって簡単に超過させる、というケースが多発していました。

しかし、今回の法改正で時間外労働に上限が設けられたり、労働者の健康保全のために労働安全衛生法が改正したりなどさまざまな動きが見られました。

企業の長時間労働体質を改善するためにも、時間外労働を是正するための取り組みが必要といえるでしょう。

6. 勤怠管理システムを活用しよう

タイムカードやエクセルで従業員の勤怠情報を集計することは、ある程度規模がある企業であると難しいでしょう。2019年4月に労働基準法が改正され、『企業は従業員の正確な勤怠情報を把握する義務がある』と勤怠管理が義務化されました。

正確性と集計の効率性が求められるため、勤怠管理システムの導入をおすすめします。本項目では、勤怠管理システムを導入するメリットをご紹介します。

6-1. 手作業での労務管理は煩雑になりがち

勤怠管理はタイムカードのほか、手書きのタイムシートで勤怠管理を行っている企業もあるでしょう。

どちらも、労務管理をする上で何らかの手作業で集計をおこなうことになりますが、人の手での集計作業は手間がかかり、非効率的な作業になりがちです。従業員が多い企業では特に、毎月の集計作業だけでかなりの作業量になりかねません。

手作業での集計はミスが起こることがあり、作業量が多ければ多いほどミスが発生する可能性も高くなってしまいます。

手作業でおこなうには煩雑な作業が増えがちな労務管理をスムーズに、しかも正確におこなうためのツールとして注目されるのが、勤怠管理システムです。

6-2. リアルタイムで自動的に勤怠管理が可能

勤怠管理システムには、システムを社内に構築する「オンプレミス型」と外部のサービス提供会社のシステムを利用する「クラウド型」の2種類があります。

このうち、クラウド型は現在主流となっているタイプで、低い導入コストで多彩な機能を使えるのがメリットです。

不正が起こりがちなタイムカードや手書きのタイムシートも、勤怠管理システムなら打刻もスマホやICカード、アプリなどさまざまな方法に対応します。システムで集計・管理が可能なので、正確な勤怠管理をおこなうことができます。

労働時間や残業時間、有給休暇も勤怠管理システムなら自動的に集計・管理をおこない、労働時間の上限時間をオーバーしたときに通知を受け取れるなど、法律改正に対応した機能も利用できます。

7. まとめ

働き方改革に合わせて、企業でおこなう勤怠管理でもより厳密な勤務時間や有給休暇の管理が必須となっています。

今回解説しなかったフレックスタイム制の清算期間の延長や勤務間インターバル制度なども導入にあたっては、正確な勤怠情報の管理が必要となってきます。勤怠管理システムを導入すれば、正しい情報をミスなく管理しやすくなるでしょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。