2019年より、働き方改革の一環として労働基準法が改正されています。働く人に関わる法改正により、企業でおこなう勤怠管理にも少なからず影響が出ています。

労働基準法の変更点とあわせて、さらに複雑化しかねない勤怠管理をスムーズにするための方法を紹介します。

関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！

1. 勤怠管理の法律・義務をおさらい

事業主による従業員における勤怠管理（労働時間の把握）は、法律により義務付けられています。

勤怠管理に関する法律に関しては「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が平成29年1月20日に策定されたのちに、2019年4月に労働安全衛生法で定められてガイドラインから法律化されました。

労働安全衛生法では管理監督者や裁量労働制の従業員を含む全て従業員（高度プロフェッショナル制度の従業員は除く）の労働時間を把握することを定めており、具体的には以下の管理をする必要があります。

• 労働者の始業・終業時刻を自ら確認し、適正に記録すること。
• タイムカードやICカード、パソコンの使用時間など客観的な記録を基に確認し、適正に記録すること。

なお、やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合は、以下の点を講じる必要があります。

• 労働者や労働時間を管理する者に対して自己申告制の適正な運用について、十分に説明すること。
• 自己申告と記録上の在社時間に著しい乖離がある場合には実態調査を行い、労働時間の補正をすること。
• 労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等、適正な自己申告を阻害する措置を設けないこと。

また、使用者は賃金台帳に労働者ごとの労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などを正確に記入しなければなりません。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に関しては、厚生労働省の公式サイトから詳細をご確認いただけます。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2. 2019年4月に改正労働基準法が施行

「働き方改革」とは、現在出生率と人口が減少傾向にある中、労働人口も減少が見込まれることから、労働環境を見直して労働人口を増やし、人口や出生率の向上を図るための政策です。

これに伴い、「働き方改革関連法」の一環で、2019年4月に改正労働基準法が施行されました。改正労働基準法は企業規模により改正時期が異なるものもあります。以下が、「改正内容の一覧」と「施行時期」をあらわした表となります。

この中で、特に勤怠面での影響が大きいのは、以下の3つの項目です。

• 残業時間の上限規制
• 年次有給休暇の取得義務
• 割増賃金の引き上げ

今回はこの3つの改正内容に加えて、「労働時間の客観的把握方法の確立」の4つの項目について解説していきます。

3. 時間外労働（残業時間）の上限規制

大企業は2019年から、中小企業は2020年から残業時間の上限規制が強化されます。残業時間を法律で規制することは、70年前（1947年）に制定された「労働基準法」以来の大改革といわれています。

では、改正前と改正後で何が変わったのでしょうか。

3-1. 改正内容

• 改正前

改正前は、法律上では残業時間の上限がなく、一定の残業時間を超過した企業に行政指導のみをおこなっていました。

1日8時間の法定労働時間と週40時間の時間外労働については、法改正前は労働組合や従業員と締結する「36協定」を労働基準監督署に届け出れば、規定の時間を超えての労働が可能でした。

 

• 改正後

週40時間の時間外労働については、改正前と変更はありません。しかし、改正労働基準法では36協定を締結していても上限が適用されます。具体的には以下の通りとなります。

• 原則として、残業時間は月45時間・年360時間以内に収めること
• 例外として、上記の制限を越える残業時間は年6回（年6ヵ月）に収めること
• 上記の例外が適用される場合においても、残業時間は年720時間以内、2～6ヶ月の平均80時間以内、月100時間未満に収めること

3-2. 残業時間の上限規制に関する対策方法・罰則

考えられる対策方法としては、すべての従業員が上限を超過していないかどうかを随時把握することです。そのため、従業員の勤怠状況をスムーズに把握するための手段を確保する必要があるでしょう。

また、監査の際に違反が発覚した場合、以下のような罰則が科される可能性があります。

• 6ヶ月以下の懲役
• （超過している従業員一人当たり）30万円以下の罰金

4. 労働時間の客観的把握方法の確立

働き方改革関連法の1つとして「労働安全衛生法」というものがあります。この法律も2019年4月の改正により、「従業員の労働時間の把握」が義務化されました。

4-1. 改正内容

• 改正前

改正前より、労働基準法において「各事業場ごとの賃金台帳の調製」や「労働日数や労働時間などの情報の記入」が定められていました。

第百八条　使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。（記録の保存）

引用：労働基準法施行規則｜e-Gov

第五十四条　使用者は、法第百八条の規定によつて、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。
（一）氏名、（二）性別、（三）賃金計算期間、（四）労働日数、（五）労働時間数　※（六）、（七）、（八）省略

引用：労働基準法｜e-Gov

ただし、この条文上では使用者（管理監督者）およびみなし労働時間制で働く従業員の勤怠管理が義務付けられているとは言い切れず、労働時間の把握義務がないものとして扱われることが多かったのです。

• 改正後

今回の法改正では、使用者（管理監督者）は、医師による面接指導を実施するために、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての労働者の労働時間の状況を把握が義務化され、これにより使用者（及びみなし労働時間制で従業員）の労働時間把握義務が法律上明文化されました。

4-2. 労働時間の客観的把握方法を確立するための対策方法・罰則

労働時間の把握方法として、厚生労働省は「原則、労働時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」として定めています。では客観的な記録方法とはどのようなものなのでしょうか。厚生労働省は以下のような例を挙げています。

• タイムカード
• ICカード
• パソコンの使用履歴

原則として、従業員が自ら作成した出勤簿を管理監督者に提出する自己申告制は禁止されています。（事業所がやむをないと判断した場合にのみ可能）

また、客観的把握の義務に違反した場合においては、罰則事項が明確に設けられていません。

したがって、現在タイムカードがなく出勤簿に手書きする形で勤怠管理をおこなっている場合、直ちに違法とはなりませんが、厚生労働省や法律が推奨している客観的な記録による勤怠管理でないことは確かです。

客観的把握を怠り、従業員の違法な過重労働や残業代の未払いなどが発覚した場合刑事罰に問われる可能性があります。そのため対策することが望ましいでしょう。

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関連記事：勤怠管理において客観的記録をつけるための方法やポイントとは

5. 年次有給休暇の年5日取得義務化

法改正により、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。

5-1. 改正内容

現行では、使用者は、労働者が雇入れの日から6か月間継続勤務し、その6か月間の全労働日の8割以上を出勤した場合には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければなりません。上記内容は、改正後も変わりません。

改正点は、使用者が、年10日以上の年次有給休暇を付与する労働者には、付与した日（基準日）から１年以内に最低5日間の有給休暇を取得時季を指定した上で取得させなければならなくなった点でしょう。年10日以上の有給が付与されていれば、管理監督者や有期雇用従業員（パート・アルバイト）なども対象となります。

5-2. 年次有給休暇取得義務化への対策方法と罰則

今回の改正にともない、使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければならなくなりました。この年次有給休暇管理簿を参考に10日以上取得している従業員を抽出しなければなりませんが、紙やエクセル管理だと至難の業です。

こちらは必要なときにいつでも出力できる仕組みとした上で、システム上で管理することも差し支えないとされているため、システム上での管理がおすすめです。

また、有給休暇取得の義務化には罰則も規定されています。

• 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法39条第7項に違反したとみなされ
  ⇒30万円以下の罰金
• 使用者による時季指定をおこなう場合において、就業規則に記載していない場合
  ⇒30万円以下の罰金
• 労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合
  ⇒6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金

とはいえ、ガイドラインでは「罰則による違反は、対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われますが、労働基準監督署の監督指導においては、原則としてその是正に向けて丁寧に指導し、改善を図っていただく」とあるため、違反して即座に罰則というわけではなく、改善に向けた姿勢を構築することが重要であるといえるでしょう。

6. 月60時間超えの時間外労働（残業）への割増賃金率引き上げ

2023年の4月には、中小企業を対象に割増賃金率が引き上げられました。

6-1. 改正内容

2023年3月31日までは、大企業は1か月間で60時間を超える時間外労働をさせた場合、超過分の時間外労働については法定割増賃金率が50％以上となっておりました。一方で経営が不安定になりやすい中小企業に関しては50％以上への引き上げへの猶予として、60時間を超える分の時間外労働の法定割増賃金率も25％以上と設定されていました。

ただし、2023年の4月1日より法改正により中小企業も時間外労働の法定割増賃金が50％以上に引き上げがおこなわれました。

6-2. 月60時間超えの時間外労働（残業）への割増賃金率引き上げの対策方法

本改正は規制強化というよりも、猶予が廃止されたということなので罰則等は設けられません（規定の割増率の賃金が支払われなかったなどの場合を除き）。

対策方法としては、「長時間労働の是正」が挙げられるでしょう。これまで60時間を越える時間外労働を労働者に課す場合、割増率が25％だからといって簡単に超過させる、というケースが多発していました。

ただし、今回の法改正で時間外労働に上限が設けられるほか、労働者の健康保全のために労働安全衛生法が改正されるなど、さまざまな動きがみられました。

企業の長時間労働体質を改善するためにも、時間外労働を是正するための取り組みが必要といえるでしょう。

ここまで勤怠管理に関する有給の取得義務化と残業の上限規制、割増賃金の引き上げについてご紹介しましたが、この他にも高度プロフェッショナル制度やフレックスタイム制の清算期間の変更など、働き方改革によって法改正された内容があります。

本記事でご紹介しきれなかった法改正の内容も含め、働き方改革による法改正とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、自社の勤怠管理が法律違反になっていないか確認したい方はこちらより「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」の資料ダウンロードページをご覧ください。

7. 勤怠管理・法律に関してよくある質問

ここからは、勤怠管理の法律に関してよく生じる疑問について回答していきます。

「打刻をタイムカードで管理することは法律違反になるか？」「出勤簿の管理に関する労働基準法の法令は？」などの質問を解説します。

7-1. 打刻をタイムカードで管理することは労働基準法違反？

先述のとおり、タイムカードや手書きの出勤簿で勤怠管理をおこなうこと自体は違法ではありませんが、客観的な記録でないという点には留意する必要があります。

不正打刻や手作業による集計の誤りなどの問題が生じる可能性があります。客観的な把握を怠ると、従業員の過重労働や未払いの残業代などが発覚し、刑事罰に問われる可能性もあるため、打刻方法やルールを見直し、対策することが望ましいでしょう。

7-2. 出勤簿の管理に関する労働基準法の法令は？

出勤簿は、賃金台帳と労働者名簿も該当する「法定三帳簿」の一つにあたります。

出勤簿は、労働基準法第109条にて「その他労働関係に関する重要な書類」に該当する書類として、会社によって作成・保存が義務付けられています。

労働者の氏名や労働日数、労働時間数などを正確に記載することが求められ、不備があれば労働基準法違反となるため、注意が必要です。

保存期間は通常は5年間ですが、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は7年間の保存が必要です。必要な保管期間の違いにも留意しておきましょう。

8. 勤怠管理システムを活用しよう

タイムカードやエクセルで従業員の勤怠情報を集計することは、ある程度の規模がある企業であると難しいでしょう。2019年4月に労働基準法が改正され、『企業は従業員の正確な勤怠情報を把握する義務がある』と客観的な記録による勤怠管理が義務化されました。

正確性と集計の効率性が求められるため、法律に対応した勤怠管理をするなら、勤怠管理システムの導入をおすすめします。本項目では、勤怠管理システムを導入するメリットをご紹介します。

8-1. 手作業や紙ベースでの勤怠管理は煩雑になりがち

タイムカードのほか、手書きの出勤簿やタイムシートで勤怠管理をおこなっている企業もあるでしょう。

まず、手書きの出勤簿やエクセルに出退勤の時間を入力する形で勤怠管理をおこなっている場合、自己申告制による勤怠管理になるため、厚生労働省や法律が推奨している「客観的な記録」による勤怠管理にはあてはまりません。

ただちに違法とはなりませんが、自己申告制による勤怠管理では出退勤時間の記入忘れや、不正申告、実際よりも短い労働時間を記入することでサービス残業の温床になりやすいなど、多くの問題点があります。

また、上述している通りタイムカードに打刻された時間は「客観的な記録」として認められていますが、不正打刻が起きやすかったり、手作業による集計はミスが発生しやすく時間がかかるといった問題があります。

さらに、法改正によって残業時間の上限が設けられましたが、出勤簿やタイムカードによる勤怠管理では集計してみるまで月の総労働時間が分からず、残業時間の上限を知らずに超過してしまうリスクもあります。

手作業でおこなうには煩雑な作業が増えがちな勤怠管理をスムーズに、しかも正確におこなうためのツールとして注目されるのが、勤怠管理システムです。

8-2. リアルタイムで労働時間がわかり、自動集計もされる勤怠管理が可能

不正が起こりがちなタイムカードや手書きの出勤簿も、勤怠管理システムならスマホやICカード、アプリなどさまざまな打刻も方法に対応しており、客観的な記録による勤怠管理が可能です。さらにシステムで労働時間の自動集計が可能なため、打刻さえしてもらえれば、ワンクリックで労働時間の集計が完了します。

また、残業時間、有給休暇も勤怠管理システムなら自動的に集計・管理をおこない、労働時間の上限時間をオーバーしそうなときや年5日の取得期限が近付いている時に通知を受け取れるなど、法律改正に対応した機能も利用できます。

この他にも勤怠管理システムには人事担当者の負担を減らせる機能が数多くあります。当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」にどのような機能があるかや、どのように業務工数を削減できるのかを紹介した無料資料を配布しておりますので、ご希望の方はこちらよりダウンロードページをご覧ください。

9. まとめ

働き方改革に合わせて、企業でおこなう勤怠管理でもより厳密な勤務時間や有給休暇の管理が必須となっています。

今回解説しなかったフレックスタイム制の清算期間の延長や勤務間インターバル制度なども導入にあたっては、正確な勤怠情報の管理が必要となってきます。勤怠管理システムを導入すれば、正しい情報をミスなく管理しやすくなるでしょう。

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