勤怠管理の正確な管理方法とは?勤怠管理の目的や方法をご紹介

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毎月決まった日におこなわれる勤怠を締める業務。なんとなく作業としておこないがちな業務ではありますが、実は勤怠管理を的確におこなうことにはきちんとした理由があるのです。本記事では勤怠管理を正しい方法でおこなわなければならない理由や、大切な勤怠管理を抜け目ないようにおこなっていくための方法を紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 勤怠管理はなぜ正しい方法でおこなう必要があるのか

従業員の勤怠管理帳簿の写真

毎月決まった業務としておこなわれる勤怠締めの業務ですが、この業務をおろそかにしていると様々な問題を生じてしまいます。トラブルなく円滑に会社を運営していくために、適切に勤怠管理していることを証明し、客観的に見て健全に運営できている会社だと認められるような状態にしておくことが大切です。

ここからは従業員の勤怠を正しく管理しなければならない理由や、勤怠管理をしなければならない従業員の範囲について詳しく説明します。

1-1. 従業員の労働時間や労働日数の事実を明確にするため

勤怠管理を的確におこなわなければならない1つ目の理由は、従業員の労働時間や労働日数の事実を明確にするためです。さまざまな働き方が推進されてきている時代の中で、時短勤務やフレックスタイム制度を導入する企業も増えてきています。

これらすべての労働者がどれくらいの働いているかを正しく把握しておかなければ、適切な労働時間の管理ができないだけでなく、労働基準監督署などの客観的な視点で見ても正しく労務管理ができている企業だと見なせなくなってしまいます。

1-2. 従業員に支払う給与を正確にするため

勤怠管理を的確におこなわなければならない2つ目の理由は、従業員に支払う給与を正確にするためです。従業員に支払う給与は従業員が労働した時間全てに対して支払わなければなりません。

勤怠管理が的確に計算できていなければ、正確な給与を従業員に支払えなくなってしまうため、従業員とのトラブルになってしまう可能性があるのです。

従業員とのトラブルを予防しながら働きやすい環境づくりをするためには、厳密に勤怠管理をおこなう必要があります。

1-3. 派遣やパートでも雇用形態にかかわらず厳密な勤怠管理求められる

厳密な勤怠管理が求められるのは正社員のみでなく派遣やパートも同様です。正社員のみの勤怠管理ができていても、その他の働き方をしている従業員の勤怠管理ができていなければ、労働基準法に抵触することになるので注意が必要になります。

ちなみに従業員の中でも、使用者の立場であったり、労働時間などの指揮監督が難しいようなみなし労働時間制を導入している従業員に関しては、勤怠管理が必ずしも必要ではありません。

関連記事:適切な勤怠管理でトラブルを防ぐ | 承認時に注意すべきポイント

2. 確実に勤怠管理していくために押さえておくべき方法

タイムカードの写真

従業員の勤務条件を的確に把握するためには、より確実な勤怠管理方法を採用することが大切です。ここからは勤怠管理を確実にするためにおすすめの方法を紹介します。

2-1. 出勤簿で勤怠管理をする方法

まず1つ目の方の方法は、出勤簿で勤怠管理をする方法です。出勤簿は紙媒体での勤怠管理方法にはなりますが、従業員本人の手書きで勤務状況を入力するようになっているため、書類としての信憑性も高く、年代を問わず記録がしやすいというメリットがあります。

2-2. タイムカードを使用する方法

2つ目の方法はタイムカードを使用することです。タイムカードは専用の機械のカードを通すだけで出勤や退勤といった勤務状況を自動的に記載することができます。

そのため手書きのような手間をかけることなく勤怠管理ができるので、時間的なコストを削減できるというメリットがあります。

2-3. エクセルを活用する方法

3つ目の方法は、エクセルを活用して勤怠管理をする方法です。エクセルを利用すれば、入力された勤務時間や勤務日数を自動的に集計できるので、従業員の勤務状況の把握や給与計算の業務負担を大幅に軽減できます。

2-4. 勤怠管理システムを導入する方法

4つ目の方法は、勤怠管理システムを導入する方法です。勤怠管理システムを導入することによるメリットは、従業員の正確な勤務時間を把握できるということです。多くの勤怠管理システムでは、スマホ打刻、PC打刻、ICカード打刻などさまざまな打刻方法を搭載しています。そのため、従業員の不正打刻を防止できることが期待できることに加えて、管理者側は毎月の締め作業の工数が削減されるといったメリットがあげられます。

また、勤怠管理システムの製品によっては、自動集計された従業員の勤怠情報と他の給与管理システムなどと連携することができるため、従業員情報を一元管理することにつながります。

関連記事:勤怠申請の必要性と勤怠管理が簡単になるおすすめのシステムについて

3. まとめ 

パソコンのモニターの写真

ここでは勤怠管理をどうして的確におこなう必要があるのかということだけでなく、勤怠管理をおこなう従業員の種類、実際に勤怠管理をおこなう上で取り入れておいた方が良い施策について説明しました。

事業所ごとに最適な勤怠管理の方法は違ってきますが、より正確性の高い勤怠管理を実現したい場合は勤怠管理システムを取り入れるのがおすすめです。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。