勤怠管理をおこなう上で理解しておくべきルールを徹底解説

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近年、過労死が社会問題になったり、従業員からの残業代の未払い請求のトラブルが増えたりと、勤怠に関するトラブルが多発しています。一度、そのようなレッテルが貼られた企業の信頼はなかなか回復されず、信頼を取り戻すのは時間も必要になります。

そうなると優秀な人材も集まりにくくなりますので、企業の生命線に関わってくる事態となるでしょう。

そのようなトラブルにならないためにも、企業の人事や総務担当をはじめ勤怠管理をする担当者は労働基準法をしっかりと理解して、トラブルがないように勤怠管理を処理することが重要になります。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 企業が労働者の勤怠を管理すべき理由とは

企業において従業員の勤怠を正しく管理することは、企業の義務であると言われています。その義務を正しく処理するために、勤怠管理に関するルールをしっかりと理解した上で、事実を正確に把握して対処していくことが必要となります。

1-1. 労働者の勤務時間を管理するのは義務

従業員の数が多くても少なくても、企業は各従業員の労働時間を把握し管理することは、企業の義務です。しかし、それを管理している企業の総務や人事担当者は、今の管理でいいのかどうか、抜けている部分はないだろうかと、不安に思うことがあるかもしれません。

労働時間は、労働基準法で1日8時間、週40時間という決まりが定められています。その決まりにのっとり、従業員に対して適切な賃金が支払われているかを管理することを「勤怠管理」といいます。

法令を遵守し正しい勤怠管理をすることは、企業の重要な課題となっています。

1-2. 企業の経営を健全化するため

勤怠管理を正しく処理するためには、従業員の労働時間を正確に把握して、正しい給与計算に繋げていかなくてはいけません。各従業員の出勤退勤時間、遅刻の状況、欠勤、休憩時間、有給休暇の取得状況などの情報を吸い上げ、適切に処理されるべきでしょう。タイムカードや勤怠管理システムなど、媒体は違ってもしっかりと勤怠を管理することは重要です。

勤怠管理が雑な企業は、いわゆる「ブラック企業」というレッテルを貼られることがあります。一度そのような評判がついてしまうと、企業の信頼を取り戻すことは難しくなるでしょう。

正しい勤怠管理は、企業の経営の健全化を示すことになります。健全な経営をしている企業には、優秀な人材も集まりやすく、結果として企業の生産性にも影響するでしょう。

1-3. 正しい給与計算をするため

勤怠管理を実施することで、従業員の労働時間を把握することができ、適切な給与計算をすることができます。しかしながら、労働時間の適正管理には時間と手間がかかることも多いので、タイムカードやクラウドシステムなどを活用しながら、従業員の労働時間を管理するよう努めましょう。

1-4. さまざまなトラブルに備えるため

従業員の労働時間を正しく把握できれば、適切な給与計算に繋がり、さまざまなトラブルを回避することにもなります。例えば、従業員のオーバーワークに気付くことができたり、健康管理に配慮もできますので、企業の生産性をあげることになるでしょう。

日頃から、ルールに則って従業員の勤怠を管理することは、企業のトラブルを防止し、企業の生命線を存続していくためにも重要な業務といえます。

2. 勤怠管理をする上で知っておくべきルールとは

2-1. 労働基準法における労働時間のルール

労働時間は労働基準法で「1日8時間、1週40時間」という決まりが定められており、労使協定を締結し労働基準監督署に届け出をすれば、協定で決められた範囲内であれば、1日8時間、1週40時間を超えて労働することが可能です。

また、一定の条件を満たしていれば1ヶ月を通して1週40時間にする変形労働制や、1年を通して1週40時間にする1年単位の変形労働制があり、それを超える場合は法定時間外労働となると定められています。

2-2. 時間外労働の上限に関するルール

時間外労働に関しては、労使協定(36協定)で定められており、その定められた時間外労働に関して罰則付きの上限があります。上限は月45時間、年間360時間と上限があり、特別なことがない限りはその上限を超えていけないことになっていますので注意しましょう。

特別な事情があり、また労使も合意された場合でも、年間で720時間、複数月平均80時間以内、月100時間未満を超えることは禁止されています。そのようなルールをしっかりと遵守し健全な労働環境を維持していくようにしましょう。

36協定の基礎知識
36許定とは労働基準法第36条により、会社は法定労働時間を超える時間外労働に加えて、休日出勤などを従業員に命じる場合、労働組合などど書面による許定を結び、管轄の労働基準監督署に届けることが義務づけられています。
以前は、従業員と企業の間で合意があれば労働時間を無制限に延長することが可能でしたが、大幅に労働基準法が改正されたことから、時間外労働の上限が設けられました。【詳しくはこちら

3. 企業の勤怠管理を義務化する動きへ

日本においても昨今の働き方改革の推進により、労働環境も変革の時期に突入しています。そのような背景もあり、勤怠管理を正しく処理することは、企業において義務化されています。

客観的で正確な勤怠管理を目指す方法として、便利で効率良く処理できる機能を持ち合わせた勤怠管理システムの導入がおすすめです。

4. まとめ

企業の総務や人事の担当者は、定められたルールに則り適切な勤怠管理をすることが重要な業務となります。そうすることにより、正しい給与計算、健全な経営、従業員の健康管理につながり、企業の生産性につながりますので、しっかりとルールを理解して処理していきましょう。

また、複雑化された勤怠管理もさまざまな機能を持ち合わせた勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化も図ることができるでしょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。