近年、過労死が社会問題になったり、従業員からの残業代の未払い請求のトラブルが増えたりと、勤怠に関するトラブルが多発しています。一度、そのようなレッテルが貼られた企業の信頼はなかなか回復されず、信頼を取り戻すのは時間も必要になります。

そうなると優秀な人材も集まりにくくなりますので、企業の生命線に関わってくる事態となるでしょう。

そのようなトラブルにならないためにも、企業の人事や総務担当をはじめ勤怠管理をする担当者は労働基準法をしっかりと理解して、トラブルがないように勤怠管理を処理することが重要になります。

1. 企業が労働者の勤怠を管理すべき理由とは

企業において従業員の勤怠を正しく管理することは、企業の義務であると言われています。その義務を正しく処理するために、勤怠管理に関するルールをしっかりと理解した上で、事実を正確に把握して対処していくことが必要となります。

1-1. 労働者の勤務時間を管理するのは義務

従業員の数が多くても少なくても、企業は各従業員の労働時間を把握し管理することは、企業の義務です。しかし、それを管理している企業の総務や人事担当者は、今の管理でいいのかどうか、抜けている部分はないだろうかと、不安に思うことがあるかもしれません。

労働時間は、労働基準法で1日8時間、週40時間という決まりが定められています。その決まりにのっとり、従業員に対して適切な賃金が支払われているかを管理することを「勤怠管理」といいます。

法令を遵守し正しい勤怠管理をすることは、企業の重要な課題となっています。

1-2. 企業の経営を健全化するため

勤怠管理を正しく処理するためには、従業員の労働時間を正確に把握して、正しい給与計算に繋げていかなくてはいけません。各従業員の出勤退勤時間、遅刻の状況、欠勤、休憩時間、有給休暇の取得状況などの情報を吸い上げ、適切に処理されるべきでしょう。タイムカードや勤怠管理システムなど、媒体は違ってもしっかりと勤怠を管理することは重要です。

勤怠管理が雑な企業は、いわゆる「ブラック企業」というレッテルを貼られることがあります。一度そのような評判がついてしまうと、企業の信頼を取り戻すことは難しくなるでしょう。

正しい勤怠管理は、企業の経営の健全化を示すことになります。健全な経営をしている企業には、優秀な人材も集まりやすく、結果として企業の生産性にも影響するでしょう。

1-3. 正しい給与計算をするため

勤怠管理を実施することで、従業員の労働時間を把握することができ、適切な給与計算をすることができます。しかしながら、労働時間の適正管理には時間と手間がかかることも多いので、タイムカードやクラウドシステムなどを活用しながら、従業員の労働時間を管理するよう努めましょう。

1-4. さまざまなトラブルに備えるため

従業員の労働時間を正しく把握できれば、適切な給与計算に繋がり、さまざまなトラブルを回避することにもなります。例えば、従業員のオーバーワークに気付くことができたり、健康管理に配慮もできますので、企業の生産性をあげることになるでしょう。

日頃から、ルールに則って従業員の勤怠を管理することは、企業のトラブルを防止し、企業の生命線を存続していくためにも重要な業務といえます。

関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！

2. 勤怠管理をする上で知っておくべきルールとは

2-1. 労働基準法における労働時間のルール

労働時間は労働基準法で「1日8時間、1週40時間」という決まりが定められており、労使協定を締結し労働基準監督署に届け出をすれば、協定で決められた範囲内であれば、1日8時間、1週40時間を超えて労働することが可能です。

また、一定の条件を満たしていればひと月を通して1週40時間にする変形労働制や、1年を通して1週40時間にする1年単位の変形労働制があり、それを超える場合は法定時間外労働となると定められています。

関連記事：法律改正で変わる勤怠管理 | 2019年4月より改正された労働基準法を徹底解説

2-2. 時間外労働の上限に関するルール

時間外労働に関しては、労使協定（36協定）で定められており、その定められた時間外労働に関して罰則付きの上限があります。上限は月45時間、年間360時間と上限があり、特別なことがない限りはその上限を超えていけないことになっていますので注意しましょう。

特別な事情があり、また労使も合意された場合でも、年間で720時間、複数月平均80時間以内、月100時間未満を超えることは禁止されています。そのようなルールをしっかりと遵守し健全な労働環境を維持していくようにしましょう。

残業時間の上限規制以外にも、2019年の働き方改革による法改正で有給休暇の取得義務化や時間外労働に対する割増率上昇などが設けられ、勤怠管理をする上では法改正の内容もしっかりと把握しておかなければなりません。

なお、時間外労働の上限を超過した場合、罰則として6ヵ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰⾦が科せられる可能性があります。
当サイトでは法改正の内容とその対応法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法改正の内容があやふやな方は、ぜひこちらから「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」をダウンロードしてご確認ください。

3. 客観的な記録による勤怠管理を義務化する動きへ

厚生労働省では、企業向けに勤怠管理のガイドライン*を発表しており、その中で「客観的な記録」による勤怠管理を原則の方法として義務付けています。

客観的な記録とは、タイムカード・ICカードなどによる打刻やPCのログ、オフィスへの入退室記録などを指し、改ざんや不正ができない客観的事実に基づいた記録です。一方で、出勤簿やExcelに労働時間を記入する自己申告制による勤怠管理は、記録と実態に乖離が起きる可能性が高いため、推奨していません。

勤怠管理をおこなう上では、客観的な記録に基づいているかを必ず確認するようにしましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

関連記事：勤怠管理において客観的記録をつけるための方法やポイントとは

4. 勤怠管理をする3つの方法

勤怠管理をする方法として次の3つが挙げられます。

• 人事担当者による出勤簿のチェック
• タイムカードによる勤怠管理
• 勤怠管理システム活用

4-1. 人事担当者による出勤簿のチェック

従業員が出勤簿に出勤時間、休憩時間、退勤時間などを記入している場合、人事担当者が手作業でチェックします。紙の出勤簿であれば従業員のチェックに多くの時間を要してしまいます。一方、エクセルであれば関数を用いることでスムーズな管理が可能になります。

4-2. タイムカードによる勤怠管理

タイムカードで従業員の勤怠を管理しているケースがあります。タイムカードは比較的安価で導入できる一方、集計に時間がかかってしまいます。また、タイムカードは打刻のミスが発生してしまいかねません。さらにタイムカードによる勤怠管理ではテレワークに対応しづらいでしょう。

4-3. 勤怠管理システム活用

従業員の勤怠を管理するのにおすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。エクセルで勤怠管理をしている場合、従業員の自己申告になるため、正確な労働時間を把握できません。また、タイムカードによる勤怠管理も打刻ミスにつながる恐れがあります。

一方、勤怠管理システムであれば従業員の正確な労働時間をリアルタイムで確認可能です。さらに、外出先でも打刻できるため、テレワークのような多様な働き方に対応できます。

5. 勤怠管理システムの導入で複雑な勤怠管理も可能

企業の総務や人事の担当者は、定められたルールに則り適切な勤怠管理をすることが重要な業務となります。そうすることにより、正しい給与計算、健全な経営、従業員の健康管理につながり、企業の生産性につながりますので、しっかりとルールを理解して処理していきましょう。

また、複雑化された勤怠管理もさまざまな機能を持ち合わせた勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化も図ることができるでしょう。