「働き方改革」の推進が進む中、2019年4月に「労働安全衛生法」が改正され、従業員の労働時間を客観的な記録によって把握が義務付けられました。今までは、労働時間の把握に関して根拠が曖昧な部分が多く、その結果、長時間労働による過労死問題や未払いの残業代問題など多くの社会問題が発生しています。

健康管理上の観点からも、労働時間の客観的記録の必要性が高まり、法改正へと改革が進んできました。そこで今回は改正された法律の内容と、勤怠管理をおこなう上で労働時間の客観的記録をつけるためのポイントを解説していきます。

1. 勤怠管理における労働時間の客観的記録とは

勤怠管理では労働時間の客観的な記録が必須です。客観的な記録とは、どのような条件を満たす必要があるのかまずは確認しておきましょう。

1-1. タイムカードや勤怠システムによる出退勤の記録

労働時間の客観的な記録とは、従業員の自己申告ではなく、タイムカードやPCの使用ログなどに基づいた出退勤の記録を指します。

客観的な記録による労働時間の把握の詳細な方法は、厚生労働省が発表しているガイドラインで定められています。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省

労働時間について使用者が把握しなければならないのは、始業・終業時刻の記録です。

厚生労働省のガイドラインには「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と記載されています。

つまり、使用者には労働時間を適正かつ客観的に把握する責任があるため、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これをもとに何時間働いたかを把握・確定する必要があります。

また、就業に必要な準備行為や業務に関連した後始末の時間、研修・教育訓練を受講した時間、業務に必要な学習をおこなった時間も労働時間に該当するため、使用者は労働時間の把握に注意しなければなりません。

1-2. 厚生労働省が定める原則的な方法とは

厚生労働省が定めるガイドラインでは、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法が定められています。

使用者が始業・終業時刻の確認・記録をする方法として、以下の2つの方法が定められています。

1. 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること
2. タイムカード、ICカードなどの客観的記録を基礎として確認し、記録すること

①の「使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること」とは、使用者や労働時間の管理する者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することを意味します。

②の「タイムカード、ICカードなどの客観的記録を基礎として確認し、記録すること」とは、タイムカードやICカードなどの勤怠管理システムによる客観的記録をもとに、使用者が労働時間を算出することを意味します。

また、ガイドラインでは「労働時間」の考え方も定義しています。労働時間とは、従業員が使用者の指揮監督下におかれている時間を指します。

前述したように、ここで注意をするポイントは「労働時間は実務をこなしている時間だけではない」ということです。朝礼や体操、清掃、待機時間や研修など指揮命令下の元でおこなわれるものは、すべて労働時間に含まれるため注意しましょう。

その他にも、時間外労働の上限規制や有給休暇取得の義務化など、働き方改革により以前よりも労働に対する監視が厳しくなりました。そこで当サイトでは、2019年の法改正の内容や勤怠管理において起きがちな課題、その解決方法をまとめた資料を無料で配布しております。
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2. 労働時間を客観的に把握する必要性

これまで、客観的な記録による労働時間の把握はガイドラインにとどまっていましたが、2019年4月1日に労働安全衛生法が改正されたことにより、すべての使用者に対して従業員の労働時間を客観的に把握することが法律で義務化されました。

義務化によって、ガイドラインだった時とは変わっているポイントがいくつかあるため確認しておきましょう。

参考：改正労働安全衛生法のポイント｜東京労働局

2-1. 労働時間の客観的記録把握は義務化されている

労働時間の客観的記録把握は、以下のように法律で義務化されています。

第六十六条の八の三　事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

引用：労働安全衛生法｜e-Gov法令検索

第五十二条の七の三　法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。
２　事業者は、前項に規定する方法により把握した労働時間の状況の記録を作成し、三年間保存するための必要な措置を講じなければならない。

引用：労働安全衛生規則｜e-Gov法令検索

また、厚生労働省のガイドラインでは、適用対象の事業所は、労働基準法のうち労働時間に係る規定(労働基準法第4章)が適用される全ての事業所と明記されています。

労働時間の把握義務化の対象となるのは、一般従業員に限らず、高度プロフェッショナル制度の対象者以外すべての労働者になりました。ガイドラインでは管理する必要がなかった「管理監督者」や「みなし労働時間制の従業員」も含まれるため、注意が必要です。

2-2. 的確な勤怠管理ができなかった場合の罰則

法改正における「労働時間の把握の義務化」に関しての罰則はありません。

ただし、客観的な記録によって労働時間を把握しない場合は違法となり是正勧告の対象となるため、しっかりと勤怠管理をおこないましょう。

従業員の労働時間を把握していないと、長時間残業をさせたり、有給休暇を適切に取得できなかったりという結果につながりかねません。把握義務を怠り、残業時間が上限規制を超えていた場合には6か月以下の懲役や30万円以下の罰金が科せられることもあるめ、注意しましょう。

なお、働き方改革による法改正で新たに義務化された内容や罰則が設けられた内容を改めて確認しておきたい方に向け、2019年にあった法改正の内容と対応策・必要になった勤怠管理についてまとめた資料を無料で配布しておりますので、ご興味のある方はこちらよりダウンロードページをご覧ください。

関連記事：法律改正で変わる勤怠管理 | 2019年4月より改正された労働基準法を徹底解説

3. 勤怠管理において客観的記録をつけるための方法

「働き方改革」の推進にともない、従業員の労働時間の把握が義務化されたことにより、勤怠管理を客観的に記録することが必須となりました。では、どのようにすれば「客観的」となるのか、ここでは客観的な記録と認められる方法や記録の保管について解説します。

3-1. タイムカードやICカードなどを活用する

従業員の労働時間の把握は、タイムカードやICカードリーダー、パソコンのログイン・ログアウトなどが「客観的な記録」として認められています。第三者が見ても正確性のある記録であると認識できるからです。

反対に自己申告制で修正や改ざんができてしまうものは客観的な記録であると認められない可能性が高いです。例えば、出勤簿やExcelによる退勤管理が該当します。Excelは電子化ができた客観的な記録になり得ると考える人もいますが、自己申告制の場合は客観性に乏しいです。あとから修正もできてしまうため、ガイドラインでは非推奨とされています。

最近では、さまざまな法改正に対応できる勤怠管理システムを導入し、正確な労働時間を把握する方法が主流になりつつあります。勤怠管理システムであれば客観的な記録として認められ、尚且つ効率的に管理できるため、労働時間の把握方法に迷っている際はぜひ検討してみましょう。

3-2. 正確な労働時間を賃金台帳へ記載する

もし故意に記載していない場合や虚偽の記載をしていた場合は、30万円以下の罰金が科せられることもあるため注意しましょう。

3-3. 労働時間の記録の保管期間を守る

労働基準法109条、143条では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間（当分の間、「五年間」とあるのは「三年間」とする）保存しなければならない」と明記されています。これにはタイムカードや出勤簿、電子化が済んでいる場合はその記録なども該当します。

保存期間にあたる5年間のカウントは、最後の記載がされた日を起算日にしてカウントしましょう。また、保管を怠ると30万円以下の罰金に科せられる場合もあります。

なお、賃金台帳が源泉徴収票と兼用されている場合は、保管期間が７年です。さらに、その賃金台帳を作るためにタイムカードや出勤簿が必要である場合は、それらの保管期間も7年になる可能性があります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索
関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！

3-4. 自己申告の場合の処理方法

労働時間の客観的記録が難しい場合は、例外的に自己申告が認められることもあります。

その場合は、下記の対応が必要です。

①自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告をおこなうことなどについて十分な説明をすること

②自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること

③労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと
また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因になっている場合においては、改善のための措置を講ずること

自己申告による労働時間の把握は、あいまいな労働時間管理になりがちなため、上記の3点に注意して客観的記録を管理する必要があります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン|厚生労働省

4. 適切な勤怠管理をおこなうためのポイント

このように、企業は従業員の労働時間の把握の重要性を十分に理解し、対処していく必要があります。そこで適切な勤怠管理を実施するにあたり、どのようなポイントが重要になるか解説します。

4-1. 勤怠管理における自社ルールを見直す

まずは、自社の勤怠管理が客観的な記録に基づいてなされているかを見直しましょう。

たとえば、出勤簿やExcelなどに従業員が自身で出退勤の時刻を記入している方法は、自己申告に当てはまるため、ガイドラインに基づいた管理ができているか十分に精査する必要があります。

また、タイムカードなどで管理をしている場合も、打刻してからも仕事を続けるサービス残業が横行していないかなども併せて確認することをおすすめします。

社内では当たり前になっていたルールが、じつは法律違反をしていたり、義務化に対応できていなかったりするケースは多々あります。労働時間関連の法律は見直されることも多いため、最新の情報を手に入れて問題が隠れていないか定期的に確認するとよいでしょう。

関連記事：勤怠管理をおこなう上で理解しておくべきルールを徹底解説

4-2. 正確な勤怠管理を可能にするシステムを導入する

客観的な記録に基づく勤怠管理を効率よくおこなうなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。パソコンやスマートフォン、タブレット、ICカードなど様々な方法で打刻ができる勤怠管理システムであれば、打刻漏れを減らして客観的な記録をつけることが可能です。

特に外回りの営業や運送業の運転手などは、事務所に来たタイミングで出退勤の時間を報告する自己申告制の勤怠管理になりがちですが、システムを利用すればどこでも打刻が可能になるため、正確に出退勤の時間を記録することができます。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

5. ガイドラインを遵守した勤怠管理で労働時間を正確に把握しよう

企業において、従業員の労働時間の把握は重要な課題です。社会問題にもなっている「過重労働問題」や「残業代の未払い問題」による企業リスク、従業員の健康管理上からしても適正な労働時間の把握は必須です。

さまざまなアラーム機能も付帯している勤怠管理システムなら、未然に問題点を改善することもできるようになるでしょう。勤怠管理システムで、より健全で効率化された業務を遂行していくことをおすすめします。