パートの労働時間は勤怠管理システムで効率的に処理可能!その理由とは | jinjerBlog

パート・アルバイトの勤怠管理はシステムで効率化できる理由とは?

働き方改革の推進により、企業の適正な勤怠管理の義務が重要視されてきています。同時に、企業の労働力不足を解消するために、正社員やパート、派遣社員などのさまざまな雇用形態、フレックスタイム制、変形労働制などの多様な勤務形態により、それぞれに適応した勤怠管理をおこなう必要性が出てきました。

今回は、それぞれの雇用形態に合った勤怠管理の方法と、メリットやデメリットについて紹介します。

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勤怠管理システム導入完全ガイド

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの勤怠管理の担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、当サイトでは勤怠管理システムのメリットや導入までの手順をまとめたガイドブックを無料で配布しております。

これ一冊でシステム検討から導入までに必要な情報がまとまっておりますので、社内で検討する際に役立てたい、上司に説明する際の資料が欲しいという方はぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をダウンロードしてご覧ください。

1. パート従業員の勤怠を管理する場合のポイントと注意点

パート従業員は、勤務日や勤務時間、時給も人によって異なるため、それぞれの勤務時間や休憩時間をしっかりと把握する必要があります。

また、シフト作成時には、本人の希望や1日あたりの人件費を考慮する必要があるため、シフト作成の担当者の工数が大きい傾向があります。前項でご紹介した勤怠管理システムでは、シフト作成を搭載しているものが多くあるため、それらを利用することで効率よくシフト作成をすることができます。

2. 主な勤怠管理の方法

勤怠管理には、手書きの出勤簿・タイムカード・エクセル(表計算)・勤怠管理システムの4つの方法があります。

厚生労働省によると、雇用形態は『正社員』、『派遣労働者』、『契約社員』、『パートタイム労働者』、『短時間正社員』、『業務委託を結んで働く人』、『家内労働者』、『自営方テレワーカー』の8つに区分されています。

それぞれが働く場所や時間、給与体系などの条件もさまざまです。企業はこのような雇用形態の異なる労働力で成り立っており、それぞれの従業員の雇用形態に対応ができる勤怠管理をおこなう必要があります。

2-1. 手書きの出勤簿

出勤簿による勤怠管理は、どのような雇用形態においても関係なく利用することができます。また、外出先でも記入が可能で、出退勤や休憩時間などを一元管理できます。しかし、自分で時間を記入することになるため、不正申告やサービス残業の原因になりかねません。

したがって、企業は従業員の正確な労働時間を把握することは難しいでしょう。

2-2. タイムカード

タイムカードは、低コストで運用でき、月単位の労働時間を1枚で把握することができます。しかし、タイムレコーダーの設置が必須であり、テレワーカーや外回りが多い営業職の従業員の場合は、リアルタイムに打刻することができません。

また、タイムレコーダーの種類によっては、出退勤の時間のみを記録することに対応しているものがあるため、集計が煩雑になりがちです。さらに、月末の集計作業ではエクセルや電卓などで計算する必要があるため、人為的ミスのリスクを考慮する必要があります。

2-3. エクセル

エクセルは、セルに数式を入力しておくことで自動計算がおこなわれる利便性があります。インターネット上で多種多様なテンプレートが無料で公開されているため、導入コストはかかりません。

しかし、入力作業は手作業のため、ミスや不正が起こりやすく、正確な勤怠管理は難しいでしょう。

2-4. 勤怠管理システム

勤怠管理システムは、PC・スマートフォン・タブレットなど、さまざまな打刻方法を搭載しているものが多いため、リアルタイムで従業員の勤怠状況を確認することができることに加えて、リモートワーカーや直行直帰が多い営業職の従業員であっても簡単に打刻をすることができます。

さらに、給与計算システムと連携することで、従業員の勤怠情報を元に自動で給与計算をおこなうことができるなど、人事総務業務コストを大幅に削減することができます。

しかし、勤怠管理システムを導入するにあたって、企業規模やカスタマイズ内容によっては費用がかさむ場合があるため、費用対効果を考慮する必要があります。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

3. 勤怠管理システムでパートの勤怠管理をおこなうメリット

勤怠管理システムの一番のメリットは、勤怠管理にかかる工数を削減できることです。

パート・アルバイトの勤怠管理として手間がかかることの一つが、シフトの収集・作成でしょう。

勤怠管理システムであれば、パート・アルバイトの従業員がスマホでシフトの希望日を入力して提出した後は、自動でシステムに収集され、そこからシフトを作成することができるため、シフトの収集にかかる時間や漏れを減らすことができます。

また、労働時間の集計もワンクリックで可能なため、タイムカードをExcelに転記する際のミスを減らせたり、労働時間の集計にかかる時間をゼロにすることができます。

さらに、不正打刻や打刻漏れを減らせることも大きなメリットでしょう。

指紋認証やI顔認証などの方法で打刻ができれば、不正打刻を抑制することができるほか、ICカードでの打刻など、打刻にかかる工数を減らしたり、打刻漏れの際のアラートで、打刻漏れの確認にかかる時間を減らすことが可能です。

関連記事:勤怠管理システムを導入する5つのメリットは?デメリットも解説!

4. 「クラウド型」と「オンプレミス型」の勤怠管理システムの違いとは

勤怠管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。自社に適した勤怠管理システムを導入するために、それぞれの違いを詳しく解説していきます。

4-1. クラウド型勤怠管理システムとは

クラウド型とは、インターネット環境で利用することができるサービスです。多くのクラウド型勤怠管理システムは、人事労務関係の法改正の場合であっても自動アップデートをおこなっているため、自社の人事担当者が対応する必要はありません。

また、自社でサーバーを保有する必要がないため、保有データの容量やデータの保管場所を自社内で用意する必要がありません。費用面においてもオンプレミス型のものと比較すると安価で利用することができるため、最近はクラウド型の導入が進んでいる傾向にあります。

4-2. オンプレミス勤怠管理システムとは

オンプレミス型とは、自社内のネットワークシステムの中に勤怠管理システムを管理するサービスです。サーバーの用意、システムをサーバーにインストールする必要があり、導入までに数ヶ月必要になる場合が一般的です。

クラウド型より大容量のデータを保存できるため、大企業で導入することが多い傾向にあります。

5. まとめ

勤怠管理システムは、企業の人事労務担当者だけではなく、従業員にとっても業務効率化につながり、企業の生産性の向上が期待できます。

また、時間がかかるパート従業員のシフト作成も、機能を備えた勤怠管理システムの導入で効率化されます。働き方改革で、さまざまな法改正が実施されており、企業は従業員の正確な勤怠管理をおこなうことが義務化されました。勤怠管理システムの導入は、労働問題のリスクを回避するだけではなく、多くのメリットをもたらしてくれることでしょう。

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