勤怠管理システムの導入が派遣スタッフの管理におすすめな理由を解説 | jinjerBlog

勤怠管理システムの導入が派遣スタッフの管理におすすめな理由を解説

派遣スタッフの管理に勤怠管理システムの導入はおすすめ

派遣スタッフの勤怠管理は派遣元などとの関係があり、タイムシートで管理するという企業が多いのではないでしょうか。実は、派遣会社も勤怠管理システムで派遣スタッフの労働時間を管理した方がメリットが多いのです。

今回は派遣会社が勤怠管理システム導入するメリットやポイントについて紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

勤怠管理システムの導入はこれだけ抑えておけば大丈夫!
「勤怠管理システム導入完全ガイド」

勤怠管理システム導入完全ガイド

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの勤怠管理の担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、当サイトでは勤怠管理システムのメリットや導入までの手順をまとめたガイドブックを無料で配布しております。

これ一冊でシステム検討から導入までに必要な情報がまとまっておりますので、社内で検討する際に役立てたい、上司に説明する際の資料が欲しいという方はぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をダウンロードしてご覧ください。

1. 派遣元と派遣先で管理すべき勤怠内容の違い

派遣元と派遣先で管理すべき勤怠内容の違い

派遣とは、雇用契約は派遣元と結ぶ一方、実際の労働は派遣先での指揮命令に従う雇用形態です。派遣スタッフからしてみると、労働契約を結ぶ先と実際に労働を提供する先が異なるため、派遣元と派遣先では管理すべき勤怠の内容が異なります。

まずは、派遣元と派遣先における管理項目の違いについて改めて確認しておきましょう。

1-1. 派遣元で勤怠管理すべき項目

・賃金支払
・時間外労働分の支払い
・有給休暇の付与
・災害補償
・就業規則の明示

派遣元は派遣社員が雇用契約を結び所属する会社となります。そのため、賃金を支払う義務の他、有給休暇や社会保険などを管理しなくてはなりません。

1-2. 派遣先で勤怠管理すべき項目

・労働時間
・休憩の取得
・休暇の取得
・深夜労働の制限
・安全、衛生面の管理
・セクハラ等の防止

派遣先は派遣スタッフが実際に労働を行う会社になるため、出退勤の時間を記録する他、休憩や休暇の取得、労働環境の安全衛生の管理や各種ハラスメントの防止に努める必要があります。

2. 派遣スタッフの勤怠管理の課題

派遣スタッフの勤怠管理の課題

派遣スタッフの勤怠管理は、派遣元と派遣先で管理すべき項目が別であるため、煩雑になってしまいがちです。この他にも、「派遣」という雇用形態ならではの勤怠管理に関する課題をご紹介します。

2-1. タイムシートの回収・集計にかかる工数

月末に派遣スタッフからタイムシートを回収するだけでも一苦労ですが、記入漏れがないか、派遣先管理者からの承認印がきちんと押されているか、シフトと誤りがないか、時間外労働が発生していないか…など、確認することが数多くあります。

確認の結果、不備があった場合はさらに派遣先や派遣スタッフへの確認を行ってから集計をし直すため、大きな手間となります。

2-2. 派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握できない

出退勤の時間や労働時間の管理は派遣先が請け負うため、派遣元は派遣社員の労働時間をリアルタイムで把握できないことが課題となっています。

また、労働時間の管理は派遣先に任せる形になるため、派遣先によって勤怠管理の厳格さにばらつきが生まれたり、サービス残業が発生する可能性があったりと、正確な給与計算ができないリスクが生まれてしまいます。

2-3. 勤務表の作成が手間

派遣スタッフから勤務希望日や希望の労働時間を集め、その希望に合わせながら派遣先から求められている人数に過不足がないよう勤務表を作成するのは、とても手間のかかる作業です。

手作業のみで勤務表を作成していると、必要人数に達していなかったり、派遣スタッフへの周知が漏れてしまったりするミスも発生します。

3. 派遣スタッフの管理に勤怠管理システムを導入するメリット

派遣会社が勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは、勤怠管理システムを導入する3つのメリットについて紹介していきます。導入を検討する際に参考にしてみてください。

3-1. 派遣元と派遣先で管理の一括化ができる

手作業で勤怠を管理している場合、派遣先から報告を受けるまでスタッフの勤怠を派遣元では把握できません。しかし、勤怠管理システムを導入するとリアルタイムで勤怠状況を知ることができます。

また、派遣先から派遣元に対する報告をクラウド上でおこなうことが可能となり、報告書作成などの手間が省けるので仕事の効率化にもつながることでしょう。

3-2. 勤怠管理の効率化やミスの防止につながる

派遣スタッフの打刻漏れや集計ミスといった人為的なミスが起こりにくくなります。確認作業の回数も格段に減らすことができます。

また、万が一ミスをしてしまってもミスした部分をすぐに見つけ出すことができるので、確認のために複数の社員を配置する必要がなくなり、人件費カットにも繋がります。

3-3. 不安定な勤務の派遣のフォローがしやすい

派遣スタッフは、出勤日、出勤時間等が不規則になりがちです。手作業で管理している場合は、その都度確認して集計しなければなりません。

しかし、勤怠管理システムではそれらすべてを自動でおこなってくれるので、スタッフごと正確に勤怠状況を管理し、急な欠勤などの場合にも直ちにフォローすることができます。

関連記事:勤怠管理システムを導入する目的とは?メリット・デメリットも確認

4. 導入の際に確認しておきたい勤怠管理システムの機能

導入の際に確認しておきたい勤怠管理システムの機能

派遣会社が勤怠管理システムの導入を検討する際に、確認しておきたい機能をご紹介します。この他にも、各企業によって管理している項目や懸念事項は異なると思いますので、自社にあったシステムを探す際の参考にしてみてくださいね。

4-1. 打刻方法の多様さ

派遣元からすると、派遣スタッフが働く派遣先は数多くあり、その全てが同じ打刻方法に対応できるかはわかりません。そのため、どのような派遣先にも対応できるよう、多様な打刻方法を取りそろえている勤怠管理システムが安心でしょう。

特におすすめなのは、スマホによるGPS打刻です。スマホであればほとんどのスタッフが所有しているはずですので、派遣先の設備環境によらず打刻することが可能です。また、GPS打刻で特定の場所でなければ打刻できない、もしくは打刻した場所を管理者が把握できるようにすれば、不正打刻防止にもつながります。

4-2. シフト作成機能

派遣スタッフから出勤希望の日を集め、その希望日と照らし合わせながら派遣先から求められている人数分になるようシフトを作成するのは、とても時間のかかる作業です。

勤怠管理システムであれば、「出勤希望日を派遣スタッフがスマホで申請できる」「必要な人数をあらかじめ設定すると、過不足が一目で分かる」など、シフト作成が楽になる機能が様々にあります。

出勤予定を組み立てる際にどのような機能が絶対に必要か、必須ではないがあると嬉しい機能は何かなどを分けて洗い出してからシステムを検討するのがおすすめです。

4-3.有給休暇・残業などの各種申請機能

派遣社員であっても、有給休暇の管理と時間外労働に対する割増賃金の支払いは必要であるため、これらの申請がスマホで簡単にできたり、一緒に管理できる勤怠管理システムであるかを確認しておきましょう。

有給休暇については、雇用契約を結んでから一定期間が過ぎると自動付与されるシステムや、個別で付与することができるシステムもあります。会社によって付与のルールは異なるため、対応できるか確認しておくと安心です。

また、残業についても申請書を提出できるだけでなく「一定時間を超えた場合は全て自動で残業時間とみなす」という設定にできるシステムもあるため、派遣スタッフによる申請書入力が現実的でない場合に便利です。

4-4. 集計項目の柔軟さ

こちらは、特に派遣先の企業が派遣社員を管理するために勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたいポイントです。

複数の派遣会社を利用している場合、その会社ごとに給与計算のために算出すべき項目が異なる可能性があります。そのような時に柔軟な対応ができるよう、労働時間の集計項目が足りているかを確認しましょう。

また、各派遣会社の社員ごとにグループを作成し、分けて管理できるようになっているかも要チェックです。一括での管理になると、データ抽出の際に会社ごとに振り分ける手間が発生したり、契約期間に伴ったスタッフの入れ替えをシステム上で行うことが煩雑になってしまう可能性があるためです。

本章で解説した各機能ですが、勤怠管理システムを使ったことがない方だとなかなかイメージがしにくいと思います。

そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面をご覧いただきながら、実際に勤怠管理システムの機能で、どのように課題を解決できるのか解説した資料を無料で配布しております。実際の勤怠管理システムがどのような機能があるか知りたい方は、こちらから「1分でわかるジンジャー勤怠」をダウンロードしてご覧ください。

5. 派遣スタッフ用に勤怠管理システムを導入する際のポイント

派遣社員用に勤怠管理システムを導入する際のポイント

では、実際に勤怠管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを紹介します。勤怠管理システムを検討する際に役立ててください。

5-1. 会社の工数削減に繋がるのかをチェック

勤怠管理システムを導入する際は、そのシステムが会社の工数削減につながるかをしっかり確認することが大切です。システムによっては機能が複雑なものもあり、その機能を使いこなすことができず、むしろ工数が増えてしまったといったケースもあります。

サポート体制は整っているか、自社の勤怠管理のルールにそってシステムの設定ができるかを確認しておきましょう。

また、あわせて導入するシステムの検討~システム導入~運用開始までの流れを確認しておくことで、必要なコストを把握することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかのガイドブックを無料で配布しているため、こちらより「勤怠管理システム導入完全ガイド」の資料ダウンロードページをご覧ください。

5-2. 必要な経費を洗い出す

勤怠管理システムを導入する際、最も気になるのは導入にかかる費用でしょう。しかし、実際は導入後も維持費やサービス料などが必要になることが多いので、自分の会社はシステムにどの程度出費できるのかしっかり把握しておくことが大切です。

5-3. 勤怠管理システムならクラウド型を

勤怠管理システムには大きく分けて、オンプレミス型(自社設置サーバー)とクラウド型があります。派遣元がオンプレミス型を採用している場合、社員は勤務情報を送り、派遣元にてその情報を入力する必要があります。

オンプレミス型の場合
・派遣社員が派遣元へ勤務情報を送信⇒派遣元で入力⇒完了

一方、クラウド型であればデータをリアルタイムで共有することができ、派遣社員の方の勤務状況を常に把握することができます。

クラウド型の場合
・派遣社員が勤怠を記録⇒完了(データが共有されているため記録が派遣元でも反映される)

また、派遣社員の方にとっては勤務実績の確認が各自でおこなえるため、正確な勤務ができているかどうかを派遣元の社員を介すことなく、チェックできます。

関連記事:勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

6. まとめ

派遣スタッフの労働時間管理に勤怠管理システムを導入しよう

今回は、派遣スタッフの勤怠管理について紹介しました。派遣スタッフの勤怠管理は管理項目も多いので煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、作業の効率化経費の削減にもつながり、派遣スタッフのフォローもしやすくなるのでおすすめです。

ただし、導入する際には目的を明確にして、予算内で収まるようにしましょう。もちろん、相手企業の同意も必要です。目的に見合った勤怠管理システムを導入して効率的にスタッフを管理しましょう。

関連記事:大企業が導入すべき勤怠管理システムを選ぶ際のポイント4つ

関連記事:中小企業向け勤怠管理システム|導入前の課題、導入後の効果とは

勤怠管理システムの導入はこれだけ抑えておけば大丈夫!
「勤怠管理システム導入完全ガイド」

勤怠管理システム導入完全ガイド

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの勤怠管理の担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、当サイトでは勤怠管理システムのメリットや導入までの手順をまとめたガイドブックを無料で配布しております。

これ一冊でシステム検討から導入までに必要な情報がまとまっておりますので、社内で検討する際に役立てたい、上司に説明する際の資料が欲しいという方はぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をダウンロードしてご覧ください。