派遣社員の勤怠管理は通常の従業員とは異なり、派遣元と派遣先、双方での管理が必要です。しかし、派遣先ごとで勤務形態が異なるため、勤怠の確認や集計に手間がかかり、入力ミスや情報共有の遅れが発生することも少なくありません。こうした課題の解決に役立つのが、派遣社員の勤務形態や管理体制に対応した勤怠管理システムの活用です。

本記事では、派遣社員を採用する企業が勤怠管理システムを導入するメリットやポイントについて紹介します。ぜひ日々の勤怠管理業務の効率化にお役立てください。

1. 派遣も勤怠管理システムの活用が欠かせない

派遣社員の勤怠管理は、派遣先が日々の労働時間を把握し、その情報を派遣元へ共有する必要があります。派遣先と派遣元の双方が関わるため、情報の集計や確認が煩雑になりやすく、正確な連携が欠かせません。こうした勤怠管理の負担を軽減するには、勤怠管理システムの活用が有効です。

はじめに、派遣先・派遣元企業の勤怠管理の基本事項や、注意点を解説します。

1-1. 派遣社員の勤怠管理は派遣先と派遣元の双方がおこなう

派遣社員の管理は、派遣元と派遣先の双方がおこなわなくてはなりません。なかでも日々の勤怠管理は、実際に業務をおこなう派遣先の企業に管理義務があります。派遣先の企業側は直接雇用の従業員と同じように派遣社員の労働時間を適切に管理しましょう。

派遣社員の勤怠管理も通常の従業員と同様に、出勤時間・退勤時間を客観的な記録が必要であり、時間外労働や休憩時間の取得も派遣先企業が管理しなくてはなりません。特に時間外労働は派遣元企業の36協定が適用されるため、派遣先企業はその内容に準じた勤怠管理が必要です。

派遣社員の勤怠状況は派遣元企業への報告も必要になるため、正確性が求められます。

1-2. 派遣社員の勤怠管理が複雑になりやすい理由

派遣社員は、雇用主である派遣元と、実際に働く派遣先が異なるため、勤怠情報を両社で連携する必要があります。日々の出退勤時刻や休憩、残業などは派遣先が把握する一方、派遣元は共有された情報をもとに給与計算や時間外労働の管理をおこないます。

そのため、派遣先で記録した勤怠情報を派遣元へ提出し、内容に誤りや不明点があれば両社で確認・修正しなければなりません。さらに、派遣先ごとに勤務時間や休憩、申請方法、締め日などの運用が異なる場合、派遣元では複数の形式で集まる勤怠情報を整理する手間も発生します。

このように、勤怠情報の記録から給与計算までを一社で完結できず、派遣先と派遣元の間で共有・確認する工程が生じることが、派遣社員の勤怠管理が複雑になりやすい主な理由といえます

2. 派遣先と派遣元で管理すべき勤怠内容は異なる

派遣元と派遣先では管理すべき勤怠の内容が異なります。

この章では、派遣元と派遣先における管理項目の違いについて解説します。

2-1. 派遣先企業が管理・対応すべき項目

派遣先企業では主に次の項目を管理することが必要です。

項目	概要
労働時間	始業・終業時刻を正確に把握し、法定労働時間や派遣契約で定めた時間を超えていないか確認します。
休憩の取得	労働時間に応じた休憩を確実に取得させ、休憩中に業務をさせないよう管理します。
休日の確保	派遣社員に法定休日を確保し、休日労働をさせる場合は派遣元の36協定などの範囲内で対応します。
時間外・休日・深夜労働の管理	派遣元の36協定や派遣契約の範囲を確認し、時間外・休日・深夜労働の実績を適切に把握します。
安全、衛生面の管理	派遣社員が安全に働けるよう、設備や作業環境を整備し、業務上の危険や健康障害を防止します。
ハラスメントの防止	派遣社員も自社の従業員と同様に扱い、ハラスメントの防止や相談への適切な対応をおこないます。

派遣社員は派遣元企業と雇用契約を結んでいますが、実際に業務をおこなっているのは、派遣先企業です。そのため、派遣先企業は労働時間、安全衛生面の管理をするとともに安全な職場環境を整える責任があります。

2-2. 派遣元会社が管理・対応すべき項目

派遣元企業では、主に、次の項目をすべて管理しなければなりません。

項目	概要
給与計算	派遣先から共有された勤怠情報を基に給与を計算し、派遣社員へ支払います。
年次有給休暇の付与	勤続期間や出勤率に応じて年次有給休暇を付与し、取得日数や残日数などを管理します。
災害補償	派遣社員が業務中や通勤中に負傷した場合は、派遣先と連携して状況を確認し、労災保険の請求をおこないます。
労働条件・就業規則の明示	派遣先での業務内容、就業場所、指揮命令者、就業時間などを派遣社員へ明示します。

派遣元企業は派遣社員と雇用契約を結んでいるため、給与の支払い、年次有給休暇の付与、労働条件の明示など、雇用管理に関する責任を負います。また、労働災害が発生した場合は、派遣先から状況の共有を受けながら、労災保険の手続きなどに対応しなければなりません。

ただし、実際に労働している場所は派遣先のため、派遣元が適切に給与計算や労務管理をおこなうためには、双方が連携することが重要です。

2-3. 派遣先から派遣元へ共有すべき情報

派遣先は、少なくとも月1回以上、派遣労働者ごとに次の就業実績を派遣元へ通知しなければなりません。

• 派遣労働者の氏名
• 実際に就業した日
• 日ごとの始業時刻・終業時刻
• 日ごとの休憩時間
• 実際に従事した業務の種類
• 業務に伴う責任の程度
• 就業した事業所・就業場所・組織単位

通知方法は、書面のほか、FAXや電子メールなどでも可能です。派遣元は、通知された情報をもとに給与計算や時間外労働の管理、派遣元管理台帳の更新などをおこないます。

3. 派遣社員の勤怠管理で生じやすい課題

派遣先企業は派遣社員の実際の労働時間を把握し、人材の過不足の確認や勤務表の作成など、さまざまな業務が必要です。派遣先の企業が抱えやすい3つの課題を見ていきましょう。

3-1. 集計作業に時間がかかる

勤怠をタイムカードで作成している場合は、勤怠の締め後に派遣社員からタイムカードを回収しなければなりません。

タイムカードが提出されたあとは「記入漏れがないか」「派遣先管理者からの承認印がきちんと押されているか」「シフトと相違していないか」「時間外労働が発生していないか」など、確認することが数多くあります。

確認の結果、不備があった場合は派遣社員への確認をおこなってから集計をし直すため、非常に手間がかかりやすいでしょう。

3-2. 派遣元が派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握できない

出退勤の時間や労働時間の管理義務は派遣先にあります。そのため、派遣先は労働時間をリアルタイムに把握できますが、派遣元は派遣先からの報告を待つ必要があります。派遣元はリアルタイムで派遣社員の労働環境を把握できないため、派遣元に対していかに迅速に派遣社員の情報を共有するかが派遣先にとっての課題です。

3-3. 勤務表の作成に手間がかかりやすい

シフト制などの場合、派遣先では業務に必要な人数を確保できるよう、派遣社員の勤務日や勤務時間を調整し、勤務表を作成します。派遣社員ごとに勤務可能な曜日や時間帯が異なる場合は、それぞれの希望を確認しながら、必要な時間帯に人員を配置しなければなりません。

そのため、手作業のみで勤務表を作成していると、必要人数に達していなかったり、派遣社員への周知が漏れてしまったりするというミスが発生しがちです。

従業員の人数が多い場合は、担当者の負担が大きくなり、本来の業務を圧迫する要因となります。

4. 勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは、勤怠管理システムを導入する3つのメリットについて紹介します。勤怠管理システムを導入検討する際の参考になるよう、まとめていきます。

4-1. 派遣元と派遣先でリアルタイムに共有できる

手作業で勤怠を管理している場合、派遣元は派遣先から報告を受けるまで社員の勤怠を把握できません。

この課題の解決には勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムを導入すると、派遣社員は出先から打刻ができるようになり、派遣元もリアルタイムで勤怠状況を知ることができます。

また、派遣先から派遣元に対する報告をクラウド上でおこなうことが可能となり、報告書作成などの手間が省けます。派遣元と派遣先がリアルタイムで勤務時間を確認できることは、業務効率化にもつながるでしょう。

4-2. 勤怠管理を効率化し、入力ミスや集計ミスを防止できる

勤怠管理システムには、打刻忘れに対するアラート機能が搭載されています。さらにスマートフォンやタブレットにも対応しているシステムであれば、出先からの打刻も可能なため、社外に出ることが多い従業員も打刻がしやすくなります。

こうした機能によって派遣社員の打刻漏れや集計ミスといった人為的なミスを防ぎ、確認作業の回数も格段に減らすことができるでしょう。

4-3. 複雑な勤務形態でも勤怠時間を自動集計できる

派遣社員によっては複雑な勤務パターンがあり、その都度確認して集計しなければなりません。

このような場合でも勤怠管理システムを導入すれば、システムに入力された出勤・退勤時間から自動的に計算されるため、それらすべてを一括でおこなうことが可能です。社員ごとに正確な勤怠状況を管理し、急な欠勤などの場合にも直ちにフォローすることができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

4-4. 勤怠に関する申請・承認がスムーズにできる

勤怠管理システムを活用すると、派遣社員による申請から派遣先での承認、派遣元による確認までの流れをシステム上で管理できます。

例えば、派遣社員が残業や休暇、遅刻・早退などを申請し、派遣先の担当者が内容を確認・承認すると、その情報を派遣元にも共有できます。紙の申請書やメールで個別にやり取りする場合と比べて、申請の見落としや承認漏れ、情報共有の遅れを防ぎやすくなるでしょう。

また、申請・承認の履歴が残るため、勤怠情報に不明点があった場合も経緯を確認しやすくなります。派遣社員・派遣先・派遣元の三者が同じシステム上で情報を確認できることは、派遣特有の複雑な申請・承認業務を効率化するメリットです。

5. 派遣社員の管理に最適な勤怠管理システムの選び方

派遣社員の勤怠管理のため、その特性にあうシステムを選定することが重要です。ここでは管理を効率化するための勤怠管理システムの選び方を紹介します。

5-1. 派遣先の観点で見るシステムの選び方

派遣先企業が派遣社員の勤怠管理システムを選ぶ際には、次の3つの理由から派遣元企業が派遣社員の勤怠情報をリアルタイムで正確に把握できるシステムがおすすめです。

①勤怠の修正、承認や休暇申請などがスムーズになる

打刻漏れなどがあった場合も、システム上で修正内容を確認・承認できれば、派遣先と派遣元でのやり取りを減らせます。有給休暇の残日数もリアルタイムで確認できるため、派遣元と派遣先での調整がスムーズになりやすいです。

②給与計算のミスを防ぎやすい

派遣先で記録された同じ勤怠データを派遣元がそのまま確認できれば、転記ミスや集計漏れがなくなり、給与計算ミスを防ぐことにつながります。

③派遣元と派遣先での認識の違いを防げる

派遣元と派遣先が同じデータを確認できるため、派遣元・派遣先・派遣社員の間で「残業を何時間したか」などの認識のズレを防ぎやすくなります。

また、派遣社員が複数の派遣会社から派遣されている場合には、派遣元ごとに勤怠データを集計出力できる機能が必須です。勤怠締め後の確認や承認、派遣元へのデータ共有までシステム上でできると、コミュニケーションコストを減らし、集計ミスや確認漏れの防止にもつながります。

5-2. 派遣元の観点で見るシステムの選び方

派遣元企業は多くの派遣社員を抱え、従業員ごとに異なる派遣先で働くのが一般的です。すべての派遣社員を正確かつ適正に管理することが求められるため、勤怠管理システムの選択は非常に重要です。

特に、派遣先ごとに異なる勤務時間を集計し、給与計算を効率的にできることが必須です。そのため、システムには派遣開始年月日や終了予定年月日、契約時給など派遣社員の詳細な契約情報を正確に管理できる機能が備わっているか確認しましょう。

さらに、出退勤時間などの勤怠情報を派遣元と派遣先が円滑に共有できることも重要です。勤怠の確認から承認までをシステム上で完結できれば確認作業や連絡の手間を減らせます。

このような勤怠管理システムを導入することで、派遣元企業は効率的かつ正確な勤怠管理ができ、不正やミスのリスクを最小限に抑えられます。

5-3. 派遣社員の勤怠管理に役立つ機能

その他にも、勤怠管理システムを導入する際に検討したい項目を紹介します。

• 多様な打刻方法
• シフト作成機能
• 有給休暇・残業などの各種申請機能
• 集計項目の柔軟さ
• 申請ワークフロー機能

派遣社員は派遣先や契約内容によって勤務時間や集計方法が異なるため、必要な項目を柔軟に設定できるかが重要です。自社の勤怠管理の流れに合った機能が備わっているかを確認したうえで、システムを選ぶとよいでしょう。

6. 派遣社員用に勤怠管理システムを導入する際のポイント

実際に勤怠管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを紹介します。社内で求められている機能を洗い出しつつ確認していきましょう。

6-1. 工数削減が期待できるかどうか

勤怠管理システムを導入する際は、そのシステムが会社の工数削減につながるかをしっかり確認することが大切です。システムによっては機能が複雑なものもあり、その機能を使いこなすことができず、むしろ工数が増えてしまったといったケースもあります。

サポート体制は整っているか、自社の勤怠管理のルールにそってシステムの設定ができるかを確認しておきましょう。

また、あわせて導入するシステムの検討からシステム導入、運用開始までの流れを確認しておくことで、必要な経費を洗い出しコストを把握できます。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかのガイドブックを無料で配布しています。こちらからぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご覧ください。

6-2. サポートやセキュリティ面に不安はないか

毎日の出勤や退勤、休日出勤など、日々の労働時間を管理する勤怠管理システムは常に稼働しています。また、従業員の個人情報も多く含まれるため、外部に漏洩したりハッキング被害にあったりするなどのトラブルを未然に防止しなければなりません。

通信データが暗号化されているか、利用者ごとにアクセス権限を設定できるか、不正アクセスを防止する仕組みが整っているかなどを必ず確認しましょう。

また、サポート面が充実しているシステムがおすすめです。勤怠の修正や設定の変更などで急な対応が求められることが多々あります。そのような時に、サポートセンターが充実していれば即時で質問ができ、迅速な課題解決につながります。勤怠管理システムを導入する際はデフォルトの機能だけでなく、サポート面がどれだけ充実しているかも必ず確認しましょう。

6-3.無料トライアルで操作性が確認できるか

勤怠管理システムには、実際に使用してみなければわからないことも多くあります。無料トライアルが用意されていれば、その期間を活用してどの勤怠システムを導入するか慎重に決めるのもよいでしょう。

無料トライアル期間中に確認すべき事項は主に次のとおりです。

• 有給休暇や残業などの申請がしやすいか
• 管理者による承認作業がスムーズにできるか
• 勤怠データの確認・集計がしやすいか
• 従業員にとって画面や操作方法がわかりやすいか
• 派遣先・派遣元との勤怠情報の共有がしやすいか

また、たとえ機能が充実していても操作が複雑で扱いにくければ、管理コストが増える可能性があります。導入後のミスマッチを防ぐためにも、無料トライアル期間は、管理者だけでなく実際に利用する従業員にも操作してもらい、自社の運用に合っているかを確認するとよいでしょう。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

7. 派遣社員に適した勤怠管理システムを導入しよう

本記事では、派遣スタッフの勤怠管理について紹介しました。派遣スタッフの勤怠管理は管理項目も多く煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、作業の効率化や経費の削減にもつながり、派遣社員のフォローもしやすくなるためおすすめです。

ただし、勤怠管理システムによって機能、操作性、サポート体制などが異なります。必要な機能が備わっているか、派遣先、派遣元とが情報共有しやすいかなどを比較しましょう。

うまく活用できれば大幅な工数削減が可能です。必要としている機能を洗い出し、目的に見合った勤怠管理システムを導入して効率的に派遣社員の勤怠管理に適したシステムを導入しましょう。