中小企業向け勤怠管理システム｜導入前の課題、導入後の効果とは
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.28
野村 佳史
中小企業では、事業拡大や従業員増加の際、勤怠管理に悩むことも多いのではないでしょうか。「従業員が増加して、タイムカードや出勤簿では勤怠管理をおこなえなくなった」「人事の業務量が増えてしまう」といった勤怠管理の悩みを抱える企業もあるでしょう。
今回は、中小企業のシステム導入前の課題、導入後の効果をご紹介し、導入すべき勤怠管理システムや選ぶ際のポイントを公開します。
関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ
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1. 大企業・中小企業の勤怠管理方法を比較
大企業の場合、事業規模の大きさや従業員の多さによって、タイムカードや出勤簿で勤怠管理を効率的におこなうことは難しくなります。
それに対して、中小企業は大企業と違って従業員の数が少ないため、導入コストのかかる勤怠管理システムを導入するより、タイムカードなどのシステム運用コストがかからない勤怠管理を続けている企業が多くなっています。
しかし、事業拡大を考えたり、従業員を増やしたりなど事業拡大に向けて資金を投資する際には、人件費抑制や人事担当者の負担を軽減するためにも、システムの導入を検討することをおすすめします。
関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！
2. 中小企業によくある勤怠管理のお悩み
勤怠管理には悩みがつきものです。では、中小企業によくある勤怠管理のお悩みを紹介していきます。
2-1. 従業員増加・事業拡大の際に困る
中小企業において従業員の勤怠管理をタイムカードや出勤簿でおこなっている場合、事業拡大やそれに伴う従業員の増員といった際に、規模によっては従業員の勤務状況を管理するのが困難になります。
また、人事担当者の負担軽減のために新たな人材を雇用するなど、人件費がかさんでしまうことにもなりかねません。これから事業の拡大や従業員の増員を考えている中小企業においては、勤怠管理システム導入にかかるコストと人件費を秤にかけてみることも必要でしょう。
2-2. 勤怠管理をおこなえる人材が不足
中小企業において手書きやタイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、その事務をおこなえる人材は限られますよね。大企業の場合には人事担当者もそれなりの数がいるでしょう。しかし、中小企業では担当者が1人しかいないという企業も多いのが現実です。
1人しかいない担当者が何らかの理由で会社を休んだり、急な病気にかかってしまったり、はたまた退職するといった場合には、人事業務が滞るといった不具合が生じることになります。
3. 中小企業の勤怠管理システムの選び方
中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際、考慮すべきポイントが少なからずあります。以下でそのポイントを説明していきます。
3-1. 従業員増加・事業拡大にも柔軟に対応
中小企業は伸びしろが多く、事業の方向性によっては大企業へと発展する可能性を大いに秘めています。事業規模の拡大やそれに伴う従業員の増員にも柔軟に対応可能な勤怠管理システムを選定しなければなりません。
3-2. 導入前にお試し期間の設定があるか
中小企業が勤務管理システム導入で躊躇する点があるとすれば、それはコスト面でしょう。導入前にお試し期間設定があるシステムを選択すれば、事前のお試しで導入の価値があるか否かを判断することができます。
3-3. 誰でも簡単に使用できるシステムか
人事担当者の人材不足が懸念される中小企業では、その担当者が突然不在になったり欠員になったりした場合に、代行者を簡単に用意できるわけがありません。
そのため、誰でも簡単に操作できる勤怠管理システムを導入すれば、そういった不測の事態においてもすぐに代行者を充てることができます。
3-4. 勤務形態に合わせてカスタマイズできるか
中小企業の中には、これから事業拡大や従業員の増加を考えているところもあるでしょう。そのため、今までは正社員だけ雇っていたがパートや派遣の従業員が増える可能性もあります。
また、従業員が増えたことで社内の働き方を見直したり、フレックスタイム制度など新たな制度が導入される場合もあります。そして、これらは勤怠管理にも大きく関わる問題になってきます。
これまでのタイムカードや出勤簿による勤怠管理であった場合、変化した勤務形態に合わせて、その都度人事が自ら勤怠管理の方法を修正する必要があります。
しかし、勤務形態に合わせてカスタマイズできる勤怠管理システムを導入するすれば、人事が自ら勤怠管理の方法を修正する必要がなくなります。そのため、カスタマイズができるものを選択しておけば、今後どのように勤務形態が変わったとしても問題ないのです。
ここまで勤怠管理システムの選び方を紹介してきましたが、勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。
当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。
4. まとめ
これから事業拡大を狙おうとする中小企業の中には、これまでのタイムカードや出勤簿による勤怠管理に限界を感じている企業も多いことでしょう。
しかし勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。勤怠管理システムを使用し、効率的な勤怠管理をおこないましょう。
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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