従業員数増加や柔軟な働き方の導入により、タイムカードでの勤怠管理に限界を感じていた

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

奥田さん：日々の労働時間はタイムカードで管理していました。従業員がタイムカードを使用する前に、従業員の名前と休日をタイムカードに印刷をしていました。毎月、本社分100名分を準備しており大変でした。

また、月末には打刻漏れがないかを、目視で確認しておりました。確認漏れが起こらないように、丁寧に確認していたので、終わった後に一気に疲れが来る感覚を今でも覚えています。また、残業申請等を承認してもらうため、タイムカードを手元に置く従業員もいて、総務に戻るのがいつも給与データ締めのギリギリでした。

– 170名分を毎月対応するのは、大変そうですね。申請/承認作業はどのようにおこなっていましたか？

奥田さん：申請/承認作業は、紙でおこなっていました。

残業申請は、従業員が決められたフォーマット用紙に記載し、上司にハンコをもらって、総務に提出していました。

そこから、総務が申請書に書かれた内容をExcelに手動で打ち込み、そのファイルを税理士にFAXで送っていました。

残業申請のほかにも、有給休暇は有休台帳で管理していました。やはり、紙で管理していると、「このデータが見たい」と思ったときに、個人が持っていて探したりしてすぐに出ないので、その点で課題を感じていました。

– 以前の勤怠管理の方法で課題だと感じていた部分を教えてください。

井上さん：当時、課題だと感じていた部分は4つあります。

１つめは、従業員数の増加にともない、タイムカードでの管理に、工数的な限界を感じていたことです。

弊社は2021年の春に、本社の従業員数が100名以上となりました。そのタイミングで、今までは問題視していなかった「タイムカードの保管場所の確保」「印刷や打刻漏れの確認にかかる時間」を会社として課題と捉えるようになりました。

特に、タイムカードの印刷には時間がかかっていました。1回に5枚ずつしか印刷ができず、全従業員分が終わるまで、付きっきりで印刷する必要があり、管理者にとって大きな負担になっていました。

また、休日出勤や時短勤務など、柔軟な働き方を導入したことにより、時間単位での労働時間管理が求められるようになり、タイムカードでは対応しきれませんでした。

2つめは、残業申請です。

先ほどもお伝えした通り、弊社では残業申請するとき、上司のハンコが必要です。しかし、上司も常に席にいたり、手が空いていたりするわけではないです。

また、紙の申請書を紛失し、従業員・上司・管理者の誰が持っているのかわからなくなるケースもありました。

– 従業員増加による工数増加と紙の申請書による管理のしにくさが課題だったのですね。残り2つの課題はどのような課題でしょうか？

井上さん：3つめは、有給休暇の管理です。

従業員から、有休残日数の問い合わせがあったとき、有休台帳から従業員の名前を探し出さなければならず、すぐに回答することができていませんでした。

また、有休申請が承認されていても、有休台帳に反映し忘れていることもあり、正確な管理ができていないことも課題の一つでした。

4つめは、従業員名簿の管理や活用がうまくできていないかったことです。

弊社では基幹システムで従業員名簿を作成していました。しかし、従業員の情報を一覧で確認したり、従業員の経歴などの欲しい情報を確認したりする場合、データを集計・加工する必要がありました。

また、従業員情報が最新の状態なのかわからず、実は数か月前のデータでしたということもありました。

本来は従業員の情報は人事が最初に把握して、人事からの情報を各システムに連携するという流れがあるべき姿と考えていましたが、それを実現する基盤が無かったため、情報更新や確認が簡単にできる人事データベースを導入にしたいと考えていました。

ジンジャー導入により、ペーパーレス化が実現。事前申告制により、残業時間の削減も！

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

山田さん：ジンジャーの魅力は、人事データベースが付属されていることでした。弊社では長年、紙で勤怠を管理したり、人事情報を管理したりしていました。

しかし、ジンジャーであればデータベースが付属されているため、一度従業員情報を入力してしまえば、従業員名簿としても利用でき、勤怠管理と人事管理の両方をペーパーレス化できると考えていました。

他社システムでは、人事データベースが付属しておらず、最終的にはジンジャーに決めました。

– ありがとうございます。 実際にジンジャー勤怠を導入して、良かったポイントはございましたか。

奥田さん：良かったことは2つあります。

1つめは、ペーパーレス化にともなう勤怠管理工数の削減です。

タイムカードについては印刷の工程がなくなるだけでなく、月末の回収作業や打刻漏れの確認が削減され、管理者側の負担が大きく軽減されました。

有休管理はペーパーレス化されたことで、リアルタイムで有休取得者や有休残日数の確認が一目でできるようになりました。申請の反映も自動でおこなわれるので、有休残日数が正確なものとなりました。

また、総務部が答えるのではなく、自身で確認・管理する姿勢が身についてきたのが大きいと思います。

また、残業申請においても、ハンコを押してもらうという作業が必要なくなり、申請書の所在が不明になることや紛失の心配もなくなりました。従業員の負担もかなり軽減されたと感じています。具体的には50時間/月の工数削減につながりました。

2つ目は、人事データベースを活用し、従業員名簿の作成にかかっていた時間を大幅に短縮できたことです。

従業員名簿を行政に提出する際、以前は別の担当者に依頼して専用のシステムで作成してもらっていました。

しかし、現在ではジンジャーの人事データベースを活用することで、1人で20分程度という短い時間で従業員名簿を作れるようになりました。

以前、雇用保険の雇用調整助成金申請時に160名分の社員名と雇用保険番号を手入力したことがありましたが、今後そのような場面に出くわした場合、積極的にジンジャーの人事データベースを活用していきたいと思っています。

– 働き方改革にともなう、残業時間の見直しが多くの企業でおこなわれていますが、貴社ではジンジャー導入による効果はありましたか。

井上さん：ジンジャーの導入によって、特に支店の従業員1人当たりの残業時間は、以前より減っています。

紙で残業時間の管理をおこなっていたときは、事後申告の体制を取っていました。しかし、ジンジャーを導入してからは事前申告制に変更し、従業員一人ひとりが「この業務は何時間で完了できるだろうか」ということを考えるようになり、効率性がより重視されていると感じています。

残業時間0とまではいきませんが、この調子で残業時間の短縮に努めていきたいです。

専任スタッフのサポートにより、70年間の属人的な勤怠管理からIT化に踏み出せた

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

奥田さん：人事データベースの活用、ペーパーレス化に努めていきたいです。

また、ペーパーレス化については、入社手続きや年末調整をペーパーレスにしていきたいです。紙での管理は確認作業にかかる工数や郵送にかかるコストが発生します。

そのため、書類を電子化し、従業員にとっても管理者にとっても負担が少ない状態を実現していきたいです。

– 最後に、クラウド勤怠管理システムの導入を検討している企業様に、メッセージをいただいてもよろしいでしょうか。

奥田さん：システム導入時には、自社に必要なサポート体制が整っているか、確認しておくことをおすすめします。

世間では働き方改革やシステム化の必要性が叫ばれていますが、会社側が積極的に変わることによって、個人個人にも変革をもたらし、より効率的な働き方になるのではないでしょうか。

今回のジンジャー導入は、初めてのシステム化へのチャレンジでしたが、無事に運用に乗っています。その要因として、ジンジャーの専任スタッフ制のサポートが挙げられます。

初期設定の際には、細々とした作業があり混乱することもありました。しかし、専任のスタッフがついてくださっていることですぐに疑問を解消することができ、導入から運用まで実現することができました。

これらの経験から、システムが自社に合うかだけではなく、サポート体制も自社に合っているかも確認することをおすすめします。

最後に、新しいシステムの使い方を理解し、操作に慣れてくれた従業員に感謝します。