タイムカードの集計結果と実際の労働時間に食い違いが生じ、正確な労働時間が管理できていなかった

– ジンジャーを導入する以前は勤怠をどのように管理されていましたか？

黒木次長：10年前に受託開発したオンプレミス型の勤怠管理システムを導入して、管理していました。
各工場にタイムレコードを設置し、従業員にはタイムカードを押してもらい、勤怠管理システムで労働時間を集計していました。

しかし、働き方が複雑化する中で、10年前に導入した勤怠管理システムでは多様な働き方に対応できなくなってきました。

その結果、システム上の勤怠の集計結果と実際の労働時間に食い違いが生まれ、毎月、各拠点の勤怠情報を集計する作業に多くの時間がかかっていました。

–食い違いが発生した各拠点の勤怠状況を集計するのは大変ですね。具体的にどのような作業が発生していたのでしょうか？

黒木次長：
タイムカードから出力されるデータを加工することで、実際の労働時間とシステム上の集計結果の帳尻を合わせていました。

拠点ごとにこの作業が発生していたため、集計作業に膨大な時間がかかっていました。

導入の決め手は無料トライアル時のサポート。自社に合った設定で多様な働き方でも正確に労働時間を把握できるようになった

– そのような中で、どのように勤怠管理システムを検討していったのでしょうか？

黒木次長：検討し始めた当初では、当時使用していたオンプレミス型の勤怠管理システムと同様のシステムを見ていました。

しかし、初期設定に時間がかかる点や社内サーバーを持たないといけない点などからクラウド型の勤怠管理システムの検討を考えました。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、余計なセットアップも必要ないので、導入のハードルが非常に低いと考え、ジンジャーを含め3社ほど比較検討していました。

– 数多くの勤怠管理システムがある中で、なぜジンジャー勤怠をお選びいただけたのでしょうか？

黒木次長：弊社の複雑化した働き方に対応できるかどうかを判断軸に、クラウド型の勤怠管理システムを比較していました。

他のクラウド型の勤怠管理システムとも検討する中で、実際に管理画面を触ってみないと操作性を実感できないと思い、ジンジャーの無料トライアルに申し込みました。

最終的にジンジャーを導入する決め手となったのは、この無料トライアル時のサポートが良かったです。

契約していない段階でも、電話対応や複数回の打ち合わせを通して、弊社の勤怠管理の方法に合うような形で初期の設定を詰めていってもらいました。

そのためジンジャー、を導入した時に従業員の勤怠情報をどのように管理・集計するのかが鮮明にイメージでき、そのままジンジャーを導入することに決めました。

– ジンジャー勤怠を導入して良かった点を教えてください。

黒木次長：1点目は従業員からの問い合わせが少なくなった点です。
ジンジャー勤怠を導入する以前では、各拠点の工場で従業員の勤怠を管理する人間から、システム上の勤怠の集計結果と実際の労働時間が合わないと、問い合わせがくることが頻繁にありました。

以前導入していた勤怠管理システムが不規則な勤務に対して、勤怠情報を集計することができず、タイムカードで出力されたデータを勤怠管理システムで集計できるように加工してから、システムにアップロードしていました。

しかし、ジンジャー勤怠の導入後は、従業員が不規則な働き方をしても勤怠集計ができるため、出力されたデータを加工する必要がなく、実際の労働時間を自動計算して、システム上の集計結果に反映することができるようになりました。

これにより、ジンジャーを導入する前は勤怠の締め作業が3～4日かかっていたのに対して、ジンジャーを導入してからは締め作業2日で完結することができました。

2点目は従業員の残業時間が減り、社員一人ひとりの生産性が向上しました。

ジンジャーを導入してから、従業員が時間外労働をする際には事前に申請し、上長が承認するようなフローに変更しました。
会社としても生産性高く働くように全社の方針として示していましたが、ジンジャーの導入で不要で不明な時間外労働をすることがなくなり、従業員一人ひとりの残業時間が減少しました。

さらに、残業時間が減少したにもかかわらず、従業員一人あたりの生産力が向上していることから、ジンジャーを導入したことによって、会社として掲げている生産性高く働くことが実現できていると感じています。

様々な人事データをジンジャーに集約し、人事施策に活用していきたい

– 今後、ジンジャーをどのように活用していきたいですか？

黒木次長：今度は、ジンジャーで集約した人事データを活用していきたいと思っています。

これまでは人事データを総務部で管理していたり、経理部で管理していたり、と様々な部署に分散されていました。
ジンジャー導入後からは、各部署に散らばった人事データをジンジャーに集約するように動いています。

ジンジャーに人事データを集約することによって、勤怠管理だけでなく、人事異動履歴や資格・免許情報など、従業員のさまざまなデータを一元管理することができるため、集約された人事データを利用して、人事施策に活用していきたいと考えています。