山のように積み上がった帳票の確認に手間がかかっていた

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

氷熊さん：

経理業務は紙メインでおこなっており、毎月1店舗あたり50枚程度の領収書・請求書が届いていました。計17店舗から郵送される帳票は合計800枚を超えており、毎月申請の締め日になると、机の上に山のような書類が積み上がっている状態でした。

これほど量が多いと、提出が漏れているのか紛失してしまったのかどうかも、わからない状況でした。また、保管場所の確保や帳票の整理、郵送でのやり取りに手間を感じていました。

そして、人事マスタのメンテナンスにも課題感を持っていました。一部の管理業務はシステムで管理していましたが、それぞれのシステムが連携されていないため、従業員情報に変更が発生するたびに、各マスタを二重更新する手間がかかっていました。

－システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？

高坂さん：

システム導入を検討しはじめたのは、電子帳簿保存法改正への対応が大きなきっかけでした。

また、既存で利用していた勤怠管理システムの保守切れが近づいていたこともあったので、このタイミングでまとめてシステムの導入・入れ替えをおこないたいと考え、システムを探し始めました。

プラスαの課題を解決できるかどうかが重要だった

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

高坂さん：

インターネットで比較サイトなどを見ながらシステムを選定しました。

大前提として、電子帳簿保存法対応のシステムを探していましたが、どのベンダーでも同じように法対応を唱えていました。

そのため、煩雑なマスタ管理を解消できるか、保守切れが迫っている勤怠管理システムを取り扱っているかなど、プラスαで当社の課題を解決できるかどうかに着目してシステムを選びました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

高坂さん：

ジンジャーを選んだ決め手は、本質的な一元管理を実現できた点でした。

電子帳簿保存法改正への対応や、業務効率化が実現できるシステムはいくつかあったのですが、大きな課題の一つであった煩雑なマスタ管理を解消できるシステムはジンジャー以外になかなか見つかりませんでした。

その点、ジンジャーでは人事データベースが連動しているため、これまで対応していたデータを二重更新する手間を省くことができ、常に最新のデータベースを保てる点が非常に魅力的でした。

また、従業員にとって使いやすいシステムかどうかも重視していましたが、他システムと比較した際にジンジャーは分かりやすい画面だなと感じました。

－実際にジンジャーをご利用いただいた感想はいかがでしょうか？

氷熊さん：

まだ使い始めたばかりではありますが、経費申請に関しては管理側でデータを入力する手間がなくなったことで大幅に業務効率化できており、ジンジャーを導入してよかったと思っています。

紙の量もこれまでと全く異なり、保管場所を確保したり整理する必要がなくなったことで、管理がとても楽になりました。また、最終承認までにかかる時間もだいぶ短縮されたと思います。新入社員もスムーズにジンジャーを利用することができたようで、その点は安心しました。

これから他業務でもジンジャーを本格運用していくにあたって、人事データの整備や従業員への教育にも精一杯取り組んでいきます。

システム導入によって連携が強化され、組織にも一体感が生まれる

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

高坂さん：

今回、ほとんどの管理業務をジンジャーでシステム化しました。

これまでの管理業務は紙がメインだったので最初は戸惑いもあるかもしれませんが、この状態が当たり前になることによって、組織にも一体感が生まれるだろうと考えています。

従業員同士の連携が取りやすくなれば、モチベーションアップや生産性向上にもつながると期待しているので、ジンジャーをすべて本格運用に乗せるのがとても楽しみです。