株式会社リュウズシステム の導入事例 - 勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

オフィスの入退室と実際の労働時間では差があり、正確な労働時間を管理できていなかった

– ジンジャー勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか？

稲福さん：オフィスへの入退室で使っていたセキュリティカードのデータをExcelで集計して、労働時間を管理していました。
しかし、オフィスへの入退室の時刻と、実際に業務を始める時間とでは差があります。
そのため、正確な労働時間の管理ができていなかったという課題がありました。

この正確な労働時間を管理できていなかったことは、残業時間の把握に影響が出ていました。
弊社では、残業する場合、残業申請をしてもらうのですが、その残業申請の時刻とセキュリティカードのデータは少し差があるので、本当にその時間まで残業をしていたのかを判断できませんでした。

このような背景があり、勤怠管理システムの導入を検討し始めました。

– セキュリティカードのデータをExcelで集計するのは、時間がかかりそうです

城間さん：当時は、30人分の労働時間を集計するのに、3日ほどかかっていました。
従業員の給与に関わる部分でもあるので、集計作業はミスが許されません。
そのため、ダブルチェックをしていたのですが、このダブルチェックが大変でした。

ほかにも、有給休暇の管理にも工数がかかっていました。
従業員の有給休暇は、Excelで管理していたので、従業員の勤怠実績と照合して確認することが管理者側の負担になっていました。

– 「正確な労働時間の管理」「集計工数」などの理由で勤怠管理システムを検討し始めたんですね。数多くの勤怠管理システムがある中で、ジンジャー勤怠を選んだ理由を教えてください。

當銘さん：ジンジャーのホームページや営業の方の説明を受けて、『外出先からでも打刻が可能』『システムの操作が簡単そうだった』『価格が良心的だった』の3つの理由から、ジンジャー勤怠の導入を決断しました。

打刻漏れはトップダウンで改善！疑問は専任のサポート担当で一つひとつ解決

– ジンジャー勤怠を運用する中で、大変だったことはありますか？

稲福さん：今まで打刻するという文化がなかったため、ジンジャー勤怠導入直後は、従業員の打刻漏れが多く、それを改善することが大変でした。

打刻漏れを改善するために、2つ意識したことがあります。

1つめは、打刻漏れはトップダウンで改善するということです。
現場の責任者に言ってもらうのではなく、連続で打刻漏れがあった場合は、始末書を書いてもらうなど打刻漏れに対しては厳しく取り締まっていました。

2つめは、タブレットを設置して、ジンジャー勤怠の「笑顔判定機能」を利用して、打刻をちょっとした社内コミュニケーションに使えるように工夫しました。
この笑顔判定機能を利用することで、「今日は良い笑顔だね！何か良いことあったの？」というコミュニケーションが生まれていました。
このように「打刻を楽しむ」といったやり方で打刻漏れを防止しました。

これらによって、打刻漏れは徐々に減っていき、今ではほとんど打刻漏れはありません。

– トップダウンで勤怠管理システムの運用改善をおこなうのは大事ですね。ほかに大変だったことはありましたか？

城間さん：今までの管理方法と異なるため、管理者がジンジャー勤怠の仕様の理解に時間がかかったことです。
たとえば、ジンジャー勤怠に記録された従業員の勤怠実績を、給与計算システムにつなげる際に、項目が多く、一つひとつを理解するまでに時間がかかりました。

しかし、システムに関する疑問点を専任のサポート担当の方に相談して、一つひとつ解決することができたので、現在ジンジャー勤怠を運用していて、特別課題に感じていることはありません。

ジンジャー勤怠を活用して残業時間を0にしていきたい

– 今後、ジンジャー勤怠をどのように活用していきたいですか？

稲福さん：従業員の残業時間を0にするために、ジンジャー勤怠を活用していきたいです。

弊社では、働き方改革の一環で残業0を推進しています。
実際に、ジンジャー勤怠を導入してから、従業員の勤怠実績や有休残日数を簡単に確認することができるようになったため、『この人は今月多くの時間稼働しているから、残業を調整しよう』と管理者側でスケジュールをある程度決められるようになりました。
この取り組みを始めてから、最近では平均残業時間を月10時間程度まで減らすことができました。

今後は、残業ゼロを実現させるために、ジンジャー勤怠をさらに活用していきたいです。