紀州食品株式会社 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

勤怠の集計データはトリプルチェック！毎月の締め業務に課題

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

中谷さん：

毎月の勤怠管理と給与計算の業務が手一杯で、業務が回しきれない点が大きな課題でした。

ジンジャー導入前は、毎月タイムカードを収集したあとに勤務データを集計し、その後別の従業員が3人体制でトリプルチェックをしていました。

その後、勤怠データを給与計算ソフトに手入力して、また複数の従業員で最終チェックをおこない、問題なければ給与に反映する流れをとっていたんです。

このように、複数回の確認と手入力で工数がかかっていたため、毎月20日締め・25日払いのサイクルでは期日がギリギリで、毎月必死になって給与計算をおこなっていました。

その後、金融機関の事情で毎月20日締め・月末払いのサイクルに変わり、少し期日が伸びたものの、27日までには金融機関に給与情報を出す必要があったんです。締め日が少し伸びても、結局毎月の忙しさは変わらない状況でした。

勤怠管理から給与計算にデータ連携できるシステムの導入を検討したこともありましたが、自社の運用をそのままシステムに反映できるのかが不安で、なかなか一歩踏み出せなかったんです。

－システムの導入を検討されたきっかけは何でしたか？

中谷さん：

本格的にシステムを検討したのは、残業時間の上限規制への対応がきっかけでした。
どうしても仕事ができる従業員が偏ってしまう傾向があったので、どうにかその状態を解消しなければならなかったんです。

しかし、当社には70代後半の従業員も在籍していますし、繁忙期に一時的に雇用する季節従業員は80名ほどいます。
便利なシステムがあることは知っていましたが、高齢な従業員がシステムを使いこなせるか、毎年期間を定めて働いている季節従業員に影響はないかなど、不安に思う部分が多かったんですよね。とくに、季節従業員の方に「去年とやり方が違うからわからない」などと言われないか、問い合わせに対応できるのかも不安でした。

ただ、業務のひっ迫を考えると、これまでの体制を変えていく必要があると判断し、上長に相談をしながらシステム導入を進めることになりました。

勤怠情報を見える化して個人管理から組織単位の管理体制をつくっていきたい

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

中谷さん：

データを一元管理できること、自動連携によって勤怠管理と給与計算の工数削減に期待できた点が導入の決め手でした。とくにジンジャーの統合型データベースで、1つのデータを勤怠や給与など複数の業務に反映できる点はとても魅力的でしたね。このようなデータの持ち方は他社とは差別化される点だと思います。

ほかにも、費用対効果を考えるとクラウドシステムが良いと思ったことや、UI/UXが従業員にもわかりやすいと感じたこと、営業担当から詳しい説明を聞けたことなどもジンジャーの導入を後押ししました。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

中谷さん：

ジンジャー導入をきっかけに、組織の管理者と各組織の従業員の対話の機会を増やしていきたいです。

今までは従業員からタイムカードを収集して、それぞれの労働時間・残業時間を給与に反映させて終わりでした。しかし、これからは各組織の管理者が従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになります。自組織の従業員の残業時間を確認して、残業を抑制したり、業務量を組織内でうまく分配したりするなど、管理者が組織の勤怠状況に対して責任を持てる体制にしていきたいです。

それによってコミュニケーションが生まれれば、管理者と従業員の間に信頼関係も築くことができますし、総務部の管理負担も軽減できると思います。個人管理から、組織・チームの管理へ移行していきたいです。