紙管理が常態化。保守切れをきっかけにコストやBCP対策の観点からクラウドシステムの導入を決意。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

荒谷さん：

社内全体で紙管理が多かった点に課題を感じていました。

管理部門でいえば、身上変更や給与明細、年末調整などはすべて紙で対応しており、処理や保管に手間がかかっていました。

たとえば、年末調整書類の収集では、各拠点の総務担当が提出書類の一次確認をして、その書類を本社に郵送するのに工数が発生していました。また、記載ミスによる手戻りや、郵送によるタイムラグによって、本社で全ての処理が完了するまでに3週間以上かかっていたと思います。

正式に会社全体でペーパーレス化を推進する方針は出ていなかったものの、常態化していた紙管理から脱却を図るべく、まずは管理部門から業務フローを改善していくべきだと考えていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

荒谷さん：

既存で利用していた基幹システム（オンプレミス型）の保守切れがきっかけでした。

社内にサーバーを立てる際にかかるコストや、BCP対策の観点でも、グループ全体でオンプレミスから脱却していこうという方針があり、クラウドシステムを中心に検討していました。

また、基幹システムの入れ替えタイミングと合わせて他業務でもペーパーレスを進めていきたいと考え、これまで紙で管理していた雇用契約や年調収集の部分も合わせてシステム導入を検討しました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

荒谷さん：

一番最初はインターネットで調べ始めたものの、各システムにどのような違いがあるのか判断できませんでした。そこで、直近で勤怠管理システムを入れ替えたグループ会社があったので、まずはその担当者にヒアリングをおこないました。

そして、システム検討も終盤に差し掛かったところで、ジンジャー担当営業の方からお電話をいただきました。まだどのシステムを導入すべきか迷っていたこともあり、その時に初めてジンジャーのお話を聞きました。

商談は、ジンジャーと現行システムを含めて全部で4社ほど受けましたね。打ち合わせには、毎回工場の総務担当にも出席してもらい、工場でもしっかり運用に乗せられるかどうかの判断は常に取るようにしていました。

理想としていた管理体制を実現できるのはジンジャーだった

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

荒谷さん：

ジンジャーを選んだ決め手は、一元管理を実現できた点が大きかったです。

先述したように、当初はグループ会社にもヒアリングをおこないながら検討を進めていましたが、部分特化で複数のシステムを導入していたり、マスタが連動していなかったりするケースが多かったのです。

これまで連動性において課題を持っていたこともあり、個別でシステムを導入していくのは仕組み的にも予算的にもあまり現実的ではないと考えていました。

その点、ジンジャーでは各業務システムのデータベースが1つになっており、当社が今後注力していきたい人事評価やタレントマネジメントの部分にも人事データを活用していけそうだと感じたため、今回ジンジャーの導入を決めました。

また、工場で運用に乗るかどうかは重要なポイントでしたが、一目で見て使い勝手がわかりやすい印象がありました。そのため、システムの使いやすさという点もジンジャーを選んだ決め手の一つでした。

－サポート体制はいかがでしたでしょうか？

荒谷さん：

基本的には固定でサポートの方が付いてくださり、場合によっては複数人で対応いただけているので非常に助かっています。

これまで利用していたシステムでは営業担当の方を挟んでやり取りすることが多かったので、緊急の対応が難しかったと思います。その点、ジンジャーではサポート担当の方と直接やり取りできてレスポンスも早いので、安心して利用することができています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

荒谷さん：

まずは人事マスタの統合とペーパーレスを実現させることで、月次業務全体をクラウド上で効率化させていきたいです。給与計算に関してはアウトソーシング化も視野に置きながら、業務工数が削減された分、ほかのコア業務に注力させていきたいと考えています。

そして、中長期的には人事評価やタレントマネジメントにも取り組んでいくことで、従業員エンゲージメントの強化もおこなっていきたいです。